公立醫院高質量發展背景下醫院辦公室職能轉變探析

王琛,韓建峰,毛慧萍,蘇梓涵

(西安交通大學第一附屬醫院,西安市 710061)

高質量發展是目前公立醫院發展的主旋律,是公立醫院深化醫改的新導向。高質量發展重在以堅持和加強黨的全面領導為根本,構建新體系、引領新趨勢、提升新效能、激活新動力、建設新文化,推進醫院轉變發展方式,最終實現建立健全現代醫院管理制度的目標。“三個轉變、三個提高”是新時代公立醫院實現高質量發展的必然之路。傳統的粗放式管理模式已難以滿足新時代公立醫院高質量發展的需要,要想在“緩進則退”的醫改潮流中穩步立足,就必須要更加注重提升發展的質量和效率[1-2]。公立醫院要勇于突破思想禁錮,創新管理思維,善用現代管理理念,引進科學高效的管理方法和技術,以高質量的醫院管理,服務保障醫院的全面高質量發展。

醫院辦公室作為醫院承上啟下、溝通內外、綜合協調的重要職能管理部門,在多數醫院中,醫院辦公室是職能管理部門的“龍頭”,不僅代表著醫院的對外形象,更是在醫院各類重大工作部署落實中發揮著內外上下協調聯動的“中樞”作用。在公立醫院高質量發展的背景下,醫院辦公室不僅要做精做細各類日常事務,還要順應改革發展形勢,主動創新作為,不斷適應行業發展新需要,以辦公室的科學管理帶動提升醫院行政管理的科學化、精細化、規范化水平[3]。醫院辦公室該如何更好地平衡各類工作,轉變重點職能,通過管理創新和提升,引領帶動建立健全現代醫院管理制度,更好地服務發展核心,是新時代背景和機遇下的新命題。

SWOT分析是基于內外部競爭環境和競爭條件下的態勢分析。SWOT法已被廣泛應用于醫院發展戰略分析、科室發展規劃研究等醫院管理方面多個領域。全面地認識并把握醫院擁有的優勢,面臨的劣勢,所處的機會和威脅,通過優勢互補,揚長避短,緊抓機遇,化解風險,有助于醫院動態調整發展戰略,乘勢而上突破發展瓶頸。同樣,作為科室管理者,也必須要適應醫院發展的需要,根據各級主管部門政策要求及醫院戰略發展規劃,不斷創新管理理念和管理機制,延伸工作內容和工作方式[4]。通過對辦公室在醫院發展中所處內外部環境的分析研判,精準把握辦公室職能定位,從而制定與醫院發展相適應的辦公室發展戰略和規劃。

1 醫院辦公室的傳統工作職能

1.1 服務及溝通協調職能

辦公室是醫院工作運轉的軸心,承擔著為全院教職工用印、醫院資質證明開具、公文流轉與處理、院級會議及重要活動的組織協調保障等日常服務工作,既要服務于醫院領導和廣大干部職工,做好上傳下達、下情上知,同時也要對外服務各類患者咨詢投訴和外單位辦事人員,充分展現醫院的良好形象。

1.2 專項業務管理職能

醫院辦公室除了日常相對固定的“辦文、辦會、辦事“等主要工作職能外,還承擔了許多需要協調多部門動員、多科室共同參與的專項工作,如醫院應急工作、內部控制工作、深化綜合改革工作、三級公立醫院績效考核工作、多院區協調管理工作等,在多項多部門協作專項工作中承擔組織協調和上下溝通的職能。

1.3 參謀助手及秘書職能

醫院辦公室作為與醫院領導關系最近的部門,服務好院領導也是辦公室的一項重要的核心職能。服務好院領導不僅僅是做好與院領導相關的各項工作的綜合協調,更重要的是要發揮好參謀助手功能,對與醫院發展相關的各類信息篩選、加工和處理后,為院領導科學決策提供參考依據;同時將醫院決策和領導指示及時傳達并督辦,確保順利落地實施。

2 醫院辦公室工作職能SWOT分析

公立醫院高質量發展的推動實施,最終落腳點是通過強化體系創新、技術創新、模式創新、管理創新,實現建立健全現代醫院管理制度的目標。在公立醫院高質量發展背景下,辦公室在傳統的工作職能上,也面臨著許多機遇和挑戰。SWOT矩陣分析有助于辦公室把握內外部環境變化,充分利用優勢,彌補劣勢,根據自身特點,確定辦公室職能定位和發展規劃方向,更好地服務醫院高質量發展。

