信息時代職業院校檔案信息化管理模式的探討

陳垚

［摘 要］信息時代，辦學模式多樣化、多元化的職業教育不可避免地受到信息技術的影響。為職業院校提升教學水平和科研質量服務的檔案管理工作，是職業院校日常管理工作中不可或缺的一部分，教學模式中信息技術的滲透使得檔案管理由傳統的紙質化管理模式向信息化管理模式轉變。本文就信息時代職業院校檔案信息化管理模式的優勢以及實現方式等方面展開探討。

［關鍵詞］職業院校；檔案信息化管理模式；檔案管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.15.050

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）15-0165-04

0? ? ?引 言

隨著科學技術的飛速進步和社會經濟的穩步發展，信息化的浪潮席卷了各行各業，相較其他類型的學校，教學內容更為靈活多樣的職業院校受到的信息技術的沖擊更加猛烈。在職業院校的教學活動中產生大量電子文件，文件資料的更新速度也越來越快，這令傳統的檔案管理模式疲于招架，幾乎陷入混亂，無法滿足學校師生對于精準全面歸檔和快捷方便查檔的需求。信息時代，信息化、數字化、智能化、多元化的檔案信息化管理模式優越性日益凸顯。職業院校為了實現長遠的發展以及更好地為社會精準輸送各類技術型人才，應該盡快彌補檔案管理方面的短板，將檔案信息化管理模式早日運用到檔案管理中，全面提升辦學育人的水平。

1? ? ?檔案信息化管理模式的概念

檔案信息化是指在國家行政管理部門的總體規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術改造傳統檔案業務，對檔案信息資源進行數字化管理和利用，最大限度地滿足社會檔案需求的過程。

職業院校的檔案信息化就是從以管理檔案實體為重心向以管理檔案信息為重心轉變的過程。具體而言，就是將學校傳統的紙質檔案加工成數字檔案形式存儲在學校的檔案管理系統中，在系統中與其他電子文件進行優化重組并建立信息之間的關聯性，同時通過局域網、互聯網、政務網進行檢索、查閱、傳輸電子檔案，從而為學校提供更加智能化的檔案服務。

檔案信息化是總綱，是檔案數字化和網絡化的綜合，檔案數字化和網絡化是檔案信息化的核心元素和重要內容［1］。職業院校首先需要選購一款功能較為完善的檔案管理系統，或者由專門的軟件開發公司根據學校檔案的保管需求及現狀量身定制一款最優的檔案管理系統，然后將以紙質、磁性載體等為媒介存儲的檔案信息利用數字技術轉換成該系統可以識別的計算機數字語言，即將檔案信息數字化處理，這是實現檔案信息化的前提，是一項十分重要的基礎性工作。在此基礎上，將該檔案系統與網絡對接，設置好開放權限后，讓“沉寂”的檔案信息搭載上“網絡快車”，打破時空的壁壘，以電子文件形式隨時去往需求人處。

2? ? ?職業院校實施檔案信息化管理模式的必要性

檔案管理作為職業院校不可忽略的日常管理工作之一，應當最大限度地為提升學校教學質量和現代化管理水平而服務。如果能夠充分開發這項工作的潛能，讓檔案管理工作開展的時間節點由學校現行工作完結后提前到與現行工作同步進行并實時反饋到現行工作中，這無疑更有利于增強職業院校的競爭力。

職業院?，F已廣泛應用信息技術，如智能黑板、智能組卷的題庫系統、線上教學系統、線上考試系統、人臉識別進校系統、人臉識別支付系統等。全校上下團結一致，借助科技的力量，向著建立智慧校園的目標而奮斗。如果保管學校重要資料的檔案部門還停留在效率低下的人工管理階段，不僅不能助力職業院校的現代化建設，甚至會拖累其進程。為此，職業院校急需將檔案信息化管理工作提上日程。檔案信息化管理模式具有以下獨特的優勢。

