大數據背景下事業單位人事檔案管理面臨的危機與契機研究

孔慶功　趙毅　閔令鑫

摘 要：隨著大數據技術的發展，事業單位人事檔案管理面臨著危機與契機，如何在大數據背景下提升事業單位人事檔案管理的現代化水平，是當前急需解決的問題。通過分析事業單位人事檔案管理的現狀和存在的問題，探討大數據背景下事業單位人事檔案管理的應對策略，包括加強人才培養、推進數字化建設以及加強數據安全保障等方面的措施，為事業單位人事檔案管理的現代化轉型提供一些思路和建議。

關鍵詞：大數據；事業單位；人事檔案管理；危機；契機

事業單位作為我國公共服務領域的重要組成部分，其人事檔案管理工作一直備受關注。然而，隨著信息技術的快速發展，特別是大數據技術的廣泛應用，事業單位人事檔案管理面臨著新的機遇和挑戰。一方面，大數據技術為事業單位人事檔案管理提供更為便捷和高效的手段；另一方面，也給人事檔案的安全性和隱私保護帶來新的壓力。因此，為了更好地適應大數據時代的發展，需要加強檔案管理水平、推進數字化建設以及加強數據安全保障等方面的工作。只有不斷創新和完善人事檔案管理體系，才能更好地服務于人民群眾，推進事業單位的現代化轉型。

一、大數據背景下事業單位人事檔案管理面臨的危機

1.電子化程度不高

目前，許多事業單位的人事檔案管理仍然以紙質檔案為主，電子化程度較低。這種方式存在許多問題，如占用大量的存儲空間、難以管理、難以檢索等，影響人事檔案管理的效率和質量。雖然部分事業單位已經建立電子檔案管理系統，但是，系統的覆蓋面較窄，無法滿足單位的全面管理需求。此外，部分電子檔案管理系統的功能較為簡單，缺乏深度和廣度，無法發揮其應有的價值和作用。由于人事檔案管理涉及多個部門和環節，數據的標準化和一體化程度不高，導致數據的準確性和可信度不高。此外，由于不同部門和環節使用不同的數據系統，數據的共享和交流難度較大，限制了數據的價值和利用效率。

2.安全隱患

事業單位人事檔案數據中包含大量個人敏感信息，如身份證號碼、工作經歷和家庭住址等，若數據被泄露，將會對個人造成嚴重的隱私損害和經濟損失，也會損害事業單位的形象和聲譽。例如，數據被篡改是一種常見的安全隱患，數據被篡改可能會導致誤判、誤用等問題，從而對事業單位的管理決策產生不良影響；數據丟失是人事檔案管理中的另一種安全隱患，若重要數據丟失，將會給人事管理工作帶來不可逆的影響。隨著事業單位人事檔案數據的數字化和網絡化，黑客攻擊也隨之增加，一旦遭受黑客攻擊，將會導致數據丟失、數據被泄露和系統癱瘓等問題。

3.信息漏洞

信息流轉是一個復雜的過程，需要涉及多個環節和部門，信息的傳遞和共享過程中存在漏洞的風險。如果信息流轉中存在漏洞，會導致信息的泄露、篡改和遺漏等問題。在事業單位的人事檔案管理系統中，如果存在系統漏洞，可能會被黑客攻擊，導致信息被泄露或者遭受破壞。這種漏洞可能源于系統設計不嚴謹、系統運維不及時等因素。如果人員存在管理不當、工作失誤等，都可能導致信息的泄露或遺漏。例如，未按規定處理機密信息、未嚴格執行權限控制等。

4.知識產權問題

數據的共享和使用涉及各種知識產權問題，如著作權、專利權和商標權等。如果未經授權或未經許可使用他人的知識產權，可能會引起知識產權糾紛，給事業單位帶來損失。數據的存儲和處理涉及各種知識產權問題，如軟件著作權、數據庫著作權和算法專利等，或者信息安全保護涉及各種知識產權問題，如加密算法、安全協議等。如果未經許可或授權使用他人的知識產權，可能會引起知識產權糾紛，給事業單位帶來損失。

