大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化工作提升方式研究

摘 要：以新一代信息技術為引領的科技革命，使檔案信息化建設進入了全新的發(fā)展階段。本文分析了新形式檔案信息化出現(xiàn)的新特點和影響因素，認為大數(shù)據(jù)時代的信息化建設要在著力探索檔案信息化新模式、推動檔案信息化標準建設和檔案科技創(chuàng)新、加強檔案信息安全保障上下功夫，推動檔案信息化向更高層次邁進。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案信息化；提升方式

隨著新一代信息技術的發(fā)展，檔案事業(yè)進入大數(shù)據(jù)管理時代。以檔案信息化建設為引領的檔案管理模式，需要融入大數(shù)據(jù)管理的思維、技術，發(fā)揮大數(shù)據(jù)功能，以管理模式的更新推動檔案治理效能的提升，推動檔案管理提檔升級、高質(zhì)量發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案信息化的新特點

1.1 管理思維的現(xiàn)代化

大數(shù)據(jù)管理對檔案工作最深刻的影響是檔案思維的改變。大數(shù)據(jù)技術帶來了海量的信息資源、便捷的傳輸方式和檔案利用的互聯(lián)互通，以查詢、利用為重點的傳統(tǒng)管理方式被以數(shù)據(jù)為核心的現(xiàn)代管理方式所取代。面對新的技術變革，以現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化和多元化為主要特征的大數(shù)據(jù)思維成為現(xiàn)代檔案管理的必備。

1.2 管理模式的智能化

檔案數(shù)據(jù)存儲載體越來越豐富，除傳統(tǒng)的文件、圖片等，還有視頻、影像等電子文件和數(shù)碼影像，多種載體使得檔案管理模式向智能化邁進。在新的管理模式下，將實現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔[1]，檔案管理的效率得到極大提升，為用戶提供更為精準的檔案服務。

1.3 檔案管理的保密性

保密性是檔案的基本屬性。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，保密工作相對容易實現(xiàn)，但在大數(shù)據(jù)管理模式下，檔案資料的開放性得到空前強化，對保密工作提出新的要求。從技術層面來看，大數(shù)據(jù)技術為檔案安全建設提供更多智能方案，區(qū)塊鏈技術使得檔案信息追溯力增強，對原始數(shù)據(jù)的更改都會被記錄下來，能夠有效保障檔案數(shù)據(jù)的真實性。密碼技術和語音識別技術，為檔案資源增加新的智能外衣，檔案安全建設進入全新時代。

1.4 檔案服務的精準化

大數(shù)據(jù)時代，檔案服務的內(nèi)容和方式從以我為主向以用戶為主，逐步變被動服務為主動服務，變事后服務為事前服務，變封閉服務為開放服務，最終讓群眾享受到更加優(yōu)質(zhì)便民、精準有效的檔案服務。這就要求檔案部門對群眾所需有精準的認知和把握，從檔案資源建設、信息化服務方式等各環(huán)節(jié)都做到精準化，才能真正把“文件庫”變?yōu)椤鞍傩沾翱凇保选八罊n案”變成“活信息”，更好地服務于中心大局和人民群眾。

2 影響檔案信息化提升的因素

2.1 檔案信息化標準模式缺失，檔案數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)各行其是

以區(qū)塊鏈、互聯(lián)網(wǎng)+為引領的新一代信息技術改變了檔案信息化的技術和應用場景，但檔案信息化的目標仍然是滿足人民群眾對檔案利用和需求、使檔案工作服務水平進一步提升。當前檔案信息化建設缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和追溯機制，導致了不同的系統(tǒng)內(nèi)部以及不同的地區(qū)中存在的分割性。標準建設化建設的不足導致檔案整合能力的滯后，加之檔案數(shù)據(jù)結構和非數(shù)據(jù)結構不同，最終導致檔案信息彼此獨立，形成數(shù)據(jù)孤島，無法進行有效地互聯(lián)互通。

2.2 多種因素相互交織，檔案信息安全成為亟需解決的課題

一是網(wǎng)絡不可控因素增多。新一代信息技術在帶來諸多便利的同時，黑客、病毒等攻擊計算機網(wǎng)絡的事件也隨之增多。計算機中毒成為一大危害，而且很多新型病毒帶著網(wǎng)絡時代特有的特征。二是外包監(jiān)管服務不到位。檔案數(shù)字化工作一般外包給專業(yè)公司進行，有的檔案管理部門沒有對有關公司資質(zhì)、人員等信息進行審查，當起了“甩手掌柜”。三是保密和管理意識不到位。檔案數(shù)字化工作人員缺乏基本的保密意識和常識，檔案管理部門認為外包公司具備保密資質(zhì)且只是暫時參與相關工作，僅對原始檔案資料進行掃描歸檔不會出保密問題，未按要求對相關人員進行保密教育和提醒[2]。

