高校招標采購工作的風險及防控策略

王 凱

(長春師范大學,吉林 長春 130032)

高校作為教育機構和科研單位,經常需要進行各類貨物、服務以及工程項目的采購。招標采購作為高校采購的一種重要方式,具有公開、公平、公正的特點,被廣泛應用于高校采購領域。然而,隨著高校招標采購項目規模逐漸擴大,高校招標采購工作的風險也逐漸增加。如果高校在招標采購過程中不能有效應對風險,將導致采購項目出現進展延誤或采購的貨物、服務無法滿足實際需要等不良后果。因此,對高校招標采購工作風險防控的研究具有重要意義。

一、高校招標采購風險防控的必要性

(一)提升采購的透明度和公正性

提升采購透明度和公正性對高校招標采購工作具有積極影響。其一,確保招標采購過程中的公平競爭。公開透明的招標流程讓所有潛在供應商了解采購項目的要求和細節,促進供應商之間的公平競爭。其二,防范腐敗和不當行為。透明的采購過程有助于防范腐敗和不當行為,減少暗箱操作的可能性,保障采購過程的廉潔性。其三,透明公正的招標采購過程有助于高校建立良好的聲譽,吸引優質供應商參與采購活動。

(二)保障資金使用的安全性和效益

保障資金使用的安全性和效益對高校招標采購工作至關重要。其一,強化采購項目預算管理。風險防控會確保高校招標采購項目在預算范圍內進行,有助于防止采購項目超支。其二,確保資金合理配置。細致的風險評估有助于高校招標采購項目資金得到合理配置和使用,能夠避免將資金用于高風險項目,確保將有限的資源用于最具效益的采購項目。

(三)提高招標采購效率和效益

提高招標采購效率和效益對高校招標采購工作具有極其重要的意義。其一,節約時間成本。有效的風險防控有助于合理規劃采購流程,避免由意外情況導致的采購項目延誤,確保采購工作按計劃進行,提高采購效率。其二,避免法律風險。風險防控有助于避免合同糾紛,及時發現合同履約過程中的風險點并采取措施進行規避,確保采購項目順利進行,保障采購效益。

二、高校招標采購工作的風險

(一)招標采購工作流程不規范的風險

招標采購項目的完成需要通過一系列采購環節來實現,采購環節中的風險主要聚焦在如下幾點。

1.采購需求的確定

采購需求的確定是高校招標采購過程中的一個重要環節,涉及擬采購的標的及其需要滿足的技術、商務要求。在采購需求的確定環節存在以下兩項潛在的風險。其一,采購需求不完整或不科學,可能帶來負面影響。如果項目部門在確定采購需求時缺乏充分的討論和市場調研,且未及時征求相關領域的專業意見和建議,就可能導致采購需求不夠全面,缺乏必要的技術參數和標準。例如,采購需求中未標明采購項目的所有技術和商務要求或功能,以及質量指標的設置未充分考慮可能影響供應商報價和項目實施風險的因素,最終導致供應商無法準確理解實際需求,進而提供不符合要求的產品或服務,導致采購的貨物或服務的質量無法滿足實際需求[1]。其二,頻繁變更采購需求,可能會帶來不利影響。項目部門頻繁變更采購需求,可能增加采購成本,并導致項目延誤。變更采購需求會增加采購成本,從而消耗額外的時間和資源。此外,頻繁變更采購需求可能導致采購項目進度的延誤,因為每次變更后需要重新審查和調整采購計劃。

