電子檔案對于疾控檔案管理發展的促進作用探討

王博，李曉媛，張曉曼

1.單縣疾病預防控制中心，山東菏澤 274300；2.單縣婦幼保健計劃服務中心，山東菏澤 274300

疾控檔案管理是公共衛生服務的重要組成部分，是疾病預防和控制工作的基礎和保障。隨著衛生信息化建設的不斷推進，疾控檔案管理工作也呈現出數字化、網絡化和信息化的趨勢。在這種背景下，電子檔案作為一種新型的檔案管理方式，具有數字化、標準化、共享化、易保存和高效查詢等特點，逐漸被廣泛應用于疾控檔案管理領域，對提高檔案管理效率和質量起到了積極的促進作用。本文將對電子檔案對于疾控檔案管理發展的促進作用進行探討，旨在加深對電子檔案的認識和理解，為疾控檔案管理的現代化和信息化建設提供參考。作為相關技術人員和管理者，要提升對電子檔案的重視程度，構建科學的管理體系，進一步發揮電子檔案的作用，提升疾控檔案管理綜合水平，適應當前檔案管理改革發展趨勢。

1 電子檔案的概念和特點

電子檔案是一種利用計算機技術和網絡通信技術將紙質檔案數字化、電子化后形成的檔案形式。與傳統紙質檔案相比，電子檔案具有許多優點。①電子檔案采用數字化技術，將紙質檔案轉換為數字形式，實現了檔案信息的全面數字化。數字化的檔案可以更好地保護檔案信息，防止紙質檔案因受潮、發霉、老化等問題導致的信息丟失或損毀。數字化的檔案也更容易管理和利用，可以通過計算機軟件進行編輯、存儲、查詢、共享等操作[1]。②電子檔案按照一定的標準和規范進行組織和管理，具有較高的規范性和可操作性。數字化的檔案具有明確的命名規則、存儲路徑和格式，可以避免傳統紙質檔案的混亂和不規范，提高了檔案管理的效率和準確性。③電子檔案可以通過網絡進行共享和傳遞，實現了檔案信息的無縫連接和共享。傳統紙質檔案需要通過郵寄或者快遞等方式進行傳遞，而電子檔案則可以通過電子郵件、互聯網等方式進行傳遞和共享，避免了郵寄或者快遞等方式可能導致的信息丟失或者損毀。④電子檔案可以通過備份、存儲等方式輕松地進行保存和備份，避免了傳統紙質檔案易受損、易丟失等問題。電子檔案可以備份至云端，避免了單點故障，確保了檔案信息的安全性。⑤電子檔案具有快速檢索和查詢的特點，可以大大提高檔案管理的效率和準確性。傳統紙質檔案需要手動翻閱，而電子檔案則可以通過計算機軟件進行關鍵詞搜索、智能匹配等方式進行檢索和查詢，大大節省了檢索時間和提高了準確性。

總之，電子檔案具有許多優點，包括數字化、標準化、共享化、易保存和高效查詢等特點，可以大大提高檔案管理的效率和準確性。隨著信息化技術的不斷發展，電子檔案將在檔案管理領域中發揮越來越重要的作用[2]。

2 電子檔案在疾控檔案管理中的應用

電子病歷是疾控檔案管理中的重要組成部分，是指將病歷信息數字化、電子化后，形成的一種新型病歷形式。相比傳統的紙質病歷，電子病歷具有數字化、標準化、共享化和易管理化等特點，可以大大提高疾控檔案管理的效率和質量。

