基于帕累托圖的檢驗檢測報告修改原因分析

邵盧杰

摘 要：目的：分析報告修改原因的帕累托圖，為進一步降低檢驗檢測報告不正確率，提升機構整體質量管理水平提供方向。方法：選取2021年01月至2021年12月某檢驗檢測機構報告修改情況的詳細記錄，使用帕累托圖法分析報告修改原因的主要因素、次要因素及一般因素。結果：通過對3，967份報告修改情況分析發現，內部原因造成報告修改的主要因素有信息錯誤、排單錯誤、漏合數據。結論：通過對報告修改主要因素的原因分析，需加強實驗室信息化建設，提升從業人員專業能力，并且應用大客戶特殊要求全流程核查表，有效降低報告不正確率，進一步提升機構整體質量管理水平。

關鍵詞：帕累托圖，報告修改，質量

DOI編碼：10.3969/j.issn.1674-5698.2023.02.015

1 研究背景

檢驗檢測報告修改的原因貫穿檢驗前、中、后各階段，復雜多樣[1]。劉文靜等[2]報道北京協和醫院檢驗科2019年檢驗報告不正確率是0.11%。段敏等[3]研究建議國內三級醫院檢驗報告不正確率最低的質量規范是0.023%。對于國內第三方檢驗檢測機構的報告不正確率未查到有相關文獻報道，根據經驗，某檢驗檢測機構每年出具的檢驗檢測報告中，由于內外部各種原因有5%的報告需要進行修改。一方面數量巨大的報告修改工作會產生額外的時間成本、人力成本等等，另一方面檢驗檢測報告的反復修改也會降低客戶滿意度，損害品牌形象，造成客戶流失。

因此，通過帕累托圖分析法，對報告修改情況進行統計和分析，探討報告修改原因，促進制定實施適合實驗室的檢測報告管理程序，從而有效降低檢驗檢測報告修改數量，提高報告準確率，對于提升實驗室整體質量管理水平、降本增效、提升客戶滿意度具有十分重要的意義。

2 研究綜述

國內當前使用帕累托圖分析的主要應用領域在宏觀經濟管理與可持續發展、企業經濟、經濟理論及經濟思想史、金融投資、藥學等領域，可以發現將該方法應用于實驗室質量管理方面的實踐工作相對不多。同時，檢驗檢測機構的質量管理研究方向主要集中在質量管理體系建設、日常質量控制數據監控、實驗室信息化系統應用水平等領域，較少有人把檢驗檢測報告修改情況加以分析利用，將其列為影響檢驗檢測機構質量管理水平的重要因素之一。

本文通過帕累托圖對檢驗檢測報告的修改原因進行分類分析，有針對性地制定措施降低報告修改數量以提高報告準確率，就報告修改數量與機構質量管理水平的關聯開展探索，為當前國內檢驗檢測機構的質量管理手段提供參考與借鑒。

3 研究方法

帕累托圖是將出現的質量問題和質量改進項目按照重要程度依次排列而采用的一種圖表，在項目管理中主要用來找出產生大多數問題的關鍵原因，用來解決大多數問題。

本文中將造成檢驗檢測報告修改的原因進行統計，主要影響因素的發生累積頻率范圍為0%～80%（歸納為A因素）；次要影響因素的發生累積頻率范圍為80%～90%（歸納為B因素）；一般影響因素的發生累積頻率范圍為90%～100%（歸納為C因素） [4-5]。完成帕累托圖分析后采用5問法對報告修改進行根本原因分析，以制定措施減少報告修改數量，提高報告準確率。

4 研究數據

本研究對某檢驗檢測機構2021年01月至2021年12月期間共計3，967份修改報告進行統計分析，首先按照外部原因（客戶因素）造成的報告修改和內部原因（實驗室因素）造成的報告修改兩大類進行區分（見表1）。其中內部原因是指由于實驗室錯誤造成的報告修改，如：報告信息打印錯誤，應重點關注并予以改善。外部原因是指由于客戶錯誤造成的報告修改，如：樣品信息提供錯誤等。

