信息技術在縣級疾病預防控制機構檔案管理中的應用研究

摘 要：縣級疾病預防控制機構檔案管理日趨規范化，逐漸形成檔案收集、管理、利用一體化的管理模式。信息技術在檔案管理工作中的應用，有助于提高檔案管理質量、效率，為檔案利用提供了支持。現階段，縣級疾病預防控制機構檔案管理應將重點放在檔案數字化建設和深化檔案價值的利用，分類整合疾病預防相關業務檔案資源，為縣級疾病預防控制機構各項管理工作的開展和決策提供依據。

關鍵詞：信息技術；疾病預防；檔案管理；開發利用

現階段，縣級疾病預防控制機構檔案管理工作內容越來越豐富，特別是后疫情時代，國家對于疾病預防工作更為重視，縣級疾病預防控制機構在工作中更應該認清形勢，對國家和上級主管部門關于檔案管理的各項政策加以落實，按照《檔案管理工作規范條例》，分類管理各種檔案，并做好利用開發工作。但目前，在具體工作開展過程中，部分縣級疾病預防控制機構對于檔案管理重視程度不足，并沒有圍繞檔案管理實際主動引進先進信息技術，也沒有與其他單位開展密切合作，實現檔案信息系統的相互銜接，在一定程度上影響了檔案信息資源的共享共建，只是將檔案管理工作作為常規工作來抓，沒有突出檔案管理的特點和重要性。新時期，應圍繞縣級疾病預防控制機構檔案管理工作實際，將檔案數字化、信息化建設作為主導方向，通過信息技術，提升檔案管理整體水平。

一、縣級疾病預防控制機構檔案管理現狀及特殊價值

縣級疾病預防控制機構檔案管理范圍涵蓋業務檔案、財務檔案、聲像檔案、人事檔案等內容，除了基礎檔案管理以外，還包括對檔案的檢索與利用等。《仙游縣2023年基本公共衛生服務項目實施方案》明確指出，要將基本公共服務與基本醫療有機結合，充分發揮縣級疾病預防控制機構在基本公共服務項目開展中的指導責任和監督作用，充分發揮其在人員培訓、效果評估等方面的優勢。同時，做好檔案管理工作，總結基本公共衛生服務項目相關經驗，確保居民電子健康檔案建檔率達到75%以上。按照這一要求，縣級疾病預防控制機構在檔案管理工作中既要落實好上級部門關于公共衛生服務的相關要求，也要從內部入手認真梳理檔案管理現狀，按照疾病預防控制機構檔案管理的相關要求形成相應的制度機制，為檔案管理工作開展提供依據。目前，縣級疾病預防控制機構的檔案管理工作已經取得了階段性成果，為支持公共衛生服務項目實施以及基本業務工作開展提供了扎實的檔案依據，但也存在一些亟待解決的問題。

一是檔案名目種類繁多，在歸檔過程中程序過于復雜。隨著縣級疾病預防控制機構業務越來越多，其涵蓋檔案內容也越來越豐富，除了常規的財務、人事、行政檔案之外，與疫情相關的包含地方病、職業病、傳染病等調查報告以及傳染病預防措施、監控數據、實施方案等各種檔案都需要統計。特別是近幾年新冠肺炎疫情肆虐，形成的傳染病檔案種類繁多，這些檔案對于疫情防控工作開展起著關鍵性作用，涉及相關內容的檔案信息都需要收集歸檔，進一步增加了檔案歸檔難度。二是檔案管理設備設施陳舊。縣級疾病預防控制機構在檔案管理方面能夠獲得的政策支持和資金支持十分有限，檔案管理條件相對較差。檔案設備設施相對陳舊，在濕度控制、靜電處理、溫度控制等方面沒有相應的配套設備設施，計算機管理系統也相對落后，現代化信息技術建設滯后，在一定程度上影響了檔案管理工作正常開展。三是現存檔案亟待數字化處理。當前，縣級疾病預防控制機構還存在著大量的紙質檔案，由于沒有完善的硬件設備設施作為保障，容易受到蟲蝕和受潮威脅。一旦這些寶貴的紙質檔案發霉變質受到損害，不能得到及時搶救，勢必會影響檔案信息的完整性和真實性。

