5G時代下物資管理系統研究
——基于廣東省公立醫院的問卷調查分析

劉文通，李鵬輝，王理國，周銀湘，陳常瀅，尹 遠

(廣東省第二人民醫院，廣東 廣州 510317)

1 引言

在醫院的業務管理中，醫院物資管理占據著極其重要的地位。醫院日常運營中使用到的物資包括藥品、醫療器械、后勤物資等，其種類繁雜、數量龐大、流動性強、資金占比高，且貫穿于整個醫療業務過程，對醫院的管理質量有著重要的影響[1]。近年來，我國醫療衛生事業進入高速發展期。醫院所需物資的種類和類別日益豐富，所涉及的物品使用量不斷增加，范圍也在不斷擴大，這對管理者的能力、素質及管理方式提出了更高的要求。在“互聯網+智慧醫療”發展的背景下，隨著5G技術、人工智能等信息技術的創新與應用，過去的醫院物資管理模式已經出現了明顯的瓶頸制約。為提高醫院物資管理水平，加快推進醫院高水平建設發展的進程，文章探索并優化醫院物資管理流程并設計優化物資管理系統，有利于突破現有管理模式的束縛，實現數據互聯互通，優化資源配置，降低醫院運營成本，對提升醫院管理效益和效能具有深遠意義。

2 醫院物資管理現狀及問題分析

2.1 調查內容

為充分了解當前醫院物資管理現狀及存在問題，文章采取問卷調查方式進行研究，課題組成員在設計問卷前已對各醫院的物資管理相關部門進行初步調研，了解了醫院物資管理基本現狀，經充分討論后針對物資管理的申請、采購、入庫、出庫、庫存管理、結算支付等全流程業務設計本次問卷調查，以保障投放的問卷更貼近醫院的實際情況。

本課題的問卷調查借助于“問卷星”平臺進行設計、發放和回收。課題組成員通過微信等方式對廣東省各醫院物資管理工作相關人群推送問卷，并密切關注問卷的實時數據，及時跟進答卷質量。

2.2 問卷回收情況

本次問卷發布數量為318份，收回有效問卷數量為318份，無效問卷為0份，有效率為100%。根據收回的調查問卷，受訪者來自三級甲等醫院、三級乙等醫院、二級醫院和基層醫療機構的比例分別是31.76%、9.12%、22.96%和36.16%，其中，綜合醫院占比更高，且93.08%的人群來自各醫院的行政后勤科室。

2.3 結果分析

2.3.1 采購管理現狀

調查結果顯示，目前醫院采購管理主要存在以下問題：

一是物資資質證件、授權與合格證等追溯資料的管理。醫院多以傳統人工收集方式為主，通過紙質文檔和電子表格形式保存在檔案室內和電腦系統中，該管理方式約占63.52%；引入醫用物資SPD管理模式并建立物質基礎信息管理平臺的醫院約占17.61%；建立物資分類字典數據庫并實現醫保、物價、物資管理、物資使用等多部門數據源統一的醫院則約占11.95%?？梢姡壳按蠖鄶滇t院的醫用物資信息管理采取手工管理方式較為普遍，物資管理信息化相對滯后，而醫院各項醫療活動對醫用物資的需求和消耗是動態的、持續的，且品類、規格繁多，物資信息管理有待加強。

二是供應商信息管理。約54.40%的被調查醫院通過招標采購形式獲取物資供應商的報價和資質狀況等基礎信息，以傳統檔案管理方式錄入電腦系統；約14.47%的被調查醫院已經引入醫用物資SPD管理模式整合物資供應商信息，包括供應商基本信息、資質狀況、財務信息、變更信息等；約9.43%的被調查醫院通過構建全生命周期的管理體系，依托信息化手段對醫院所有醫用物資的圖片、相關資質證明、產品授權及技術文檔等信息進行動態管理[2]。由此可見，超過50%的醫院若想將同類供應商條件和資質做出對比分析，則需手動調取和翻閱多個文檔和表格。每次采購之前都需要靠記憶力或者手工查找的方式核對耗材及其供應商證件效期的有效性。這不僅加大了工作量，還難以保證準確性，一旦出現失誤，后果嚴重。物資價格信息清單也需要人為逐條核對，不僅增加了工作難度，而且大大降低了工作效率。

2.3.2 出入庫管理現狀

調查結果顯示，目前醫院出入庫管理主要存在以下問題：

一是庫存管理方面。約51.26%的醫院未建立二級庫，約36.79%的醫院針對手術室、介入科等重點臨床科室建立二級庫，而針對所有臨床科室建立二級庫的醫院僅占11.95%。此外，受訪者所在的醫院已將多個物資管理部門整合為集中的物流中心的比例為22.33%，約77.67%的醫院則尚未成立物流中心。

