現代供電企業行政辦公一體化管理模式研究

陳賢林 國網湖北省電力有限公司宣恩縣供電公司

在當前時代背景下，市場競爭日益激烈，行政辦公一體化管理模式作為一種有效的管理手段，被越來越多的企業所重視和應用。該模式將信息技術與管理相結合，實現各類資源的集成與共享，提高了企業管理的效率和質量。然而，由于不同行業和企業經營特點的差異，行政辦公一體化管理模式在實施過程中仍然面臨許多挑戰。供電企業行政辦公管理具有一定的復雜性和特殊性，一體化管理模式提供了一種全新的解決方案，有望為供電企業帶來全新的管理體驗。

一、現代供電企業行政辦公管理的目標

（一）信息化建設

信息化建設是現代企業管理的重要目標，在供電企業行政辦公管理中，企業需引入智能化辦公系統，包括數字化文件管理、電子郵件、辦公自動化軟件等，提高辦公效率和信息傳遞速度；建立信息共享平臺，將各部門的信息資源整合，實現信息互聯互通，提高信息的及時性和準確性，減少信息孤島；加強信息安全管理，建立完善的信息安全體系，保護企業重要信息免遭黑客攻擊；引入新技術，如大數據分析、物聯網、云計算等，對供電企業的行政辦公管理系統進行智能化、數字化升級。

（二）高效決策機制

高效的決策機制是供電企業行政辦公管理的核心，只有做出明智的決策，才能使企業運營更加高效和有序。信息化建設為決策提供了更多的數據和信息支持，企業可以基于準確的數據進行分析和預測，從而做出更科學的決策。要完善決策流程，明確決策的權責和程序，避免決策的隨意性和個人意志的主導，確保決策的科學性和合理性；建立健全決策機構，明確各級管理者的職責和權限，保證決策的高效執行；鼓勵團隊合作，形成多方面、多層次的決策參與機制，充分發揮團隊的智慧和創造力。

（三）業務流程優化

供電企業的業務流程是決定其運行效率的關鍵因素。

優化業務流程有利于提高工作效率和服務質量。現代供電企業行政辦公管理要求對企業的業務流程進行全面的再造和優化，去除冗余環節和無效流程，簡化審批程序；建立信息溝通暢通的業務流程，確保相關部門之間的信息傳遞快速準確，避免信息滯后導致問題的產生；制定業務標準和規范，保證業務操作的一致性和高效性，減少人為錯誤；借助完善的流程監督與評估機制，及時發現問題，持續改進業務流程。

（四）資源整合

資源整合是指合理配置和利用企業內外部資源，實現資源的最優配置和協同利用，重點在于打破各部門之間的壁壘，鼓勵資源共享和交流合作；根據企業的戰略目標，合理配置各類資源，確保資源的高效利用，降低資源浪費；合理引入外部資源，如優秀的管理團隊、先進的技術和設備等，彌補企業自身資源的不足；做好資源的整體規劃和管理，保障各項資源在供電企業行政辦公管理中得到最優配置和有效利用。

（五）風險防范

風險防范涉及企業的安全穩健運營和可持續發展，要求企業建立風險評估和預警機制，對潛在風險進行全面分析和識別，及時預警，做好應對準備；建立健全內部控制體系，保證企業內部運作規范，減少內部失誤和違規行為；加強員工的安全意識教育，使員工認識到自身行為可能引發的風險，提高安全管理水平；避免企業過度依賴單一業務，實現多元化發展，通過分散風險提高企業的抗風險能力。

二、行政辦公一體化管理模式的概述及特點

行政辦公一體化管理模式是指將供電企業行政辦公各個環節和流程進行整合，形成高效、便捷、協同的管理體系，旨在優化企業內部流程，提高信息傳遞效率，增強管理決策的科學性，實現資源的最優配置和風險的有效防范[1]。該模式重點優化和整合企業行政辦公中的各項流程，強調跨部門協同合作。不同部門之間通過信息共享平臺和協同辦公工具實現溝通和協作，加強團隊合作，提高問題處理的效率，共同推動企業發展；該模式側重于數據的收集、分析和應用，借助數據分析技術，使決策過程更加科學、客觀，減少主觀因素對決策的干擾；倡導引入智能化技術，如人工智能、自動化系統等，自動處理一些重復性、煩瑣性的工作，提高工作效率，減少人為錯誤；強調風險防范和內部控制，通過建立風險評估和預警機制，加強內部監督和管理，確保企業運營的安全穩健；鼓勵員工持續學習和提升技能，培訓員工熟練使用新的管理工具和系統。

