食品藥品檢驗機構檔案管理問題及對策研究

摘 要：食品藥品檢驗檔案管理工作和我國食品藥品監管工作存在密切關聯，受到社會各行各業的廣泛關注和重視，合理開展相關的管理工作勢在必行。基于此，本文分析了食品藥品檢驗機構檔案管理的重要性，提出幾點能夠有效完成相關管理工作的措施，旨在為增強食品藥品檢驗機構整體的檔案管理工作效果提供助力。

關鍵詞：食品藥品檢驗機構；檔案管理問題；對策

近年來，化學添加劑技術快速發展，為食品藥品事業發展帶來機遇的同時，也引發了嚴重的安全風險和隱患問題。食品藥品檢驗機構的檔案具有一定的法律效力，開展科學、合理管理，不僅能夠為食品藥品安全管理提供保障和支持，還能為機構的檢驗工作提供服務，提高檢驗工作的效果和水平，工作模式也更為完善、合理。

一、食品藥品檢驗機構檔案管理的重要意義

食品藥品檢驗機構的檔案又被稱為食品藥品檢驗鑒定檔案，其形成來源于機構實際工作中積累的各類資料和信息，直接反映出機構日常工作的水平、檢驗工作的實力和能力。同時，部分檔案也屬于一種科技檔案，是自然形成并記錄機構歷史信息，具有一定使用價值，能夠為機構提升檢驗工作效果、預防出現差錯問題、有效創新工作形式等提供服務，合理開展檔案管理相關工作，具有重要意義。

1.有助于提升食品藥品檢驗機構工作質效

合理開展檔案管理工作，能夠真實、準確地反映食品藥品檢驗機構的歷史情況，明確機構在各個階段的決策落實效果、檢驗技術和措施的應用效果以及技術應用規范性和專業性等問題，掌握各類問題發生的原因，汲取經驗教訓，使機構在日后的工作中能夠按照歷史信息和資料，不斷改進檢驗技術、工作模式和工作方法等，提升整體檔案管理工作水平。同時，檔案信息對食品藥品檢驗機構日常工作具有一定的服務作用，可以服務機構改進各類檢驗技術模式和體系，優化各方面的工作方法，提高整體的工作質量和水平，確保在新時期的環境下促使檢驗工作質量的提升。

2.有助于準確檢驗食品藥品安全

食品藥品檢驗機構需要全面檢驗分析食品藥品的安全性和可靠性，及時發現產品的安全問題和隱患，以非常準確的結果反映出各類食品藥品的成分比例情況、營養元素情況和安全情況等，將此類檢驗信息記錄在案，通過檔案能夠改善機構的工作模式，使機構能夠深入可靠地完成食品藥品安全檢驗。同時，通過對檔案內容的有效管理，還能使相關部門追溯食品藥品的來源情況、生產制造情況、運輸和配送情況等，為群眾營造良好的食品藥品安全環境。

二、食品藥品檢驗機構檔案管理問題

1.缺乏正確的檔案管理觀念

目前，雖然我國食品藥品檢驗機構已經開始重視檔案管理工作，但是，由于相關部門和工作人員缺乏正確的檔案管理觀念意識，很難確保工作的高質量和有效性落實。一方面，有關部門缺乏正確的觀念意識，不能按照具體的情況科學、深入地開展檔案數據收集、整理和人員的管理，不利于各項管理工作的有效開展。另一方面，工作人員缺乏創新觀念，只能按照常規的工作要求和模式等，完成相關的資料信息采集和錄入工作，不注重檔案資料信息的開發利用，難以為檢驗工作的創新和優化以及檢驗技術的轉型升級等提供高質量服務，加之檢驗機構的檢驗業務人員缺乏正確的檔案管理觀念，未能為相關部門提供準確、可靠的資料信息，難以為各項管理工作的高質量和高水平落實提供保障。

2.缺少專業人才

檔案管理人才直接影響著整體檔案管理工作的效果，只有建設專業能力和素質較高的人才團隊，才能促使各項工作更加專業性和規范性開展。但是，由于目前食品藥品檢驗機構沒有注重人才隊伍的建設，在檔案管理方面忽略了人才的培養和聘用，導致工作的專業性和規范性難以提升。一方面，未能做好人才聘用工作，所聘用的人才缺乏專業知識和技術技能，缺少豐富的經驗，難以為檢驗工作提供良好服務。另一方面，缺少完善的培訓機制體系，不能通過有效的培訓措施，提升人員工作專業能力和素養，不利于整體工作規范性的提升。