二是高值耗材管理方面。調查結果顯示，超過1/2的受訪者所在醫院已經執行高值耗材的“零庫存式”管理，但尚未針對高值耗材建立條形碼技術管理的比例高達59.43%。

上述數據表明了醫院物資的庫存管理模式相對粗放，存在庫存積壓、賬實不符、收入成本不匹配、耗材多收費或漏收費等問題，特別是高值醫用耗材的可追溯性有待提高，從采購、入庫、出庫到最終使用到患者身上的全程跟蹤管理有待完善。

2.3.3 庫存管理現狀

調查結果顯示，目前醫院庫存管理主要存在以下問題：

一是通過對醫院物資盤點現狀的調查，目前將近90.00%的受訪者所在醫院依舊采用人工盤點方式，采用條形碼技術進行盤點的比例為21.70%，而采用RFID(無線射頻識別技術)智能盤點技術僅占6.92%。

二是在涉及醫院物資與財務結算的調查問題上，發現受訪者所在醫院已經實現物資管理系統與財務管理系統一體化的比例為36.79%，反之未實現一體化的約占63.21%。財務系統獨立于各個物資管理系統之外，它們之間的數據無法互享共用，“信息孤島”現象較為突出[3]。醫院的財務部門在處理采購訂單、驗貨質檢入庫單、供應商發票等物資采購信息掛賬時，以線下人工審核為主，占比高達76.1%；而實現了人工與機器相結合的半自動化審核三單匹配問題及發票校驗工作占比約為21.70%，全自動化審核的比例則更小，僅占2.20%。由此可見，醫院物資管理與財務管理需進一步利用信息化技術消除物資與財務管理之間的“孤島現象”，讓物資流轉業務與財務數據的實現實時同步更新，促進業財一體化融合。物資管理與財務管理分離，物資的核算與財務核算脫節，不能實現財務業務一體化，運行效率低下，且大部分醫院庫存管理方式均為半系統錄入和半手動錄入，需人工定期記錄和盤存，進而導致盤存與物資出入庫之間存在時間差。這也會帶來一系列問題，如部分應急物資未及時入庫已被科室領走，但未記錄在案，出現庫存誤差狀況等。同樣，每月交至財務部門的入庫清單，也僅反映了本月出庫和入庫狀況，無法明確中間因人員疏漏而引發的物資流向不明，導致盤存問題、物資出入不對等情況，醫院財務工作量和難度均明顯加大。

3 5G時代下醫院物資信息化管理系統優化

通過上述分析可以發現，目前大部分醫院物資管理系統的突出問題是信息化程度較低。主要體現在：第一，招標采購管理環節仍然存在人工收集物資分類信息和供應商信息的情況，且資料信息采用紙質檔案形式保存。第二，醫院沒有將多個物資管理部門整合為集中的物流中心。醫院的醫療器械、藥品、后勤物資等分屬于不同部門管理，其管理方法和管理模式各異，且沒有對相應的科室設立二級庫，物資的庫存管理粗放，難以及時準確地反映當前所需，科室二級庫房以領代支問題突出，庫存積壓導致流動資金占比高，甚至出現賬實不符引發科室成本核算不符合權責發生制的情況。醫療器械歸口管理部門、物價部門、醫保部門、臨床使用科室等對同一規格的高值醫用耗材的命名不統一，且未采用條形碼管理技術，管理難度較大。第三，物資盤點以人工盤點為主，費時費力，盤點差錯率較高，數據的準確性難以保證。財務部門以人工審核發票為主，核對的工作量大且效率低，對外付款經常要與供應商、物資歸口管理部門反復溝通，容易出現無效復核。財務部門無暇進行精細化管理，經濟活動分析往往流于模板化和形式化的通報情況。

在5G時代的背景下，文章針對上述問題對現有醫院物資管理系統進行優化，重新梳理了物資管理的各個業務流程，從采購管理、出入庫管理和庫存管理等方面設計了物資管理全流程信息化系統的功能架構和技術架構，如圖1所示。

圖1 物資管理業務流程再造

3.1 建立物資分類字典數據庫

根據國家的有關規定并結合醫院工作實際，建立物資分類字典數據庫，通過物資信息系統相應的模塊管理醫院物資的圖片、相關資質證明、產品授權及技術文檔等信息。主要做法為：一是參照醫保的規定對醫院的物資進行分類，并編制相應的代碼，以此作為醫院物資分類字典數據庫的基礎。醫保的編碼規則分為三個層級：一級分類主要區分醫院物資的學科和品類；二級分類主要區分醫院物資的用途和品目；三級分類主要區分醫院物資的部位、功能和品種。同時，醫保編碼規則采用了標識碼、分類碼、通用密碼、產品特征碼、生產企業碼、產品分類流水號6項標識對醫院物資進行區分，通過這6項標識能將某一物資精確至其最明細的規格型號。二是在參照醫保編碼的基礎下，結合醫院的實際情況，將醫院的原始目錄字典信息糅合進物資分類字典數據庫里，形成適用于醫院的物資分類字典數據庫。借助物資分類字典數據庫，醫院不僅能統一規范物資的名稱、規格型號、單位、生產廠家名稱等基礎信息，還能整合物資的供應渠道信息、資質檔案信息等[4]。

