管理視角下高校教學秘書職責與能力提升探討

王小亮 張雅琪

高等教育是我國教育體系中的重要環節，高校承擔著人才培養、科學研究、服務社會、文化傳承創新和國際交流合作的職能。推動高質量發展為主題的要求已是新時代高校發展的主旋律[1]；同時，2022 年全國教育工作會議中強調：全面貫徹新發展理念，全面貫徹黨的教育方針，落實立德樹人根本任務，加快教育高質量發展。進入新時代后，教育的高質量發展對高校的教學模式、管理戰略、制度建設等方面提出了更高的要求[2]。教學秘書作為高校日常教學管理活動中重要的組織者、執行者、銜接者，需要完成上傳下達、協調溝通、管理落實等多方面的細節工作，是高校教學管理的重要環節[3]。教學秘書的職業獲得感、工作責任心、能力提升度，一定程度上對于高校二級院系教學管理以及高校高質量發展具有促進作用。

一、教學秘書工作職責及特點

（一）常規工作

教學秘書需熟悉高校教學管理程序及制度，配合教務處等職能部門完成每學期二級院系教學任務的下達；教學秘書需熟悉二級院校各個專業的專業方向、人才培養方案、課程設置，組織完成每學期二級院系的教學工作；教學秘書需熟悉教師培訓、考核、學籍管理辦法等有關的規章制度，完成每學期二級院系老師考核及學生動態情況。

（二）上傳下達

教學秘書負責接收教務處各科室、教師發展中心等部門下達的各項通知，所涉及內容不限于教學排課、選課、學生成績、論文、實習、學生畢業的各種事項，以及教室安排、考試安排等，并及時傳達給相關的老師和學生，確保各個通知在二級院系中及時知悉，以保障教學秩序平穩運行。針對高校院系部領導的通知，通常具有時間跨度，需要在通知到達之前的半天或者一天內重復提醒到相關參會人員，且須提及重要的相關事項。

（三）教學管理

教學管理包括每學期向任課教師和學生班級發放課表；協助系領導做好教學質量監控工作，及時反映課堂教學中存在的問題并對應解決；配合有關部門做好學科競賽等有關各項組織工作；能對教務系統熟練操作，并做好學籍異動包括學生休學、退學以及入伍退伍等學生的處理，且提前給學生做學業預警等。細節工作諸如排課、查詢打印課表、學生花名冊、成績登記冊、錄入補考成績、打印成績等。瑣碎的工作特點要求教學秘書有較強的學習能力、理解能力以及組織管理能力。

（四）整理歸檔

教學秘書需要完成二級院系中教學檔案、見習、研習、實習資料匯總、畢業論文、試卷、評教結果歸檔、師范專業認證材料匯總歸類等工作，需要教學秘書掌握基本的歸檔方法，同時需要熟練掌握Word、excel 等辦公軟件，并對緊急事宜進行迅速查找、收集、整理及處理。

二、教學秘書崗位分析

（一）工作內容繁雜，業績成果難衡量

從教學秘書的職責，可以分析出其工作內容較為繁雜，工作事項瑣碎。同時，教學秘書很多時候得不到正向的反饋。如何調動工作的積極性，赫茨伯格雙因素理論，一個是激勵因素，一個是保健因素。只有充分調動激勵因素，才會促進員工正向的行為。對員工給予激勵，比如說成就感，或者及時地給予員工正面反饋，這樣可以極大地促進員工的積極性。很多高校領導將教學秘書崗位定位為教輔崗，相對教師和中高層以上管理人員，教學秘書處于次要和基層的位置，其主要工作是根據學校的安排重復處理一些簡單的事務性雜活[4]。雖然是管理崗位，但實質上權責利不分明，針對教師基本起不到作用，從安排工作以及教師的配合的角度來看，因其沒有權力，故教師在執行各項任務中不是很順暢，態度也不是很配合。同時，很多與教學不相關的任務也交給教學秘書來處理，很多教師直接責成教學秘書做許多不屬于教學秘書教學管理工作的內容，極易導致教學秘書對崗位產生職業倦怠[5]。

（二）晉升空間有限，崗位吸引力不足

很多學校針對教學秘書沒有明確的考核方案以及對應的職業規劃發展，而且在二級院校以及教師看來，教學秘書只是服務性質的工作，教學秘書在二級院校內得不到重視，長期以來，對其身體和心理造成了極大的負擔，這樣就導致二級院校中教學秘書崗位流動性大，崗位吸引力不足。加之教學秘書工作強度大，難于權衡工作與生活，更無暇顧及撰寫高質量論文，久而久之，將導致教學秘書“終老”于該崗位而不能晉升的境地[6]。

（三）重視程度不夠，潛力發揮不全面

教學工作是高校之本，必須要保障教學的順利運行。教學秘書崗位雖然是基層工作，但確關乎著高校教學進度的正常進行。然而，很多高校領導層對于這樣一個基層任務繁重的崗位的重要性，沒有足夠的認識，亦或者沒有將重視程度提到必須馬上落實對策的程度。這樣無疑打消了教學秘書的積極性，教學秘書隱形的潛力未能完全發揮。教學秘書崗位的重要性，不僅關系著教學活動能否順利進行，也直接關系著人才培養的質量。因此，希望可以得到學校領導的重視，對該崗位人員的激勵，將可以大大提高教學管理工作的效率。