2.采購實施計劃的確立

采購實施計劃的確立是高校招標采購過程中的一個關鍵因素,是指圍繞采購需求對合同的訂立和管理所作的安排。它涉及采購項目的預算、開展采購活動的時間安排、采購組織形式、采購方式以及供應商資格條件和評審規則等。這一環節的潛在風險主要集中在以下幾項。一是供應商資格條件的設定不合理。采購人設置帶有傾向性或排他性的資格條件,如將供應商的規模條件、所有制形式、組織形式、所在地等作為資格條件或以其他不合理條件限制、排除潛在供應商,存在不按規定進行采購的風險。二是評審規則的設置不規范。采購人將未在采購需求中列明的技術參數、產品功能作為評審因素,或設定的技術、商務條件以及與之對應的評審因素與采購項目的具體特點和實際需要不相適應或者與合同履行無關[1],也會對采購造成風險。三是采購方式的選擇不合規。不同采購方式涉及的法律法規和規章制度不同。采購人在選擇采購方式時未充分考慮相關法律合規性,會導致采購項目違反法律規定,引發法律風險。例如,采購預算達到公開招標數額標準的項目,原則上以公開招標作為政府采購的主要采購方式,但是由于公開招標的采購執行周期較長,因此采購人在面對一些時間要求比較緊的特殊采購需求時,出現為加快推進項目執行進度將采購項目拆分或更換采購方式的潛在風險[2]。

3.采購項目的項目評審

項目評審是采購項目中的一個重要節點,項目評審過程中的風險點主要體現在以下幾項:一是未按規定查詢、記錄、使用、保存供應商的信用信息;二是談判、磋商小組所有成員未集中與單一供應商進行談判、磋商,未給予所有參加談判、磋商的供應商平等的談判、磋商機會;三是向評標委員會、競爭性談判小組、競爭性磋商小組或者詢價小組的專家作傾向性、誤導性的解釋和說明;四是違規泄露信息,即在開標前泄露潛在投標人的名稱、數量或者其他可能影響公平競爭的有關招標、投標情況[1]。

4.采購項目的合同簽訂

采購項目合同簽訂中的風險主要有如下幾項:一是未按照采購文件的確定事項簽訂政府采購合同,或者與中標、成交供應商另行訂立背離合同實質性內容的協議;二是合同的文本內容不完整,未包含法定的必備條款等;三是向中標、成交供應商提出不合理要求,將之作為簽訂合同的條件;四是未在采購合同中約定資金支付的方式、時間和條件[1]。

5.采購項目的履約驗收

履約驗收是采購項目執行過程中的最后環節,直接關系到采購項目能否順利完成。履約驗收過程中的風險主要有如下幾項:一是合同履行過程中追加的采購金額超過原合同的采購金額的10%;二是擅自變更、中止或者終止合同的執行;三是未按照采購合同規定的技術、服務及安全標準組織對供應商履行情況的驗收[1]。

(二)招標采購工作的內控制度建設不完善的風險

招標采購工作中不完善的內控制度是導致風險發生的主要原因,主要體現在以下幾點。其一,采購流程不規范。缺乏完善的內控制度會導致招標采購工作缺乏標準化的業務實施流程,出現采購流程混亂、不透明的現象,導致出現違法違規風險。其二,業務分工不明確。如高校內控制度未合理設定業務崗位職責和權限,工作人員對職責的認知模糊不清,不同業務崗位、不同工作環節之間不能相互制約、相互監督,出現職責交叉的情況,導致招標采購工作出現風險隱患。

(三)招標采購工作的監督機制建設不健全的風險

在高校開展招標采購工作過程中,除了需要建立完善的內控制度,還需要針對招標采購工作強化監督機制建設。目前,高校招標采購工作監督機制建設尚不完善,主要存在以下幾點問題:其一,高校招標采購工作的風險點排查不到位,采購負面清單不充分;其二,高校關于招標采購工作的聯動監督機制不健全;其三,高校針對招標采購工作的監督檢查措施的執行力不到位。

