衛生監督檔案信息化管理的路徑探究

顧迅，陳菊華，李鑫平

江蘇省泰州市海陵區衛生監督所所長室，江蘇泰州 225300

2022 年6 月23 日，國務院發布《國務院關于加強數字政府建設的指導意見》，明確指出要實現智慧監督管理，提升衛生監督管理能力。衛生監督檔案信息化管理是衛生監督體系信息化建設的重要組成部分，在提供決策依據、提供數據支持等方面發揮著越來越重要的作用。衛生監督過程中所形成的資料具有復雜、交叉的特點，若想充分發揮檔案管理的作用，助推衛生監督水平的持續提升，便需要加快推進衛生監督檔案信息化管理。雖然當前各級衛生監督機構對檔案信息化管理的重視程度明顯提升，但受到傳統理念、技術水平等因素的限制，衛生監督檔案信息化管理狀況不容樂觀。如何構建衛生監督檔案信息化管理體系，探索出行之有效的信息化管理路徑，已經成為一項重要的研究課題。

1 衛生監督檔案信息化管理的必要性

1.1 構建智慧衛生監督平臺的必要條件

衛生監督與公眾生活衛生健康息息相關，是公共衛生體系的重要組成部分，也是促進經濟社會協調發展的重要保障。在“互聯網+監管”的大背景下，衛生監督逐步朝著智慧化、信息化、數字化的方向發展，各級政府積極打造智慧衛生監督平臺，實行線上與線下同步的監管模式，逐步形成涵蓋衛生政務事項辦理、受理等綜合性、一站式服務的智慧化衛生監督體系。在構建智慧衛生監督平臺的過程中，衛生監督檔案是執法數據的重要來源。在衛生監督檔案管理中積極運用大數據、人工智能、云計算等新一代信息技術，不斷拓寬衛生監督檔案信息服務范圍，整合衛生監督檔案信息資源，體現衛生監督各項資料之間的內在聯系或隸屬管理，并對非涉密衛生監督檔案資源進行跨區域共享，能夠推進智慧衛生監督平臺在數據信息利用方面的技術創新、理念革新，為智慧衛生監督平臺的構建奠定堅實基礎[1-4]。

1.2 提升公共衛生服務質量的必由之路

檔案是衛生監督工作的重要組成部分，真實反映了衛生監督管理過程的實際情況，體現出衛生監督水平、監督管理內容。衛生監督檔案的信息化管理，有助于全面提高衛生監督檔案管理水平，從傳統的對事務的管理，轉變為對信息內容、數據價值的管理，在采集計劃總結、會議記錄、投訴舉報、轉交案件、宣傳培訓、年度報表、被監督單位本底資料、行政相對人監督檔案等重要信息數據的同時，對衛生監督檔案進行分級、分類管理，構建檔案數據庫，形成一戶一檔的衛監檔案，更加全面地掌握衛生監督信息[5-7]。

2 衛生監督檔案信息化管理的現實困境

2.1 管理目標模糊，管理流程不規范

明確的管理目標是衛生監督檔案信息化管理的先決條件。我國衛生監督檔案信息化管理起步較晚，尚未積累豐富的經驗、形成規范的管理模式與管理流程，在實際的信息化管理工作中存在隨意性、盲目性較大的問題。衛生監督檔案信息化管理是一項系統、復雜、持續、動態變化的管理活動，在不同發展階段有其特定的管理目標，需要從衛生監督機構的實際情況、信息服務需求、信息化管理技術水平等角度入手，制訂信息化管理計劃與實施細則，保證每一項管理工作的開展都能有所依據。但當前衛生監督檔案管理中，缺乏明確的信息化管理目標，不能充分意識到檔案信息化管理在衛生監督執法信息化、智慧衛監平臺建設中的重要作用。再加上衛生監督檔案信息化管理流程不規范，導致各項檔案資料格式、內容不統一，信息采集時間不一致，難以對檔案信息進行深度分析并在各項衛生監督工作中更好地利用檔案信息資源[8]。

2.2 管理存在盲區，管理制度不完善

完善的管理制度是衛生監督檔案信息化管理的重要保障。當前衛生監督檔案信息化管理制度不完善，存在如下突出問題：①管理職責不清晰。當前衛生監督檔案管理工作中，主要由檔案管理部門對檔案資料進行采集、分類、管理與歸檔，各個部門人員的參與度明顯不足，未能按照信息化管理要求與檔案資料的標準及時提交相關文件，不能嚴格審核檔案資料的完整性、真實性，導致檔案質量偏低，不利于檔案管理信息化建設。②缺乏暢通的信息溝通傳遞機制。當前衛生監督檔案信息溝通傳遞機制不暢通，各個部門尚未充分利用辦公自動化系統提交信息，檔案管理部門缺乏整合、分析數據信息的意識，導致檔案信息化管理效率難以提升[9]。

2.3 缺乏管理平臺，管理效能待提升

管理平臺是衛生監督管理信息化的重要依托，可以實現對檔案資源的統一化、標準化、規范化管理，并提升衛生監督信息服務水平。當前衛生監督檔案信息化管理平臺建設滯后，雖然能夠通過線上方式整合檔案資料，但尚未形成服務衛生監督工作開展、公共衛生服務水平提升的平臺功能模塊。檔案管理部門的主要任務在于存儲檔案信息，未能將檔案管理工作與衛生監督執法工作結合為有機整體，檔案管理部門與其他部門之間缺乏協同合作，各類信息化平臺之間缺乏信息資源共享，不僅會阻礙衛生監督檔案的信息化管理，而且會導致檔案管理邊緣化[10]。

