檔案工作創新助力我國城市更新行動

摘 要：城市更新已成為近年我國城市發展的關鍵詞，城市更新項目檔案作為記錄整個城市更新過程的重要載體，具有重要的憑證價值和參考價值，具有現實意義和長遠意義。文章探討了檔案在城市更新工作中的重要作用，分析了城市更新檔案工作中存在的問題并提出了相應策略，為城市更新項目檔案管理水平的提高提供了參考。

關鍵詞：檔案；城市更新；創新方式

2022年，我國城鎮化率達到65.2%，城鎮化進入中后期階段，城市建設從大規模的增量建設轉向存量更新和增量調整并重的新階段。2021年，“城市更新”首次寫入政府工作報告。2022年，黨的“二十大”報告提出，要“實施城市更新行動，加強城市基礎設施建設，打造宜居、韌性、智慧城市”。2023年，政府工作報告再次提及實施城市更新行動。城市更新已成為我國城市發展的關鍵詞。城市更新不僅能解決“城市病”，提高人居環境，更能滿足人民群眾對美好生活的向往，提升人民的幸福感、獲得感，是推動城市可持續發展、治理能力現代化的系統性民生工程。

一、城市更新項目檔案的特點

城市更新項目是對城市中已經老化、過時或不適應城市發展需要的區域展開更新改造，以改善城市的整體環境和提高城市的居住質量。同時，促進城市的經濟發展和社會進步。城市更新項目具有類型多、規模大、周期長、關系復雜和不確定性高的特點。

城市更新項目檔案作為記錄整個城市更新過程的重要載體，具有重要的憑證價值、參考價值、現實價值和長遠價值。城市更新項目檔案具有3個特點：

一是檔案涉及內容繁多，城市更新包括5大類、12項內容。5大類包括居住類、產業類、設施類、公共空間類和區域綜合類。12項內容分別是老舊平房院落、危舊樓房、老舊小區、老舊廠房、低效產業園區、老舊低效樓宇、傳統商業設施、老舊市政基礎設施、老舊公共服務設施、老舊公共安全設施、公共空間類城市更新和公共空間類城市更新。

二是專業性強，城市更新涉及行政管理、城市建設、工程管理、城市更新等諸多專業領域，城市更新項目檔案涉及大量的技術資料和數據，如項目規劃文件、建筑設計圖紙、設備安裝圖紙等，需要由專業人員展開整理和分析。

三是檔案參與主體眾多，包括政府、物業權利人、投資單位、實施主體以及產權單位等，多個主體之間的利益關系錯綜復雜。城市更新前期參與方主要是政府，負責城市更新立項、專項規劃審批、標圖建庫和報批報建等工作。城市更新后期參與方主要為投資單位和實施主體，負責城市更新項目摸查、申報立項、規劃報建、工程建設和確權等工作。

二、檔案在城市更新工作中的重要作用

1.檔案為城市更新項目建設提供了原始憑證

檔案是城市發展的原始記錄，通過文字、聲像和實物等形式，反映城市在不同時期的歷史風貌、權屬狀況、管理關系等，為城市更新工作順利提供了寶貴的證據支撐。城市更新項目實施前，相關實施主體單位需大量調閱歷史城建檔案，包括原項目規劃、土地房屋權屬、工程竣工圖、市政管線圖、裝修圖、合同協議、圖片及音像等檔案，為新項目實施提供必要的檔案信息資源支撐。

2.檔案為城市更新項目運營服務提供了依據

城市更新項目竣工后，新的檔案形成，項目進入運營維護和服務管理階段，真實、完整以及準確的城市更新項目檔案為后期項目的運營服務提供了依據。設備使用說明書和竣工圖等工程檔案為項目后期維修、維護提供了有益參考。前期檔案中的預算報告、預算方案、項目評估等，為后期項目運營過程中的財務測算、功能規劃等重要環節提供了最優化解決方案，縮短了項目運營時間并節約了項目運營成本。

3.檔案為城市更新經驗推廣拓寬了渠道

城市更新項目檔案翔實記載了前期協調統籌、資源整合利用、定位規劃設計、工程建設、科技創新和技術攻關、全過程審計、商業模式、資本運作以及服務運營模式等寶貴經驗或先進技術，可作為知識成果供其他城市設計者、建設者們參考借鑒。另外，通過城市更新檔案編研工作，形成專題化的研究成果，從而充分發揮檔案資源優勢，激發城市發展活力、優化城市功能布局、提升城市發展能級。

