辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化研究

文/浙江省錢塘江流域中心 唐方瑛

為了順應行政事業單位現代化改革的步伐，推動事業單位的協調發展，需要提升兩者的一體化程度。本文通過對目前辦公室文秘工作和檔案管理工作的一體化現狀進行分析，進一步探究兩者一體化的升級路徑，從而建立科學的現代化的一體化管理系統，提升行政事業單位內部工作銜接的流暢度，實現兩者的互補與依存。

現在大多單位文秘工作主要是基于單位內部OA處理平臺或辦公業務管理系統，主要負責大量的文書管理工作，為單位領導的決策提供經驗依據。但目前文案工作由于人力的精力與時間有限，容易導致檔案管理的進度緩慢，從而影響后續檔案管理工作的正常開展。檔案資料的無序也會導致領導的決策出現失誤，需要提升辦公室文秘對于檔案管理重要性的認識。因此，在文獻綜合研究法的基礎上，能夠對文秘工作和檔案管理工作的一體化過程有整體性的認識。

一、文秘工作和檔案管理工作一體化的重要性

行政事業單位的發展離不開對各個部門的協調和管理，辦公室文秘主要是協調決策部門與執行部門的意見，將收集的信息匯總為文書和日常的工作文件，為單位領導的決策工作提供理論依據，從而提升文秘服務領導決策的有效性。在全面推進行政事業單位工作發展的目標中，單位的發展主要是基于以往工作中的協調依據對相關文件資料進行收集和管理。檔案資料的作用就是記錄單位的發展與管理情況，從而促進單位事業更加穩健的發展。這些資料在分類之后要進行進一步的整合、整理，從而提升決策人員的決策依據可靠性，減少決策失誤。與此同時，文秘工作作為檔案資料的重要工作基礎，負責文件資料的起草、擬定和印發，收集各項活動的信息，記錄單位的各項會議內容，輔助整理各類文件資料等，在部門協調和領導決策過程中發揮著重要作用。[1]辦公室文秘是文檔資料的主要收集者和初步整理者，因此，面對文秘專業水平參差不齊和涉及面廣的特點，亟須建立統一的培訓體系，提升文秘的職業素養，從而為單位提供全面有效的服務。

物質基礎決定上層建筑。21 世紀以來，我國的社會生產力開始不斷提升，在社會經濟迅速發展的過程中，科學技術與單位發展各個環節的融合也越加緊密。隨著行政事業單位的不斷發展，單位對于科學技術對各個部門融合的有效性要求越來越高。隨著信息化進程的不斷加速，對檔案信息的現代化管理有了更高遠要求，這為我國今后檔案管理工作明確了新的思考方向。

新興科學技術包括大數據、互聯網、物聯網、區塊鏈等。從傳統意義上來看，以往事業單位檔案管理的精力都放在檔案的管理和整理上，對于檔案內容的編研和分析欠缺。隨著信息化技術在檔案管理中的應用，構建智能化、信息化的檔案管理體系成為領導重視的重要工作。由于智能化、信息化的檔案管理應用，系統能夠幫助快速了解單位發展的現狀和歷史，了解完善事業單位溝通管理機制，單位會在不同的管理環節引入一部分技術（如圖檔管理系統）提升檔案工作的效率和質量，幫助單位在競爭中擁有更大的優勢。近年來，很多行政事業單位多注重文秘工作的效果，忽視了對于檔案管理進度的追蹤和分類整理的成果。同時，由于不同的文秘對于單位檔案整理和分類的標準不同，導致不同階段的檔案難以整合，影響檔案整理的進度和有效性，因此，文秘工作和檔案管理工作一體化顯得尤為重要。[2]

二、當前辦公室文秘工作與檔案整理一體化存在的問題

（一）一體化的信息化通道尚未打通。信息化檔案管理建設是為了滿足單位更高的創新性發展與改革需求，行政事業單位的創新性發展需要建立在信息化程度不斷提升的基礎上。現行的檔案管理系統，因單位資金受限或信息化技術開發力度不夠，不少單位會采用購買獨立圖檔處理系統或模塊的方式來滿足單位的檔案管理，既經濟又實惠，但往往與單位的公文處理平臺或日常業務工作平臺不兼容，獨立性很強。文秘資料的收集歸檔與檔案管理之間存在物理屏障。

目前，文檔一體信息化服務并沒有取得理想的效果，這是因為目前的文檔處理機制沒有打通信息化通道，文秘在日常文件資料的收集與歸檔一體化的操作過程仍然依賴于紙質文書，導致文秘信息化的摘錄工作與檔案整理的銜接出現很多不規范的現象，從而影響檔案整理的質量和速度。[3]因此，辦公的自動化趨勢要求從技術角度解決日常文件資料收集與歸檔之間的信息化渠道間連接問題。

（二）對一體化檔案范疇把握不準。單位一般都制訂了檔案管理制度，但在執行的過程中往往不能做到精準，存檔資料的范疇存在把握不準、資料不全、不符合要求等現象，這跟文秘工作人員的更替及涉及人員較為廣泛有一定的關系。現行的檔案標準化管理對圖像偏斜度、清晰度、整潔度及音頻、視頻的清晰度等都有明確的技術指標，因工作人員專業化水平不同、所用機器不同等原因，會造成文秘工作產生的各類資料標準不一，參差不齊，難以達到檔案標準化管理的要求。同時也給檔案工作人員增加了較大的工作量，不能更好地利用文秘工作的數字化、信息化成果，影響單位在信息化時代下檔案資料的高效利用。

