智能化技術在檔案信息化建設中的應用

摘 要：隨著智能化技術的應用領域越發(fā)廣泛，其與檔案信息化建設有機結合是時代的大勢所趨。文章對智能化技術在檔案信息化建設中的應用展開分析和探討，結合智能化技術的應用價值，分別從人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算和FRID處理等現(xiàn)代智能化技術的應用層面以及定位、認識、研究和行動等方面，有效推進智能化技術在檔案信息化建設中的應用效果，希望為檔案建設管理工作提供更多的便捷性。

關鍵詞：智能化技術；檔案信息化；人工智能；大數(shù)據(jù)

隨著信息時代的到來，智能化技術的應用領域逐漸增加，在檔案信息化建設中應用智能化技術，一方面，可以充分加快信息化建設的總體頻率與速度，使其可以在短時間內完成目標的數(shù)據(jù)建設任務；另一方面，還能通過各種不同的智能化技術，盡可能縮減檔案信息化建設的總體消耗時間，帶動工作效率和質量的綜合提升。在智能化技術的應用基礎上，有效推動并實現(xiàn)檔案信息化建設的快速發(fā)展。

一、在檔案信息化建設中智能化技術的應用現(xiàn)狀

在人工智能技術的支持和作用下，可以為檔案信息化建設與管理提供更高效的服務保障，使其能夠充分滿足用戶的需求，帶動工作效率的全面提升，有效滿足用戶隨用隨存取的個性化要求，真正帶動檔案信息化建設的可持續(xù)發(fā)展。另外，借助人工智能技術，可以在一定程度上提高檔案的綜合利用價值，對傳統(tǒng)的檔案管理造成沖擊和影響，為信息化建設的發(fā)展提供強效驅動力，拉動人才需求層次的提升，進而為檔案工作的轉型升級和社會的全面進步產生強大的助力。

1.智能化收集電子檔案

作為檔案信息化建設的重要環(huán)節(jié)，通過應用計算機硬盤等現(xiàn)代化設備設施存儲數(shù)據(jù)信息，使其與紙質檔案對應關聯(lián)，能夠有效緩解部分地區(qū)公共檔案管理場所的數(shù)據(jù)壓力。利用智能Agent技術可以在一定程度上提高數(shù)據(jù)信息的收集效率，真正實現(xiàn)電子檔案的智能化收集，這項技術本身擁有較強的自主性，會根據(jù)工作人員制定的需求來智能抓取電子文檔。另外，考慮到檔案信息化建設并不單純只由網絡中抓取信息，還需要確保其真實性、可靠性、完整性以及可用性。部分信息化檔案是以音視頻、圖像等形式存儲，需要靈活應用語音識別技術，將音視頻的檔案精準轉化為文本信息，并能分析其中的各類語種，為后續(xù)的分類與內容分析創(chuàng)造有利的前提條件。而針對部分因光線或者分辨率、氣候條件等相關因素導致信息模糊的檔案，可以借助信號處理和圖形處理等技術，在經過綜合處理后，使其恢復高清晰度。

2.檔案數(shù)據(jù)信息的高效共享

在新的社會背景下，推動檔案信息化建設的網絡化和數(shù)字化等，是賦予檔案管理的全新要求，檔案使用者能夠更加清楚、高效地完成信息檢索和資料搜尋。結合《中國檔案分類法》的相關要求，檔案檢索分類具有復雜性，大多數(shù)使用人員無法在短時間內完成對檔案類別的精準掌控，因此，在人工智能技術的作用下，可以將不同檔案之間的重要程度以及相關性等給予同步考慮，并采用加權混合索引的方式，幫助使用人員快速搜查目標資料，從而帶動檢索精準度和效率的全面提升。另外，還可以應用自然語言加工系統(tǒng)，使用人員可以通過提問的方式，在人工智能技術反復推理的過程中，從已有的信息庫中查找到相應的答案，加上可以感知用戶數(shù)據(jù)信息搜集類型的偏好，并適當增加該方面的信息推送，促進檔案信息的實時共享。

