新時(shí)期高校院系行政秘書工作的思考

趙夢(mèng)

摘要：眾所周知，高校院系行政秘書是院系進(jìn)行行政管理的主要保障，也是相關(guān)任務(wù)全面執(zhí)行的重要助力，在行政管理工作中起到聯(lián)系內(nèi)外、承上啟下的作用。新時(shí)期背景下高等院校院系行政秘書工作主要包括常規(guī)事務(wù)性工作、協(xié)調(diào)輔助性工作、應(yīng)急性事務(wù)工作等。要想優(yōu)化新時(shí)期背景下高等院校院系行政秘書工作，進(jìn)一步提高工作效率，就要及時(shí)更新工作理念、合理設(shè)定工作職能，加大崗位學(xué)習(xí)力度、顯著提升職業(yè)素養(yǎng)，選擇科學(xué)合理的方法、統(tǒng)籌完成工作任務(wù)，科學(xué)開展溝通協(xié)調(diào)工作、構(gòu)建和諧的人際關(guān)系，注重體現(xiàn)人文關(guān)懷、打造良好的外部環(huán)境。

關(guān)鍵詞：高等院校；院系行政秘書；工作特點(diǎn)；實(shí)踐策略

中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1008-3561（2023）29-0065-04

高等院校是以教學(xué)工作與科研工作為核心的教育單位，相關(guān)的行政秘書具有聯(lián)系上級(jí)和下級(jí)、開展組織活動(dòng)等重要作用。隨著高等教育事業(yè)發(fā)展及高校教學(xué)改革工作的不斷深入，高等院校發(fā)展環(huán)境發(fā)生了明顯的改變，其在為高校院系行政秘書工作指明發(fā)展方向的同時(shí)，也對(duì)行政秘書工作提出了更高要求。在此背景下，高校院系行政秘書應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，進(jìn)一步明確自身所肩負(fù)的重要崗位職責(zé)，具有良好的學(xué)習(xí)意識(shí)與學(xué)習(xí)能力，不斷提升自身的人文素養(yǎng)與道德素養(yǎng)，選擇更加合理的工作方法，科學(xué)做好組織協(xié)調(diào)工作，建立和諧的人際關(guān)系，創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境，確保行政工作效率穩(wěn)固提升。下面，筆者從幾個(gè)方面分析新時(shí)期背景下高等院校院系行政秘書工作特點(diǎn)，并且提出與之相應(yīng)的實(shí)踐策略。

一、高校院系行政秘書工作特點(diǎn)分析

1.常規(guī)事務(wù)性工作

高校院系行政秘書工作以常規(guī)事務(wù)性工作為主，其中主要包括年度考核工作、資產(chǎn)管理工作、考勤考核工作、職稱評(píng)定工作、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷領(lǐng)取工作等，以上都是具有重復(fù)性、可預(yù)見性的工作內(nèi)容。院系行政秘書是學(xué)院師生與二級(jí)學(xué)院職能部門之間溝通的橋梁，首先需要做好溝通工作與協(xié)調(diào)工作，這是院系行政秘書的重要工作職責(zé)[1]。辦文工作也是院系行政秘書的重點(diǎn)工作內(nèi)容，包括文書撰寫、文書擬訂、文書處理，其中最為基礎(chǔ)的是收文發(fā)文、文檔整理、文檔信息歸檔、網(wǎng)絡(luò)公文管理、記錄會(huì)議紀(jì)要、撰寫各類工作總結(jié)與工作計(jì)劃等。其中，工作總結(jié)與工作計(jì)劃及學(xué)院公文撰寫工作，要求院系行政秘書不僅要具有良好的寫作能力與信息整合能力，還要具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)的工作思維、良好的職業(yè)素養(yǎng)及與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神。這需要行政秘書勤學(xué)苦練，在實(shí)踐過程中不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，提升自身的崗位勝任能力。另外，會(huì)議籌備與接待工作、重要文件資料掃描與復(fù)印工作、辦公用品與設(shè)施管理工作也是院系行政秘書的常規(guī)工作內(nèi)容。除此之外，院系行政秘書還需要配合學(xué)院黨政辦公室做好人事工作。要積極對(duì)外引進(jìn)高素質(zhì)人才，不斷優(yōu)化師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，并構(gòu)建更加完善的人員信息資料庫，便于學(xué)院針對(duì)全體教職人員開展一系列科學(xué)化、規(guī)范化管理工作，針對(duì)教職工開展年度考核工作、工資發(fā)放工作及專業(yè)技術(shù)資格證書評(píng)價(jià)審核工作[2]。