2.1? ?檔案信息化管理模式能更好地釋放學校檔案管理工作的潛能

檔案信息化管理模式能憑借計算機檔案管理系統和互聯網的優勢，通過檢索功能快速全面地查找到所需檔案信息，從而大大提高檔案利用的效率。學校檔案管理的目的除了保管學校“珍貴記憶”，最重要的是要發揮檔案的使用價值，讓檔案工作以人為本，以為廣大師生以及社會人員提供更便捷更優質的服務為出發點和落腳點。因此，職業院校的檔案管理工作必須轉變工作理念，與時俱進，采用檔案信息化管理模式，摒棄“重館藏輕利用”的落后思想，更加重視學校檔案的使用效率，提升檔案開發利用能力。

2.2? ?檔案信息化管理模式能解決職業院校檔案數量繁多、類型多樣、管理困難的問題

首先，隨著職業院校不斷地發展，產生的檔案數量越來越多，單單學生的學籍檔案，就數目眾多，諸如：新生錄檢表、新生名冊、學籍卡、成績單、學生學籍變更、學生獎懲、畢業生登記表等［2］。如果繼續采用傳統的紙質歸檔模式，立卷、歸檔、整理、編目等都需要手工完成，這種傳統管理模式不但工作量大，而且由于環節眾多，出錯率也高，這不僅不利于檔案的快速處理，還會影響檔案的準確性。在查檔過程中，這種模式只能利用人工查找檔案目錄再按照檔案目錄提供的信息找到所需材料，耗時長，工作效率低下。其次，由于信息技術的發展，在職業院校日益豐富的辦學活動中還會產生很多音頻、視頻等電子文件，而傳統的檔案管理模式面對大量的紙質文件已經捉襟見肘，再加上傳統模式本就側重于處理以紙質為載體的檔案信息，對于要保管一些新型載體的電子文件往往力不從心，因而無法規范地收集齊全所有電子文件，進而影響檔案的完整性。而且，即便收集齊全了，由于紙質檔案和新型載體檔案的保管條件不同，往往是分開保存的，導致查檔工序煩瑣、效率低下。另外，學校一項活動的開展往往會涉及多個部門，檔案的收集過程會比較長，很難把握歸檔的節點，有時歸檔完成后還會有新產生的文件需要補充進去，又需一番繁雜的操作。

采用檔案信息化管理模式能改善以上檔案管理困難的現狀。首先，利用由計算機技術開發的功能完善的檔案管理系統歸檔各類電子文件信息，由于該系統能夠實現文檔一體化管理、同步文件起草和文件歸檔，就解決了傳統管理模式何時歸檔的節點問題。其次，利用先進的掃描設備再配合專業的管理軟件，將紙質文檔轉化為更易儲存的電子文檔傳輸到檔案管理系統中，就能實現虛擬歸檔，簡化了紙質檔案的歸檔手續，同時還推動了“無紙化”辦公的進程［3］。最后，借助數據庫和互聯網的優勢，檔案信息能夠即時生成、時時檢索、動態維護更新。

2.3? ?檔案信息化管理模式有利于檔案信息的長久保管

傳統的檔案管理模式，為了延長檔案載體的壽命，對檔案庫房的要求很高，但是即便庫房的溫度、濕度都達到了檔案保管要求，所有載體也終有“壽終正寢”的一天，而且電子文件對于生成技術環境具有依賴性，需要相應的讀取設備，在計算機技術發展日新月異的今天，電子設備更新換代的速度很快，這些電子文件信息的技術生命隨時可能走到盡頭。此外，查檔時對案卷的頻繁翻動或者對光盤等載體的反復讀取也會使載體受損，加速檔案信息生命的終結。

檔案信息化管理模式將檔案信息都轉換成數字形式保管在檔案管理系統中，只要做好系統的升級更新、數據庫的動態維護及數據容災備份工作，就能無限地延長檔案信息生命，并且查檔時，只需在計算機客戶端提供電子文件，一些珍貴的紙質檔案就可以避免頻繁翻閱造成損壞。

