“互聯網+”背景下事業單位檔案信息化管理分析

［摘 要］事業單位在我國公共事業管理與服務中有著重要的地位，作為事業單位發展管理的一個主要構成部分，檔案管理為順利開展與提供各項公共事務、服務奠定了堅實基礎。互聯網時代背景下，事業單位檔案管理要順應大環境依托信息技術創新管理模式。近些年來我國相繼頒布了諸多針對檔案事業發展要求的文件，《檔案信息系統運行維護規范》《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》等，這些內容都為檔案信息化管理改革指明了方向。但就現階段事業單位檔案管理情況而言，在信息化管理模式改革進程中存在很多有待優化解決的問題。

［關鍵詞］互聯網時代；事業單位；檔案管理；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.15.051

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）15-0169-04

0? ? ?引 言

對事業單位而言，檔案管理工作是保證其有序、高效、協調運行各項業務的重要基礎，有著積極推動事業單位發展的重要意義。可當前事業單位檔案管理工作存在諸多有待優化的問題，檔案管理人員綜合素質不高、檔案管理建設投入不足、檔案服務效率不高等，對事業單位的有效發展造成了很大的制約［1］。所以，進入“互聯網+”時代后的事業單位有必要跟隨形勢發展，結合工作開展需求，創新改革檔案管理模式。如何在“互聯網+”背景下加強檔案信息資源開發和利用，推動事業單位健康發展，讓公共管理與服務切實滿足社會發展需要，已經成為當前事業單位發展亟待思考和解決的一個問題。信息化建設與改革已經融入社會生產多個領域中，成為提升工作質量和效率的重要手段，事業單位檔案管理也需要通過信息化建設來解決當前管理工作中的問題，提升檔案管理質量。

1? ? “互聯網+”背景下事業單位檔案管理信息化建設的重要意義

在全新的經濟形態下，事業單位對公共服務和管理方面的積極推動作用越來越明顯，隨著公共服務與管理工作的發展，在各事業單位內部形成了大量檔案資料，資料內容涉及面廣且資料形式復雜多樣。互聯網時代，借助信息技術開展檔案管理已成為事業單位檔案管理工作改革的主要方向和全新趨勢。就管理過程而言，事業單位檔案實現信息化管理具有以下重要意義。

1.1? ?提升事業單位業務開展效率

檔案管理資料涵蓋了公共服務與管理各項事務以及事業單位的發展歷史，單位負責人和關鍵決策者通過查閱檔案資料就能對單位基本情況有科學全面的了解，并以此為基礎合理制訂后續工作開展計劃。相比傳統檔案管理模式，信息化管理模式可根據具體指令快速調取目標資料，滿足使用者查閱需求，從而促進事業單位各項工作有序、高效開展。建設檔案信息化管理體系有效推動了事業單位檔案管理向網絡化、自動化管理方向發展，創造了前所未有的檔案管理與查閱模式，從而更好地滿足新時代背景下事業單位管理需求。

1.2? ?促進事業單位改革進一步深化

基于“互聯網+檔案管理”的信息管理機制，事業單位在業務開展過程中可有效節約資源，同時使整個管理過程具有錯誤率低、效率高的特點。另外，在新時代社會各界提出政務信息公開、財政信息公開等要求的背景下，依托于計算機系統的檔案管理可基于科學民主的管理制度有序地公開相關信息。

1.3? ?促進事業單位整體職能發揮充分

相比于傳統檔案管理模式，“互聯網+檔案管理”信息化運作模式能夠直接將企業檔案管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，從而明顯提升職能工作部門工作效率。與此同時，高效率的檔案管理，以及高準確度檔案信息的提供，在很大程度上為事業單位整體職能的發揮創造了有利條件，使事業單位在社會公共管理和服務中的價值得以充分體現。

2? ? ?事業單位檔案信息化建設現狀分析

2.1? ?信息化管理建設理念落后

動態化的變革與持續更新已經成為現代社會發展的主旋律，進入互聯網時代的事業單位在檔案管理改革上也要緊跟時代步伐，從管理理念更新開始，引領變革措施落實，因為思想理念是一切行動的主導。現階段事業單位檔案信息化建設中普遍存在的問題就是缺乏先進的理念指導，所以難以在實踐層面取得實質性的進展，缺乏與信息化時代接軌的改革理念，自然就實現不了管理水平的提升。大部分事業單位領導層和檔案管理負責人理念相對滯后，不夠重視檔案工作對公共管理與服務的重要價值，意識不到管理模式信息化發展的意義，所以連檔案管理模式改革所需的基本條件也未著手計劃，歸根結底就是信息化管理建設理念落后。

