高校固定資產管理與財務管理相結合的探討
——基于會計核算方法程序的角度

周銀丹 （寧德師范學院 福建寧德 352100）

一、引言

自黨的十八大以來，國家財政性教育經費支出占GDP的比例連續多年保持在4%以上，隨著國家對高等教育財政投入的增加，高校支配使用的固定資產規模逐漸增大，呈現出價值大、數量多、種類復雜多樣、使用部門廣、使用人員多、管理主體多元化的特點，與此同時，高校的固定資產管理也出現了諸多問題。

已有研究主要是從資產管理信息系統與財務管理系統的有效對接、解決信息孤島現象的角度，提出實現資產管理與財務管理、實物管理與價值管理融合的路徑。在全生命周期的資產管理過程中，資產管理與財務管理是一個問題的兩個方面。要實現對資產使用價值和價值的統一管理，業務流程的規范性、職責分工的合理性以及部門、崗位職責的制衡性至關重要。本文根據會計學原理，分析高校固定資產會計核算方法程序存在的問題，并提出相應的建議，以促進高校固定資產管理與財務管理的融合統一。

二、高校固定資產會計核算方法程序存在的問題

會計核算方法是對單位已經發生的經濟活動進行連續、系統、完整的反映和監督所應用的方法，是由設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本計算、財產清查和編制財務報表等具體方法構成的一個科學的方法體系［1］。高校在固定資產會計核算方法程序上存在以下幾方面問題：

（一）會計核算程序不規范。高校各單位新增資產時，經辦人通常是先通過學校資產管理系統錄入資產相關信息，由資產管理部門審核并辦理進倉建賬手續，到財務部門報銷時，財務部門以資產管理系統生成的固定資產進倉單、低值易耗品入庫單憑據作為固定資產、低值易耗品的確認、計量依據，其他支出直接計入當期費用。這樣的流程實際上是先登記明細賬，再根據明細賬編制記賬憑證，使得資產、費用等會計要素的確認與計量出現不符合政府會計準則制度規定的情況。

例如，隨著數字校園建設的推進，智慧化虛擬仿真實訓室、遠程互動智慧教室、數字校園廣播系統等項目的購置日益增多，這些項目使用的專項經費金額大、設備清單內容多、放置點分布廣，在采購時以一個完整項目的形式進行購置精密貴重儀器設備可行性論證、采購審批、采購招投標及驗收，但是在辦理固定資產進倉建賬時，卻不是按一個集成系統登記入賬，而是對設備清單細目按單價是否大于1 000 元，分別作為固定資產或低值易耗品入庫。以數字校園廣播系統為例，由幾十種設備材料連接安裝調試而成，在辦理資產進倉時，將IP 網絡廣播系統軟件、控制電腦、分控電腦、網絡尋呼對講話筒、網絡報警主機、IP 網絡解碼終端、核心交換機等單價超過1 000 元的計入通用設備，對于單價低于1 000 元的，如分控軟件、散布在校園各區域的接入交換機、IP 尋址壁掛信箱、壁掛輔箱、防水音柱等，都作為低值易耗品辦理入庫及出庫手續，造成在資產賬面上只能看到一個個獨立的設備，不能體現集成系統的全貌，無法統計全校各個單位數字化系統的信息，在使用、清查時也不能作為一個整體進行管理，對其中零部件的管理缺乏足夠重視，影響了整個系統的使用壽命。

月末計提折舊時，先由資產管理部門從資產管理系統導出當月辦理入庫的固定資產明細賬，財務部門核對填寫已經報銷入賬的固定資產會計憑證號，資產管理部門根據財務賬上的固定資產數據生成當月的固定資產折舊明細表，作為財務部門計提固定資產折舊的憑據。會計人員未對折舊計提金額的準確性進行核對，而且由資產管理系統生成的折舊明細表只能按固定資產的六大類別計提，不能按照業務活動費用、單位管理費用等成本費用進行歸屬，更無法顯示不同學科專業配備使用的資產情況，不能提供成本核算的數據基礎，無法滿足財務管理的需要。

