水利工程項目檔案特點與新成立單位檔案管理體系的建立

摘 要：水利工程項目檔案是水利工程建設全過程的真實記錄，是工程項目建設的重要技術資料，也是工程竣工驗收的重要依據。水利工程項目檔案對了解、分析和掌握工程建設情況，總結經驗教訓，發揮檔案工作服務經濟社會發展的積極作用，具有十分重要的意義。水利建設項目檔案管理工作是一項政策性和專業性很強的工作，新成立的單位檔案管理體系建立的好壞直接影響水利工程項目檔案的管理水平和質量。水利工程項目檔案具有不同于其他工程項目檔案的特點，文章對其梳理總結，并提出相應的措施，旨在為新成立單位做好水利工程項目檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：水利工程項目；檔案特點；檔案管理體系

一、水利工程項目檔案特點

水利工程項目檔案是水利工程建設全過程的真實記錄，具有很強的專業性、政策性和連續性。一般情況下，水利工程項目檔案具有以下特點：

1.形成周期的差異性

水利工程項目檔案與普通工程項目檔案的形成周期有所不同，水利工程項目檔案從其立項、施工、竣工驗收到正式運行均需要較長時間，在這個過程中形成的檔案形成周期也有所不同。并且，水利工程項目建設過程中還會存在不同時期的工程變更，也會導致水利工程項目檔案的形成周期有所變化。由此可見，水利工程項目檔案的形成周期受到諸多因素影響，具有明顯的差異性。目前，我國水利工程項目建設中普遍存在對工程建設過程中的變更管理不夠規范、變更審批程序不夠完善、變更審批后執行不力、對變更后可能存在的質量問題重視不夠以及未建立起嚴格的變更管理制度等問題。

2.形成過程的復雜性

水利工程項目檔案是在水利工程項目建設過程中形成的，其形成過程較為復雜，而且水利工程項目建設是一項龐大的系統工程，包括前期準備、施工和驗收等多個階段。此外，水利工程項目檔案的形成是一個長期的過程，一般需要幾年甚至更長的時間。因此，水利工程項目檔案形成過程的復雜性對其形成周期有很大影響。此外，文件材料的完整性和準確性要求高，水利工程項目檔案的內容既要體現工程建設的一般過程，又要反映工程建設各階段的具體要求，既要體現水利行業特點，又要符合水利工程項目建設的一般規律。因此，水利工程項目檔案在內容上具有全面性和準確性要求。

3.內容涵蓋的豐富性、時效性和綜合性

水利工程項目檔案不僅要反映建設工程的一般過程，還要反映水利工程項目建設的主要內容和工作成果，包括前期工作、施工管理、監理管理和質量監督管理等方面的內容。同時，水利工程項目檔案還必須與水利工程項目建設相關，具有較強的時效性，特別是對于一些重大水利工程項目而言，由于工期較長，建設過程中資料變化也較大。此外，水利工程項目檔案內容的綜合性還體現在不同方面的建設資料都必須匯集在一起，形成一個綜合報告，包括建設任務書、設計概算、施工圖、招標投標文件、施工方案、施工合同等文件材料以及相關單位提供的重要技術資料。

4.規范管理的科學性

水利工程項目檔案的管理既要體現水利行業特點，又要符合水利建設規律，水利工程項目檔案管理必須堅持“統一領導、分級負責”的原則。同時，水利工程項目檔案管理必須遵循“內容完整、歸檔及時”的原則。在水利工程項目檔案形成過程中，形成單位必須對所有文件材料分類整理，按照統一的要求歸檔。在此基礎上，對資料分類、組卷、編目和立卷，并按照工程建設要求，將相關資料在規定時間內及時整理歸檔。此外，水利工程項目檔案管理還必須確保檔案信息的完整性、準確性、系統性和安全性，并遵循“先分類，后組卷”的原則。

5.利用服務的社會性

水利工程項目檔案是水利工程項目建設的重要組成部分，不僅可以反映水利工程項目建設的主要內容，而且可以作為水利建設項目驗收的重要依據。此外，水利工程項目檔案還是水利行業內部各單位之間交流學習的重要資料，特別是在水利工程項目建設過程中，各參與單位之間互相交流學習的機會很多。因此，水利工程項目檔案可以為行業內部交流學習提供便利條件。同時，水利建設項目檔案管理必須確保檔案利用服務的安全性和保密性，防止泄密和失密事件發生。