三、現代供電企業行政辦公一體化管理模式的應用

（一）人力資源管理

在現代供電企業行政辦公一體化管理模式中，人力資源管理起著關鍵作用。行政辦公一體化管理模式可將各個部門的人事信息整合到一個統一的人力資源信息系統中，包括員工檔案、薪酬信息、培訓記錄等[2]。通過集成人事信息，企業可以更全面地了解員工情況，更準確地進行薪酬激勵和培訓安排。一體化管理模式可以實現績效管理的數字化和自動化，員工的工作績效和目標可以在系統中設定和追蹤，上級領導可以實時查看員工的績效數據，及時給予反饋和獎勵，便于企業開展員工培訓和發展規劃。員工可以在系統中查閱培訓資料，申請參加培訓活動，并記錄培訓成果，企業則可以根據員工的培訓需求和發展計劃，有針對性地進行培訓資源整合和規劃。通過集成各類人力資源信息，供電企業可以更好地進行人力資源規劃，預測未來業務發展對人力資源的需求。

（二）文件管理

文件管理是行政辦公中的重要環節，一體化管理模式可以優化文件管理流程，提高工作效率和信息傳遞速度。現代供電企業采用數字化文件管理，將文件電子化存儲。一體化管理模式可以將所有文件整合到一個電子文檔管理系統中。員工能夠通過系統進行快速檢索和查閱，減少紙質文件的使用和管理成本。通過一體化管理模式，企業可以建立流程化的文件審批機制，員工可以在線提交文件審批申請，上級領導可以實時進行審批，大幅縮短審批時間，實現文件共享和協同辦公。員工可以在系統中共享文件，多人同時協作編輯，避免文件的多次傳遞和重復勞動，提高協作效率。數字化文件管理系統可以加強文件的安全管理。借助權限設置和審計功能，企業可以保障文件的安全性和保密性，防止信息泄露和誤用。

（三）會議協同

一體化管理模式可以提高會議的效率。一體化管理模式將所有會議相關信息整合到統一的會議管理系統中，包括會議議程、會議通知、會議紀要等。參會人員可以通過系統提前了解會議信息，做好充分準備。供電企業可以使用在線會議工具，通過視頻會議的方式進行遠程會議，節省時間和成本，提高會議效率。企業可以更好地跟蹤會議決策的執行情況，會議紀要和決議可以在系統中記錄和追蹤，及時提醒相關責任人履行決策責任，實現會議效果的評估和改進。借助會議反饋和評價機制，企業可以了解員工對會議的滿意度和建議，不斷改進會議質量。

（四）信息系統集成

信息系統集成是現代供電企業行政辦公一體化管理模式的核心要素，其將各類信息系統整合到一個統一平臺，實現了數據共享和系統互通。企業資源計劃(ERP)系統是企業管理的核心系統，涵蓋了供電企業的財務、采購、庫存、銷售等各個環節。通過將ERP 系統與其他管理系統集成，能實現信息的實時同步，避免數據冗余。客戶關系管理(CRM)系統對于供電企業的客戶服務和市場開拓至關重要，與其他系統的集成可以更好地了解客戶需求和行為，提高客戶的滿意度和忠誠度。辦公自動化(OA)系統涵蓋了行政辦公的各個方面，包括審批流程、公文管理、日程安排等，將OA 系統與其他管理系統集成，能實現信息的無縫傳遞和協同辦公。通過建立數據倉庫，將企業各類數據整合到一個統一平臺，能夠為決策者提供全面準確的數據支持。

四、現代供電企業行政辦公一體化管理模式的創新路徑

（一）構建一體化資源平臺

現代供電企業行政辦公一體化管理模式的首要任務是構建一體化資源平臺，實現資源的共享、整合和優化利用，包括人力資源、財務資源、物資資源、信息資源等。企業有關部門需將分散的行政辦公人員進行合理整合，建立跨部門、跨崗位的協作機制，形成高效的人力資源分配模式，并建設人才庫，將行政辦公所需的各類人才進行分類、管理和培養；搭建財務共享中心，集中處理供電企業各部門的財務事務，實現財務資源的集約化管理，提高財務數據的準確性和時效性，減少重復性工作；利用信息技術手段實現行政辦公物資的集中采購和統一配送，降低采購成本，優化物資庫存，減少資源浪費；構建信息管理系統，實現數據共享與流通，為行政辦公提供及時準確的信息支持；使用集成的辦公軟件套件，如Microsoft Office 365 或Google Workspace，有利于促進團隊協作，便于多人同時編輯文件，開展在線會議等。值得注意的是，一體化資源平臺的建設是一個持續改進的過程。企業應不斷收集員工的反饋意見，根據實際需求不斷優化和調整平臺，以適應多變的業務環境。

（二）規范信息管理流程

信息化是現代企業發展的必然趨勢，也是行政辦公一體化管理的重要支撐。規范信息管理流程是保障行政辦公高效運轉的關鍵措施。應建立行政辦公信息化管理系統，實現信息的統一收集、傳遞、處理和存儲，減少信息孤島和數據重復錄入[3]。明確信息管理的標準和流程，規范信息的采集、整理、傳遞和反饋，確保信息的準確性和及時性；對供電企業內部的行政辦公流程進行詳細分析，識別存在的瓶頸和問題。通過流程優化，去除冗余環節，簡化流程，進一步提高辦公效率；通過培訓和學習，提高行政辦公人員的信息處理能力和信息技術水平，使其能夠熟練運用信息化工具開展工作；加強對信息的保密和防護，建立健全信息安全管理制度，防止信息泄露和網絡攻擊。對數據進行標準化處理，使得不同部門和崗位使用相同的數據格式和定義，有助于減少數據不一致性和混淆。應建立健全監督機制，定期對信息管理流程進行審核和評估，發現問題后及時進行糾正。此外，還要鼓勵員工提供反饋意見，促進信息管理的持續改進。