3.2 設立物流中心及二級庫

優化醫院管理架構，設立物流中心，將原耗材、后勤物資和藥品三大塊業務進行整合，由物流中心負責全院物資的采供與監管，構建標準化物資管理運營體系。同時在所有使用科室建立二級庫，能夠將對物資的管理細化到醫院各部門和各科室，實現精細化管理。二級庫與物流中心兩個關鍵節點聯動，當臨床科室庫存物品低于使用數量下限時，系統將自動報警，工作人員第一時間與相關科室主動溝通，確定送貨數量，開具出庫單，配送組準時配送，有利于優化服務流程，提高工作效率。當科室發出在線領用物資申請時，系統會優先判斷物流中心是否有庫存。如有庫存，系統自動將物資出庫到該科室的二級庫。只有當科室實際耗用物資時，物資才會從二級庫出庫，并且鏈接到財務系統，自動生成財務憑證，計入科室成本。如果物流中心沒有庫存，系統再訪問全院科室的二級庫判斷是否有庫存，如有庫存，系統自動將物資調撥到需求科室的二級庫，實現院內物資調撥，減少物資采購的等待時間。

3.3 高值耗材條形碼跟蹤

對醫院的高值耗材采用條形碼管理，每一高值耗材都有其唯一的序列號。在高值耗材入庫時，由物流中心管理員分配、登記、打印序列號條碼，并粘貼到高值耗材包裝上。實際領用高值耗材時，只需掃描高值耗材包裝上的條形碼，即可實現高值耗材自動出庫，HIS系統同步收費，并記錄對應的開單醫生、使用患者、耗材價格等信息，同時自動生成財務憑證，計入科室收入[5]。這樣一來，既維護了患者的切身利益，也確保了醫院感染控制的要求，使高值耗材管理步入醫院良性動態管理體系。

3.4 采購發票全自動審核

重新梳理物資管理部門、供應商、財務部門三者之間的交互流程，對物資與財務各自的業務流程進行全鏈條流程化再造，以實現醫院物資與財務管理的一體化[3]。物資管理部門在系統上發起采購訂單申請時即生成該筆業務的唯一標記編號，確認收貨時，對照采購訂單的收貨明細，勾選點擊本批結算清單，生成開票通知單、驗貨質檢入庫單、開票建議單等信息傳遞至系統實現各級領導內控審批，完成審批后的信息形成PDF電子文件隨同上述開票通知單等電子單據一并傳輸至供應商處。供應商核對內容信息是否與乙方發貨信息相符，如相符則照單開票，并打印帶有條碼、二維碼的開票通知單；如存在爭議，則與物資管理部門溝通，啟動逆向、中止、重新觸發等流程。財務部門收到單據后，對發票進行OCR識別，精確對應業務，匹配審批信息附件等，實現智能記賬，促進業財一體化。

3.5 物資應付賬款銀醫直連

在財務結算環節采用銀醫直連模式，集財務核算與銀行支付于一體。通過多方磨合和系統改造，全方位實現銀行與醫院物資管理系統、財務管理系統的互聯互通，滿足財務電子化審核、實時支付、自動對賬、實時查詢等功能需求，物資應付賬款憑證通過系統自動生成，將重復的、效率低下的財務工作整合歸并，由單純的技能型財務工作轉變為智慧型財務工作方式，進而推動醫院精細化管理。

3.6 物資RFID盤點

在庫存管理上，充分利用5G技術組建智能倉庫，將RFID 技術應用于醫院物資管理，全方位把控醫用物資的常規籌備、日常管理、存儲流通和優化保障等工作[6]。在醫用物資配送環節即附上RFID電子標簽，進入物資入庫、出庫、盤點等各個環節流轉，可隨時對各類物資快速自動識別，進行自動化的數據采集，獲取相關的物資信息，如物資品類、規格、供貨商、供貨時間、有效期、庫存量等，實現遠程監測監控和自動巡查盤點，進而大幅度降低盤點差錯率，確保及時準確地掌握庫存和在途的真實數據，合理保持和控制庫存，提供良好的物資保障。

4 結論

綜上所述，5G時代下醫院物資信息化管理系統是對傳統物資管理模式的創新和突破，是智慧醫療的發展趨勢，也是推進公立醫院管理現代化的必然要求。公立醫院實行藥品、耗材零差率銷售以后，醫院物資管理的優劣直接影響醫院成本控制的好壞?；?G技術的醫院物資信息化管理系統的應用，最大限度降低了醫院物資管理在領用識別、流程管理、數據采集、溯源質控等方面出錯的概率，有效提升了醫務人員的工作效率和工作質量，推動醫院物資管理科學化、規范化、精細化向新的臺階邁進。