2.4 管理人才匱乏，管理隊伍不健全

高素質、高技能的管理隊伍是衛生監督檔案信息化管理的必要條件。雖然當前衛生監督機構對檔案信息化管理予以高度重視，但檔案管理人員的知識與技能結構不能滿足檔案信息化管理需求。①一部分檔案管理工作人員缺乏數據意識、互聯網思維，重視對各項事務的管理，忽視對檔案信息價值的挖掘，導致檔案信息化管理停留于表面，難以充分發揮檔案信息化管理對衛生監督決策的支持作用；②一部分檔案管理工作人員缺乏信息技術應用能力，在檔案管理工作中習慣于管理紙質檔案，不能有效運用信息化管理平臺、檔案數據庫，導致檔案信息化管理工作效率低、缺乏創新，不利于衛生監督檔案信息化管理工作的有效開展[11]。

3 衛生監督檔案信息化管理的有效路徑

3.1 明確檔案信息化管理目標，規范管理流程

衛生監督檔案信息化管理的實現需要以明確的目標為導向。鑒于此，需要把握好互聯網+監管的發展趨勢，掌握檔案信息化管理的基本規律，結合衛生監督機構的實際情況、財務狀況、技術水平、檔案信息化管理基本要求、信息服務需求、智慧衛監平臺的構建標準等對衛生監督檔案信息化管理進行統籌規劃與細致安排，在信息化建設初期，考慮到信息技術、信息化設備的引進成本較高，可以對重要的衛生監督檔案進行數字化處理，初步建立檔案數據庫，開發檔案信息化管理系統，明確劃分檔案的等級、類型，完成系統軟硬件建設工作。在此基礎上加大對檔案信息化管理的投入力度，逐步實現無紙化檔案管理模式，加大信息采集力度，建立數據交換標準，實行檔案信息的自動化獲取。并且要規范檔案信息化管理流程，形成從檔案信息采集，到分級分類管理，到數據分析，最后到歸檔的一體化管理流程[12]。

3.2 建立檔案信息化管理制度，消除管理盲區

衛生監督檔案信息化管理制度的建立，需要明確劃分管理職責。由檔案管理部門負責制訂數據標準、文件格式，指導各個業務部門按照信息化建設標準按時提交檔案，并審核檔案信息的真實性。由各個業務部門負責按時、按標準提交檔案文件，結合衛生監督工作開展的實際情況初步審核檔案資料，保證檔案質量，并根據檔案管理部門的指導完善檔案資料、調整文件格式。在明確管理職責的基礎上，要暢通衛生監督機構的信息溝通傳遞機制，要求檔案信息化管理采用線上與線下相結合的模式，各個部門之間的業務系統、管理系統、人員系統等與檔案信息化管理系統相連，便于檔案管理部門實時化采集檔案信息，審查檔案信息的真實性。同時要求各部門保證檔案信息的安全性，嚴格按照信息化管理要求注重系統軟件的日常維護與網絡安全防護，嚴禁在不安全網站上登錄檔案信息化系統，或與他人共享登錄名、登錄密碼，以此實現檔案信息化管理的全面覆蓋[13]。

3.3 搭建檔案信息化管理平臺，提升管理效能

搭建衛生監督檔案信息化管理平臺的要點在于實現檔案管理工作與衛生監督機構中心工作的有機結合，充分體現出檔案管理工作的信息服務價值，助推衛生監督水平的提升。鑒于此，應當結合衛生監督工作的實際需求設置平臺的功能模塊。主要包括：檔案管理模塊，其作用在于呈現列表、標簽、時間、成員等不同維度的管理項目事務，跟進各項事務的處理狀態并動態化、跟蹤式、全過程式采集各項事務的信息；工作平臺，是檔案管理部門日常工作的重要模塊，采用數字化、圖形化方式展現工作進度、工作情況、工作任務完成程度、待處理事項等，通過技術創新帶動檔案信息化管理方式的創新，有效提高檔案信息化管理效率；資源共享模塊，針對非涉密檔案資料，在衛生監督機構內外部實現檔案資源的共享，可以分享檔案信息化管理的成功經驗、衛生監督執法信息化工作要點等，通過資源共享以實現成果共建；信息上報模塊用以及時向上級匯報各項重要工作，接受上級指示，保證檔案信息化管理方向正確、效能提升[14]。

3.4 打造檔案信息化管理隊伍，保證管理效率

打造高素質、高技能的衛生監督檔案信息化管理隊伍，需要加強對檔案管理人員的培訓與教育。①要從思想意識層面，提高檔案管理人員對檔案信息化管理的重視程度，使其明確檔案信息化管理環境下檔案工作的新定位、新目標、新模式。同時提高檔案管理人員的創新意識、數據意識，使其能夠結合互聯網+監管新趨勢思考檔案信息化管理目標與現實需求，可以利用互聯網思維認識到檔案信息化管理與衛生監督質量提升之間的關系，從而激發檔案管理人員的工作熱情，使其全身心投入到檔案管理的信息化改革中；②要加強對檔案管理人員的技術培訓，使其在日常工作中可以充分發揮信息技術的優勢，有效簡化管理流程、降低管理難度，并且利用數據分析技術挖掘檔案信息價值，更好地服務衛生監督工作的開展，以此有效提高檔案信息化管理效率[15]。

4 結語

衛生監督檔案信息化管理是構建智慧衛生監督平臺的必要條件，也是提升公共衛生服務質量的必由之路。當前衛生監督檔案信息化管理狀況不容樂觀，面臨著管理目標模糊、管理存在盲區、缺乏管理平臺、管理人才匱乏的現實困境。鑒于此，應當立足實際、放眼未來，以服務衛生監督水平為根本目標扎實推進檔案信息化管理，逐步完善檔案信息化管理制度、規范檔案信息化管理流程、打造檔案信息化管理隊伍、搭建檔案信息化管理平臺，為智慧衛監格局的形成蓄勢賦能。