對于已交付使用但尚未辦理竣工決算手續的固定資產，根據會計準則的規定，應當按照估計價值入賬，而資產管理系統通常不登記入賬，容易造成資產管理部門的房屋建筑物、在建工程明細賬與財務賬不符；同時，由資產管理系統導出的折舊明細表對此未計提折舊，以此為記賬依據與準則規定的政府會計主體應當對暫估入賬的固定資產計提折舊不符，如果財務賬對其計提折舊，則與資產管理系統的累計折舊金額不一致，容易造成賬賬不符。

（二）賬簿設置分散，造成賬賬不符。高校固定資產管理實行分類歸口管理的管理體制，但是，實施政府會計準則制度后，高校仍然沿用了預算會計模式下對歸口管理部門進行職責分工的做法。財務部門主要負責固定資產的價值核算，并負責總賬的管理，賬務處理系統中按照政府會計準則制度的規定設置了“固定資產”與“累計折舊”總賬，并按固定資產的大類：“房屋及構筑物”“通用設備”“專用設備”“文物和陳列品”“圖書、檔案”“家具、用具、裝具及動植物”分別設置了六個二級分類賬進行核算。資產管理部門、圖書館等部門負責對各類固定資產的實物管理，分別應用儀器設備管理系統、家具管理系統、房屋管理系統及圖書資料管理系統等資產管理系統，負責固定資產明細賬的登記與管理。

固定資產總賬與明細賬分屬不同部門，按照不同程序登記管理，不符合總分類賬與其所屬的明細分類賬戶平行登記的規則，兩者之間沒有嚴謹的統馭與從屬關系。由于辦理固定資產進倉建賬與財務報銷入賬手續的時間差等原因，會造成賬賬不符；固定資產明細賬由多部門歸口管理，統一監管力度不夠，會導致家底不清［2］；由于財務部門與資產管理部門之間職責分工的制衡與聯動不足、財務系統與資產管理系統不對接等原因，會使得財務部門對固定資產的配置、使用、處置未能發揮有效的監督職能。

（三）固定資產臺賬登記信息不完整，未能實現動態管理。目前，一些高校資產管理系統中資產卡片登記信息不規范不完整［3］，管理系統的功能、模塊未得到充分應用［4］，資產臺賬中有的資產使用人或管理人空缺或者只填寫學校或部門名稱，存放地錄入不規范不完整，沒有統一的標準要求，導致資產管理的基礎信息不全，按照使用人、存放地查詢的功能無法有效開展，既不利于資產清查工作的開展，也無法落實資產管理責任；資產供應商的信息不完整，無聯系方式，不利于保修期間或后期使用過程中出現問題的跟蹤解決；資產用途只簡單登記為行政、教學、科研等，沒有細化也未對變動情況進行登記，無法提供成本核算的基礎信息；其他信息如：變動信息、維修信息等使用過程信息登記不全，難以反映全生命周期管理的信息，無法實現對資產的動態管理。

（四）財產清查不到位，產生賬實不符。財產清查是指通過對實物資產的實地盤點和對銀行存款、往來款項的核對，確定各項財產物資的實存數，以保證賬實相符的一種專門方法［5］。高校財產清查程序存在不夠規范的問題，固定資產每年定期清查工作通常是由資產使用部門進行自查，由資產使用保管部門成立資產清查小組，負責組織和實施本單位的資產清查工作，形成清查盤點數據，提交給資產管理部門［4］［6］；必要時，資產管理部門可委托社會中介機構對資產清查結果進行核查并出具專項審計報告。在學校自查階段，資產清查小組僅由資產使用保管部門人員組成，缺乏有效的監督，資產清查流于形式；在外部審計核查階段，中介機構僅對不同資產管理系統與財務系統數據不符的情況進行處理，未有效實施實地盤點程序，清查工作不到位。對清查結果跟蹤和解決的措施有限，賬實不符、家底不清的現象無法得到改善。

對與固定資產相關的債權債務清查不夠重視，例如：采購形成的預付賬款長期掛賬，存在資產已經采購甚至已經被領用，但因尚未辦理報賬核銷手續形成賬外資產的情況；賬齡長、數量多的履約保證金供應商未退回可能意味著合同條款的未履行而缺乏相關部門的有效跟進，導致資產的隱形流失；應繳財政款明細中圖書館記錄收到學生損壞丟失圖書的賠償金上繳財政，但是沒有相應的處置圖書資產記錄，存在賬實不符的情況。

