殘聯業務檔案的規范化管理研究

劉麗芳

［摘 要］隨著社會的不斷進步與發展，有關部門對于殘疾人管理事業投入了更多的資金與資源，也對殘疾人管理工作提出了更高的要求。殘聯業務檔案作為殘疾人日常管理工作中最為基礎的材料，對于殘疾人員的康復、就業、扶貧、培訓、管理等方面具有重大作用，因此，建立完善的殘疾人保障制度應當從殘聯業務檔案的規范化管理入手。基于此，筆者就殘聯業務檔案的規范化管理展開研究與分析，對當前殘聯業務檔案管理存在問題以及優化策略展開討論，為殘聯部門完善基礎工作提供參考。

［關鍵詞］殘聯業務檔案；規范化管理；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.15.049

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）15-0162-04

0? ? ?引 言

本文對殘聯業務檔案管理工作進行研究。文章分為三個部分，第一個部分就殘聯業務檔案的重要功能進行分析，并就殘聯業務檔案的管理要求進行歸納總結；第二個部分就當前殘聯業務檔案管理方面存在的現實問題進行總結，并就這些問題可能導致的嚴重后果展開分析；第三個部分就殘聯業務檔案的規范化管理策略展開研究與討論，希望能為殘聯部門的基礎業務提供一定的幫助。

1? ? ?殘聯業務檔案的具體功能與管理要求

1.1? ?殘聯業務檔案的具體功能

殘聯業務檔案主要記錄兩個方面的內容：一方面是殘障人員的康復狀況、訓練狀況、就業狀況以及貧困幫扶政策的落實程度；另一方面是各項工作在各個時期的相關數據、資料和文件。殘聯業務檔案的具體功能之一是為殘聯部門的工作提供指導與依據。例如，殘聯業務檔案會對在某一執行政策下對工作的完成度、殘障人員的滿意度等進行記錄，通過分析與總結，可以對該政策的可行性與現實意義進行評估，為殘聯部門的政策執行以及未來的運營方向提供數據支撐與理論依據。此外，殘聯業務檔案對于落實各項助殘工作十分有利。例如，殘聯內部針對每一位殘障人員建立單獨的檔案，并對其致殘原因、殘疾狀況、生活是否存在貧困、訓練狀況以及就業狀況等進行記錄，并根據殘障人員的實際狀況對檔案內容進行更新，不僅有利于各項助殘、護殘政策的落實，還能夠為每一位殘障人員提供恰當的服務。

1.2? ?殘聯業務檔案的規范化管理要求

對殘聯業務檔案進行規范化管理的主要目的是提高幫扶工作、培訓工作以及康復工作等相關業務的實際效率，切實為每一位殘障人員提供幫助。當前殘聯業務檔案規范化管理要求如下：對殘聯業務檔案進行妥善保管與利用；及時對殘聯業務檔案進行記錄與更新；建立“整體—個體”模式的業務檔案管理機制，提高檔案管理的效率與科學性。殘聯業務檔案包括紙質檔案，需要對其采取防盜、防火、防水、防腐蝕、防塵、防霉變等多種防護措施，可以將其保管在特制的保險柜中，延長紙質檔案的保管年限。另外，各個殘障人員的致殘原因以及身體康復狀況不盡相同，定期走訪殘障人員，并對其個人檔案信息進行記錄與更新有利于殘聯與其他社會志愿組織幫扶措施的實行。除此之外，在大數據時代，可以利用計算機技術構建殘聯業務檔案管理信息化平臺，對每一份業務檔案進行管理，提高管理效率與業務開展效率。

2? ? ?當前殘聯業務檔案管理存在的問題

2.1? ?檔案管理人員專業素質不高

當前殘聯業務檔案管理存在的嚴重問題之一是檔案管理人員專業能力與綜合素養低下，無法妥善管理殘聯業務檔案。部分檔案管理人員缺乏檔案管理專業技能，在檔案管理過程中未能根據檔案內容、檔案日期等因素進行分類管理，導致殘聯業務檔案出現混亂，相關工作人員在調用紙質檔案時，需要耗費大量時間進行查找。此外，部分檔案管理人員綜合素養低下，工作態度不夠嚴謹負責，對于檔案分類與整理工作較為敷衍。例如，殘聯部門會定期探望殘障人員，對其身體狀況以及家庭貧困狀況進行調查，走訪結束，需要業務檔案管理人員對相應的殘障人員的檔案信息進行填寫或更新，部分業務檔案管理人員為減少檔案查找與整理的工作量，會集中對殘障人員的業務檔案信息進行填寫與更新，這就極有可能導致信息錯漏現象的產生，這對于殘聯業務與殘障人員都是極為不負責的。除此之外，根據殘聯工作對于紙質業務檔案的管理規范要求，檔案管理人員應當定期對紙質檔案進行防護處理，但部分檔案管理人員存在偷工現象，私自降低紙質檔案的養護處理頻率，對紙質業務檔案保護不力，導致部分紙質業務檔案出現受潮、受塵、受腐蝕等問題。