3.缺乏檔案內容界定標準

近年來，我國科學技術快速發展，食品藥品檢驗機構的檔案內容界定受到廣泛重視，科學、合理地展開檔案內容的分類和界定，能夠使檢驗部門按照自身需求分類開展相關信息的提取和利用。但是，由于缺少對檔案內容界定的重視度，在實際界定的過程中，不能合理分類處理各類信息和資料，導致因為界定工作不合理，難以為檢驗工作的優化和改善提供良好服務。

4.缺少健全制度

制度對工作人員具有約束和規范作用，相關部門制定完善的檔案管理制度，有助于提升工作人員行為的規范性。但是，由于有關機構沒有按照檔案管理工作的特點和實際情況等制定相應的工作制度，未能通過健全且科學的制度，明確各部門和人員工作職責標準要求，難以通過制度的形式提升人員工作的可靠性和專業性，甚至因為缺乏健全、科學的制度，無法提升各項工作的效果，導致整體的檔案管理工作水平降低。

三、食品藥品檢驗機構檔案管理對策

1.樹立正確的檔案管理觀念

目前，由于食品藥品檢驗機構管理人員缺少正確的檔案管理意識，對檔案管理工作缺少重視度，不能科學、合理地開展管理工作，導致檔案管理工作質效比較低，難以為機構檢驗工作的改革和創新優化等提供服務。因此，建議機構重點關注檔案管理工作，著重開展檔案宣傳教育活動，使機構每位工作人員都能形成正確的管理觀念，積極參與檔案管理，為提升機構檢驗效果和水平提供服務，為提升單位整體工作效果作出貢獻。其一，領導層和檔案管理人員應樹立正確的管理意識，重視檔案管理工作的執行和開展，按照具體的管理工作特點和情況，制定完善的決策方案和指導體系，帶領工作人員科學、有效地完成相關任務，避免因為管理和指導工作不良而出現問題；其二，強化檔案管理宣傳教育的力度，針對全體機構人員宣傳檔案管理工作的重要意義，使檔案管理人員能夠科學開展相關資料收集、整理和記錄、歸檔等。

同時，食品藥品檢驗機構的檢驗人員也能配合提供相應的檢驗歷史信息和數據資料，確保各類資料和數據收集的準確性以及完整性。檔案管理人員還需注重各類資料和信息的開發利用，按照機構的檢驗技術創新、工作優化等需求，制訂完善的工作方案和計劃，科學、合理地完成相關信息和資料的開發利用工作，提升檔案管理工作的質量和效率；其三，為提升各部門對檔案工作的重視度，需要建設現代化的基礎設備設施，按照食品藥品檢驗機構檔案管理工作的開展需求、特點等，優化和完善計算機、網絡以及信息掃描等設備設施，便于工作人員完成檔案管理工作，利用先進的信息技術等替代人工操作，不僅能降低人員工作壓力，還能提升管理工作效率和質量。

2.培養專業人才

雖然食品藥品檢驗機構在實際開展工作的過程中，各類檔案管理工作能夠為相關檢驗技術的優化、工作創新等提供服務，但是如果管理人員缺乏專業能力，不能以科學、有效的方式完成任務，將會導致管理效果降低，就不能為機構的檢驗工作優化和改革等提供良好服務。因此，單位應重視檔案管理人才的培養，以培養專業優秀人才為目標，促使各項管理工作質量、專業和規范性提升，保證工作水平。

（1）人才招聘

由于食品藥品檢驗機構檔案管理工作的內容煩瑣復雜，如果人員數量過少，將會導致工作人員的壓力過大，沒有充沛的精力和積極性開展檔案管理工作，相關部門需要重點做好人才的招聘工作，增加檔案管理人員的數量，使其有充足的時間為機構發展提供服務。第一，機構應重點從高校或者社會招聘人才，聘用有經驗、有能力的優秀人才，要求所聘用的人員必須能夠全面掌握檔案專業知識和信息化技能，可以游刃有余地完成工作任務，保證檔案信息能夠得到良好收集處理、存儲和管控等，為相關管理工作注入新鮮血液。同時，也可以聘用具有一定潛力、愿意參與檔案管理的機構檢驗人才，充分發揮檢驗工作人員的專業力量，使其可以利用自身的專業知識，細致分類和處理各類檔案信息，確保所存儲的資料和數據等能為檢驗工作提供服務；第二，定期開展相關的培訓活動，培養工作人員的業務、技術和管理等專業能力，引導工作人員積極學習有關的法律法規和政策制度等，形成合法合規的專業工作理念，懂得如何按照法律法規、制度和標準規范有效執行相關的管理工作，提升工作的專業性。同時，在培訓期間以法律、文化和歷史培訓為基礎，開展系統工程技術培訓、數碼復印技術培訓、縮微技術培訓以及現代化管理技術的培訓活動等，使工作人員能夠懂得如何采用現代化的設備設施、技術等完成各項管理任務，準確、完整、合理地收集以及整理各類信息資料，全面存儲在數據庫系統中，便于機構在工作檢查、創新和研究過程中開發利用；第三，定期組織檔案管理工作人員到其他機構進行合作和學習，學習其他機構成功、優秀的經驗，按照本機構的實際情況和檔案管理的特點等，制定完善且優化的工作方案，提升工作的規范性和專業性，預防工作出現問題或是不足。