2.協(xié)調(diào)輔助性工作

院系行政秘書工作主要圍繞教學(xué)工作、科研工作、學(xué)生管理工作展開，與學(xué)院中心工作高度契合，乃是院系管理工作者的助手與參謀。隨著時(shí)代的變化，高校所面臨的環(huán)境也會(huì)發(fā)生一些變化，因此行政工作有時(shí)可能遇到一些問題。這些問題若長(zhǎng)時(shí)間沒有得到有效解決，將會(huì)造成問題堆積，引發(fā)一系列問題。為此，院系行政秘書需要做好院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，配合院系領(lǐng)導(dǎo)完成關(guān)系協(xié)調(diào)、來訪接待及誤解澄清等輔助性工作[3]。

3.應(yīng)急性事務(wù)工作

除了最為基礎(chǔ)的常規(guī)事務(wù)性工作及協(xié)調(diào)輔助性工作之外，院系行政秘書有時(shí)還需要應(yīng)對(duì)一些不可預(yù)見的緊急性事務(wù)工作。比如緊急下達(dá)的臨時(shí)性工作任務(wù)，事發(fā)突然，需要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。這需要院系行政秘書能夠正確面對(duì)復(fù)雜的工作環(huán)境，積極肩負(fù)起相應(yīng)的職責(zé)，順利完成突發(fā)事件處理工作或緊急事件處理工作等緊急性事務(wù)工作[4]。

二、新時(shí)期背景下高等院校院系行政秘書工作優(yōu)化策略

1.及時(shí)更新工作理念，合理設(shè)定工作職能

當(dāng)前有的學(xué)校對(duì)行政秘書工作存在片面認(rèn)知，認(rèn)為行政秘書的工作內(nèi)容只是簡(jiǎn)單的重復(fù)性勞動(dòng)，對(duì)從業(yè)人員的職業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)并未提出嚴(yán)格要求。部分行政秘書也對(duì)自身所處的工作崗位缺乏深刻的認(rèn)知與理解，未能將自身所掌握的知識(shí)技能及工作經(jīng)驗(yàn)合理應(yīng)用于工作崗位，嚴(yán)重影響到工作效率[5]。可見，為了顯著提升院系行政秘書工作質(zhì)量與工作效率，高校需要引導(dǎo)院系行政秘書從思想層面提升對(duì)自身所處工作崗位的認(rèn)知，及時(shí)更新工作理念。

國際秘書聯(lián)合會(huì)曾經(jīng)對(duì)秘書這一崗位提出明確定義：秘書是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的特殊助手，需要掌握辦公室工作領(lǐng)域的專業(yè)技能，能在沒有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任意識(shí)，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和判斷能力，并且在所規(guī)定的職責(zé)范圍內(nèi)做出正確的決定。國際秘書聯(lián)合會(huì)針對(duì)秘書崗位工作做出的精準(zhǔn)描述，足以體現(xiàn)高校院系行政秘書工作的重要性。因此，作為院系行政秘書應(yīng)該及時(shí)更新工作理念，明確院系行政秘書的工作職能，這是順利完成工作任務(wù)的前提條件與基礎(chǔ)保障[6]。例如，院系行政秘書主要負(fù)責(zé)文書工作、人事工作、會(huì)議工作、檔案工作及對(duì)外聯(lián)系工作等。其中文書任務(wù)屬于最為重要的部分，也是非常基礎(chǔ)的部分，涉及草擬任務(wù)、校準(zhǔn)分析任務(wù)、打印任務(wù)等，或是將相關(guān)信息按照要求存入系統(tǒng)。而人事工作則需要對(duì)院系內(nèi)部全體教職人員開展考察和評(píng)價(jià)等工作，落實(shí)有關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)制度或懲罰制度。對(duì)于會(huì)議工作而言，行政秘書需要按照流程標(biāo)準(zhǔn)提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備，合理進(jìn)行協(xié)調(diào)，記錄和匯總分析相應(yīng)信息，并通知有關(guān)人員按照時(shí)間要求參與活動(dòng)。檔案工作則需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行各類信息采集、檔案信息整理、檔案信息保存及檔案信息歸檔工作。對(duì)外聯(lián)系工作涉及與有關(guān)部門的交流，或者是與合作部門建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系及與院系內(nèi)部學(xué)生家長(zhǎng)取得聯(lián)系，順利實(shí)現(xiàn)資源共建與資源共享。