（五）國有資產管理報告填報的基礎工作不扎實，影響了報表信息質量。高校國有資產信息報告反映的是資產購置、使用、處置、收益等總體情況及房屋、土地、車輛、大型設備等重要資產信息，填報時由財務部門提供資產負債表的數據，資產管理部門根據國有資產管理系統的資產信息完成填報工作。由于資產管理系統與財務核算系統的使用相對獨立，資產清查盤點工作不到位，導致最終生成的單位國有資產報表數據可能與財務會計報表數據存在差異、資產賬存數與實有數不符。

三、高校規范固定資產會計核算方法程序的建議

（一）規范會計核算程序，保證賬賬相符。在固定資產的會計核算程序上，高校應當按照政府會計準則制度的規定和《高等學校固定資產分類與代碼》（JY/T 0624-2018）的分類標準，并結合學校資產管理的需要設置固定資產總賬、二級分類賬和明細分類賬。固定資產發生增減變動時，以經過審核的發票、驗收報告、審批報告等作為原始憑證，先編制記賬憑證，再對財務資產賬和資產管理系統的臺賬進行平行登記。利用總賬與明細分類賬平行登記的牽制機制，解決高校資產分散管理、統一監管不足引起的家底不清、賬賬不符問題，對存在分歧的資產業務賬務處理也統一了確認和計量標準，例如：（1）外購的固定資產的入賬價值包括買價以及發生的該固定資產交付使用前所發生的可歸屬于該項資產的運輸費、裝卸費、安裝費和專業人員服務費等。（2）購置的應用軟件，如果構成相關硬件不可缺少的組成部分，應當將該軟件的價值包括在所屬的硬件價值中，一并確認為固定資產；如果不構成相關硬件不可缺少的組成部分，則應將該軟件確認為無形資產，而不是直接計入當期費用。（3）遠程互動智慧教室、數字校園廣播系統等集成系統應當作為一個整體進行管理并予以確認，對于預置于其中的專用設備和作為該系統配套部件的通用設備，直接計入相應系統的分類代碼，當發生更新、改造、維修時做相應增減值處理。

（二）加強對資產管理系統的登記管理，發揮資產管理與統計分析功能。《財政部關于進一步規范和加強行政事業單位國有資產管理的指導意見》（財資［2015］90 號）提出了行政事業單位資產管理信息系統的建設規劃，即逐步實現資產管理系統與預算管理、財務核算、決算系統、政府采購系統和非稅收入管理系統的對接，以及網上辦理資產管理事項。當前，針對資產管理系統使用過程中存在的資產信息錄入不規范、不完整、使用低效的問題，高校應當先用好國有資產管理系統，發揮其作為固定資產明細賬、卡片賬的信息化管理系統的功能，做好資產信息登記、審核工作，夯實資產管理的基礎工作。

固定資產卡片是每一項固定資產整個生命周期的全部檔案記錄，應當根據學校資產管理和財務管理的需要設置卡片的內容，主要包括資產編號、名稱、規格型號、分類編號、分類名稱、銷售/建造單位、購置日期、保修期限、數量、入賬價值、預計使用年限、折舊率、經辦人、使用單位、存放地點、領用人、用途等，以及資產使用過程中的變動、維修、使用情況、折舊、處置等信息。為了保證錄入數據的規范、統一，滿足多口徑查詢統計的需要，對資產的基礎信息應盡可能應用數據有效性對單元格內容進行設置，存放地點要精準到樓名樓層房號，用途需設定為必填項，包括教學、科研、行政、后勤、出租等選項；當資產領用人、使用單位、存放地點、用途等發生變更時，要及時辦理變更登記。

資產管理系統應當作為資產管理與財務管理的共同管理平臺，及時、準確、完整地提供資產存量及其使用情況成為資產使用、調劑、盤點等管理工作的載體，為資產配置的預算審批、多層次多維度成本核算、資產使用管理的績效評價提供了基礎數據支撐。

（三）完善資產清查制度，保證賬實相符。固定資產清查的目的是為了檢查實物資產的狀況：在不在、能不能用、有沒在用，是實現資產安全完整、使用有效管理目標的必要方法。對資產清查盤點的要求是：第一，要保證清查結果的準確無誤，第二，對資產清查的結果要有明確的處理意見，并落實到位，第三，對在資產清查中發現的資產管理問題進行改正完善，使后續的管理更加規范化。