（2）準確、細致劃分檔案類型

要想確保檔案管理工作能夠為機構檢驗工作提供良好服務，就應科學、準確和細致地劃分相應的檔案內容，確保管理工作能夠高質量開展。一是不能只采用紙質檔案存儲，需采用電子技術和信息技術等收集電子版的資料，明確各類食品藥品檢驗方面的檔案內容，做好分類和篩選工作，根據統一標準合理展開信息和資料的分類、存儲和處理，提升檔案管理工作的規范性；二是按照相關規定規范設置檔案的重點內容，便于全面開展機構檢驗工作的監督管理。例如，提出關于檢驗技術應用信息、工作效果信息和人員工作質量信息等方面的檔案分類和存儲規范要求，必須根據具體的要求完成相關的分類和管理工作，這樣在完成各項管控任務的情況下，能夠及時、準確地發現工作中的問題，科學、有效地解決和應對問題，全方位完成各項管理任務；三是在檔案內容界定的過程中，必須深入、準確、全面研究和分析不同類型檔案的特點，按照具體情況設定相應的檔案管理規范，界定食品藥品檢驗成果類型、檢驗技術類型、檢驗方法類型、檢驗創新類型檔案，按照檔案的類型深入完成有關的管理工作，提升各項工作效率和效果，為檢驗工作的良好創新和發展等提供服務。

（3）健全管理制度

制度對人員的行為具有規范和約束作用，如果食品藥品檢驗機構在檔案管理工作中缺乏科學、合理和完善的制度，將會對工作的規范性、可控性開展造成非常不利的影響，建議在檔案管理期間，重點制定和完善各項規章制度，規范人員行為，提升管理工作的效果。

一是制定資源開發利用制度。要想充分發揮檔案對機構檢驗工作的服務作用，需要制定相關資源和信息的開發利用制度，通過制度規范人員的行為，使工作人員可以按照制度的要求開發利用檔案信息，為檢驗工作的創新、優化和技術的改革等提供高質量服務。首先，在各類資料和信息的開發利用之前，需要做好相關的查閱或是借閱登記工作，構建用戶之間相互聯系的制度體系，合理設置信息反饋形式，也可以定期開展專題報告方面的活動，展覽實體物品、影像內容或是圖片等，拓展資源開發利用的渠道，為檢驗工作業務人員、管理人員和監督人員等提供高效化服務，全面彰顯各類檔案信息和資料的應用價值，為有關工作的創新改革和升級等提供準確依據；其次，在制度中應提出人員工作規定和要求，所有人員在工作中都必須按照制度規范和要求，完成信息和資料的開發利用任務，以服務檢驗工作和機構各項工作為目標，提升資料和信息的開發利用效果，保證食品藥品檢驗機構工作的質量和效率。

二是制定相關的責任制度。為確保檔案管理人員在工作中認真履行職責，為檢驗工作提供高質量服務，相關部門需要制定相應的責任制度，利用責任制度提升人員工作的積極性和責任感，確保整體工作能夠高質量、可靠性、全面性開展。首先，明確每名員工在日常工作中的責任要求和職責標準規范，細化分解各項工作責任，使其能對自身工作職責和責任形成清楚認知，認真履行自身的工作職責。其次，定期開展考核評價活動，考核評價和分析每位工作人員的職責履行效果、貢獻度等，考察分析人員在工作中為機構檢驗方法的改革創新、檢驗技術的完善和工作風險的預防等提供服務的效果與貢獻度，保證考核評價公平、公正、公開，為獎懲工作的落實提供準確依據。最后，根據人員的考核評價結果采取相應獎懲措施，懲罰考評結果較低的人員，獎勵結果較高的人員，提升員工工作的積極性和責任感，保證工作效果的提升。

四、結語

綜上所述，食品藥品檢驗機構在實際發展的過程中，科學、合理地開展檔案管理具有重要意義。但是目前，食品藥品檢驗機構在檔案管理期間存在觀念、專業人才、檔案內容界定和制度問題等，對工作的高質量和有效性開展造成不利影響，建議根據具體的工作特點，以為檢驗工作提供服務為目標，形成正確的觀念意識，培養高素質優秀人才，健全優化相關的管理制度，以此提升整體的工作水平，達到預期的管理目標。

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作者簡介：高偉（1967—），女，漢族，山東青島人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。