2.加大崗位學(xué)習(xí)力度，顯著提升職業(yè)素養(yǎng)

信息時(shí)代的到來，使得知識(shí)的新舊更新速度明顯提升。院系行政秘書若缺乏學(xué)習(xí)意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，未能隨著時(shí)代發(fā)展及崗位調(diào)整及時(shí)學(xué)習(xí)新的知識(shí)與技能，就有可能被時(shí)代所淘汰。高等院校是以教學(xué)工作、科研工作為核心的單位，院系行政秘書經(jīng)常需要與專家教授進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，若缺乏良好的職業(yè)素養(yǎng)，就難以順利完成溝通與協(xié)調(diào)任務(wù)[7]。只有具備終身學(xué)習(xí)意識(shí)，行政秘書才能在實(shí)踐過程中不斷提高職業(yè)素養(yǎng)，不斷成長(zhǎng)，不斷進(jìn)步，為工作效率與工作質(zhì)量的進(jìn)一步提升提供保障。

首先，院系行政秘書需要及時(shí)了解黨的路線、黨的方針及黨的政策，具有政治敏銳性和鑒別力，確保工作具有創(chuàng)造性、系統(tǒng)性、原則性及預(yù)見性[8]。要自覺樹立和踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀，有著良好的責(zé)任意識(shí)，形成正確的服務(wù)觀念，懂得如何結(jié)合具體情況順利完成工作任務(wù)。這方面要多向院系領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，院系領(lǐng)導(dǎo)通常由各個(gè)領(lǐng)域的專家教授擔(dān)任，不僅具有豐富的專業(yè)知識(shí)，而且具有很強(qiáng)的行政管理能力。要認(rèn)真學(xué)習(xí)、細(xì)心體會(huì)院系領(lǐng)導(dǎo)處理問題及事件的方式方法，不斷汲取工作經(jīng)驗(yàn)與養(yǎng)分。其次，部分科班出身的院系行政秘書需要強(qiáng)化對(duì)不同學(xué)科、不同專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和理解，如法律層面、安全層面、心理層面的知識(shí)等。院系行政秘書要認(rèn)真學(xué)習(xí)與自身工作相關(guān)的各方面知識(shí)和專業(yè)技能，確保在工作環(huán)節(jié)中能夠合理應(yīng)用多元化知識(shí)，掌握工作的主動(dòng)權(quán)。除此之外，對(duì)于內(nèi)部專業(yè)知識(shí)也需要具有較為深刻的認(rèn)知與理解，這樣才可以在實(shí)踐工作中做到有的放矢。

3.選擇科學(xué)合理的方法，統(tǒng)籌完成工作任務(wù)

院系行政秘書的工作任務(wù)較為復(fù)雜煩瑣，需要其具備良好的邏輯思維能力，可以分清輕重緩急，不能顧此失彼。為此，院系行政秘書要注重選擇科學(xué)合理的工作方法，制訂行之有效的工作計(jì)劃，統(tǒng)籌完成工作任務(wù)。要不斷進(jìn)行反思，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，了解各類工作任務(wù)的規(guī)律與流程，確保人力資源、物力資源及信息資源可以實(shí)現(xiàn)合理分配[9]。例如，院系行政秘書在實(shí)際工作中需要按照各類工作任務(wù)的重要等級(jí)和程度，將工作分成特殊類型、較為特殊類型和普通類型幾種形式，然后按照優(yōu)先等級(jí)執(zhí)行任務(wù)，嚴(yán)格規(guī)范工作流程[10]。又如，院系行政秘書在行政樓工作期間需要遵循系統(tǒng)性原則，逐一完成行政樓各個(gè)職能部門的待處理事項(xiàng)，這樣可以節(jié)約時(shí)間成本，顯著提升工作效率，避免遺漏重要工作內(nèi)容。再如，一個(gè)人的精力與時(shí)間畢竟有限，院系行政秘書需要與政治輔導(dǎo)員建立良好的協(xié)作關(guān)系，還要建立一支數(shù)量充足、人員結(jié)構(gòu)合理的學(xué)生干部隊(duì)伍，如信息收集整理、一般文件發(fā)放等工作都可以交由學(xué)生干部隊(duì)伍完成。另外，院系行政秘書除了要把注意力放在重要的工作內(nèi)容上之外，還需要和教學(xué)秘書有著良好的溝通。教學(xué)秘書的主要職責(zé)是在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下開展和教學(xué)相關(guān)的工作，雖然行政秘書和教學(xué)秘書兩種工作有所不同，但都是為教學(xué)這一中心任務(wù)服務(wù)的。因此，院系行政秘書需要發(fā)揮自身的崗位優(yōu)勢(shì)，積極配合教學(xué)秘書的工作。