3.減少檔案信息網站的建設成本

對于檔案信息化建設工作而言，通過建設具有服務、宣傳和交流等功能的網站平臺，能夠將檔案信息化直接面向社會大眾，使其能夠在有限的時間和精力下，完成遠程獲取和搜集文件數(shù)據(jù)信息，使檔案信息可以真正實現(xiàn)觸手可及。在檔案信息網站建設的過程中，應用人工智能技術，可以有效理解和響應訪問人員的個性化需求，并結合其實際情況給予適當?shù)膸椭椭С帧Ｔ谌斯ぶ悄芗夹g的輔助下，能夠針對網站的相關核心參數(shù)自動調整，并結合實際情況創(chuàng)建網頁的基礎布局，針對實際內容和相關品牌實施綜合優(yōu)化和完善，使其不再完全依賴于設計工作人員的同時，給予游覽和訪問用戶更加舒適的感受和服務體驗，進而吸引更多受眾的關注和認可。

4.大數(shù)據(jù)處理技術

（1）實現(xiàn)檔案信息化建設的集中化管理

為了全面推動檔案信息化建設，相關領導層需要優(yōu)化創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案信息載體，并實現(xiàn)檔案的集中化管理。從以前檔案管理工作模式中可以看出，基本上充分踐行了分片分區(qū)管理的綜合理念，彼此之間并無明顯的交集，導致檔案信息化建設始終處于獨立且分散的狀態(tài)，交流程度低，共享效率落后。而在大數(shù)據(jù)處理技術的支持和作用下，可以有機整合分散的檔案數(shù)據(jù)，讓訪問者可以精準搜尋所需的檔案數(shù)據(jù)信息，不僅可以提高檔案搜集和信息化建設的工作效率，還能深化檔案管理的相關工作內涵，讓大數(shù)據(jù)處理技術的核心優(yōu)勢與作用得到全面充分的呈現(xiàn)和發(fā)揮，構建以全國為基礎的檔案信息化資源建設平臺，能夠有效避免重復錄入等情況的出現(xiàn)。

（2）深入挖掘檔案信息化建設的數(shù)據(jù)內涵

通過應用大數(shù)據(jù)處理技術，能夠全面深入地挖掘相關的檔案數(shù)據(jù)信息，幫助管理者在海量的數(shù)據(jù)中，更加精準地了解用戶的實際需求，從而為其提供更加一致的服務和保障。在分析型數(shù)據(jù)庫的基礎上，可以和MYSQL協(xié)議相關語法的標準產生綜合兼容，使其能夠在面對龐大的數(shù)據(jù)信息時，在最短時間內完成響應反饋，再經過多維分析透視的方式，將檔案信息化建設的相關需求綜合全面地呈現(xiàn)給管理工作人員。在大數(shù)據(jù)處理技術的應用基礎上，可以有效提高檔案信息化建設管理的精準度，避免遺漏和丟失關鍵性數(shù)據(jù)，推動檔案信息化建設的轉型升級。

（3）拓展檔案信息化建設的服務管理能力

目前，我國部分地區(qū)的檔案管理部門，在管理方式和服務模式等方面嚴重缺乏創(chuàng)新和優(yōu)化，不僅無法適應和滿足當前的社會需求，還限制和阻礙了檔案信息化建設的全面發(fā)展。而通過大數(shù)據(jù)技術的應用和落實，以網絡智能化數(shù)據(jù)挖掘技術為基礎，創(chuàng)建一條龍式的服務模式，實現(xiàn)多個地區(qū)檔案管理部門的高效聯(lián)動，從而實現(xiàn)高效的一體化管理。在了解訪問者的實際需求之后，檔案管理人員可以借助相應的設備設施，通過檢索和咨詢的方式，精準查找對應的數(shù)據(jù)信息，不僅充分貼合來訪者的需求，還能減少時間和精力的消耗，并在檔案信息化的采集、整合、挖掘以及檢索等環(huán)節(jié)產生重要的動力和支持，形成完整的服務鏈條，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢作用，為檔案信息化建設的總體進度和效果提供良好的支持與保障。