二、大數據背景下事業單位人事檔案管理迎來的契機

1.數字化管理的機遇

首先，數字化管理可以提高檔案管理的效率。傳統的人事檔案管理需要手動錄入、歸檔和查閱，不但效率低下，而且容易出現疏漏和錯誤。而數字化管理可以通過自動化、智能化的方式實現對人事檔案的管理，提高管理效率，減少工作量的同時，也可以減少管理過程中的錯誤和疏漏；其次，數字化管理可以提高檔案管理的精度。在數字化管理下，人事檔案可以更加準確地被記錄和存儲，可以避免檔案信息的錯誤和丟失，保證人事檔案的完整性和可靠性，也能夠更好地保護員工的隱私；再次，數字化管理可以提高檔案管理的安全性。人事檔案涉及很多敏感信息，傳統的人事檔案管理容易出現信息被泄露和安全隱患。而數字化管理可以通過加密、備份等方式提高檔案的安全性，減少信息被泄露的風險；最后，數字化管理可以提高檔案管理的可持續性。隨著時間的推移，傳統的紙質檔案管理方式存在著信息損失、劣化等問題，而數字化管理可以讓檔案信息永久保存并可隨時查詢和備份，讓檔案管理的可持續性得到保障。

2.數據挖掘的機遇

在大數據背景下，事業單位的人事檔案中可能包含大量員工的工作經歷、工作能力、學歷和專業技能等信息。（1）通過數據挖掘技術，可以分析這些信息，發掘出員工的潛在能力，從而為企業的招聘和選拔工作提供參考。（2）數據挖掘技術可以通過分析員工的學歷、專業技能和工作經歷等信息，發現員工的學習需求和發展方向，為企業的人才培養和發展提供重要的參考和指導。（3）數據挖掘技術可以通過分析員工的工作績效、工作能力、學歷和專業技能等信息，建立起基于數據的員工績效評估模型，從而為企業的員工評估、薪酬管理等工作提供依據。（4）通過分析員工的工作經歷、薪酬和績效等信息，可以利用數據挖掘技術預測員工的流失率，并提前采取措施并挽留，從而降低企業的流失率和成本。

3.智能化管理的機遇

在事業單位的人事檔案管理中，需要錄入和管理大量的人事信息。（1）通過人工智能技術和自然語言處理技術，可以實現對人事信息的自動化錄入，提高數據錄入效率和準確性。（2）大數據技術可以分析和挖掘海量的人事信息，通過建立智能化的數據分析模型，可以發現員工的工作能力、學習需求和發展方向等信息，為企業的管理決策提供重要的參考和指導。（3）通過分析員工的績效、工作能力和學歷等信息，可以建立起基于數據的員工推薦和評估模型，為企業的員工管理和薪酬管理提供支持和參考。（4）通過建立基于云計算和人工智能技術的協作平臺，可以實現員工之間的信息共享和溝通，提高企業的協作效率和團隊合作能力。（5）在事業單位的人事檔案管理中，保護員工的隱私和信息安全是至關重要的。通過利用大數據技術和人工智能技術，可以建立起智能化的安全保障系統，保護企業的人事信息不受非法侵入和濫用。

4.信息安全機遇

在事業單位的人事檔案管理中，需要備份和存儲大量的人事信息，以確保數據的安全性和完整性。大數據技術提供高效的數據備份和恢復技術，使得數據的備份和恢復過程更加可靠和高效。在大數據時代，事業單位的人事檔案管理中會面臨著來自網絡攻擊和數據被泄露的風險，通過利用大數據技術和信息安全技術，可以建立起完備的網絡安全防御和數據被泄露防范機制，保護企業的人事信息不受非法侵入和濫用。在事業單位的人事檔案管理中，保護員工的隱私和個人信息是非常重要的。通過利用大數據技術和加密技術，可以實現對敏感數據的加密和保護，確保員工的隱私和個人信息得到有效的保護。通過建立完備的訪問權限控制機制，可以對不同的用戶設置不同的權限，實現對人事信息的精細化管理和保護。同時，通過對訪問日志的監控和分析，可以及時發現和處理潛在的安全問題，通過建立統一身份認證機制，可以確保用戶的身份得到有效的認證和授權，防止冒充和惡意訪問。利用大數據技術和信息安全技術，可以建立起智能化的身份認證系統，提高安全性和便利性。

5.技術和人才儲備機遇

大數據技術是事業單位人事檔案管理的重要支持和保障，它可以實現對海量數據的存儲、處理和分析，從而提高數據的價值和利用效率。隨著大數據技術的不斷發展和普及，事業單位需要不斷更新和儲備相關技術，以適應企業發展的需要。人工智能技術是大數據技術的重要組成部分，它可以實現對數據的自動化處理和分析，從而提高數據的智能化水平。事業單位可以通過儲備人工智能技術，實現對人事檔案管理的自動化處理和智能化分析，提高管理效率和準確性。事業單位需要儲備相關的數據安全技術，以保障企業的信息安全和可靠性。數據安全技術包括加密技術、網絡安全技術和安全審計技術等，它們可以幫助事業單位建立起完善的信息安全機制，防范數據被泄露。事業單位需要加強人才儲備，招聘、培養和留用高素質的人才，以適應企業的發展需求。這些人才包括大數據分析師、人工智能工程師和數據安全專家等，他們可以為事業單位提供技術支持和戰略咨詢，推動企業的信息化和數字化轉型。