當前，縣級疾病預防控制機構在檔案管理方面雖然取得了階段性成就，但也存在著具體問題。新時期，縣級疾病預防控制機構理應從服務人民群眾角度出發，從檔案管理的現實訴求出發，從檔案信息資源的利用開發角度出發，充分認識到檔案管理信息化的價值和意義，主動引入先進信息技術，為機構檔案管理提供全面的技術支撐，提升檔案管理質量，更好地分享和利用檔案信息資源。檔案信息化管理的價值在于：一是實現疾病預防控制檔案信息資源的共建共享。《檔案法》第41條規定，要重視檔案信息資源共享，推進數字檔案信息資源跨部門、跨區域共享利用，通過搭建服務平臺的方式，進一步提升檔案信息資源的利用效果。而要想實現這個目標，就需要積極推進檔案信息化建設，解決在檔案信息共享過程中的技術壁壘和制度壁壘，實現檔案信息共享目標，為疾病防控工作開展提供扎實的檔案信息支持。縣級疾病預防控制機構在檔案管理中應主動向上級部門爭取政策和資金支持，為單位檔案信息化建設提供扎實的資金支持，實現橫向與縱向的檔案信息資源共享，進一步提升檔案信息資源利用效率，更好地發揮檔案在疾病預防控制工作方面的支持性作用；二是實現檔案信息資源的科學管理和長久保存。從疾病預防工作角度看，縣級疾病預防控制相關檔案最早可追溯到20世紀50年代，這些紙質檔案由于年代久遠，已經出現紙張發黃發脆、字跡模糊等問題，還有一些光盤、磁盤檔案也出現了被氧化和磁化問題，這些檔案需要通過數字化的形式轉換載體，實現檔案信息資源的科學管理，延長檔案的保存時效。

二、信息技術在縣級疾病預防控制機構管理中的應用體現

縣級疾病預防控制機構作為公共衛生服務的重要主體，在工作過程中產生了大量與人民群眾生命健康息息相關的檔案信息資源，通過對這些檔案信息資源合理開發利用，有利于落實“健康中國”戰略，有利于提升國民素質，有利于開展公共衛生活動。因此，在推動縣級疾病預防控制機構檔案管理工作的過程中，有必要將信息技術作為重要方面加以落實和應用。

1.建立檔案資源數據庫

信息技術作為檔案管理的重要手段，國家針對檔案管理信息化建設出臺了宏觀政策，并通過細化各項標準，為信息技術在檔案管理的廣泛應用提供了政策支持和技術標準。各實施單位圍繞內部檔案、業務檔案開展檔案資源數據庫建設，形成了豐富的檔案信息資源，這些都是信息技術在檔案管理中具體的應用體現。目前，縣級疾病預防控制機構在檔案管理工作中，借助上級政策支持和本級檔案管理部門的業務指導，形成了業務檔案、文書檔案、疾病預防等多種檔案類型，通過分門別類的檔案數據庫建設，實現了縣級疾病預防控制機構與醫療主管部門、各衛生院所的檔案數據對接，為檔案信息收集、檔案科學化管理創造了有利條件。此外，隨著檔案資源數據庫規模不斷擴大，能夠利用的檔案信息資源也越來越豐富。特別是隨著大數據、云計算等技術的運用，能夠從海量的檔案信息中整合出更有價值的檔案數據。同時，在檔案資源數據庫建設過程中也將檔案數據安全作為重要方面，通過與外網物理隔離方式確保重要的檔案信息資源不被黑客攻擊。在內部還建立檔案管理客戶端，設置相應權限，確保重要檔案不會被刪除、修改，還通過數據備份的方式，防止因數據庫損壞造成數據丟失。