優勢(S):醫院辦公室一直是行政職能科室的“排頭兵”,特別是公立醫院黨的建設工作不斷加強,部分醫院已經實現了黨辦和院辦合二為一,辦公室具有較強的組織能力、號召能力和協調能力,在醫院多項重大工作的推動落實方面發揮了重要的作用。辦公室一般承擔著醫院年度工作總結、工作計劃、十四五發展規劃等的編制工作,對各級主管部門的文件政策要求和醫院戰略發展規劃的認識和領悟更為深刻。

劣勢(W):由于筆者所在醫院、所處地理位置制約,西北地區整體發展水平與其他發達地區還有一定的差距,思想解放和銳意改革創新的能力還有待提升。此外,辦公室工作比較瑣碎繁雜,較其他職能管理部門,專業性不突出,青年人獲得專業性的學習成長機會較少,工作人員水平參差不齊。

機會(O):醫院科學性精細化管理不斷得到重視,醫院管理能力和水平在醫院發展中的重要性不斷凸顯。伴隨著醫院快速發展的同時,招聘引進了大量的管理人員,為醫院管理隊伍注入新活力。辦公室新進工作人員有公共衛生與預防醫學、法學、文學、公共管理學等不同的專業背景,呈現學歷層次較高、年齡年輕化的趨勢,為辦公室的創新發展提供了無限的潛力和可能性。

威脅(T):深化醫藥衛生體制改革、公立醫院綜合改革、醫保支付方式改革、人事薪酬制度改革等越來越多的改革發展任務需要醫院多部門協同完成。醫藥衛生體制改革已邁入攻堅期,公立醫院正處于向高質量的內涵式發展的關鍵期,醫院辦公室是保落實的重要一環[5]。同時,醫院的快速發展對行政管理人員素質、本領、能力等方面提出了更高的與時俱進的要求,醫院拓展的新業務領域需要以及行政管理部門固定的薪酬績效也在一定程度上導致了辦公室人員流動性大,部分重點工作不得不因人員變動進行調整而嚴重影響了工作的開展效率和質量。

3 醫院辦公室管理創新與提升

通過對公立醫院高質量發展背景下醫院辦公室優勢—劣勢—機會—威脅矩陣分析,結合SO策略、ST策略、WO策略和WT策略,根據醫院辦公室所處內外部環境的變化,依托優勢,利用機會,彌補劣勢,減少威脅,進一步明確科室的發展規劃與方向(詳見圖1)。

優勢(S)劣勢(W)1.具有較強的組織能力、號召能力和協調能力。2.能夠深刻把握與領悟醫院發展最新文件政策要求和醫院戰略發展規劃。1.思想解放和銳意改革創新的能力還有待提升。2.辦公室工作專業性不突出,青年人獲得專業性的學習成長機會較少。3.工作人員水平參差不齊。機會(O)SO(依托優勢,利用機會)WO(彌補劣勢,利用機會)1.醫院管理重要性不斷凸顯。2.新進人員為辦公室管理隊伍注入新活力。3.辦公室管理隊伍呈現學歷層次較高、年齡年輕化的趨勢。1.發揮導向指揮棒作用。2.發揮組織優勢和宣傳優勢,增強醫院發展凝聚力。3.主動創新,引領帶動。1.牽頭建立起青年管理人才培養成長體系。2.人盡其用,發揮專長,為青年人成長進步提供廣闊的平臺,共同服務醫院高質量發展。威脅(T)ST(依托優勢,減少威脅)WT(彌補劣勢,減少威脅)1.越來越多的改革發展任務需要多部門協同完成,辦公室是保落實的重要一環。2.醫院快速發展對辦公室工作人員素質、本領、能力等方面提出了更高的與時俱進的要求。3.辦公室人員流動性大。1.建立起權責明晰、運行有序的部門協作制度。2.制定合理的人才培養計劃,優化辦公室管理團隊結構。1.轉變觀念,進一步解放思想。2.探索完善科學的考核和績效分配機制。

3.1 發揮導向指揮棒和參謀助手作用,服務醫院核心工作與改革發展大局

隨著全面深化醫改的持續深入推進,黨委領導下的院長負責制、國家醫學中心和區域醫療中心建設、推動公立醫院高質量發展、三級公立醫院績效考核、醫保支付方式改革、醫療服務價格改革等政策改革,引領指導了我國醫療衛生健康事業的發展方向,給公立醫院發展提出了新的更高的要求,公立醫院要更加注重發展的效率、質量和內涵。醫院辦公室的工作不再單純僅僅是傳統的事務性工作,辦公室面臨各項工作挑戰和服務對象更加多樣化。醫院辦公室作為醫院政令暢通和上傳下達的重要部門,必須要推進辦公室管理創新,創新和延伸辦公室的工作內容與內涵。