5.云計算核心技術

首先，因各區(qū)域經濟水平不同，對檔案信息化建設的總體投入資源往往也具有差異。部分財政經費相對緊張的區(qū)域，甚至無法實現(xiàn)和滿足基礎設備設施的需求，而經濟發(fā)達的區(qū)域，在建設基礎設備設施之后還會出現(xiàn)資源閑置的情況。因此，檔案管理相關部門，可以靈活應用云計算的“基礎設施即服務”方式，對檔案信息化的服務器、存儲設備設施等，在“云”平臺的基礎上，給各級別的檔案部門提供高效的基礎設備設施建設服務。一方面，能夠避免和減少資源的浪費；另一方面，還能縮減基礎能力薄弱區(qū)域對系統(tǒng)運維的成本開銷，為全國檔案信息化事業(yè)的綜合發(fā)展提供助力。

其次，在檔案信息化建設過程中，綜合應用管理系統(tǒng)的研發(fā)和運行，通常需要投入大量的資金和人工成本，且無法有效保障該系統(tǒng)的綜合質量。而通過云計算核心技術的應用，可以將各區(qū)域或檔案部門的優(yōu)秀技術型人才與資金有機統(tǒng)一起來，進而研發(fā)和推廣高品質的檔案管理軟件或系統(tǒng)。一方面，能夠有效避免重復資金的投入和專業(yè)化人才缺失；另一方面，可以借助軟件的廣泛推廣和應用，積極改變和扭轉因復建造成的異構問題，為檔案信息化平臺提供更加可靠的安全保障。

最后，結合云計算核心技術，能夠構建檔案資源管理的綜合體系，更加清楚、便捷地獲取數(shù)字檔案資源，并開展各個專題的研發(fā)編制，利用運算處理系統(tǒng)，用一站式檢索的功能系統(tǒng)，完成跨專業(yè)、跨地區(qū)檔案信息的收集和檢索。

6.FRID處理技術

簡單來講，F(xiàn)RID技術本身是一種非接觸式的自動識別技術，能夠通過射頻信號的方式對相應的物品和對象自動識別，并獲取相應的數(shù)據(jù)信息，和傳統(tǒng)的條形碼相比，F(xiàn)EID技術具有更加卓越的防水、防磁性能優(yōu)勢。同時，還可以抵御高溫的炙烤，對檔案數(shù)據(jù)的保護和盤點查找等方面有著直接的優(yōu)勢特點。通過應用FRID技術能夠真正讓檔案信息化建設實現(xiàn)了智能化的戰(zhàn)略目標，方便管理人員實時查詢和管理相應的具體業(yè)務。在FRID技術的作用下，各區(qū)域檔案綜合管理與信息化建設中工作人員的任務強度明顯減少，通過掃描可以將文字版本的數(shù)據(jù)信息精準錄入相應的智能化系統(tǒng)平臺，有效實現(xiàn)檔案信息化建設的智能化發(fā)展，并帶動相關工作效率和質量的全面提升，為我國檔案管理工作提供強大支持。

二、加強檔案信息化建設中智能化技術應用的措施

1.定位層面

為了充分發(fā)揮智能化技術在檔案信息化建設中的實際應用效果，需要精準確定智能化技術在完成智慧檔案館這一未來發(fā)展目標的戰(zhàn)略性定位。鑒于檔案信息化建設屬于漫長且悠遠的實踐過程，在該過程中，每個不同時期和階段都會伴隨著相應的任務和形勢要求，為充分發(fā)揮智能化技術的優(yōu)勢特點，需要始終將其作為完成相關核心任務的關鍵階段。確保每個時期都能夠開展正確的操作，從而用更少的投入，換取更多的收獲。在未來發(fā)展過程中，需要明確將智慧檔案館列為重要的任務前提，使其能充分發(fā)揮導向作用，有效呈現(xiàn)智能化技術在檔案信息化建設以及智慧檔案館建設中的引導價值，推動我國檔案管理工作的進一步優(yōu)化完善，為社會主義現(xiàn)代化建設奠定更加穩(wěn)健的基礎保障。