行政事業單位在辦公室文秘工作和檔案管理工作的統一，需要通過大數據平臺進行合理的規劃。可以借助大數據平臺的會議信息與事業單位的發展狀況進行云記錄，整理出能夠對事業單位管理與發展相統一的規劃信息，從而保證信息的輸入和輸出路徑清晰。另外，在現行的檔案管理模式制度下，對于不同文書檔案的歸類可以通過大數據的方式進行自動化梳理，從而有利于對單位的資源利用有效性進行科學化的利用。

（三）檔案不能及時歸檔，影響利用。在依賴紙質文書的工作環境下，文秘資料的收集整理移交及檔案工作的整理，均耗時耗力，存在文件資料移交延時、檔案整理歸檔滯后等問題。在以人力為整合的檔案管理工作中，當前的文秘、檔案工作人員存在著時間與精力分配方面的問題，在實際的工作中，難以及時高效地對檔案資料進行歸檔。同時在檔案一體化管理的進程中，也存在一些不夠重視的問題，在移交資料的質量和時間上均打了不同程度的折扣，影響檔案整理、利用的時效性。

三、文秘工作與檔案管理工作一體化的實現路徑

（一）強化文秘工作質量管理意識。目前，單位在文秘工作與檔案管理的一體化建設中需要加強內部管理意識，理清自身的管理機制和溝通途徑，擴展單位在樹立文秘工作流程和提升檔案管理工作的服務范圍，提升文秘工作和檔案管理的一體化程度。在信息化時代單位需加強文秘工作與檔案管理工作的數字化建設進一步創新，廣泛調查研究，及時了解社會層面新的科技管理方式，提升文秘和檔案管理工作效率。

文秘工作需要提升對檔案工作的整理速度和歸類方式。因此，一方面，單位需要進一步培養具有專業素養的文秘人才，建立專業化的培訓標準，從自身專業素養和職業道德出發，提升其對單位檔案管理的專業認識，明確存檔文件資料標準與要求，增強文件資料收集整理的專業性和適配性。另一方面，提升單位在檔案管理方式建設中的進一步創新，讓文秘工作參與檔案管理的過程，在文件資料產生的過程中，強化一體化管理意識，自覺對標檔案管理要求，高質量移交相關文件資料。[4]

（二）創建文檔一體化管理系統。隨著云技術、大數據、5G 與人工智能技術對單位管理工作的影響，智能化的單位檔案管理和文秘工作的銜接需要升級改造，打破文書業務管理系統（平臺）和圖檔管理系統的物理隔斷，迫在眉睫。需要信息部門基于日常文書業務信息化工作平臺，同時建立完善數智圖檔綜合管理系統，實現文件資料的無妨礙在線歸檔。基于檔案管理的要求，前期產生的各類文件資料能按照相關要求，借助數智圖檔系統，實現文件資料在線掃描、圖像處理、智能著錄，對各類文件資料的質量、規范性、完整性、可用性、安全性等進行智能檢查，讓文件資料產生初期就成為檔案整理環節的一部分，實現文秘工作和檔案管理工作一體化。[5]在創新驅動單位基礎設施建設轉型的過程中，也可以參考國外一些對于檔案管理方式創新的發展方案，倡導以增強檔案對領導決策有效性和單位運轉高效性為主導的建設方式，制定合理全面的評判標準和操作流程，智能化建設檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、統計、檢索、編研等流程。

（三）完善文檔數字化一體合作方式。從現行的國際、國內文秘工作和檔案管理方式的規定和發展現狀來看，多數單位都采取權責監管制度，以完成對文件資料的有效管理和利用。這就需要通過檔案管理規劃、內部溝通、審核制度和監管監督等內部管理體制形成有效閉環。智能圖檔綜合管理系統對檔案的產生、審核、管理、利用等各角色的分配、明確及工作標準，避免缺位、串位，強化各角色工作的相互支持和信任，利于形成檔案管理計劃、落實、控制和報告等一體化管理體系。數字化一體合作方式解決了現行快速發展的數字化在線需求，實現各類文件資料的快捷、簡便、標準化歸檔，為后期的利用、編研等助力單位發展需求提供精準服務，同時也為后續向上級部門移交做好提前準備，有效防止珍貴、重要檔案的遺失。[6]

傳統文秘、檔案工作和文檔工作數字一體化相比，區別見下表：

表1 單位文秘工作與檔案管理數字化應用前后的區別

四、結語

目前，行政事業單位在加強文秘工作和檔案管理方式的創新改革正如火如荼地開展，對于行政事業單位檔案管理一體化模式的建設發展來說，建設與措施與當地信息化建設的緊密程度還不夠。因此，需要在檔案管理方式上不斷促進單位的數字化轉型，促進檔案管理的特色化發展，在業務和行政服務職能中不斷創新，才能不斷地開拓和促進單位辦公室文秘工作與檔案管理的一體化發展。