4.科學(xué)開展溝通協(xié)調(diào)工作，構(gòu)建和諧的人際關(guān)系

協(xié)調(diào)主要是指為實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)，整合資源，確保人力資源、物力資源可以實(shí)現(xiàn)相互配合。需要注意的是，協(xié)調(diào)并非是在完全排斥的兩極之間做出非此即彼的選擇，而是選擇具有關(guān)聯(lián)性的內(nèi)容，對(duì)差異之處進(jìn)行協(xié)調(diào)與整合，達(dá)到構(gòu)建和諧的關(guān)系這一目標(biāo)。院系行政秘書處于中樞位置，起著承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用，需要面對(duì)各種復(fù)雜的人際關(guān)系。這就要求院系行政秘書科學(xué)處理與各級(jí)職能部門、院系內(nèi)部教師及兄弟院系之間的關(guān)系，在做好溝通與協(xié)調(diào)工作的同時(shí)，構(gòu)建和諧的人際關(guān)系。例如，院系行政秘書需要與學(xué)校人事部門、教務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、黨政辦公室及后勤部門開展協(xié)調(diào)工作。院系行政秘書應(yīng)在堅(jiān)持原則的基礎(chǔ)上，采用靈活多變的方法，科學(xué)開展溝通協(xié)調(diào)工作，有效化解各種矛盾沖突，保質(zhì)保量地完成各個(gè)職能部門的重要部署。要將院系內(nèi)部存在的實(shí)際困難與實(shí)際問題精準(zhǔn)反饋給相關(guān)部門，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)助力學(xué)校實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展與和諧發(fā)展。另外，院系行政秘書需要協(xié)調(diào)好與院系領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。不同的院系領(lǐng)導(dǎo)在工作中的職責(zé)和觀念有所不同，所以工作的切入點(diǎn)也不盡相同，看問題的角度可能存在差異性。這就要求院系行政秘書充分發(fā)揮潤(rùn)滑劑的作用，始終堅(jiān)持協(xié)調(diào)性原則與適度性原則，堅(jiān)決杜絕影響團(tuán)結(jié)的行為與話語。顧全大局，構(gòu)建和諧、愉悅的工作氛圍，是行政管理工作順利開展的重要保障。

不僅如此，院系行政秘書作為院系領(lǐng)導(dǎo)的助手與參謀，在實(shí)際工作環(huán)節(jié)還需要注重分析與領(lǐng)會(huì)院系領(lǐng)導(dǎo)的意圖，在思想層面與領(lǐng)導(dǎo)同頻共振，在行為層面要與領(lǐng)導(dǎo)做到步調(diào)一致，堅(jiān)決杜絕越位、錯(cuò)位、出位等現(xiàn)象發(fā)生。除此之外，考慮到有關(guān)崗位工作的特殊性，院系行政秘書還需要和學(xué)校管理層之間有一定的互動(dòng)。同時(shí)，部分教師也可能會(huì)將行政秘書當(dāng)作管理層和自身的溝通橋梁。因此，院系行政秘書需要注意自身的言行舉止，在日常工作中不能盛氣凌人，也不能低聲下氣。要切實(shí)肩負(fù)起自身的崗位職責(zé)，不能因?yàn)樽约禾崆爸佬姓聞?wù)的原委就大放厥詞，自以為是，而要始終保持嚴(yán)于律己、寬以待人的良好品行，秉承真誠態(tài)度對(duì)待他人，必要時(shí)可以為他人提供幫助與心理疏導(dǎo)。作為一名合格的院系行政秘書，還需要為其他教育工作者順利開展工作提供必要的助力與支持，竭盡所能解決實(shí)際問題，確保每項(xiàng)工作都能互相配合，使相關(guān)工作順利開展。需要注意的是，隨著高等教育事業(yè)的日益發(fā)展，高校教學(xué)改革工作日漸深入，各個(gè)部門之間都必須加強(qiáng)聯(lián)系，無論是教學(xué)還是科研工作都不能局限于所在院系，所以相關(guān)工作應(yīng)該得到優(yōu)化。比如，學(xué)術(shù)活動(dòng)、師資調(diào)配及重要課題申報(bào)等，需要多個(gè)院系之間通力合作，實(shí)現(xiàn)信息共建與資源共享。而院系行政秘書需要成為各個(gè)院系之間的溝通紐帶與溝通橋梁，使高校內(nèi)部形成良好的人際關(guān)系，使相關(guān)工作能夠高質(zhì)量地有序開展。