二、水利工程項目檔案管理中的問題

1.水利工程檔案管理體制落后

水利工程檔案管理的主體是工程建設單位，即建設單位負責工程的設計、施工和監理等單位的檔案管理工作，但建設單位在項目建設中往往只重視工程項目的投資、進度和質量等，對于項目檔案管理不夠重視。有些建設單位只保管項目施工中形成的資料，而對于工程竣工驗收后形成的資料并未開展檔案管理，導致水利工程檔案在收集、整理過程中由于管理體制落后而使工程資料丟失嚴重。在水利工程項目建設過程中，部分施工單位對檔案管理不夠重視，導致水利工程資料丟失嚴重，使水利工程竣工后的檔案無法得到有效整理和歸檔。

2.對水利工程檔案作用的認知比較匱乏

一些水利工程建設單位沒有意識到檔案管理對于水利工程建設的重要性，甚至有些水利施工單位認為項目檔案只是工程竣工后對資料歸檔的一項工作，對于檔案管理也只停留在對其收集、整理和歸檔的層面上，導致水利工程檔案的作用沒有得到充分發揮。同時，由于水利工程建設過程中產生的檔案資料具有時效性，在工程竣工后，如果沒有及時對其整理歸檔，這些資料可能會隨著時間的推移而消失殆盡。因此，如何有效管理這些資料，充分發揮檔案的作用，是當前水利工程建設單位迫切需要解決的問題。

3.水利工程檔案與水利工程建設缺少一致性

水利工程檔案是工程項目建設的真實記錄，工程檔案的形成與水利工程建設是同步的，從水利工程項目立項，施工單位就開始檔案資料的收集、整理和歸檔，施工完畢后也需要及時收集檔案資料，這就造成了水利工程建設與水利工程檔案管理存在脫節現象。水利工程項目竣工后，由于前期工作不到位和資料不完整等原因，導致施工過程中形成的資料無法得到有效收集，造成水利工程項目檔案與水利工程建設的不一致性。

三、水利工程項目檔案管理體系建立的重要意義

水利工程項目檔案是水利工程建設全過程的真實記錄，真實反映了水利工程建設的全過程，是工程建設、項目管理和工程驗收的重要依據，也是水利水電工程建設和管理、經營與開發的重要參考資料。加強水利工程項目檔案管理，建立完善的水利工程項目檔案管理體系，是提高水利工程項目檔案質量和管理水平的需要。因此，建立完善的水利工程項目檔案管理體系對于促進水利工程建設項目規范有序開展、提升工程項目檔案管理水平具有重要意義。

1.統一思想認識，提高政治站位

建立完善的水利工程項目檔案管理體系是新成立單位落實《全國水利水電建設工程檔案管理辦法》（水建管〔2015〕157號）、《水利部關于加強水利工程項目檔案管理的指導意見》（水資發〔2016〕49號）等有關規定的要求，是水利工程建設單位提高工程項目檔案管理水平、保障工程質量和安全生產、促進工程順利實施的有效手段，是水利工程項目檔案工作的重要組成部分。同時，也是新成立單位貫徹落實中央有關要求，充分發揮檔案在水利水電工程建設管理中重要作用的必然要求。新成立單位應加強對水利工程項目檔案管理工作的宣傳，使項目參建各方明確認識到水利工程項目檔案管理工作的重要性、必要性和緊迫性，以高度的政治責任感和使命感抓好水利工程項目檔案工作，為新成立單位構建完善的水利工程項目檔案管理體系奠定堅實基礎。

2.成立領導機構，加強組織領導

新成立單位在組織機構上應充分考慮工程檔案管理工作的需要，成立由單位主要負責人牽頭的領導小組，負責工程檔案管理工作的組織、協調、領導、監督和檢查，以保證工程檔案管理工作順利開展。同時，還要結合單位實際情況，設立專門的工程檔案管理機構，配備專兼職人員。工程檔案管理機構在人員配備上應充分考慮專業性和專門性，配備具有水利工程項目檔案專業知識的專職人員負責工程檔案管理工作。在職責劃分上，應根據工程建設項目具體情況和人員配備情況，明確各職能部門及具體責任人的職責。

在組織領導上，要充分發揮領導小組作用，定期組織召開工程檔案工作會議或專題會議，及時研究部署工程檔案管理工作任務及要求；要建立健全以單位主要負責人為組長的水利工程項目檔案管理領導機構，加強對工程檔案管理工作的組織領導；要制訂工作計劃和年度實施方案，建立健全檔案工作機構和工作制度，明確檔案工作目標、任務和要求；要落實制度、經費等保障措施，為工程檔案管理工作開展提供有力的組織保障。

3.建立健全制度體系，規范工程檔案管理

（1）建立健全相關制度

結合單位實際情況，制定《檔案管理辦法》《檔案工作人員管理制度》等制度，進一步明確各部門、各崗位職責，做到制度健全、職責明確、責任到人。

（2）加強工程檔案管理

將水利工程項目檔案管理納入單位內部管理考核范圍，健全考核評價體系，對工程檔案管理情況定期或不定期考核評價。根據水利工程項目檔案管理要求，建立《工程資料歸檔制度》《工程資料查閱利用制度》《工程資料檔案保管制度》等多項配套制度，確保工程檔案管理的規范性、完整性和準確性，提高工程文件整理歸檔和利用效率。