通過以上兩大類型的區分，可以發現，內部原因造成的報告修改比例基本上可以視為實驗室的報告不正確率，此處即為0.98%。因此可以在內部原因報告修改數量與報告不正確率之間建立聯系，而報告不正確率又是反映檢驗檢測機構日常質量管理水平的重要因素之一[6]。

針對內部原因造成的報告修改問題，整理內部原因修改報告類型包括信息錯誤、排單錯誤、漏合數據、模板錯誤、判定錯誤、照片錯誤、檢測錯誤、其他錯誤8種類型。以報告修改的內部原因類型作為橫坐標，以內部原因報告修改的數量作為縱坐標做直方圖；以累計構成比為縱坐標；以橫坐標為基準，將直方圖和折線圖合并，使用Excel 2019繪制帕累托圖[7-8]（如圖1所示）。

、根據帕累托圖法，將內部原因修改報告類型按照重要性分為A、B、C 3類（見表2）。可以發現，信息錯誤、排單錯誤、漏合數據是造成內部原因報告修改的主要因素，將這3項作為本次分析重點。

5 主要因素原因分析

5.1 信息錯誤

信息錯誤造成的報告修改主要是由于報告信息，如：產品型號規格、生產廠家等信息，與客戶要求不一致而造成的報告修改。樣品信息通過客戶填寫委托申請單并加蓋公章傳遞給實驗室，但是由于部分客戶書寫潦草導致實驗室轉錄報告信息時發生錯誤，或者部分樣品信息是一長串的大小寫字母數字組合，實驗室在進行人工轉錄時由于粗心大意而產生錯誤。

5.2 排單錯誤

排單錯誤造成的報告修改是由于客戶服務/技術支持人員等錯誤理解客戶的檢測需求而導致安排了錯誤的檢測項目。該類型錯誤主要集中于簽署年度框架協議的大客戶，因為大客戶有各自復雜的測試協議包含其特殊要求，動輒上百項測試內容針對不同產品、不同生產國和不同銷售目的國，同時測試協議內容更新頻繁，相關人員在按照協議排單時容易發生疏漏。

5.3 漏合數據

漏合數據錯誤主要發生在機構內部分包項目，由于報告組不清楚待合并的內部分包報告數量，導致測試數據不完整的報告直接發出。已要求負責內部分包的客服人員在內部流轉單上填寫具體的分包實驗室名稱，報告組可以清晰地知道是否收齊全部內部分包報告。

6 措施討論

6.1 加強實驗室信息化建設

信息化的管理系統能夠保障檢驗檢測工作數據流、信息流的安全、準確，助力檢測結果的科學、公正、真實、準確[9]。通過建立線上的委托申請單填寫系統，與當前的實驗室信息化管理系統（L IMS）對接，客人通過線上填寫的全部報告相關信息可以通過委托申請單直接由系統導入檢驗檢測報告中，從而在源頭上避免實驗室在人工信息轉錄時發生人為錯誤的情況。當前線上委托申請單系統未建設完成時，要求客戶在提供蓋章版紙質委托申請單的同時提供一份電子版委托申請單，實驗室在人工信息轉錄時可以進行復制粘貼，減少錄入錯誤。

6.2 提升從業人員專業能力

作為提供技術服務的技術機構，只有準確掌握各類不同客戶的需求信息，才能在能力范圍內盡力滿足客戶需求[10]。機構需要安排專人跟蹤研讀特定大客戶的測試協議，并及時對檢驗檢測相關人員進行培訓，考核合格之后上崗。對于測試協議的任何更新，應制定相應規則盡快完成后續跟進工作，提升從業人員專業能力，確保滿足客戶需求。

