關(guān)于標準化助力機關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理的思考

摘 要：基建檔案管理作為基建管理的重要環(huán)節(jié)，是基建工程的有機組成部分，直接反映基建工程質(zhì)量的好壞，決定整個基建工程能否順利完成。本文對機關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理存在的主要問題進行探討及原因剖析，并提出了標準化助力機關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理的相關(guān)措施，旨在推動基建檔案管理的規(guī)范化，提升基建檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：基建檔案，管理，標準化

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.01.021

Thoughts on Standardization Improving the Infrastructure Archives Management of Government Institutions

WEI Gui-Hua

（Xiamen Institute of Standardization）

Abstract： As an important part of infrastructure management， infrastructure archives management is a key factor to promote the sound development of infrastructure projects and determine whether the entire infrastructure projects can be completed smoothly. This paper discusses the main problems in the management of infrastructure archives in government institutions and analyzes the reasons， then puts forward relevant measures to improve the management of archives in government institutions through standardization， aiming to promote the standardization of infrastructure archives management and improve the quality of infrastructure archives management.

Keywords： infrastructure archives， management， standardization

基建檔案指在基建工程施工從開始到驗收項目建設全過程中形成的文字、圖表、音像、實物等形式的文件資料[1]，遵循一定的管理原則、管理要求，由建設單位工程管理相關(guān)部門及參建單位將辦理完畢且具有保存價值的項目文件資料經(jīng)鑒定、整理并歸檔，移交給建設單位檔案管理機構(gòu)的過程。機關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理大部分抽調(diào)人員，對相關(guān)文件實施管理。由于基建檔案管理工作的復雜性及相關(guān)管理人員的特殊性，機關(guān)事業(yè)基建檔案工作長期存在著諸多的問題，開展機關(guān)事業(yè)單位基建檔案規(guī)范化、標準化管理，對有效實施機關(guān)事業(yè)單位基建工程具有重大的現(xiàn)實意義。

1 機關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理主要問題及原因分析

目前機關(guān)事業(yè)單位基建檔案收集、整理、歸檔等管理過程中主要存在以下問題。

1.1 資源配備不足

機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導對基建工作重點關(guān)注工程進度、質(zhì)量、資金落實等方面，對基建檔案的收集、整理、歸檔等管理的重要性認識不足，對基建檔案管理缺乏一定的有力支持[2]。在人力資源方面，工作職責和崗位要求不明確，基建檔案管理部門在工作上力不從心[3]；在財政方面，缺乏利用計算機、信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等現(xiàn)代管理手段完善、提高基建檔案管理質(zhì)量的認識和投入；在制度建設方面，管理制度不健全、檔案業(yè)務規(guī)范內(nèi)容不充分、操作性不強，過程控制、監(jiān)督考核標準缺乏系統(tǒng)性、科學性、合理性。

1.2 管理漏洞多

目前機關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理大部分是基于紙質(zhì)文件的記錄和人工操作[4]，這種傳統(tǒng)的管理方式雖然操作比較簡單，但檔案的格式、編號、內(nèi)容等的準確性、完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性都存在一定的不足。有的基建檔案未完全融入項目建設，項目文件過程管理，包括項目形成文件、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制存在明顯瑕疵；有的檔案字跡潦草，圖紙涂改多次辨認不清，簽字及蓋章手續(xù)不完備，無法滿足耐久性要求；有的項目文件未按形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進行科學分類，組卷不合理，卷內(nèi)文件印件及定稿、正件及附件、復文及來文、文字及圖樣的排序零亂，有的案卷編目混亂不利于保管和利用等。

1.3 人員素質(zhì)有很大提升空間

現(xiàn)階段有些基建檔案管理人員對崗位職責認識不清，有些人工作經(jīng)驗不足[5]，或未掌握必要的專業(yè)崗位知識，不能勝任現(xiàn)代基建檔案管理要求，有的檔案交接時不完善，導致基建檔案遺失或沒有交接到位，檔案收集不全、歸檔質(zhì)量參差不齊等問題層出不窮。究其原因有二個方面，一方面，機關(guān)事業(yè)單位基建項目檔案人員通常多為兼職，且人員流動頻繁。另一方面，基建檔案具有鮮明的專業(yè)性，內(nèi)容面大量廣且工作環(huán)境復雜，檔案收集、整理、歸檔的周期長。因此要做好基建檔案工作，對相應崗位的人員提出了很高的要求：不僅應具有檔案方面的專業(yè)知識和技能，還必須具備一定的建筑施工工程專業(yè)知識，掌握基建項目施工各階段的環(huán)節(jié)、流程、基本術(shù)語等，同時還應有良好的溝通交流能力，以便與建設單位、參建單位更好地溝通。

2 機關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理質(zhì)量提升的主要途徑

標準化是在經(jīng)濟、技術(shù)、科學及管理等社會實踐中，對重復性事物和概念通過制定、發(fā)布、貫徹標準而取得最佳秩序和社會效率的全過程。標準作為人類賴以生存和發(fā)展的基礎，是人類文明進步的成果展現(xiàn)[6]。為了提升機關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理質(zhì)量，滿足基建檔案的需求，應結(jié)合項目特點和本單位實際情況，建議運用以下的標準化手段及措施。

