企事業單位營業執照的有效管理

崔婧 殷斌 張夢妍 王欣媛 北京強度環境研究所

企事業單位營業執照的管理工作是一項切實關系到單位本身管理事務的工作，涉及企事業單位如何更規范地使用營業執照及更有效地規避因為營業執照丟失或被不法人員利用而給企事業單位帶來的風險，這一問題引起了各企事業單位越來越多的關注。在信息技術和科技不斷向前發展的情況下，為了更加有效地管理營業執照，將信息化管理引入到營業執照主管部門的實際工作中，不僅可以提高工作效率，也可以大大節省人力、物力等資源成本，更重要的是可以更有效地規避營業執照借出使用辦理業務時被丟失或非法利用等風險，幫助企事業單位實現營業執照管理的自動化、標準化、規范化和專業化，更好地解決企事業單位營業執照管理難題。

一、“三證合一”給企事業單位帶來的影響

自2015 年10 月1 日工商行政管理部門在全國范圍內全面實施“三證合一”登記制度起，從之前工商營業執照、統一社會信用代碼證和稅務登記證三證到目前統一社會信用代碼的營業執照，各企事業單位由管理三證改為管理一證，相應的管理辦法也隨之更改。更改后的營業執照主要包括：統一社會信用代碼、單位名稱、宗旨和業務范圍、住所、法定代表人、經費來源、開辦資金、舉辦單位和有效日期。其中，統一社會信用代碼具有唯一性和穩定性，它是各類企事業單位在社會經濟活動中獨一無二的身份證，即便該企事業單位被注銷，統一社會信用代碼依然會留存，日后還可追溯查詢，即便法定代表人變更、經營范圍變更、地址轉移，統一社會信用代碼也始終不變[1]。

（一）“三證合一”給企事業單位帶來的便利

實行“三證合一”登記制度，不僅可以節約企事業單位的成本，也有利于優化國家營商環境、激發社會投資創業活力，同時為企事業單位帶來了很大的便利，主要有以下五點。

第一，營業執照工本費免征。

第二，統一社會信用代碼年審改為統一社會信用代碼網上年度報告制。

第三，各企事業單位取得營業執照后在有效期內如果無信息變更，不必再辦理營業執照的機構。

第四，簡化證書信息變更時提供的手續。

第五，優化營業執照發放流程，建立證書電子檔案。

上述“三證合一”給企事業單位帶來的五點便利，使得企事業單位免去了耗時耗力的業務辦理，既簡化程序又方便辦理，更大范圍地縮短時限，提高了企事業單位的效率，使其更好地降低成本、減輕負擔。

（二）“三證合一”對企事業單位的影響

隨著“三證合一”的實行，企事業單位也逐步適應了相關部門業務系統完全整合的大環境，但在營業執照的管理業務上出現了不少漏洞。雖然“三證合一”為企事業單位帶來了很大的便利，但同時也帶來了很大的隱患，主要是因為營業執照一旦丟失或是不法人員將其盜走冒用，就會給企事業單位帶來很大的影響及風險[2]。

二、營業執照丟失存在的風險與補救措施

目前，很多企事業單位為了各組織機構辦理業務更加便利，將營業執照放在相應的主管業務部門處保管，包括同樣重要的單位公章及法定代表人身份證復印件。如果辦理業務部門需要使用營業執照、單位公章及法定代表人身份證復印件，便可直接從主管業務部門處登記借走。這種方法雖然方便各組織機構辦理業務，但會對企事業單位造成很大的風險隱患。營業執照、單位公章及法定代表人身份證復印件丟失或被不法人員盜走冒用，可能會給企事業單位或是單位法定代表人造成利益損失，嚴重者甚至會危害企事業單位的利益或名譽。

（一）單位營業執照、公章、法定代表人身份證丟失存在的風險

營業執照、公章、法定代表人身份證都是各企事業單位非常重要的證件和物品，其中營業執照相當于企事業單位的身份證，如果丟失會影響企事業單位的正常運行，會給其帶來一定的風險，法律對此也有相應的規定[3]。營業執照雖然有正本和副本，但具有同等的法律效力，本質上沒有區別。

如果單位公章和法定代表人身份證丟失，他人有可能會將這些資料用于非法目的，從而給企事業單位造成不可估量的損失。單位在將公章和法定代表人身份證交給辦理業務人員時，應加強對其使用的監督管理，以防止使用不當造成的損失。如果被不法之人拿去做了違法的事，法定代表人不僅要負部分法律責任，還要承擔經濟損失，可能在主管監督管理部門審查時單位無法提供合法的證件，對單位的正常經營造成影響，甚至存在有人冒用法定代表人身份處理已違法單位或公司事情的風險。企事業單位相應的法律責任應由法定代表人承擔，如果冒用單位或公司有任何違法行為，法定代表人同樣必須承擔相應的法律責任[4]，可能還會面臨民事責任、行政責任或刑事責任的風險，對法定代表人造成不可估量的損失，也會給企事業單位造成嚴重的損失。

（二）營業執照丟失、損壞后的補救措施

營業執照一旦丟失，首先要馬上報警、登記、掛失，盡快申報營業執照丟失，以防出現不法人員利用營業執照非法經營等情況。登記掛失后，需要在當地報刊上刊登“營業執照遺失公告”，公告內容需要詳細描述營業執照的統一社會信用代碼及主體信息等重要信息[5]。如果營業執照因管理不善，造成損壞、遺失或被盜，除按有關法律法規追究責任管理人員的責任外，還須盡快向上級機關及相關部門報告，一方面采取相應的措施挽救損失，另一方面要盡快補辦手續，以免延誤正常工作。