3? ? ?職業院校檔案信息化管理模式的實現方式

職業院校傳統的檔案管理模式已不適應信息時代的發展要求，建立檔案信息化管理模式刻不容緩。要想實現檔案信息化管理，必須做好以下幾個方面的工作。

3.1? ?完善職業院校檔案信息化的基礎設施建設

“工欲善其事，必先利其器”，基礎設施是否完備直接影響到檔案信息化管理能否高效開展。為此，職業院校首先要獲得財政支持，引進檔案信息化所需的各類軟硬件設備。一方面，學校需要配置信息化處理設備，如數據處理能力較強的計算機、服務器、存儲設施、掃描儀以及具備備份數據庫還原功能的檔案管理系統等，保障檔案管理信息化工作高效進行。另一方面，學校需要建立和完善檔案管理網絡系統，靈活運用云計算、大數據等信息技術構建檔案信息化管理的云端平臺。此外，在資金允許的情況下，還可以建立智能化電子查檔室，師生可以根據各自的賬號權限自主查閱權限范圍內的電子檔案。

這些軟硬件設備可以成套引進已經開發完備的，也可以由軟件開發公司根據學校檔案館藏的實際情況和今后檔案信息化的需求單獨定制。引進的設備還需要真正投入到檔案管理的工作中，而不是束之高閣，并且檔案管理員在日常使用中需要愛惜這些設備，按照正確的操作方式使用以延長設備的使用壽命，還需要配備專人進行定期維護。

考慮到在互聯網環境下，檔案數據可能面臨黑客的攻擊、網絡病毒的侵害、內部網絡非授權訪問、互聯網接入資源的濫用等安全問題而造成檔案數據被惡意篡改和泄密，職業院校在檔案信息化管理中可采用區塊鏈技術和非對稱加密技術。區塊鏈技術的去中心化、開放性、獨立性、安全性和匿名性等特點使得區塊鏈上的數據無法被篡改，它在共識機制、可信時間戳以及非對稱加密等方面具有的手段和優勢，能夠較好解決數據真實和數據信任的問題，從而保障電子檔案的完整性和泄密問題［4］。區塊鏈非對稱加密技術指的是加密算法需要兩個密鑰，公開密鑰（public key）和私有密鑰（private key）。公開密鑰與私有密鑰必須配套使用［5］。公鑰在檔案數據傳輸過程中對數據進行加密傳送，接收方用對應的私鑰對數據進行解密，并通過數字簽名認證識別檔案數據，這樣即便數據被攔截到也是加密的，確保了數據傳輸的安全性。

3.2? ?數字化處理職業院校館藏檔案

檔案信息化管理系統要發揮強大的檢索功能，必然要有檔案信息的支持，而且為了保證系統中歸檔的檔案信息的連續性，需要將以往的館藏檔案進行數字化處理?？紤]到經費、人力、物力的限制，將館藏檔案全部數字化是不現實的，所以，在數字化前首先應當對職業院校館藏檔案進行鑒定，從檔案使用價值、檔案利用率、檔案保存年代等角度，界定數字化加工的范圍［6］。

在對館藏檔案的數字化加工過程中，還需要注意以下幾點：第一，規范數字化存檔格式。在學校檔案管理系統支持的格式中，綜合考慮檔案的保真度、安全性、交流性、共享性、存儲容量等，選擇最合適的文件格式，最重要的一點是該格式應具備兼容性，以便與各級檔案系統和學校的人事系統等對接。第二，科學準確地錄入機讀條目、命名文件檔號，以免“張冠李戴”，后期出現檢索錯誤。第三，選擇專業可靠的數字化加工公司。職業院校一般配備的檔案管理人員較少，而館藏檔案數字化的工程量較大，可將此項工作外包給專業的團隊，由館內人員進行實時監督校驗。