數字化是電子病歷的重要特點，通過將病歷信息數字化，實現了病歷信息的全面數字化，使得病歷信息可以更加直觀、準確地呈現，也可以更加方便地進行存儲和傳輸。標準化是另一個重要特點，電子病歷可以按照一定的標準和規范進行組織和管理，具有較高的規范性和可操作性，可以實現不同醫療機構之間的信息互通和共享[3]。此外，電子病歷也易管理化，因為數字化使得電子病歷可以更加方便地進行存儲和備份，也可以更加快捷地進行查詢和瀏覽。電子病歷在疾控檔案管理中的應用也非常廣泛。①電子病歷可以實現病歷信息的標準化、共享化和易管理化，可以促進不同醫療機構之間的信息共享和協作，也可以促進醫療服務的質量和效率。②電子病歷可以實現疫苗信息的全面記錄和查詢，包括疫苗種類、接種時間、接種劑次等信息，方便了疫苗管理的準確性和時效性。電子病歷還可以支持醫療機構進行監測和統計工作，通過對病歷信息的分析和挖掘，可以提高疾病監測的質量。通過電子病歷的共享和查詢功能，不同疾控機構可以實現信息的無縫連接和共享，提高了檔案管理的效率和準確性[4]。總之，電子病歷作為疾控檔案管理的重要組成部分，具有數字化、標準化、共享化和易管理化等特點，可以大大提高疾控檔案管理的效率和質量。在疾控工作中，電子病歷的應用已經成為了不可或缺的一部分，而加強對電子病歷的管理和應用，將進一步促進疾控檔案管理的現代化和信息化建設。

3 電子檔案對于疾控檔案管理發展的促進作用

隨著信息化和數字化技術的快速發展，電子檔案在疾控檔案管理中得到了廣泛應用，被廣泛認為是一種高效、便捷、可靠的檔案管理方式。研究發現，電子檔案具有數字化、標準化、共享化、易保存和高效查詢等特點，可以大大提高疾控檔案管理的效率和質量。①電子檔案可以實現檔案信息的全面數字化、標準化和共享化，方便了疾控檔案管理的信息化建設。傳統的紙質檔案管理存在著信息獲取困難、存儲空間浪費、檔案損毀等問題，而電子檔案則可以實現檔案信息的數字化和標準化，使得檔案信息更易于管理和檢索。同時，電子檔案的共享化特點也為多部門之間的信息共享提供了便利，加快了檔案信息的傳遞和流通。②電子檔案可以實現疾病監測數據的快速統計和分析，提高了疾病預防和控制工作的準確性和時效性[5]。疾病監測數據是疾病預防和控制工作的重要依據，而電子檔案的數字化和標準化特點使得數據獲取和分析更加便捷和高效。疾控機構可以通過電子檔案快速獲取、整合、分析和發布疾病監測數據，以便更好地制定疾病預防和控制策略，提高疫情預警和應急處置能力。③電子檔案可以實現檔案信息的快速查詢和共享，提高了檔案管理的效率和準確性。相較于紙質檔案管理，電子檔案的查詢和檢索速度更快、更準確，可以極大地提高檔案管理的效率和準確性。④電子檔案的共享化特點也為多部門之間的信息共享提供了便利，加快了檔案信息的傳遞和流通。

3.1 建立統一的電子檔案系統

①建立統一的電子檔案系統是提升疾控檔案管理效果的關鍵。通過建立統一的電子檔案系統，可以實現檔案信息的數字化、標準化和共享化，方便了疾控檔案管理的信息化建設。在建立電子檔案系統時，需要考慮系統的安全性、穩定性和可靠性，保障檔案信息的保密性和完整性[6]。同時，還需要設計合理的用戶權限和角色管理機制，以便不同權限的用戶能夠快速、準確地獲取需要的檔案信息。②要統一規范檔案信息錄入和管理流程，確保檔案信息的準確性和完整性。在電子檔案系統建立后，需要制訂詳細的檔案信息錄入規范和管理流程，明確各個環節的職責和任務，并加強檔案信息的質量控制。③還需要注重檔案信息的更新和維護，及時清理和整理已有的檔案信息，保持檔案信息的及時性和準確性。④要加強對電子檔案系統的維護和管理，保障系統的安全和穩定。在電子檔案系統的維護和管理過程中，需要加強對系統的監控和維護，及時排除系統中的漏洞和隱患，并加強系統的安全保護，防止信息泄露和損毀。