三、企事業單位營業執照有效管理流程設計

如今，大部分企事業單位的業務部門在使用營業執照時，采用的方式基本上都是紙質手動登記后直接借走使用，這種方式同樣適用于單位公章和法定代表人身份證或身份證復印件。以上任何一樣丟失都會給企事業單位造成很大的風險。采用紙質登記的方式，一方面會造成資源浪費，而且后期紙質存儲過多會造成存儲困難等問題；另一方面會在追溯、查詢營業執照、公章和法定代表人身份證的申請歷史時造成不便。為了更好地對營業執照進行管理和追溯，可以利用現代化信息技術，設計開發營業執照使用流程，實現企事業單位營業執照的信息化，更有利于企事業單位對營業執照的管理。在總結多年來企事業單位對使用營業執照的基本需求的基礎上，設計營業執照使用流程模塊，方便辦理業務人員使用，同時也方便營業執照管理部門實施有效管理。

（一）營業執照使用流程的功能性設計原則

營業執照使用流程的設計應有較強的針對性、操作的簡易性、技術的先進性和良好的穩定性，還要在流程與功能設計方面堅持全過程控制、文檔化管理、實時更新等原則，做到管理權限清晰、歸口要求明確、全體職工參與，能夠保證全程記錄，實現對企事業單位營業執照的高效管理[6]。

1.較強的針對性

本流程的設計主要針對企事業單位營業執照使用業務流程的特點設計，使用營業執照的管理要做到從使用人借出到返回營業執照主管部門處的全過程管理與跟蹤。因此，企事業單位營業執照使用流程的設計應盡可能全面、功能要充分明確。

2.操作的簡易性

營業執照使用流程具有良好的操作性，主要是指流程合理、操作簡單、界面舒適。流程用戶一般是企事業單位的職工。在用戶使用過程中，要避免流程煩瑣，整個流程的設計應盡量與職工用戶已形成的工作習慣相匹配，以便更好地被職工所接受和使用[7]。

3.技術的先進性

技術的先進性主要體現在營業執照使用流程的靈活性、兼容性等性能的控制上，在流程使用后期，還要求系統保持良好的擴展性，對于已有的數據要實現后續無限次的查找使用，便于營業執照的管理人員對過去或正在使用的相關信息進行查詢及統計管理，以便在更大程度上提高營業執照管理人員的工作效率。

4.良好的穩定性

在營業執照使用流程投入使用后，要保證流程在日常運行中具有良好的穩定性，主要體現在數據庫穩定、運行流暢等方面，能夠完全滿足企事業單位對營業執照使用管理的需求。

（二）營業執照使用流程的主要功能設計與應用

在總結多年來企事業單位對使用營業執照的基本需求的基礎上，初步探究營業執照使用流程的功能設計。其實可以將單位公章和法定代表人身份證或身份證復印件的使用一起并入到營業執照使用流程中，便于主管部門統一管理。

在營業執照使用流程中，信息要素非常重要。總結多年來的使用經驗，主要包括使用人姓名、使用人部門、使用人聯系電話、使用證書名稱、使用證書原因、使用公章名稱、使用公章原因、使用時間、營業執照復印件是否需要加蓋公章、法定代表人身份證復印件是否需要加蓋公章及填寫審批領導姓名等要素。

其中，“使用證書名稱”項中有六個選項：營業執照正本、營業執照副本、營業執照正本復印件、營業執照副本復印件、法定代表人身份證、法定代表人身份證復印件。“使用時間”項是指使用人員要借用的時間，主管營業執照正副本、單位公章和法定代表人身份證的部門可以在使用人填寫的使用時間內為其提供所需證件或公章。“營業執照復印件是否需要加蓋公章”項和“法定代表人身份證復印件是否需要加蓋公章”項是指使用人可根據具體業務選擇是否需要在證書復印件上加蓋公章。如果需要，選“是”；反之，則選“否”。“填寫審批領導姓名”是指使用人可根據需辦理的業務填寫主管領導的姓名，流程提交后會根據填寫領導的姓名轉至領導處審批，經過主管領導審批同意后才可使用相應的證書或公章，否則不可使用。

當所有申請信息要素都填寫完成后，使用人點擊“提交”，流程會先經過使用人所在的部門責任人審批，審批同意后流程再轉到使用人填寫的主管領導處審批，主管領導審批同意后就轉到主管營業執照、單位公章和法定代表人身份證或身份證復印件的部門處，同時使用人可在主管部門處辦理使用相關證件或單位公章等業務。

當使用部門在單位營業執照、公章或法定代表人身份證、身份證復印件使用結束返回主管部門時，主管人員要將證件或公章的返回時間填入流程中的“返還時間”項，點擊“提交”后整個流程才可視為結束。注意在部門領導審批節點或是在主管領導審批節點處如果有任何一項沒有被審批通過時，則該使用流程結束。

四、結語

營業執照的管理工作一直以來都是企事業單位特別重視的一項工作，文章分析了“三證合一”給企事業單位帶來的五點便利及其隱藏的風險與隱患。為了更好地規避風險，企事業單位營業執照的主管部門要做好相關的管理工作。

隨著信息化的不斷發展，將信息化管理引入到企事業單位主管部門的實際工作中，設計開發營業執照使用流程，不僅可以幫助企事業單位實現營業執照管理的自動化、標準化、規范化和專業化，提高辦事效率，而且能實現營業執照使用全過程的跟蹤與管理，更好地規避風險，更大程度地提高辦事效率。