（3）強化業務培訓指導

組織開展水利工程項目檔案工作培訓，學習了解《檔案法實施辦法》等法律法規和工程文件歸檔、整理等相關標準規范。組織學習水利工程項目檔案的內容、范圍和整理要求，提高單位干部職工對水利工程項目檔案工作重要性的認識。同時，通過組織觀摩交流、現場指導等方式，鼓勵新成立單位在水利工程項目檔案工作中先行先試，積極探索新經驗、新做法。

四、新成立單位水利工程項目檔案管理體系建立措施

1.高度重視，提高對水利工程項目檔案管理的認識

水利工程項目檔案是工程建設全過程的真實記錄，是工程建設管理的重要組成部分，是不可再生的寶貴資源，水利工程項目檔案管理工作在工程建設中起著重要的作用。通過對水利工程項目檔案資料的收集、整理和歸檔，可以為今后水利工程項目實施過程中項目管理、工程變更和工程驗收等提供真實、可靠的依據，為確保水利工程建設質量提供可靠保證。因此，新成立單位必須高度重視水利工程項目檔案管理工作，提高認識，把檔案管理工作作為一項重要工作來抓，使領導和相關人員認識到檔案管理工作的重要性，高度重視水利檔案資料的收集與歸檔。

2.健全機構，為做好檔案管理提供組織保障

新成立單位應建立專門機構，配備專人負責水利工程項目檔案管理工作，及時組織學習掌握水利工程項目檔案管理政策，掌握《建設工程文件歸檔規范》《水利工程建設項目檔案驗收辦法》《水利工程建設項目檔案管理辦法》等相關規定，并對本單位的檔案管理工作展開監督、指導、檢查和考核。同時，要做到分工明確、職責清晰，要明確工程文件形成部門及整理歸檔部門，確保水利工程項目文件資料的收集、整理和歸檔工作有專人負責，建立健全項目文件形成部門與檔案管理部門之間的協作配合機制，使水利工程項目檔案管理工作有序開展。

3.建立健全制度，實現規范化管理

新成立單位應根據本單位實際情況，結合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國建筑法》《建設工程文件歸檔規范》《水利工程建設項目檔案管理辦法》等法律法規，建立健全水利工程項目檔案管理制度，從規章制度、人員管理、檔案收集、整理和保管等方面規范檔案資料的收集與歸檔，做到完整、準確、系統地記錄水利工程項目建設過程，保證水利工程項目檔案的真實性和完整性，提高水利工程項目檔案管理水平。同時，要定期檢查水利工程項目檔案的收集情況，發現問題及時糾正，確保水利工程項目檔案管理工作有序開展。

4.完善檔案管理系統，實現信息化管理

水利工程項目檔案管理工作具有一定的特殊性，必須按照《水利工程建設項目檔案管理辦法》有關規定開展管理，新成立單位應結合本單位實際情況，建立完善的水利工程項目檔案管理系統，實現水利工程項目檔案信息化管理，通過建立水利工程項目檔案管理系統，做到對檔案的收集、整理、歸檔和利用等工作全程跟蹤監控，做到對水利工程項目檔案信息的動態跟蹤與掌控，實現工程文件資料的實時更新與維護，能夠及時準確地了解工程建設進度及工程質量，為以后的水利工程項目檔案管理工作提供可靠的數據支持。

5.加強培訓，提高檔案管理人員專業素質

水利工程項目檔案管理人員必須具備較高的業務素質，既要精通業務，又要熟悉檔案管理工作。因此，新成立單位應加強對檔案管理人員的培訓工作，通過定期組織培訓、座談討論和經驗交流等方式，不斷提高檔案管理人員的專業素質，使其掌握水利檔案管理的法律法規及水利工程項目檔案管理要求，明確水利工程項目檔案管理工作職責和要求，切實提高水利工程項目檔案管理水平。

五、結語

水利工程項目檔案管理工作是一項專業性很強的工作，只有在單位領導重視、加強組織領導的基礎上，充分發揮檔案部門在項目建設中的參謀、助手和技術服務作用，才能提高檔案管理水平，確保水利工程項目檔案真實、完整、準確地反映工程建設活動情況。檔案部門應主動介入水利工程建設項目的全過程，并以此為契機，不斷提升自身綜合素質和專業能力，在水利建設事業中發揮更大作用，為水利事業高質量發展作出貢獻。

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（作者單位：廣東省粵西水資源管理局）

作者簡介：姜小惠（1978—），女，漢族，湖北英山人，大學本科，經濟師，研究方向：檔案管理。