2.加強電子檔案建設

電子檔案建設是檔案信息化建設的重要方面。目前，仙游縣在電子檔案建設過程中嚴格按照國家出臺的《電子文件管理暫行辦法》對檔案生成、辦理、傳輸、存儲等環節制定了相應規范，明確了不同部門的管理責任，進一步提升了檔案管理規范水平，確保了電子檔案的真實性、可靠性。一是數字化檔案管理。縣級疾病預防控制機構通過數字化檔案管理系統存儲和檢索大量疾病數據、患者信息和疫苗接種記錄等。不僅減少了傳統檔案管理中的人力和紙張消耗，還提高了數據的安全性，降低了丟失或損壞的風險。二是實時數據更新與分析。信息技術使機構能夠實時更新和分析數據，有助于快速響應疫情。縣級疾病預防控制機構可以利用信息技術跟蹤疾病傳播趨勢、監測疫苗接種覆蓋率、分析流行病學數據等，以便及時制定干預措施。此外，信息技術還能夠支持數據挖掘和機器學習，從而更好地總結疾病的傳播規律和風險因素。

3.深化信息技術在檔案管理中的應用

目前，縣級疾病預防控制機構檔案管理包含財務檔案、人事檔案，也包含疾病預防控制業務檔案和聲像檔案。因此，信息技術在不同類型檔案管理中的具體運用也呈現出不同特點。從財務檔案和人事檔案管理角度看，通過信息技術使財務檔案管理和人力檔案管理變得更為清晰明了，可以數字化處理財務信息和人事信息，形成便捷的財務檔案管理系統和人事檔案管理系統，提升了工作效率，實現了資金、人力、財力的合理利用；從疾病預防控制檔案管理角度看，信息技術的運用大幅提升了對重要檔案信息的利用效率，甚至可以通過疾控監測業務檔案管理，利用可視化技術實現對疫情信息數據的實時收集，包括疾病病例、傳播趨勢和流行病學信息等。在線報告系統還能夠提供數據可視化工具，使管理人員更容易理解和分析數據；從聲像檔案管理應用角度看，當前隨著技術的不斷發展，數碼攝影、攝像已經成為記錄人類社會發展的重要手段，對于與業務相關的聲像檔案要全面收集，無論是在檔案管理手段，還是在檔案管理制度方面也要與時俱進，利用更信息化、現代化的手段管理、利用聲像檔案，充分發揮聲像檔案立體性、形象性的優勢和特點。

三、信息技術在縣級疾病預防控制檔案管理中的應用保障

在新形勢下，縣級疾病預防控制機構在檔案管理中要想更好地發揮信息技術的優勢和特點，一方面，需要主管領導的充分重視，給予檔案管理工作更大的支持，積極推進檔案信息化建設；另一方面，檔案管理人員也要主動轉變觀念，解放思想，要有組織、有計劃、有安排地數字化轉型現有的紙質檔案。同時，要積極向單位申請財政預算，為引進技術設備設施提供資金保障。通過夯實技術設施建設，積極推進檔案數字化、自動化，實現信息技術與縣級疾病預防控制檔案管理深度融合。

1.夯實檔案信息化的基礎設施保障

基礎越牢，承載能力就越強，在推進縣級疾病控制中心檔案信息化建設過程中，應將基礎設施建設作為重要方面。在檔案信息化建設過程中要充分考量網絡設施、存儲設施、空間設施、數據庫系統、操作系統的不同作用。只有建立扎實的數據庫系統和操作系統，才能夠實現對各類檔案信息的收集和整理；只有不斷地完善安全系統、網絡系統和存儲系統，才能夠確保檔案信息安全。為此，在基礎設施建設過程中，特別是在硬件建設方面不能追求“高、精、尖”，而應與縣級疾病控制中心檔案管理實際相符合，可以邀請專家學者對檔案系統、檔案信息化和檔案數據化等相關問題開展科學論證，既要符合當前檔案信息化建設現實訴求，也要留一定的升級空間。在基礎設施建設方面，要重視與上級部門的溝通，重視與同級檔案管理部門協調，爭取得到更大支持和配合。通過一系列的基礎設施建設，將有限的財力用在刀刃上，既能夠避免資金浪費，也能夠提升縣級疾病預防控制機構檔案管理質量。