2.2? ?信息化管理建設缺乏統一規范與標準

事業單位中存儲的檔案資料歷經多年積累數目龐大，檔案管理信息化建設所對應的標準和規范有一定的復雜性，加之信息技術處于動態發展過程中，那么客觀上就無法絕對保證事業單位檔案管理信息化建設可在通行技術標準上實現橫向兼容，同時還要縱向考慮信息技術的發展空間，因此缺乏統一、兼容的規范與標準也是當前事業單位檔案信息化管理建設中的一個問題。

2.3? ?事業單位檔案管理人員素質有待提升

在推進事業單位檔案信息化管理建設的過程中，工作效率和工作質量的提升都離不開專業人才力量的支撐。現階段，事業單位負責檔案管理的工作人員普遍存在綜合素質不高的問題。從檔案管理人員結構上來說，有部分職工是因為即將退休而被臨時分配到檔案管理崗位上，另有部分職工是因為自身能力不足以勝任關鍵崗位工作，所以被安排到以人工操作方式為主的紙質數據轉電子數據的工作崗位上。但隨著互聯網時代的到來，檔案信息化管理模式建設對崗位負責人員的能力與素質都提出更高的要求，而相關人員信息化專業技術和素養的缺乏就成了檔案信息化管理建設的一大阻礙。

3? ? ?“互聯網+”背景下事業單位檔案管理信息化建設策略

3.1? ?更新管理理念并深化對檔案管理信息化建設的認識

進入互聯網時代后，各類信息技術愈加深入且廣泛地應用到人們生活與生產的方方面面，大大提升了各項工作的便利性。檔案管理信息化建設工作要不斷更新觀念，以積極適應社會發展形勢的態度，把計算機技術和相關管理系統引入檔案建設中，提升管理工作效率，把檔案管理工作推上一個新的發展階段。事業單位有必要通過強化宣傳工作來更新、改變人們對檔案管理工作的態度，帶領相關工作人員抓牢電子信息技術發展這一契機，將“檔案即信息，信息即資源”的管理觀念深入人心，從而順利開展系統化的檔案管理信息化建設工作［2］。與此同時，要構建同步于事業單位檔案信息化建設的管理制度，圍繞事業單位各項業務開展和服務提供的需求，加強對檔案管理從信息生成、整理歸檔到存儲提取的全流程監管，以信息技術為依托有效整合資源，提升檔案管理水平。

3.2? ?加強對聲像類檔案資料的收集與管理

事業單位公共服務與管理業務中的聲像檔案資料具有非常重要的價值，聲像檔案信息的載體類別有很多，比如照片、錄音帶、影片、唱片、錄像帶等，面對這些載體各不相同的檔案資料，相關人員在信息收集、存儲和管理使用過程中，需要注意以下幾點：第一，聲像類檔案相比于紙質載體資料所凸顯的特性，就是在信息展示上更為直觀、形象且生動，能帶給人更具真實性的感受以及強烈的時空感，是對檔案內容本身的一種準確記錄。第二，要針對聲像類檔案準備專用的管理庫房與用具，特別是控制好聲像檔案庫房內部的濕度和溫度，在條件允許的情況下一次性配置好防火、防蟲、防塵、防曬等各類設備。第三，在使用聲像類檔案的過程中，要重視對檔案載體的保護，每一次調取使用都要嚴格按照既定順序和形式對其復位，謹遵事業單位檔案信息系統運行維護規范中的要求。

3.3? ?加大對檔案管理信息化建設的技術設備投入

在事業單位推進檔案管理信息化建設的過程中，需要持續性地投入相關設備，提供有力的平臺支撐助力檔案管理改革。首先，事業單位可設立一個專用于檔案信息管理基礎設施建設的資金，根據建設進度逐一配置掃描儀、計算機等軟硬件設備。其次，事業單位可依托于統一的信息化管理系統構建一個數據庫，為干部職工處理跨地區、跨單位業務提供便利的檔案服務，用高效的信息化管理讓工作人員獲得優質的檔案數據提取服務［3］。再次，提升紙質檔案向電子檔案轉化的速度，在制訂明確計劃的前提下有序按時地轉化檔案載體。最后，要保持對電子檔案管理安全性的高度重視，在干擾因素繁多的復雜網絡環境下，有必要引進先進的數字加密或數字水印技術來保護檔案信息的完整性，加強訪問權限管理，盡可能攔截非法操作，同時相關管理人員要保持良好的定期備份習慣，以備不時之需。