（三）提升員工技能素質

行政辦公一體化管理需要高素質的員工團隊作為支撐，提升員工技能素質是保障行政辦公高效運轉的基礎，企業需建立科學合理的績效考核機制，激勵員工努力提高技能和工作績效，增強員工的責任心和工作積極性；制訂員工培訓計劃，根據不同崗位需求，開展相關培訓，提升員工的專業技能和管理水平；建設團隊合作意識，推進團隊建設活動，提高員工的溝通和協作能力，增強團隊的凝聚力和戰斗力；鼓勵員工不斷學習和創新，打造學習型組織，使企業的行政辦公管理不斷適應新的市場變化和挑戰；對員工進行技能評估，了解其現有技能水平和發展需求。應根據評估結果制訂個性化的培訓計劃，有針對性地提供培訓課程；引入跨部門合作培訓，使員工能夠了解不同部門的工作流程和需求，這樣有利于拓展員工的技能廣度，增強其團隊協作能力。要設立技能認證制度，使員工在完成一定的培訓和考核后獲得相應的技能認證。此外，也可以設置獎勵機制，鼓勵員工積極學習和提升技能。除了專業技能培養外，也應注重培養員工的綜合素質，如溝通能力、領導力、團隊合作能力等，這對于行政辦公一體化管理的推進有著重要意義。

（四）推動組織架構優化

行政辦公一體化管理需要合理高效的組織架構來支撐，優化組織架構是提高行政辦公效率的重要途徑。企業需合理劃分行政辦公各部門的職責和權限，消除工作重疊和職責不清，構建高效的工作流程；對企業內部的行政辦公組織進行全面審查和重新設計，結合企業的未來發展需求，進一步優化組織內部的信息傳遞和決策流程；建立行政辦公的協調機構，負責統籌協調各部門之間的工作，確保工作的有序進行；減少管理層級，推行扁平化管理，加強上下級之間的溝通和協作，提高決策的效率和靈活性；根據行政辦公的實際需求，適時引入靈活用工形式，如臨時工、兼職人員等，提高人力資源的靈活運用能力；在處理特定項目或任務時，可建立跨部門項目團隊，從而更靈活地進行協同工作，提高項目的管理效率。可以引入管理科技工具，如項目管理軟件、協作平臺等，以支持不同部門之間的合作和協調，相關工具的應用可以有效提高信息管理的透明度。

（五）加強信息安全保障

信息安全是現代供電企業行政辦公不可忽視的重要問題，加強信息安全保障是保障一體化管理模式穩健運行的基礎。企業需制定信息安全管理制度，明確責任分工，建立健全信息安全風險評估和應急處理機制；開展信息安全教育和培訓，提高行政辦公人員的信息安全意識，增強其信息安全防范意識；建立完善的網絡安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統等，確保網絡信息的安全和穩定；定期進行信息安全檢查和評估，發現和解決潛在安全隱患；對員工使用的移動設備實施安全管理，遠程鎖定、擦除數據等功能，防止設備丟失或被盜后數據泄露；引入多因素認證機制，提高系統登錄的安全性，譬如結合密碼、指紋識別、手機驗證碼等方式進行認證；培訓員工辨別釣魚郵件、虛假電話等社會工程學攻擊，避免員工因誤導泄露企業的敏感信息。

（六）促進基礎設施更新

現代供電企業行政辦公一體化管理模式需要先進的信息技術和設施作為支撐，促進基礎設施更新是實現管理模式創新的基礎，企業需引進先進的辦公設備和信息技術設施，提高行政辦公的自動化水平，降低人力成本，提高工作效率；構建智能化的辦公環境，實現信息的實時交流和共享，提高行政辦公的反應速度和決策效率；加快推進數字化轉型，將紙質文檔和業務流程數字化，實現辦公的無紙化和在線化，提高行政辦公的效率和便捷性；完善設施維護管理制度，加強對設施的維護和保養，延長設施的使用壽命；對數據中心進行優化，提高能源效率，減少運營成本，積極引入更為先進的數據中心管理技術；在基礎設施更新的過程中，考慮使用綠色能源，如太陽能或風能，以降低對環境的影響；制定長期的基礎設施更新規劃，并保持適當的投資，以確保企業始終處于技術領先地位。

五、結語

現代供電企業行政辦公一體化管理模式的創新與應用關系到供電企業的后續發展，企業管理人員要從構建一體化資源平臺、規范信息管理流程、提升員工技能素質等多項工作入手，構建合理的管理規劃，進一步加強行政辦公一體化管理模式的應用，引導供電企業更好地適應市場變化和挑戰，提高行政辦公的管理水平，為現代供電企業的可持續發展創造有利條件。