2.2? ?檔案管理手段較為落后

部分區域殘聯部門的檔案管理手段較為落后，甚至將紙質保管作為檔案管理的唯一形式，致使檔案管理工作效率低下以及殘障人員幫扶工作效率低下。紙質業務檔案容易受潮、受腐蝕、被蟲子啃噬，隨著時間的推移，會出現字跡模糊、紙質泛黃等現象，十分不利于保管。紙質業務檔案無法建立高效率的檢索機制，當需要對檔案信息進行更新時，只能建立新的表格內容，十分不利于業務檔案的整理與更新。部分殘聯部門雖然利用計算機信息系統對業務檔案進行管理，但是未建立穩定、高效的檢索機制，檢索條件單一且信息查詢效率低下，在同一時間段對檔案進行多次訪問時，可能會出現宕機現象，計算機信息管理系統亟待更新。

2.3? ?缺乏完善的檔案管理體系

當前不同地區的殘聯部門未就業務檔案管理建立統一且完善的管理規范，致使各個地區業務檔案內所收錄的信息項并不相同，當殘障人員易地搬遷或者外出時，會產生諸多不便。例如，不同地區的殘聯對于殘障人員的幫扶政策有所不同，當殘障人員的長期居住地出現變更時，其享受到的幫扶政策會有所不同，這會對殘障人員的實際生活狀況以及身體康復狀況產生直接影響，這與殘聯的創設理念是相違背的。由于殘聯部門對于業務檔案管理未設立統一的標準，部分地區的殘聯部門對于所有的檔案信息未經篩選都統一進行記錄，統一保存，導致業務檔案管理系統出現信息冗雜現象，不僅加重了檔案管理人員的業務負擔，還極有可能導致業務檔案出現混亂，影響調研工作與幫扶工作的開展與落實［1］。

3? ? ?殘聯業務檔案的規范化管理策略

3.1? ?對檔案管理人員進行培訓，提高管理人員的專業能力與核心素養

殘聯部門應當重視對檔案人員進行業務培訓，提高檔案管理人員的專業能力與核心素養。首先，對檔案管理人員進行檔案管理技術培訓。例如，對檔案人員開展信息檢索、檔案整理、檔案信息的記錄與更新、檔案信息搜集等方面的培訓，全面培養檔案管理人員的綜合能力。在對檔案管理人員進行信息檢索培訓過程中，可以將首字母檢索法、時間檢索法、關鍵詞檢索法等作為主要教學內容，并針對檔案管理人員的信息檢索效率進行訓練。其次，還應當對檔案管理人員就殘聯相關業務內容展開培訓，使其了解殘聯業務流程與殘障人員的實際困難。例如，殘聯部門在招聘檔案管理人員時，可以對其展開為期一周的業務培訓，由殘聯管理人員擔任培訓指導老師，為實習人員普及殘聯相關業務以及檔案管理規范。

殘聯部門還應當注重提高檔案管理人員的綜合素養，殘聯部門的全體工作人員應當將“全心全意服務與愛護殘障人員”作為職業信條，檔案管理人員也不例外。例如，殘聯部門在開展相關業務時，可以帶領檔案管理人員探望殘障人員，通過近距離接觸殘障人員，能夠切實了解到殘障人員的生活境況，從內心萌發對于殘障人員的愛護之情與責任感，在業務檔案整理與分類工作中會更加嚴謹負責。檔案管理人員還負責對檔案信息的記錄與更新，因此需要對“殘障等級”“致殘原因”“貧困狀況”“康復”以及“就業”等專業名詞的界定范圍充分了解，應當由殘聯部門鑒定人員對檔案管理人員進行培訓。在培訓期結束之后，應當對檔案管理實習人員的業務能力進行考核與鑒定，通過考核并滿足殘聯業務檔案管理工作要求的實習生可以獲得轉正資質。除此之外，殘聯部門在對檔案管理機制進行優化調整時，可以向檔案管理人員征求意見，通過讓檔案管理人員參與更高層次的檔案管理建設工作，提高其作為殘聯部門員工的歸屬感與責任感。