2.認識層面

為了能夠真正推動智慧檔案館的高效建成，必須從意識形態(tài)方面著手，讓相關工作人員都能夠充分意識到智能化技術在檔案信息化建設中的實際應用效果，提高對智能化技術的關注和重視，充分擴展智能化技術在未來檔案信息化建設中的應用想象空間，主動提出其中存在的顯著問題，并以此為依據(jù)展開對解決方式的探討與分析，發(fā)現(xiàn)更加合適的應用場景。例如，傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是通過等待的方式來獲取相應的檔案信息和相關服務，而通過轉型升級，強調對檔案信息化建設的重視，將坐店等待轉變成上門服務等方式，為相關需求者給予更優(yōu)質的智能化檔案信息服務。同時，還能在對外的交流合作中，持續(xù)提供更舒適、高效的服務，有效提升智能化技術在檔案信息化建設中的應用效果。

3.研究層面

結合目前國內外已有的研究成果來看，對智慧檔案館的總體研究相對偏少，說明目前國際上還沒有形成針對其展開的專業(yè)化探討與分析。結合我國近幾年的記錄分析，發(fā)現(xiàn)通過應用智能化技術的方式，能夠為推動檔案信息化建設形成強大的助推力，使其在短時間內高效完成檔案信息的查閱和檢索等，提供來訪者和工作人員的工作效率。

4.行動層面

（1）構建數(shù)據(jù)庫，強調檔案信息化建設的資源共享

檔案信息化建設的工作量是巨大的，間接說明管理工作人員具有較高的工作壓力，若不降低工作壓力，長此以往可能導致后續(xù)檔案管理發(fā)生問題。面對這種情況，管理工作人員可以借助現(xiàn)代技術緩解工作壓力，通過構建數(shù)據(jù)庫，強調檔案信息化建設的資源共享，并不斷創(chuàng)新管理模式，尋找檔案信息化建設工作的新思路。

（2）強化檔案信息化建設的安全性

一方面，可以借助互聯(lián)網技術、信息技術等先進技術構建智能化、現(xiàn)代化檔案監(jiān)控系統(tǒng)，時刻關注相關檔案數(shù)據(jù)信息的流動情況；另一方面，為了強化工作人員對檔案資料的重視程度，明確檔案信息被泄露可能造成的危害和影響，激發(fā)工作人員的責任意識。真正實現(xiàn)檔案信息化建設的全面安全管理，不僅可以有效避免重要數(shù)據(jù)的流失和錯亂，還能提高檔案信息化建設的總體效果。

（3）打造專業(yè)的人才隊伍，提升檔案信息化建設管理水平

在全新的社會背景下，為了順應檔案信息化建設的戰(zhàn)略發(fā)展目標，不僅要求相關管理工作人員掌握一定水平的檔案管理知識，能夠熟練應用相應的基礎設備設施，還要求相關工作人員掌握基本的現(xiàn)代數(shù)字化信息技術知識理論，能夠獨自完成檔案信息化管理的基本技術操作，打造專業(yè)的人才管理隊伍，將人才隊伍的核心優(yōu)勢順利轉化為檔案信息化建設的助力，推動檔案信息化建設未來持續(xù)、高質量發(fā)展。

三、結束語

綜上所述，通過聯(lián)合智能化技術的優(yōu)勢特點，能夠在一定程度上對檔案信息化建設的效率產生直接的促進作用。所以，在此基礎上，需要明確檔案信息化建設的主要目標和執(zhí)行方式，并逐漸將各類智能化技術應用到檔案信息化建設的收集與建設中，為后續(xù)智慧化檔案館的宏遠建設目標創(chuàng)造可靠且穩(wěn)定的前提條件，為我國社會主義現(xiàn)代化建設的發(fā)展戰(zhàn)略提供支持與保障。

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（作者單位：煙臺市高新區(qū)公路建設養(yǎng)護中心）

作者簡介：張旭芳（1971—），女，漢族，山東煙臺人，本科，副研究館員，研究方向：特色檔案征集利用。