三、城市更新項目檔案工作存在的問題

1.檔案管理制度缺失

城市更新改造項目改造范圍廣、涉及部門多、工程量大及內容復雜。此外，項目兼具投資、工程建設和運營維護三重屬性，需要多部門協調統籌，城市更新改造項目檔案管理工作需要內外聯動，相互配合。但從實際情況看，城市更新項目檔案管理制度缺失，造成檔案管理人員職責不明確、檔案管理流程混亂。一是歸檔范圍不明確，造成無價值的文件誤歸檔，有價值的文件漏歸檔。二是未將檔案工作納入崗位職責，未建立考核機制，檔案工作缺乏動力，其重要性被忽視。三是檔案的歸屬、流向不明確，檔案的收集、整理、保管和利用缺乏制度保障。

2.檔案管理過程不科學、不規范

城市更新項目檔案人員的管理理念還停留在被動接收檔案的狀態，管理角色還處于庫房管理員的初級階段。一是檔案工作與工程建設不同步，檔案工作未形成層層負責、環環相扣的管理機制。二是城市更新項目改造完成后，建設單位才開始啟動檔案工作，檔案的真實性、完整性得不到保障。三是對聲像檔案的重要性認識不足，聲像檔案拍攝不規范、歸檔量少，無法滿足城市更新工作精細化管理需求，無法真實、全面記錄改造成果。

3.檔案人員專業素養不強、能力不足

檔案人員的專業素養直接影響檔案工作的質量。目前，大部分企業的檔案人員由行政人員兼任，無檔案專業背景且缺乏檔案指導、培訓，整體業務素質偏低。檔案人員工作繁雜，檔案工作僅是多項崗位職責中的一項，精力、能力有限。檔案人員對信息化建設、電子文件管理、信息技術的了解不夠，知識儲備不足，嚴重影響了企業的信息化進程。此外，城市更新檔案管理專業性強，涉及檔案、文史、勘察設計、工程建設、工藝、技術、修繕以及運營等多個專業領域，如無專業支撐，僅憑檔案人員的一己之力，無法勝任。

4.檔案的價值未能充分挖掘

在城市更新改造過程中，原建筑物、基礎設施被拆除改造，舊樓房院落、舊小區、舊廠房、舊市政基礎設施和服務設施發生了較大變化。因此，改造過程中要重視城市更新檔案的收集、整理、利用和編研工作。充分挖掘城市更新檔案的歷史、文化和現實使用價值。檔案利用者可結合改造后變化，建立關聯，形成對照，為未來各項研究和城市文化溯源提供素材。

四、城市更新項目檔案管理對策

1.建立城市更新項目檔案管理制度

近期，北京、上海、深圳等多地先后出臺城市更新條例，規范城市更新活動，但城市更新檔案管理制度建設明顯落后于實際工作。基于城市更新項目檔案的復雜特性，建立城市更新項目檔案管理制度是城市更新工作順利開展的必要保障。一方面，檔案行政主管部門應積極響應國家發展戰略，與相關部門加強協調，相互配合，盡快出臺《城市更新檔案管理辦法》，使城市更新項目檔案管理工作標準化、規范化，有效指導企業城市更新項目檔案管理工作。另一方面，企業也應結合自身特點，以項目更新改造周期為主線，充分梳理歸檔體制機制、歸檔流程和歸檔文件目錄清單，制定適合企業特點的、有針對性、可操作的城市更新檔案管理制度。在城市更新項目實施前，明確檔案歸屬、流向、使用權及使用方式，將文件材料歸檔要求納入合同內容，將文件材料歸檔納入各項業務管理制度和業務流程以及業務人員崗位職責和考核內容。

2.創新檔案工作方式

（1）提前介入，完整收集文史檔案

在項目實施前，檔案管理部門和檔案人員應聯合項目規劃設計和實施團隊，通過提前介入的方式，深入項目現場，通過入戶走訪、現場調研、查閱原檔案和座談等多樣化形式，開展文字、聲像、實物及電子文件等各種形式和載體的文史資料、城市舊貌資料的收集工作，發揮檔案專業優勢，為城市更新項目積累原始檔案信息資源，并為城市更新項目的順利實施提供必不可少的改造依據。

例如，南京小西湖更新改造項目通過搜集整理并建立“小西湖片區文史資料檔案”，包括河流橋梁、古井街巷、歷史名人、文人逸事、名人宅邸、成語故事、戲曲茶藝以及非遺文化等，對片區歷史遺跡和歷史文化保護與開發起到了重要作用。

（2）全程管理，最大限度地保證檔案的完整性、準確性

要想保證城市更新項目檔案的真實性、完整性和有效性，項目竣工后再啟動檔案收集工作是不可行的。檔案管理人員需緊跟項目建設節奏，了解城市更新項目實施進度計劃并動態跟進，根據項目實施進度計劃制訂檔案管理計劃，從立項—開工—分部驗收—竣工驗收—工程結算—運營，實施全過程管理。在城市更新項目實施前，成立由物業權利人、投資單位、實施主體及產權單位組成的項目檔案工作協作小組，明確協作小組成員、運行機制和管理職責，從組織上確保檔案工作有效開展。在項目實施過程中，堅持“四個同步”原則，即項目立項與建檔同步，項目建設與歸檔文件的積累、整理、審核同步，項目竣工驗收與檔案驗收同步，項目結算與檔案遺留問題清理同步，確保檔案的完整性和準確性。