3.4? ?提升事業單位檔案管理人員信息化素養

所有建設工作的推進都要通過人去執行，而執行者的能力、素質與建設工作的效果有著緊密的聯系，事業單位檔案管理信息化建設必然需要管理人員信息化素養提升這一基礎條件。首先，需要針對人員再教育構建一個完善的培訓考核機制，在時間上有計劃、在內容上有梯度地對檔案管理人員展開信息技能培訓，并配合適當的宣傳工作來增強檔案管理人員的信息化工作意識，同時從思想意識和技術素養兩個層面對管理人員加以培訓［4］。其次，事業單位要有針對性地培養復合型檔案管理人才，一方面，讓其擁有高效完成檔案信息化管理工作任務的能力，能夠通過信息化平臺的搭建完成資料更新與目錄編制，為提升檔案信息查詢提取的效率和準確性做好準備工作；另一方面，強化其溝通協調能力，提升其服務意識，以便全方位地收集、整理每個部門的檔案信息資料。

3.5? ?以提升利用率為目的完善檔案信息數據庫

事業單位要在建立正確的互聯網時代觀念和信息化檔案管理理念的基礎上，有效整合互聯網的技術優勢和檔案管理服務需求，搭建一個完整便利的檔案信息管理平臺，在做好相關軟硬件建設的條件下完成各類資源整合，實現完整的組織框架搭建。檔案管理信息化建設所有工作的開展都要以數據庫建立為中心展開，并做到數據庫資料的及時更新來支撐檔案管理信息化建設目標的實現。另外還要根據服務需求和輕重緩急，有序地將紙質資料轉化為電子形式融入信息化系統中，只需要檔案管理人員對其進行類別劃分，然后開設對應的服務窗口，從而為檔案信息價值的發揮提供便捷使用渠道［5］。比如，在處理對外貿易合作事務中，可通過互聯網的遠程對外貿易合作方式，在電子政府網絡平臺上，有效整合我國對外貿易合作信息與政府信息，一方面豐富資源庫數據，另一方面實現電子檔案與對外貿易數據庫的共享互通。這樣一來，不但能夠提升對外貿易中心數據庫的活躍性，還能進一步深挖相關檔案信息豐富數據庫資源，大力推動信息化檔案管理模式運行。

3.6? ?提高對檔案信息安全管理的重視程度

高效高質量應用檔案信息的前提條件是做好安全管理。首先，要從數據存儲形式方面來提升實際管理的安全系數。就目前應用情況來說，檔案信息化存儲管理最常見的兩種基本形式一是基于虛擬現實技術的檔案信息備份，二是基于Hadoop的海量分布式文件存儲系統，在具體的存儲管理環節中，需要系統性地把握其體積、形式和規格，以此來充分發揮檔案數據的使用價值。其次，要從抵御外來破壞的角度，通過強化局域網建設來降低黑客、病毒的影響，所以事業單位有必要限定網頁在IP范圍內的訪問，以此來有效保護檔案信息［6］。同時，不可忽視防火墻技術對抵御網絡系統外來風險的作用，檔案管理技術人員要根據實際情況適當引入信息加密、入侵檢測、系統掃描等技術來有效防范外部風險。針對檔案信息訪問權限的管理，也需要結合加密技術與系統角色劃分來進行訪問限制，將數據錄入、管理員、查詢者等作為檔案信息系統用戶的類別，分別設置不同的訪問權限，每個類別對應不同的限制條件，從而提升檔案信息管理的安全性。

4? ? ?結束語

總而言之，信息化改革創新是互聯網時代各行各業發展的一個必然趨勢，也是事業單位檔案管理模式改革的一個方向。推動檔案管理信息化建設對事業單位各項業務工作開展與社會服務的提供有非常重要的促進作用。依托于信息技術的檔案管理模式，將互聯網的技術優勢與事業單位檔案資源整合在一起，通過網絡、系統和相關設備的應用，讓檔案信息變得安全、完整，讓檔案管理變得高效、安全、精準，這是檔案管理工作上的一大轉折與突破。事業單位檔案管理信息化建設要依托于嚴格的管理制度和規范來保障數據信息的安全性，提升數據服務的便利性，用全新的服務模式來滿足新時代社會公共服務的需求。

主要參考文獻

［1］姜玉潔.論互聯網+背景下行政事業單位檔案管理信息化建設［J］.人力資源，2020（2）：77.

［2］王威.事業單位檔案信息化建設之我見［J］.黑龍江檔案，2022（2）：216-218.

［3］馮麗麗.事業單位人事檔案信息化建設問題與路徑分析［J］.中小企業管理與科技，2022（6）：37-39.

［4］籍婷婷.事業單位實現檔案數字化管理的要點分析［J］.人文之友，2021（23）：289-290.

［5］王璐.網絡時代事業單位文書檔案管理信息化探究［J］.中國寬帶，2022，18（9）：155-157.

［6］喬立銘.論事業單位人事檔案的信息化、規范化、標準化管理［J］.辦公室業務，2022（6）：157-158.

［收稿日期］2023-03-18

［作者簡介］趙景林（1989— ），男，陜西榆林人，工程師，主要研究方向：創新管理。