三、大數據背景下的事業單位人事檔案管理應對策略

1.加強人才培養，提升管理水平

事業單位應該注重人才培養，加強員工的崗位培訓和綜合素質培養，提高員工的專業技能和業務能力，使其能夠勝任新時代的工作任務。同時，還應該加強對于大數據背景下的新技術、新方法的學習和掌握，積極推廣人工智能、云計算等先進技術，提高人才的綜合素質。事業單位還應該提升管理水平，建立健全信息化管理體系和檔案管理規范，采用現代化的信息技術手段，優化檔案管理流程，提高檔案管理效率和準確性。此外，還應該完善績效考核和激勵機制，鼓勵員工創新思維和實踐能力，提高管理水平和服務質量。例如，某事業單位在推進檔案數字化過程中，組織專業技能培訓，提高員工技能水平，并開展信息化管理模式改革，建立檔案數字化管理平臺，整合檔案信息資源，實現檔案管理的全過程數字化。在此基礎上，開展全員考核和激勵，激發員工創新思維，優化檔案管理流程，提高檔案管理效率和準確性，從而實現事業單位人事檔案管理水平的優化。

2.推進數字化建設，提高數據利用效率

首先，需要構建全面、規范、精細和安全的數字化管理體系。具體來說，需要將人事檔案管理從傳統的紙質檔案管理轉變為數字化檔案管理，實現檔案信息的數字化存儲、檢索、共享和利用。同時，建立規范的數字化管理流程和安全的信息保護機制，確保數字化檔案管理的合法性、安全性和有效性；其次，要推進人才隊伍建設，提高數字化管理的技術水平和管理水平。通過人才引進、培養和激勵等措施，吸引和培養一批具有數字化檔案管理專業知識和技能的人才。同時，建立科學的人才評價和激勵機制，為數字化管理人才提供良好的職業發展空間和發展機會；最后，要加強與其他單位的協作和合作，共同推進數字化管理的實踐和創新。可以與信息技術公司、高校和科研機構等開展合作，共同探索數字化檔案管理的最新技術和管理模式。同時，可以加強與其他部門和單位的溝通和協作，實現數字化管理信息的共享和協同利用。

3.加強數據安全保障，保護個人隱私

事業單位應該加強對員工的數據安全意識教育，不斷增強員工的數據安全意識和風險意識，避免員工隨意泄露個人信息。（1）建立完善的數據安全管理制度，明確數據安全管理的職責和流程，建立數據安全管理責任制；（2）通過技術手段加強數據的保護，包括采用加密技術、安全訪問控制技術以及數據備份技術等；（3）加強法律法規的建設和實施，完善數據保護的法律法規和制度，提高數據安全的法律保障；（4）嚴格遵守個人信息保護法律法規，采取措施保護員工的個人隱私，不得擅自泄露員工的個人信息。

4.加強合作與共享

建立人才信息共享平臺，實現各部門之間、不同層級之間以及不同行業之間的人才信息共享，提高人才信息的整合和利用效率的同時，也有利于優化人才管理。首先，將紙質檔案轉化為數字檔案，建立數字檔案庫，實現事業單位人事檔案信息的全面數字化，為各級管理部門提供方便、快捷的數據共享平臺，提高數據利用效率和管理水平；其次，對數據進行分類、加密、備份等安全措施，保護個人隱私和信息安全；再次，建立跨部門、跨地區的數據共享協作機制，加強與其他相關部門的合作，共享信息資源，協同管理，優化數據利用效率和管理水平；最后，與其他國家、地區和相關機構開展交流和合作，汲取先進經驗，促進人才信息的全球共享和協同管理。

四、結束語

本文對大數據背景下事業單位人事檔案管理面臨的危機與契機展開較為全面的探討。目前，事業單位人事檔案管理存在著信息化水平低、檔案數字化轉型難度大等問題。同時，大數據時代也給事業單位人事檔案管理帶來前所未有的機遇，需要加強管理，充分利用大數據技術的優勢，推進數字化轉型，以更好地服務于人民群眾。

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作者簡介：孔慶功（1983—），男，漢族，山東寧陽人，本科，館員，研究方向：檔案管理。