（3）用影像留住城市記憶

城市更新聲像檔案是以影像形式客觀、形象、直接地記錄城市的軌跡，是城市更新檔案的重要部分，它直接反映了城市的發展變化，更直觀記錄了整個改造過程，是城市更新項目檔案的重要組成部分。加強聲像檔案的收集工作對做好城市更新檔案工作具有重要意義。鑒于城市更新聲像檔案具有較強專業性的特點，推進聲像檔案標準化建設是降低收集難度，保障檔案工作順利開展的重要保障。標準化建設包括明確拍攝范圍、拍攝節點和編制標準手冊三部分內容。明確拍攝范圍是指明確城市更新聲像檔案的記錄內容，包括物和人的記錄，物的記錄是指選取適宜的建筑物作為參照物，體現城市更新項目改造成果，人的記錄是指本著以人為本的理念，通過對人物主體的記錄，提高拍攝內容的鮮活度，體現城市更新的社會效益；明確拍攝節點是指按照項目管理主線，梳理聲像檔案收集的關鍵節點，明確歸檔范圍，使記錄內容連續、完整；編制標準手冊是指對拍攝范圍、節點、手法等要素展開說明，制定詳細、統一、可操作的標準，使聲像檔案收集工作易于操作、符合規范。

3.加強檔案人才隊伍建設

首先，城市更新項目管理者應增強檔案意識，充分認識城市更新檔案的價值和作用，讓檔案人員從眾多繁雜的工作中解放出來，集中精力從事城市更新項目檔案管理工作，把工作做細做精做好，為企業發展賦能助力。其次，檔案人員應轉變工作作風，由被動等待變為主動出擊，由服務“迎進來”變為服務“送出去”，充分體現檔案的經濟效益和社會效益，提升檔案部門和檔案人員的地位和作用。為適應信息化檔案工作要求，檔案人員應通過參觀學習、業務培訓、繼續教育等各種方式和渠道，不斷提升檔案專業技能并拓寬專業領域，積極主動學習企業信息化建設、電子文件管理及工程建設等專業知識，做適應社會發展需求的復合型專業人才。最后，城市更新項目檔案管理工作具有很強的專業性，要做好城市更新項目檔案管理工作，僅靠檔案人員一己之力難以順利完成，迫切需要專業技術支撐和協助。檔案人員應積極主動尋求外援，在獲得企業主管領導支持的基礎上，尋求勘察、設計、修繕施工、物業管理和攝影等方面擁有豐富經驗的業務專家的支持協助，以確保檔案工作的有效開展和檔案成果的專業性、科學性。

4.積極開展檔案信息化建設，使城市更新檔案“活”起來

積極推進檔案數字化、信息化、智能化以及智慧化建設，拓寬思路，提高檔案信息資源的檢索、利用效率。一是在城市更新項目實施前，實施主體需查閱大量檔案，原城建檔案保管單位應立足館藏資源，以積極主動的姿態提供“線上+線下”多元化查檔模式，多途徑、智能化和精準化服務城市更新需求，為城市更新助力。二是積極探索電子文件歸檔和BIM歸檔模式，對紙質檔案開展數字化工作。此外，嘗試多樣化編研模式，緊抓老舊小區改造、新型基礎設施建設、公共空間改造提升等重點城市更新項目，形成高附加值的編研成果，賦能城市更新。三是建立檔案信息關聯跟蹤，以“一張圖”為基礎，宗地為單位，在檔案信息系統中關聯宗地建設新舊城建檔案信息，實現及時掌握城建檔案信息動態變化的目的。四是通過編輯制作宣傳畫冊、攝制專題視頻、某信、短視頻平臺等社交媒體宣傳方式，利用新舊照片、視頻檔案對比，體現城市歷史變遷、新城市、新風貌和新生活，對觀眾形成視覺和情感沖擊。例如，蘇州市城建檔案館修復和數字化處理館藏音像檔案，發行《干將路》《人民路》和《觀前老街整治改造》等聲像出版物，通過新舊對比圖和視頻，生動再現了蘇州城市更新的歷史進程，讓人們感受到蘇州的文化積淀和建筑魅力，也讓城市的記憶更清晰。

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（作者單位：北京首都開發股份有限公司）

作者簡介：謝爽（1982—），女，漢族，北京人，館員，本科，研究方向：企業檔案管理和檔案信息化。