2.1 有序推進基建檔案管理標準的編制

制定標準是標準化工作的一項重要任務。機關(guān)事業(yè)單位應綜合考慮基建項目和基建檔案的管理要求，結(jié)合檔案需求及其自身特點等，形成適用于本單位的基建檔案管理機制，明確組織機構(gòu)、管理制度、崗位職責、過程控制、過程質(zhì)量評估及改進等內(nèi)容，為本單位、相關(guān)部門、相關(guān)人員開展基建檔案標準化工作提供依據(jù)。其次構(gòu)建涵蓋管理標準、崗位標準、工作標準的基建檔案管理標準體系。接著，遵循相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和標準規(guī)范，按照職責明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則，編制項目文件管理、檔案管理的制度、規(guī)范、程序。在項目文件管理方法中，明確項目文件管理流程、文件格式、編號、歸檔要求，規(guī)定竣工圖的編制單位、編制要求、審查流程和責任，確定照片、音頻文件攝錄的責任主體、階段、節(jié)點、部位、內(nèi)容、技術(shù)參數(shù)等。在檔案管理規(guī)范方面，制定項目檔案管理辦法，明確檔案分類方案、歸檔范圍、檔案保管期限表、整理編目細則等。同時，還應制定機關(guān)事業(yè)單位基建檔案工作績效評價標準以及檔案標準化工作指南、檔案數(shù)字化工作指南等。必要時對這些管理制度和業(yè)務規(guī)范進行修訂完善。

2.2 加快推進基建檔案管理標準落地實施

實施標準是實現(xiàn)標準化目的的重要環(huán)節(jié)。落實基建檔案管理責任制，確保管理標準、崗位標準、工作標準的執(zhí)行。除了匯總整理、提交檔案外，作業(yè)人員應以書面簽章的形式確保檔案的完整、真實、詳盡，使基建檔案記錄可追溯。另一方面，隨著計算機與信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化的建設深入到社會建設的各個層面，基于計算機技術(shù)的管理系統(tǒng)要求基建檔案管理人員要按照標準形成電子數(shù)據(jù)，上傳數(shù)字化的檔案信息。機關(guān)事業(yè)單位應搭建基建檔案信息管理系統(tǒng)或在原有的綜合管理信息化平臺[2]上搭建基建檔案信息管理模塊，為其基建檔案管理數(shù)字化工作的開展提供技術(shù)支持。通過將建設過程中形成的項目文件資料以文字、圖片、視頻等為基礎的檔案數(shù)據(jù)和信息進行規(guī)范化整理，形成標準化的電子檔案數(shù)據(jù)信息，確保數(shù)據(jù)的準確、完整、翔實、規(guī)范，并建立相應的檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)基建檔案數(shù)字化和共享應用，提高管理和應用效率。

2.3 強化基建檔案管理標準監(jiān)督

標準實施監(jiān)督是主管部門領(lǐng)導和管理標準化活動的重要手段。應開展績效考評工作，圍繞機關(guān)事業(yè)單位基建檔案收集、整理、歸檔全過程，重點圍繞機關(guān)事業(yè)單位基建檔案的工作機制建設、標準實施情況、過程檔案控制及最終質(zhì)量結(jié)果四個方面展開考核，建立評價指標體系、明確指標及權(quán)重，依據(jù)策劃開展綜合績效評價，將基建上檔案管理的標準化實施責任與個體關(guān)注的薪資、福利等切身利益績效考核相結(jié)合，使基建檔案標準化管理成為一種義務，以推動基建檔案管理質(zhì)量提升。

2.4 夯實基建檔案管理人才隊伍

人才是事業(yè)發(fā)展的根基。機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導應重視基建檔案的管理，及時配備專職且具備相應專業(yè)能力和個人素質(zhì)的基建檔案管理人員。在個人素養(yǎng)上，應熱愛本職工作，具有強烈的責任心，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，明確責任落實機制，及時把握機關(guān)事業(yè)單位工程建設各個環(huán)節(jié)，對資料進行分門別類、有序、妥善地核對、收集、確認、歸納、保管、分類等，發(fā)現(xiàn)問題及時修改、糾正、解決、上報[7]；在專業(yè)素養(yǎng)上，能熟練掌握基建檔案收集、整理、歸檔的標準有效的操作方法，熟悉基建工程施工流程；在培訓方面，應適時參加基建項目管理、檔案管理相關(guān)的繼續(xù)教育培訓，充分利用計算機技術(shù)對資料進行科學、準確地甄別篩選、數(shù)據(jù)處理，掌握基建管理工作的新技能新技巧，能科學、及時、準確地開展基建檔案管理工作，為項目檢查、竣工驗收及檔案的開發(fā)利用提供有力支撐；在人員意識方面，應培養(yǎng)基建檔案管理人員的標準化意識，實施較為系統(tǒng)的標準化知識培訓，提高基建檔案相關(guān)管理人員開展標準化工作的能力，掌握標準化的原理和方法，在基建檔案收集、整理、歸檔控制、質(zhì)量評估及改進等過程導入標準化管理，為檔案規(guī)范化、數(shù)字化、精細化管理提供標準化支撐。

3 結(jié) 語

時代的發(fā)展、科技的進步對機關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理工作提出了更高的要求。更新觀念，加強對基建檔案管理工作過程中出現(xiàn)的各種問題進行實時的調(diào)查研究，機關(guān)事業(yè)單位應從制定標準、實施標準、監(jiān)督標準等標準化手段及夯實人才隊伍等方面入手，最大化發(fā)揮標準化工作的力量，增強標準化的引領(lǐng)與支撐作用，為機關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理提升保駕護航。

參考文獻

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作者簡介

魏貴華，大專，技師，主要從事基建檔案管理工作。

（責任編輯：張佩玉）