3.2? ?更新檔案管理手段，引進信息化管理技術

殘聯部門應當更新檔案管理手段，提高檔案的保存年限與信息檢索效率。殘聯部門應當豐富檔案管理方式，可以將計算機信息系統作為檔案管理的主要手段，將紙質保管作為輔助手段。例如，殘聯部門可以建立程序化業務檔案數據庫，系統內部設置兩個檔案條目，其中一號檔案條目用于記錄與管理殘障人員的相關信息，檔案信息項包括殘障人員的姓名、年齡、致殘原因、殘疾等級、康復狀況、就業狀況以及家庭貧困狀況等，該條目下的檔案以“1”作為編號開頭數字；二號檔案條目用于記錄與管理殘聯政策的執行進度以及有效性，檔案信息項包括政策條目、政策執行有效日期、政策受惠人員名單、支出明細等內容，該條目下的檔案以“2”作為編號開頭數字［2］。

同時，還應當建立業務檔案管理系統，并將其與檔案數據庫聯通，利用計算機對檔案信息進行檢索、填寫與更新。殘聯部門可以向軟件公司定制專門的業務檔案管理系統，系統應當具備對檔案信息進行增刪改查、頁面訪問、信息鎖定等功能，可以采用多種檢索算法提高信息查詢的效率，如采用關鍵字檢索、首字母檢索、時間段檢索以及殘疾等級檢索等。為保障業務檔案的信息安全，應當根據檔案管理員的級別進行授權管理，對于普通檔案管理員應當予以信息查詢與頁面訪問的權限；對于高級檔案管理員應當予以信息填寫與修改的權限，且每一次信息填寫與修改都需要生成動態密鑰，提高殘聯業務檔案信息的網絡安全性。

殘障人員的親屬應當攜帶相關證明到殘聯部門進行建檔，由工作人員對相關信息核實之后建立檔案，對殘障人員的相關信息進行登記。

3.3? ?建立完善的檔案管理體系，加強對檔案的保護與利用

殘聯部門還應當對檔案管理體系進行完善，加強檔案的保護與利用，切實解決殘障人員的生活困難與就業困難［3］。例如，全國殘聯部門應當建立較為統一的檔案記錄與管理規范，對業務檔案所要記錄的信息項以及檔案格式進行統一，解決殘障人員常居地變更帶來的困難。全國殘聯部門可以采用統一的業務檔案管理系統，并對其進行聯網操作。例如，可以對各個地區殘聯部門的業務檔案管理系統進行升級，將檔案管理機制調整為雙層管理機制，其中上層管理機制面向全國的殘聯部門，對殘障人員的相關信息以及幫扶政策的落實進行記錄與管理；下層管理機制面向區域性殘聯檔案管理工作，對當地所實行的幫扶政策進行記錄，對殘障人員的康復狀況以及就業狀況進行記錄與更新。

殘聯業務信息的準確性對于殘聯工作的開展以及具體政策的落實影響較大，因此，應當及時對殘障人員的相關信息進行更新。信息更新方式有兩種：殘障人員親屬攜帶相關證明到當地殘聯部門進行更新；殘聯部門對殘障人員進行探望，對其康復狀況、生活困難狀況以及就業狀況進行實地考察，根據考察結果對業務檔案信息進行更新。為了給殘障人員提供生活與就業上的幫助，殘聯部門可以將部分信息與其他部門或機構共享。例如，可以將殘疾鑒定信息與鐵路售票部門和景區售票部門共享，為殘障人員提供購票優惠與其他優待服務。除此之外，部分殘障人員存在康復的可能性，應當建立完善康復檔案管理體系，對相關工作進行落實，有利于為殘障人員提供針對性幫助。例如，殘聯部門可以和醫院建立康復檔案管理平臺，對殘疾人士的診斷狀況、治療狀況和恢復狀況等信息進行緊密追蹤，并根據相關信息對殘障人員采取不同等級的幫扶政策，合理調配公共資源。

4? ? ?結束語

殘聯業務檔案對于殘疾人員的管理、康復、訓練、就業安排以及貧困幫扶等方面具有重大作用，規范化的殘聯業務管理能夠有效提高上述工作的效率，切實為殘障人員解決醫治、復健與就業等方面的問題。在殘聯業務檔案規范化管理研究過程中，應當立足于檔案管理現存的實際問題，注重提高檔案管理人員的綜合素養與專業能力，更新檔案管理手段，利用計算機技術構建信息化檔案管理系統。除此之外，還應當建立完善的殘聯業務檔案管理體系，對檔案進行有效保護與利用。

主要參考文獻

［1］劉悅.新形勢下公立醫院干部人事檔案規范化管理對策研究［J］.品牌研究，2021（15）：117-119.

［2］李芳玲，尹達.科技計劃項目管理檔案規范化管理的措施研究：以淮安市為例［J］.蘭臺世界，2021（12）：102-106.

［3］李姍姍.新時期推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的研究［J］.蘭臺內外，2021（21）：150-151.

［收稿日期］2023-04-07