2.3 檔案需求多樣化趨勢明顯，檔案服務模式無法適應時代要求

伴隨數(shù)字中國、一次辦好等政策的落地，數(shù)據(jù)檔案用戶越來越多，對檔案信息的查詢利用要求也越來越高，檔案信息的需求、內(nèi)容和效率呈現(xiàn)多樣化趨勢，過去單一的檔案服務模式已不適應新時期檔案利用的需要。只有緊跟信息化發(fā)展的大趨勢，找準信息化建設與群眾新需求之間的結合點，才能更好地改進建設方向和服務模式，最大限度地滿足用戶需求的變化。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化提升路徑

3.1 以探索檔案信息化新模式為基礎，明確發(fā)展方向

信息化建設貫穿于檔案工作的全過程，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了檔案管理數(shù)字化、智能化的要求。檔案部門要著眼于檔案現(xiàn)代化治理要求，推動檔案全面納入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，積極探索檔案信息化新模式。一是著力加強電子檔案應用與接收。按照電子檔案標準化建設要求，對各領域的電子檔案加強歸集和整合，強化業(yè)務電子檔案的規(guī)范化和科學化。建立業(yè)務信息系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)一體化模式，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的全過程管理與使用。建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理模式，把元數(shù)據(jù)打造成為電子檔案主體，確保電子檔案真實可靠。二是著力加強數(shù)字檔案館（室）建設。要以國家檔案局《數(shù)字檔案館建設指南》為基本依據(jù)，綜合應用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術，開發(fā)對檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案服務和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現(xiàn)對檔案信息資源和檔案業(yè)務信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供基礎條件[3]。三是著力加強檔案資源共享利用建設。要整合檔案資源特別是利用率較高的檔案，優(yōu)先對其進行數(shù)字化共享研究，加大跨區(qū)域檔案信息資源跨層級、跨部門共享利用，提高公共服務能力，最大限度滿足社會各界查檔需求，實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路、百姓少跑腿”。推進數(shù)字檔案館室聯(lián)動共享服務，推動檔案異地查檔向基層延伸，逐步實現(xiàn)檔案利用全程網(wǎng)辦、電子出證。

3.2 以檔案信息化標準建設為重點，發(fā)揮引領作用

檔案信息化建設的過程涉及基礎管理、技術應用、業(yè)務操作等多個環(huán)節(jié)，建立檔案信息化標準有助于各模塊間的互聯(lián)互通和不同部門的跨層級共享。一是梳理信息化標準。根據(jù)《國家標準化體系建設發(fā)展規(guī)劃（2016—2020年）》和《檔案信息化標準體系建設指南（研究報告）》等內(nèi)容，系統(tǒng)梳理檔案領域相關標準要求，將實踐中檔案信息化各項門類找到依據(jù)，做到標準與建設協(xié)調(diào)統(tǒng)一、上下貫通。二是做好結合文章。對于區(qū)域或行業(yè)來說，要參照國家標準，制定兼容性強、適用度高的自主檔案標準化體系，以滿足本地和群眾查閱利用需求。上海有關部門就研究起草的檔案信息化標準《文書類電子檔案檢測一般要求》，首次提出真實性、完整性、可用性和安全性檢測的內(nèi)容和方案，為全國各級檔案部門開展電子文件歸檔提供了檢測規(guī)范。同時，認真執(zhí)行國家檔案局8號令和《檔案著錄規(guī)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》等一系列技術標準，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉換，實現(xiàn)共享。三是強化實踐應用。要在各項信息化建設過程中樹立標準化思維，依據(jù)國家檔案行業(yè)標準，在區(qū)域內(nèi)使用統(tǒng)一的檔案信息化標準規(guī)范體系。要加強標準化應用的服務，對有需求的信息化部門開展有針對性的指導，同時建立督導反饋機制，對實際應用情況看展調(diào)研摸底，推動標準化要求的貫徹執(zhí)行，提升部門和工作人員的標準化思維。