5.注重體現(xiàn)人文關(guān)懷，打造良好的人文環(huán)境

從組織行為學(xué)及管理學(xué)角度來看，滿足組織內(nèi)部員工的五項(xiàng)需求是組織工作順利開展的前提條件與基礎(chǔ)保障。五項(xiàng)需求中最為關(guān)鍵的一項(xiàng)是對(duì)社會(huì)整體及周圍環(huán)境的認(rèn)同感，對(duì)工作環(huán)境及工作崗位缺乏認(rèn)同感的人員，將會(huì)失去工作的積極性與主觀能動(dòng)性，缺乏工作自信心，將難以實(shí)現(xiàn)自我激勵(lì)與自我優(yōu)化。為了有效解決這一問題，高校需要注重人文關(guān)懷，打造良好的人文環(huán)境，通過各種途徑有效激發(fā)院系行政秘書的主觀能動(dòng)性與工作積極性，幫助行政秘書建立崗位自信心，確保院系行政秘書積極主動(dòng)、全情投入，借助工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識(shí)及專業(yè)技能創(chuàng)造性地開展工作，為校內(nèi)師生提供高質(zhì)量的服務(wù)。例如，為了體現(xiàn)人文關(guān)懷，高校應(yīng)該為院系行政秘書提供公平的職務(wù)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)與崗位晉升平臺(tái)，秉承知人善用這一原則，充分發(fā)揮院系行政秘書的潛能。要通過各種渠道了解院系行政秘書的工作信息，針對(duì)院系行政秘書的具體工作進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)。在此基礎(chǔ)上，要為院系行政秘書提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)及業(yè)務(wù)進(jìn)修機(jī)會(huì)，針對(duì)有意繼續(xù)深造的院系行政秘書，需要鼓勵(lì)其通過繼續(xù)教育向更高學(xué)歷沖刺。這樣可以充分調(diào)動(dòng)院系行政秘書的工作積極性與主觀能動(dòng)性，充分挖掘院系行政秘書的工作潛力，確保院系行政秘書工作效率與工作質(zhì)量的穩(wěn)固提升，為其指明良好的職業(yè)發(fā)展前景，拓展廣闊的職業(yè)發(fā)展空間，努力為高等教育事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

三、結(jié)語

總而言之，高等院校院系行政秘書是高校院系行政管理工作的重要力量。為了確保院系事務(wù)始終處于正常運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，要合理設(shè)定工作職能、顯著提升職業(yè)素養(yǎng)、選擇科學(xué)合理的工作方法、構(gòu)建和諧的人際關(guān)系、打造良好的外部環(huán)境。院系行政秘書需要具備良好的學(xué)習(xí)意識(shí)與學(xué)習(xí)能力，在具體的工作中積極反思和分析，根據(jù)具體情況進(jìn)行相關(guān)工作模式的優(yōu)化，確保工作的創(chuàng)新性、穩(wěn)定性和可靠性，為高等院校穩(wěn)定發(fā)展、健康發(fā)展貢獻(xiàn)自己的智慧與力量。

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Reflections on the Administrative Secretary Work of University Departments in the New Era

Zhao Meng

（Jiangsu Vocational College of Information Technology， Wuxi 214000， China）

Abstract： As is well known， the administrative secretary of a university department is the main guarantee for the administrative management of the department， and also an important assistance for the comprehensive execution of related tasks. It plays a role in connecting internal and external and connecting the past and the future in administrative management work. In the context of the new era， the administrative secretarial work of departments in higher education institutions mainly includes routine routine work， coordination and auxiliary work， and emergency work. In order to optimize the administrative secretarial work of departments in higher education institutions in the new era and further improve work efficiency， it is necessary to timely update work concepts， reasonably set work functions， increase job learning efforts， significantly improve professional literacy， choose scientific and reasonable methods， coordinate work tasks， scientifically carry out communication and coordination work， build harmonious interpersonal relationships， pay attention to reflecting humanistic care， and create a good external environment.

Key words： higher education institutions；departmentadministrativesecretary；job characteristics；practicalstrategies