3.2 加強對疾病監測數據的分析和應用

①要建立完善的疾病監測數據分析機制，提高數據分析的準確性和時效性。疾病監測數據是疾病預防和控制工作的重要依據，因此在電子檔案系統中，要建立完善的數據分析機制，對疾病監測數據進行快速、準確地統計和分析，并及時發布監測數據報告，為疾控工作提供有效的數據支撐。②要加強對疾病監測數據的應用，提高疫情預測和應急處置能力[7]。在電子檔案系統中，可以將疾病監測數據與應急預警系統相結合，實現對疫情的實時監測和預測，及時發現疫情異常情況并采取有效措施進行應對。同時，還可以將疾病監測數據與其他相關數據進行交叉分析，發現潛在風險和薄弱環節，為疾控工作提供更多的參考和決策支持。③要加強對疫情預測和風險評估的研究，提高疫情預測的準確性和可靠性。在電子檔案系統中，可以利用大數據分析技術和人工智能技術，對歷史疾病數據進行深度分析，建立預測模型和風險評估模型，提高疫情預測和風險評估的準確性和可靠性，為疾控工作提供更為科學和精準的決策支持。

3.3 優化檔案信息查詢和共享機制

①要建立方便快捷的電子檔案信息查詢機制，提高查詢效率和準確性。在電子檔案系統中，可以通過建立全文檢索和關鍵詞搜索等查詢機制，實現檔案信息的快速查詢和精準定位。同時，還可以加強對檔案信息的分類和標注，方便用戶進行精細化查詢和篩選[8]。②要加強對電子檔案信息共享的管理和規范，實現檔案信息的安全、高效共享[9]。在電子檔案系統中，可以建立合理的用戶權限和角色管理機制，對檔案信息的共享進行嚴格的權限控制和審查，確保檔案信息的安全性和保密性[10]。同時，還可以利用云計算和大數據等技術，實現檔案信息的跨機構共享和共建共享平臺，提高檔案信息共享的效率和覆蓋面。③要注重對電子檔案信息共享的宣傳和培訓，提高用戶的意識和技能水平[11]。在電子檔案系統建立后，需要加強對用戶的宣傳和培訓，提高用戶的檔案信息共享意識和技能水平，讓用戶更好地利用電子檔案系統進行信息共享和查詢，提高檔案管理的效率和準確性[12]。

3.4 開展電子檔案協同評價和管理

①要建立完善的電子檔案協同評價機制，提高檔案管理的效果和質量。在電子檔案系統中，可以利用評價系統對檔案信息的質量和效果進行評價和監控，并及時發現和糾正問題，保障檔案信息的準確性和完整性。同時，還可以通過電子檔案協同評價機制，加強對各級機構和部門之間的信息交流和協作，提高協同管理效果，推動疾控工作的協同發展[13]。②要加強對電子檔案管理的監督和評估，提高管理的規范性和科學性。在電子檔案管理過程中，需要加強對檔案管理的監督和評估，對各級機構和部門的檔案管理進行定期檢查和評估，并及時發現和糾正問題，提高管理的規范性和科學性。③要注重電子檔案管理的創新和應用，推動疾控工作的轉型升級[14]。在電子檔案管理過程中，可以加強對新技術和新方法的應用，推動疾控工作的數字化、智能化和信息化，提高疾控工作的科學性和效率。同時，還可以通過電子檔案管理的創新和應用，促進疾控工作的轉型升級，推動疾控工作的可持續發展[15]。④要建立有效的激勵和獎懲機制，推動電子檔案管理的落地和實施。在電子檔案管理過程中，需要建立激勵和獎懲機制，對電子檔案管理效果好的機構和個人進行表彰和獎勵，對管理不規范或存在問題的機構和個人進行問責和糾正，推動電子檔案管理的落地和實施，提高疾控檔案管理效果和質量[16]。

綜上所述，建立統一的電子檔案系統、加強對疾病監測數據的分析和應用、優化檔案信息查詢和共享機制以及開展電子檔案協同評價和管理是提升疾控檔案管理效果的關鍵策略。這些策略不僅可以提高檔案管理的效率和質量，還可以推動疾控工作的數字化、智能化和信息化，為疾控工作的可持續發展提供有效支撐。