2.以檔案信息化推動檔案管理自動化

信息技術的一大特點就是通過技術手段解放了檔案管理人員的雙手，進一步提升了檔案管理的自動化水平。通過建立電子檔案系統，可以實現自動化的數據錄入、更新和備份，不僅降低了人為錯誤的風險，還提高了數據的準確性和完整性。同時，通過自動化的提醒和通知系統，可以及時更新疫苗接種記錄、疾病報告等信息，確保數據的及時性和可信度。信息技術的應用還促進了檔案管理的智能化發展。機器學習和數據挖掘技術可以分析檔案數據中的模式和趨勢，智能算法可以提供數據分析建議，為疾病預防和控制提供了更科學的支持。通過信息化推動了檔案管理的自動化和智能化發展，不僅提高了管理效率，還加強了數據的安全性和可訪問性，為公共衛生事業的發展作出了重要貢獻。檔案信息化還引入了智能搜索和檢索功能，使用戶能夠快速、精確地找到需要的信息。通過信息技術，可以實現全文搜索、關鍵詞標引、數據分類等高級搜索技術，從而加速了數據檢索過程，對于疾病監測、流行病學研究和政策決策具有重要意義，能夠迅速獲取所需的數據和信息。

3.持續推進檔案數字化技術更新

信息技術的不斷發展，要求檔案管理工作要與時俱進，不斷更新數字化技術，持續為檔案數字化建設提供技術支持。一是數據存儲技術更新。隨著存儲技術的不斷進步，云計算、大數據技術和分布式存儲系統為檔案數字化提供了更多可能性，包括高分辨率圖像、音頻和視頻等，而不必擔心存儲空間的限制。同時，高性能計算和分布式處理技術可以加速數據的處理和分析，提高了檔案數字化的效率。二是數據安全與隱私保護的技術創新。隨著信息技術的發展，數據安全和隱私保護變得越來越重要。新興的加密技術、身份驗證方法和數據脫敏技術使得檔案數字化更加安全可靠。這些技術可以確保敏感信息在傳輸和存儲過程中不被惡意訪問或泄露。同時，隱私法規和倫理準則的不斷更新也推動了檔案數字化技術的發展，以確保合規性和數據使用的合法性。三是人工智能和自動化技術更新。人工智能（AI）和自動化技術對檔案數字化產生了深遠的影響。機器學習算法和自然語言處理技術可以用于自動化數據分類、索引和標注。OCR（光學字符識別）技術可以將手寫文件轉化為可搜索的數字文本，自動化流程還包括自動數據清洗、校正和歸檔，使數字檔案更加準確和可信。

檔案管理工作是縣級疾病預防控制機構重要的業務工作之一。目前，隨著人民群眾對于疾病預防關注度不斷提升，要求縣級疾病預防控制機構在檔案管理工作過程中也要與時俱進，充分發揮在居民健康教育、公共衛生業務指導等方面的具體作用。信息化時代背景下，縣級疾病預防控制機構檔案管理工作也應該將信息化、智能化和自動化作為重要發展趨勢，轉變檔案管理理念，增強互聯網信息化意識，優化和完善現有的檔案管理工作制度機制，進一步夯實檔案信息化基礎設施，與其他單位溝通互動，通過取長補短的方式，形成多元化檔案管理思路，持續提升檔案管理質量。

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（單位：仙游縣疾病預防控制中心）

作者簡介：林燕萍（1975—），女，漢族，福建仙游人，大專，館員，研究方向：檔案管理。