大數據時代社保檔案管理的問題與對策

摘 要：隨著社會的不斷進步，社保體系趨于完善，社保種類明顯增多，涉及范圍逐漸擴大。在大數據時代，借用新興信息化技術不斷推進社保檔案管理規范化、現代化、科學化、合理化勢在必行。本文圍繞大數據時代社保檔案管理的問題與對策展開分析，在體系建設、安全建設、隊伍建設、基礎設施建設等方案提出策略，以期為推進新時代社保檔案管理事業高質量發展提供決策參考。

關鍵詞：大數據；社保檔案；創新性策略

檔案是社會發展中各項活動的原始記錄和憑證，社保檔案更是反映著社會各個群體的參保情況，具有較強的民生價值。隨著大數據、云計算、人工智能等新興技術的普及，電子文件交互、線上辦理事項、信息共建共享等工作模式也逐漸被應用，信息形態的多元化使得傳統紙質文件的管理已無法滿足時代發展需求，社保檔案的數字化加工、信息化管理、智慧化應用已成為大勢所趨。但是在人社系統內，檔案工作仍然存在重視程度不夠、平臺建設不健全、管理體系有漏洞、人員素質水平低、檔案數字化進程緩慢等問題，需要各級單位緊跟時代潮流，多角度、多渠道促進社保檔案管理體系的完善，使其更好地服務于群眾。

1 大數據時代社保檔案管理的必要性及意義

1.1 實現相關信息精準預測

隨著人民生活保障水平的不斷優化，社保檔案內容逐漸變得豐富，其中不乏有價值較高的文件資料，更是有一系列復雜的各類業務檔案，同時參保者信息種類、數量、范圍增多，內容更加多元化，生成了大量結構化與非結構化數據，僅僅通過人工的方式管理，遠遠達不到社會發展的要求。在大數據時代背景下，利用云計算、人工智能、數據挖掘等先進技術管理檔案，并搭建可在線歸檔、快速檢索、主動推動的公共服務平臺[1]，利用關聯規則、神經網絡等信息挖掘工具，實現社保檔案信息數據集中整合、統籌管理、深入分析、深度開發，全面深入了解居民參保情況，并根據參保時間、繳納信息、參保區域等數據制定業務計劃，便于指導相關部門精準開展下一步工作，確保社保行業行穩致遠高水平發展。

1.2 實現日常工作快捷管理

當今時代，隨著參保意識的不斷增強，社保業務需求走向多樣化，社會群眾對于相關業務辦理的人性化、高效性的要求越來越高，傳統模式下社保檔案以紙質文件管理、人工手動查詢方式為主，檔案整理混亂、查詢時間過長、信息提供不準的現象頻繁發生，大大降低了利用率。依托現代數字技術與在線利用平臺，可實現對復雜數據的統一數字化加工、集中分類整理，快速檢索利用，將手工查詢轉變為網絡化查詢，參保者可隨時通過終端進行數據信息查詢，進一步提高了業務辦理效率，促使社保業務實現精細化管理，既為相關機構的工作決策提供了支持，更是為社會參保者提供了優質服務。

1.3 實現業務流程全面監督

在非信息化管理模式下，各項業務流程準確性、規范性難以得到保障，后期監督手段也難以全面實施，對于社保工作的開展也難以保證科學性、合理性。在此前提下，引入先進數字化技術，可進一步優化業務辦理流程，降低錯誤率，保障檔案管理質量，同時也可對相關工作實現全流程實時監督，根據標準要求及業務特征，及時發現工作中存在的問題與風險點[2]，及時制定更加科學合理的解決方案，對當前的社保工作進行逐步完善、更新、轉型升級，為后續事業的進步奠定基礎，從而提高社保檔案管理工作的效率及質量。