3.3 以檔案科技支撐為引擎，提升檔案信息服務能力

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，加快推進檔案科技創(chuàng)新“完善檔案科技創(chuàng)新和應用機制”等系列要求。一是加強檔案科技創(chuàng)新。要找準方向和創(chuàng)新重點，以檔案事業(yè)發(fā)展和信息化工作需要為出發(fā)點，組織開展具有戰(zhàn)略性、前瞻性、實用性的項目研究[4]。發(fā)揮科技項目創(chuàng)新引領作用，引導有實力的企業(yè)和科研院所開展科技攻關，重點開展以大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈技術為引領的檔案信息化創(chuàng)新研究，在關鍵技術和卡脖子問題上實現(xiàn)技術突破，打造安全性高、實用性強的新技術。加強科研成果的轉化應用，要推動科研成果向標技術標準轉化，以檔案標準推動科研成果落地，提高檔案現(xiàn)代化進程。進一步破除制約檔案科技創(chuàng)新的因素，挖掘具有創(chuàng)新精神、科研能力強的檔案科技領軍人才，打造檔案科技創(chuàng)新人才智庫，從經(jīng)費支持、平臺建設、科研項目等方面給予充分支持，實現(xiàn)科技人才充分涌流，以良好的檔案科技氛圍激發(fā)創(chuàng)新創(chuàng)造活力。二是要精準把握用戶新需求。檔案信息化建設的就是為了更好服務于用戶需求，要正確分析用戶的需求，為開展多樣化的信息服務奠定堅實基礎。對查閱利用情況進行認真分析，對用戶反饋的查詢效率、結果等意見進行梳理，明確在技術端應強化的環(huán)節(jié)；要對利用內(nèi)容進行大數(shù)據(jù)分析，比如利用率較高的民生檔案、學籍檔案、會計檔案等，把握好用戶對檔案的新需求，對有關的內(nèi)容進行優(yōu)先數(shù)據(jù)改造。積極吸納群眾意見建議，在微信公眾號、網(wǎng)站等平臺，征求對信息化建設的意見，提高服務的針對性和有效性。三是創(chuàng)新服務手段。檔案務方式直接影響著檔案治理能力的效果，檔案信息化實現(xiàn)了電子檔案模式的轉型，推動了服務方式的迭代升級，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的興起，用戶對檔案服務的要求越來越高。手機App應用越來越成為終端服務主體，打破了時空限制，節(jié)約了人力物力成本。檔案信息化服務要著眼于互聯(lián)網(wǎng)+新技術，在保障檔案信息安全的基礎上，依托新媒體平臺、客戶端等開通線上服務新模式，使網(wǎng)絡政務公開、線上查檔成為主流模式，使查詢利用更加便捷。 （下接47頁）

（上接44頁）在檔案資源互聯(lián)互通地基礎上，逐步打通行業(yè)間壁壘，打造區(qū)域信息資源數(shù)據(jù)中心，以檔案信息化轉型新成效提升整體服務效能。

3.4 以檔案信息安全建設為保障，提升抵御風險能力

一是加強檔案信息安全法規(guī)和制度建設。對于地方政府而言，要根據(jù)新修訂的《檔案法》要求，制定本地檔案信息化準則、條例，為單位信息化安全建設提供依據(jù)。對于單位來說，建立完善基于標準且適合操作的檔案信息安全管理制度，主要包括設備管理、人員管理、數(shù)據(jù)管理、賬戶與權限管理、密碼管理、應急處置等方面。在數(shù)字檔案的收、管、存、用各環(huán)節(jié)工作中，嚴格落實各項安全管理制度。二是加強安全技術應用。要提高信息安全保障技術的含金量，瞄準行業(yè)發(fā)展前沿，實現(xiàn)檔案信息應用技術和保障技術的有機統(tǒng)一、相輔相成。目前，較為成熟的安全保障技術有：防護墻技術、數(shù)據(jù)加密技術、身份驗證技術、訪問控制技術、信息內(nèi)容監(jiān)控技術、安全監(jiān)控和審計技術等，部門要根據(jù)實際，既立足當下、又著眼長遠，選擇適合的信息保障技術。三是加強檔案數(shù)字化外包服務管理。外包管理缺失造成信息安全泄露的事件呈高發(fā)態(tài)勢，這與有關單位思想重視不夠有密切關系。要進一步嚴格檔案數(shù)字化外包安全管理，通過規(guī)范嚴格的招投標程序確定檔案數(shù)字化外包服務公司，雙方簽訂項目合同和保密協(xié)議，貫徹執(zhí)行檔案服務外包工作規(guī)范，避免發(fā)生檔案泄密事件。對信息化有關存儲介質(zhì)加強保密管理，提升信息保密度。要常態(tài)化開展三級等級保護測評，對測評中發(fā)現(xiàn)的問題，及時整改解決，做好系統(tǒng)安全維護；加強信息安全設備的配備，如數(shù)據(jù)加密機、光盤庫、CA鎖、監(jiān)控系統(tǒng)等備，保障檔案系統(tǒng)運行環(huán)境安全和數(shù)據(jù)安全。四是加強異地異質(zhì)備份工作。檔案數(shù)據(jù)異地備份工作是檔案安全體系建設的重要措施。要提早估算數(shù)據(jù)總量，及時補充采購足夠容量的數(shù)據(jù)備份專用磁帶；進一步調(diào)整備份方式，以全備份的方式對數(shù)字檔案館目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫進行有效備份，進一步提高檔案數(shù)據(jù)防災減災能力，充分保障重要檔案數(shù)據(jù)完整安全。

參考文獻

[1]溫麗春.試論檔案管理的現(xiàn)代化趨向[J].中國新技術新產(chǎn)品，2012（05）：10.

[2]李宇斐.檔案數(shù)字化工作要謹防失泄密[J].保密工作，2018（12）：05.

[3]楊來青.智慧檔案館建設關鍵技術研究與應用[J].中國檔案，2016（07）：15.

[4]管先海，李興利.檔案科技成果的轉化[J].檔案管理，2022（09）：15.

作者簡介：龐麗紅（1977— ），大學學歷，山東省臨沂市河東區(qū)檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。