三、從管理視角對教學秘書崗位提出四點建議

（一）提升管理層重視程度

首先，學校領導、包括二級院系的領導需要對教學秘書給予適時正面的反饋。正面的反饋會加強員工的正確積極行為，進而促進各個方面工作的順利進行。其次，對于教學秘書賦予明確的職業發展規劃，如可以制定級別，制定評定標準，哪怕緩慢升級，但是也要有對應的規劃，而不是簡單地劃歸于教輔系列或者圖書館員系列，重視教學秘書崗位在人才培養中的鏈接意義，充分發揮教學秘書人才培養的三全育人作用；人事處應該制定出相應的崗位說明書，針對各個二級院校的特點，來制定有差異的崗位說明書，并在薪資上體現出差異性。最后，建立智慧校園，數字化賦能管理，實現真正意義上的數字化提供決策依據。

（二）加強培訓交流

高校應依據實際，將教學秘書崗位發展與學校發展定位緊密聯系，通過拓寬職業發展道路、健全培訓體系、建立績效考核制度等手段來規劃教學秘書職業發展[7]。由于教學秘書的工作繁雜，涉及工作內容較多，可通過多方面加強交流學習。首先，應適當增加包括辦公軟件、排課軟件等在內的日常工作涉及到的培訓活動；其次，組織各個院系以及兄弟學校間的交流活動，學習優秀的工作方式和管理模式，提升教學秘書的全方面素質；再次，參加高校教務管理創新類技能提升研修班，全方位提升教學秘書的執行力；最后，組織并參加管理能力的培訓，增強教學秘書在計劃、組織、協調、創新等各方面的能力，從而發揮其在管理基層崗位的建設性作用。通過培訓，可以使教學秘書更好地承擔相應的工作，不僅可以提高工作效率，還可以增強工作勝任力。

（三）建立合理的激勵機制

高校應切身考慮到教學秘書崗位的處境，給予該崗位應有的獎勵，制定具有人性化、差異化的合理機制。首先，根據馬斯洛的需求層次理論，每個人的需求會不盡相同，比如尊重的需求，一旦尊重需求得到滿足，能使員工充滿信心，進而更好地工作。其次，有些學校采用浮動獎勵，將教學秘書的工作和院系部整體的工作業績掛鉤，取全部二級院系超額績效的5%用于獎勵教學秘書，這樣不僅可以使教學秘書的工作得到大家認可，也能增強教學秘書崗位的職業獲得感，實現目標激勵。最后，有些高校給與教學秘書科長的待遇和職稱。毫無疑問，無論從薪資待遇、職位晉升或是職稱晉升，都是對教學秘書很好的激勵措施，也會鼓勵教學秘書長久工作于該崗位。然而，有獎必有懲，對于出現嚴重教學事故的教學秘書，應該采取警告或者懲罰，獎懲分明才能更利于管理。

（四）提升自身職業素質

1.強化服務意識。立足崗位，做好服務工作，提高溝通協調能力；正視教學秘書角色，深刻理解教學秘書崗位的意義，加強教學秘書服務意識；立足崗位，做好本職工作，承擔好崗位所賦予的責任，更好地適應高校的高質量發展。

2.強化創新意識。教學秘書崗位日常工作的瑣碎性，迫使其需要創新工作方法，才能使得教學有條不紊。對平常繁瑣的工作進行階段性總結，使日常事務性工作流程化，形成清單，之后遇到同類事項進行對照處理，既可以節省時間，還可以將工作處理得更順暢。利用項目管理的思維對教學管理工作進行規劃，創新日常流程化的工作，可以不斷提升工作技能水平。

3.強化科學管理。學會放權減壓，針對學生工作方面的一些不涉及機密的工作，可以將這類工作委派給學習委員，將工作派發下去，然后收集信息，這樣可以很大程度地解決教學秘書時間占用問題。學會管理藝術，針對老師工作方面，應體現人文關懷，在不影響教學活動開展的情況下，充分考慮老師們的需求。學會溝通策略，針對與職能處室間的上傳下達工作，需要掌握正確的溝通策略，可以在實際工作中既堅持原則又靈活處事。隨著高校信息化管理不斷落實，教學秘書將靈活運用新媒體技術，通過信息化的科學管理來提高工作效率和工作質量。

4.強化育人素養。作為最基層的管理者，要有立德樹人的理念，論語有“其身正，不令而行，其身不正，雖令不從”，先要正身，才能正人，尤其是和學生接觸較多的崗位，一定要加強自身道德素質的培養，加強師德師風建設，學習教育理論知識以及提升管理能力，進而潛移默化地影響學生。

四、結語

教學秘書崗位在二級院校中承擔著承上啟下的作用，只有充分發揮好該崗位的鏈接意義，才能保證教學秩序的順利運行，為高校發展提供有力支撐。教學秘書應該正視崗位角色，守正創新，才能更好地勝任該崗位，更好地發揮“三全育人”的重要性。