6.3 應用反映大客戶特殊要求的全流程核查表

實驗室通過傳統的報告三級審核制度，審核人員針對普通檢驗檢測報告能夠識別出大部分問題。但是審核人員對于大客戶的特殊要求并不熟悉，導致錯誤。因此需要準備大客戶特殊要求核查表，嵌套在從客戶下單到報告出具的全流程中，由客戶服務、技術支持、工程師、報告組等各環節負責人員對照核查表內容進行核查，確保不會遺漏大客戶特殊要求。

將機構原有的報告三級審核流程擴展為檢驗檢測報告從下單開始直到最后報告出具的全流程審核，一方面進一步降低報告差錯的概率，同時也使更多人員參與到報告質量提升工作中來，強化了全員質量管理意識。

通過上述措施，2022年上半年某機構出具的檢驗檢測報告修改總數同比2 0 21年下降5%，內部原因報告修改數量在全部出具報告中所占比例下降到0.8%，即報告不正確率有了明顯下降。待后續線上委托申請單填寫系統正式投入使用，預計檢驗檢測報告不正確率還能夠有進一步下降空間。

7 研究總結

綜上所述，帕累托圖的應用有助于全面了解檢驗檢測報告修改原因的類型分布，找出主要因素、次要因素和一般因素，進行分層干預，5問法的應用則有助于深入分析內部問題導致報告修改的根本原因，從根本上解決導致報告修改的源頭，兩者結合可更有利于對策措施的制定和實施，從而有效降低檢驗檢測報告修改數量。報告就是檢驗檢測機構為客戶提供的產品，不僅反映客戶樣本數據，也在一定程度上反映出機構的技術管理能力，同時也體現出機構質量管理體系的完整程度[11]。因此對于檢驗檢測報告質量的把關十分重要。本文分析點評方法在檢驗檢測報告修改原因方面的應用，值得在檢驗檢測機構質量管理過程中推廣。

參考文獻

劉繼來，陳蓉艷，等. 實驗室檢驗報告不正確率調查及質量持續改進[J]. 臨床檢驗雜志， 2022，40（01）： 67-70.DOI：10.13602/j.cnki.jcls.2022.01.16.

劉文靜，秦緒珍，孫丹丹，等. 北京協和醫院檢驗科報告不正確率分析及持續改進[J]. 國際檢驗醫學雜志， 2021，42（10）：1271-1273．

段敏，王薇，趙海建，等. 2018 年全國臨床檢驗質量指標室間質量評價結果分析及初步質量規范的制定[J]. 臨床檢驗雜志， 2018，36（12） ：931-936．

賴樂年，林濤，張勇，等. 綜合運用帕累托法和關聯分析法提高管道焊接一次合格率的探索實踐[J]. 廣東化工，2022，49（16）：175-177+194.

朱娜萍.2021年門診西藥房退藥情況的帕累托圖分析[J]. 中醫藥管理雜志， 2022，30（12）：132-134.DOI：10.16690/j.cnki.1007-9203.2022.12.074.

陳煥. 質檢機構實驗室檢驗報告差錯率改進研究[J]. 熱帶農業工程， 2015，39（02）：11-16.

郭曉寧，萬妮莎，鄭一萌，等. 基于帕累托圖的重點監控藥品不合理用藥醫囑分析[J]. 中國當代醫藥， 2022，29 （22）：141-144.

郝漢，何文梅，關雪，等. 2019年-2020年某療養機構空勤人員疾病譜帕累托圖分析[J]. 中國病案， 2022，23（08）：45-48.

房玨，陳賢賢，姜佳旭. 淺談檢驗檢測報告質量提升[J]. 中國檢驗檢測， 2019，27（06）：53-55.DOI：10.16428/j.cnki.cn10-1469/tb.2019.06.019.

萬娟，姚曉慶，何淵井，等. 對提高綜合性質檢機構檢測報告質量的探討[J]. 輕工標準與質量， 2015（03）：32-33+48.DOI：10.19541/j.cnki.issn1004-4108.2015.03.014.

陳鳳聲. 淺析生態環境檢測報告審核要點及質量提升[J].清洗世界， 2022，38（04）：125-127.