醫院辦公室承擔著統籌制定醫院不同發展時期戰略目標和發展規劃的重要職能,只有把各級主管部門的文件政策要求及相關法規深入研究、全面把握,才能為院領導決策提供高質量的前瞻性建議,為醫院長遠發展提供明確的發展方向。辦公室要融會貫通與醫院發展密切相關的各類政策,發揮導向指揮棒作用,緊跟國家醫療改革政策的步伐,動態調整重點工作方向,推動醫院健康可持續地高質量發展。

3.2 主動創新,引領帶動,發揮組織優勢,增強醫院發展凝聚力[6]

在醫藥衛生體制改革的大形勢下,醫院發展如逆水行舟,不進則退。辦公室作為醫院行政職能科室的排頭兵,主動適應改革形勢發展需要,以科室的高質量發展引領帶動醫院各項業務工作的高質量發展,是辦公室義不容辭的使命。目前,多數醫院已在推進落實黨委領導下的院長負責制,部分醫院已實現了黨辦和院辦合署辦公。

獨特而強大的組織優勢,是中國共產黨團結帶領全國人民,凝聚社會各方力量,篳路藍縷走過百年奮斗路的“密碼”,這也是“中國共產黨為什么能”的“金鑰匙”。總書記強調:“黨的力量來自組織,組織能使力量倍增。”醫院黨委是黨聯系群眾、服務人民的重要窗口,辦公室要充分發揮黨委組織優勢,通過廣泛的宣傳動員,引領全院教職工心往一處想,勁往一處使,增強醫院發展的向心力和凝聚力,從而形成全院上下一盤棋,同心同德促發展,群策群力促醫院高質量發展的良好局面。

3.3 上傳下達,內外協調,更好地發揮辦公室橋梁紐帶功能

醫院是社會系統不可或缺的一個有機組成部分,承擔著特定的社會職能。醫院處于社會環境之中,必須適應社會環境的各種要求和變化,與社會保持較佳的適應狀態,才能健康可持續地發展。醫院高質量發展要求醫院在提升內部管理水平和醫療服務能力的同時,也要加強區域聯動健康服務能力,深化與各級主管部門、兄弟醫療機構、院前急救機構等的協同,通過區域醫療服務網絡的深度融合協作,為人民群眾提供更為優質的醫療服務。

醫院辦公室作為綜合協調管理部門和醫院對內對外聯系的窗口,既要進一步做好院級領導指示傳達落實和職工訴求收集反饋,更重要的是在醫院發展和學科發展中發揮樞紐作用,使得醫院發展戰略及時準確地傳達到學科,學科的發展規劃及時呈報院級領導,同時協調調配醫院內部資源,爭取外部包括各級主管部門、行業等的資源,協調平衡各個方面,做好上下內外協調的潤滑劑,匯聚各方資源和智慧,共同服務醫院發展。

3.4 建立健全青年管理人才培養成長體系,為其提供成長進步平臺

目前,相對于醫院臨床、護理較為成熟的人才培養成長體系和路徑,醫院管理人才的培養多是依賴于經驗式的“傳幫帶”和個人自主學習提升,很少有專門的培養專業管理人才的措施,因而使得多數醫院管理人員缺乏系統的管理知識和思維方式。隨著醫院管理方式由傳統的粗放式邁向科學化、專業化、精細化,經驗式的管理方式已難以滿足現代醫院高質量發展的要求,亟需建立起專業化的管理人才培養體系和路徑[7-9]。

公立醫院高質量發展的目標是推動建立健全現代醫院管理制度,培養具有創新能力、服務意識和綜合把控協調能力的復合型人才。創新驅動發展,人才引領創新。醫院青年行政管理人員是醫院發展的管理后備人才,是醫院管理發展的根本保證。醫院辦公室是行政管理部門的“排頭兵”,要從管理人才培養著手,逐步建立起系統、科學的管理人才培養體系,培養一批綜合素質高、服務意識好、創新能力強的高水平醫院管理人才,為新時代醫院高質量發展提供有力的管理人才資源支撐。

醫院辦公室是貫徹落實醫改工作、深入推進各項政策要求順利落地實施的重要樞紐,也是建立現代醫院管理制度的核心推動力量,要進一步解放思想,轉換發展觀念,順應時代和行業發展潮流,不斷改革創新自身管理體制機制,增強自身素質和工作水平,提高醫院辦公室的管理質量,并通過在醫院行政管理部門中的引領帶動效應,促進醫院管理的高質量發展[10]。