三、高校招標采購工作風險防控應對策略

(一)規范采購行為,優化采購程序

高校在采購項目執行過程中應參考以下采購程序。一是立項評審。項目部門需成立立項評審委員會,結合部門實際需要,對采購項目進行調研論證,開展需求調查。二是確定采購需求。采購需求應當符合法律法規,遵循學校的預算、資產和財務等相關管理制度,符合采購項目特點和實際需要。三是編制采購計劃。根據法律法規、政府采購政策,結合采購需求的特點,確定采購計劃。四是履行采購審批手續。五是造價審計(咨詢)。根據造價審計(咨詢)結果,設定采購最高限價。六是實施采購意向公開。按照政府采購信息,公開采購意向,方便供應商提前了解采購信息。七是實施采購程序。根據采購項目特點,確定采購方式,依法依規組織項目評審,確定成交供應商。八是簽訂采購合同。項目部門應履行合同簽訂手續,代表學校與成交供應商簽訂政府采購合同。九是履約驗收。項目部門應當嚴格、規范開展履約驗收,切實維護學校利益。

(二)健全采購內控制度建設

為加強采購風險防控工作,防止風險防控工作流于形式,高校要根據招標采購工作建立全方位、全過程的內控制度,通過制定制度、規范流程、健全機制、完善措施等手段,逐步形成依法合規、運轉高效、風險可控、問責嚴格的采購內部控制制度,確保將風險遏制在萌芽之中。具體來說,需要在以下幾個方面進行完善和落實。

一是確定采購主體責任。高校應當科學設置采購機構,明確各部門職責分工,明確采購人員的權責分配,做到職責清晰、責任到人。在每個工作環節,都應該配備專門的工作人員,由其嚴格依法依規開展工作,落實采購主體的相關責任。在發生問題時,要在第一時間對相關責任人進行問責,使工作人員敬畏制度、遵守制度,提升工作人員的工作水平[2]。

二是完善采購規章制度。高校應當結合工作實際,進一步健全招標采購工作制度,制定或修訂符合自身特點的采購管理辦法和實施細則,建立完備的工作流程和內控機制,持續提升招標采購工作的透明度,使招標采購工作能夠依法依規有序開展,力求做到規章制度完善、權力運行規范、風險控制有力、監督問責到位,減少人為干預和操縱的可能性。

通過以上措施,可以強化內控制度的建設水平,防止風險防控工作落實不到位。同時,還可以提高招標采購工作的程序化、透明化和規范化水平。

(三)建立健全有效監管體系

高校招標采購制度的有效實施,離不開完備、規范的監管體系。為建立健全監管體系,高校可以從以下方面入手。

首先,梳理風險點。高校需要在明確招標采購工作流程的基礎上,全面梳理每個工作環節的風險漏洞,形成完善的采購行為負面清單,使工作人員清楚了解開展采購工作過程中可能出現的風險點,主動地承擔起自己職責范圍內的風險防控責任,進而采取相應的防控措施,破解風險點,降低工作風險,保障招標采購工作的正常進行。

其次,建立監督檢查機制。要充分發揮高校審計、紀檢、監察等部門的監督和問責作用,以定時檢查和隨機抽查相結合的方式,建立多渠道、多層次、全方位的招標采購監督檢查機制,在招標采購過程中加大監督力度,依法依規查處違規行為,使有效監督貫穿于高校招標采購全過程。此外,高校招標采購工作還需要加強與社會公眾的溝通,接受廣大群眾的監督,實現全方位的監管。

最后,落實監督檢查內容。高校在開展招標采購監督檢查工作的過程中,需要持續加強監督、檢查工作內容的落實,對學校的重點項目、重要監督對象、采購工作的重點環節以及工作過程中法律法規的執行情況進行監督、檢查,及時發現和處理監督、檢查過程中出現的問題。

四、結語

高校要想有效規避招標采購工作中的不良行為和潛在風險,需要在規范采購行為、優化采購流程方面持續下功夫,并且結合高校招標采購工作的特點,不斷加強招標采購工作內部控制制度建設水平,充分發揮學校內部審計、紀檢、監察部門的監督作用,形成有效的監督體系,突出監督、問責的震懾效應,從根本上杜絕腐敗的發生,真正實現高校的陽光采購。