3.3? ?加強職業院校檔案管理人才隊伍建設

檔案信息化管理模式的運行離不開學校領導對檔案管理工作的重視和學校檔案管理人員專業的業務能力。為了早日實現檔案信息化管理，職業院校急需打造一支熱愛檔案事業、思維創新、熟悉計算機技術、服務意識強的專業隊伍。

首先，學校要引進有檔案信息化經驗的專業人才來主導檔案管理工作，或者派遣學校的檔案管理人員去檔案信息化管理模式比較成熟的同類院校或者企業中去學習經驗，考核最優者主持學校檔案信息化工作。其次，要加強學校全體檔案管理人員的培訓，使人員除掌握傳統檔案管理技能外，還要熟悉現代化、網絡化的檔案管理技術，增強檔案信息化專業知識。信息時代、檔案管理工作還會涉及統計學、計算機、傳播學等方面的知識，因此還要鼓勵檔案管理人員多涉獵相關知識，以便解決檔案管理系統運行中遇到的一些問題。在此方面，職業院?？梢远ㄆ谄刚埥涷炟S富的檔案信息化從業人員或者檔案學、計算機、統計學等學科的專家到校進行理論宣講和實際操作指導，答疑解惑。最后，學校要建立一套科學合理的適用于檔案部門的人才考評機制，既要定崗定責、責任到人，讓檔案管理嚴格按照規范辦事，又要具有給予晉升機會等獎勵機制，讓檔案管理這份工作得到充分的尊重。最重要的是，檔案管理人員急需轉變思想，由管理者向服務者轉變，站在檔案需求者的角度，設身處地地思考如何更好地提供服務。

3.4? ?建立健全檔案信息化管理制度

檔案信息化管理模式是打破傳統、技術革新、彰顯科學管理理念的標準化、現代化的管理摸式，傳統的管理模式中的規章制度已不適用，學校必須建立新的檔案管理制度并嚴格遵照實施，以保障檔案信息化工作的順利進行。首先，依照國家出臺的檔案法規完善學校的檔案管理制度，2020年國家新修訂的《檔案法》增加了檔案信息化建設專章，正好可以給予學校檔案信息化建設方面的幫助。其次，學校要對檔案收集、保管、統計、利用、編研以及檔案管理系統和網絡的維護等各個環節建立標準化的操作流程，尤其要重視建立保障檔案信息的安全性和保密性的制度，嚴格把控廣大師生的查檔權限，實時維護網絡安全，定期備份檔案數據庫，重要檔案實行三套備份制，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。

4? ? ?總 結

綜上所述，檔案信息化管理模式是信息時代檔案管理工作發展的必然要求，職業院校要全面提升對檔案管理工作的重視程度，在信息化的浪潮中，勇于抓住機遇，積極促進檔案管理工作模式的革新，使得檔案管理工作能充分發揮作用和價值，為職業院校的教育教學工作服務。當然，檔案信息化的實現不是一蹴而就的，勢必會遇到很多困難，但是只要學校能夠群策群力、堅定信念，一定可以早日實現檔案信息化管理，開創職業院校辦學發展的嶄新局面。

主要參考文獻

［1］馮錦青.檔案信息化、數字化和網絡化三者之間的關系［J］.辦公室業務，2016（13）：44.

［2］李敏.高職院校學籍檔案管理的現實困境與提升策略［J］.黑龍江檔案，2022（1）：81-83.

［3］趙德燕.試論職業學校檔案管理存在的問題及對策［J］.辦公室業務，2018（24）：146.

［4］白茹花.互聯網環境下高校學籍電子檔案數據安全研究［J］.檔案天地，2021（10）：59-61.

［5］趙憲武，鄧宇璐，尹寧.會計師事務所審計檔案電子化方式探究［J］.中國注冊會計師，2021（4）：84-86.

［6］朱麗梅，張娟娟，袁曉鳳.紙質檔案數字化過程中若干細節問題思考［J］.蘭臺世界，2009（14）：19-20.

［收稿日期］2023-03-27