為了避免固定資產清查流于形式，加強對資產清查工作的監督，保證清查結果的準確性，應采用自查和抽查相結合的方式，資產使用部門開展資產自查，按照資產管理系統中本部門的資產明細賬，由部門資產管理負責人組織資產保管員、使用人，對本部門使用場所內的實物資產逐一清點檢查，填寫資產盤點表及盤虧盤盈表的初稿，盤點表上不僅要填寫賬存數、實存數，還要說明其使用狀態：是在用還是閑置，是否可以正常使用，有無損壞以及是否處于待報廢狀態。在資產使用部門自查的基礎上，資產管理部門應當組織校級清查小組對各部門的資產開展抽查工作，可以按資產數量的一定比例兼顧資產金額的大小抽取，盤點時不僅進行實物量的核對，還要通過查看使用記錄、儀器記錄儀等資料對資產使用性能及使用情況進行檢查。抽查的結果反饋給各個資產使用部門進一步跟進，對盤虧的資產督促使用部門進行二次查找［7］，通過查閱會計憑證等途徑找到資產的責任人查明原因及著落，形成資產盤點表與盤虧盤盈表的終稿。

資產管理部門將各個資產使用部門的清查結果提交學校清查領導小組審議，提出明確的處理意見，部署各部門限期落實完成。根據清查處理的結果，需要調整資產明細賬的，修改各個類別資產管理系統中的資產信息；需要調整資產總賬的，財務部門依據清查盤點相關原始憑證進行賬務調整，實現賬實相符、賬賬相符。資產管理部門應結合資產清查的情況，對各部門資產使用、保管的情況進行評價，表揚先進，懲戒落后，倡導全校師生養成節約資源、愛護公共財產的優良品德。在清查中發現的資產管理問題，可通過改進管理辦法、完善管理制度等措施，如明確資產使用人、保管員的責任及其離職、轉崗、退休的資產交接要求，制定資產毀損丟失的賠償細則等，不斷提高管理水平。

對于與固定資產業務相關的預付賬款、其他應付款等債權債務，財務部門應定期與業務部門進行核對并進行賬齡分析，對超出期限的預付賬款，督促采購部門及時辦理固定資產的進倉銷賬手續，避免國有資產流失。分析履約保證金的長期掛賬是否因為供應方履約存在瑕疵：如商品的質量未達到合同約定的要求、無法提供后續的調試、培訓、維保等服務而放棄退回保證金，總結經驗，加強對合同條款的制定、采購驗收、款項結算等風險環節的內部控制；對于不符合退還保證金條件的，由經辦人及時辦理銷賬手續，上繳財政，納入預算用于相關支出。

（四）銜接統一國有資產管理信息報告與財務報告編制工作，保證表表相符。資產是政府財務會計要素之一，國有資產信息報告是財務會計報告的重要組成部分，兩者之間是整體與局部、總括與具體的統一關系，應當納入同一會計核算體系中，遵循會計核算方法程序，即審核原始憑證——編制記賬憑證——平行登記總賬和明細分類賬——財產清查保證賬賬相符、賬實相符——編制報表（財務報表、預算報表、資產信息報表），保證報表信息的來源、處理過程、結果的一致性，通過賬簿與賬簿之間和報表與報表之間的勾稽關系相互銜接互證，避免由于組織機構或管理系統的不同導致資產報表與財務報表相關數據的不一致。

四、結束語

固定資產管理與財務管理工作相互交織、相互融合，高校應當按照各職能部門的功能對業務進行職責分工，避免部門之間職責混淆、權限交叉，弱化本職工作，出現管理盲區。在固定資產配置、使用和處置的業務流程中，應梳理各業務環節的風險控制點，落實資產管理和使用相關部門、人員的崗位責任，促進資產管理規范化、精細化，提高資產使用效益；對固定資產的增減變動業務事項，加強財務部門的會計核算和監督職能，提供及時、準確、完整的財務信息、預算執行信息、國有資產管理信息和運行成本信息，發揮對資產業務執行的監督職能和對資源配置決策的信息支撐功能，實現實物管理與價值管理相統一。