2 大數據時代社保檔案管理存在的問題與挑戰

2.1 管理意識薄弱

一是領導者信息化意識薄弱。認為社保檔案工作就是將散落在各個單位及業務科室的文件梳理即可，無需進行全面管理，導致管理層次低，管理結構單一。在不規范的管理模式下甚至會損害檔案的真實性和完整性，無法發揮檔案價值。二是管理人員信息化意識薄弱，對于前沿的、陌生的信息化管理模式抱有敷衍、應付的態度，嚴重缺乏主觀能動性和創新思維觀念。即使是部門單位配備先進的軟硬件設備，也會過分依賴傳統的工作模式，不能充分利用數字技術來開展日常工作，無法發揮信息化的優勢，嚴重制約社保檔案管理快速發展。此類問題在基層社保部門尤為明顯。

2.2 管理體系結構較為渙散

一是組織建設不健全。有的單位沒有設置專門的社保檔案管理領導小組，都是隨機組建團隊應付工作。對于責任內容不夠細化、任務分解不夠到位，相關業務職能流于形式。社保檔案高效管理方向和目標不清晰，缺乏對系統性、整體性規劃，使得許多社保檔案工作無從開展。二是管理制度不完善。社保檔案的收集整理、保管利用、日常監督、安全風險、共建共享等業務標準、管理制度和工作流程不完善，無法為檔案管理人員提供制度保障[3]。三是服務體系單一。在社會保障管理體制分散型、多機構各自管理的前提下，對于系統平臺建設與功能開發僅面向人社需求，共性機制建設欠缺。跨單位、跨行業、跨地域的社保檔案信息數據共建共享力度不夠，制約了部門間的有效溝通，難以形成合作分工、相互協調的管理機制，導致信息孤島現象的存在。沒有發揮大數據技術“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”的優勢。

2.3 管理系統平臺較為落后

在社保檔案管理方面，系統平臺與信息化技術依然處于滯后狀態，難以充分發揮大數據、互聯網的優勢。主要原因一是財政資金支持有限。領導者信息化意識不強、行業發展觀念陳舊，平臺研發投入還停留在初期水平，對后期的升級優化、設備更新尚未申請足夠的資金保障。軟硬件匹配度落后于時代發展，存在脫節情況，無法運用先進的管理系統為參保人員提供更加便捷的服務，影響社保檔案業務辦理效率。二是先進技術應用水平較低。在系統平臺開發建設初期，未進行深入的市場調研，沒有結合自身工作實際需求有針對性地應用數據挖掘、云計算、區塊鏈等技術，系統功能僅局限于電子文件錄入輸出和日常查詢檢索利用。同時隨著社保信息復雜度的提升，系統網速差、搜索速度慢、利用渠道窄、傳輸效率低、服務方式單一、共享水平較差的問題也逐漸加重，難以滿足人性化、智能化需求。

2.4 管理人員能力較為有限

目前社保檔案行業人員能力水平較低，難以實現對群眾的高效查詢利用，主要原因有以下幾點。一是大多管理人員年齡較大，高學歷、高學位、高職稱人員占比低，流動性較強，大多由人社部門邊緣部門人員兼職，使得整體團隊水平長期處于基礎階段。二是部門單位開展后期繼續教育活動較少，沒有建立統一、規范的人才培養體系，使得檔案管理人員接觸新興技術知識較少，信息化意識薄弱，難以在短時間內掌握先進的辦公軟件，在信息化管理層面上難以進行創新性思考，最終依舊采用傳統紙質文件管理、手工檢索利用的方式，在耗費大量人力物力的同時，難以提升檔案管理效率。三是檔案管理人員責任意識淡薄，工作作風渙散，部門規范化管理水平較低，造成社保檔案整體工作水平難以提升，長時間處于停擺狀態，嚴重制約了社保檔案管理數字化進程的推進工作。

2.5 管理安全風險較為嚴重

在新形勢下信息技術雖然能夠為檔案管理工作帶來極大便利，但是也在一定程度上增加了安全風險，嚴重危害社保信息安全。一是在系統建設過程中，沒有配置安全網關、漏洞掃描、安全審計等硬件設備，使系統在運行過程中極易遭到社會不法分子或黑客的入侵，造成隱私數據泄露。二是缺少入侵檢測、身份識別、殺毒軟件等安全手段，使在社保檔案對外服務利用過程中，容易造成用戶信息丟失、檔案數據被惡意篡改、數據失真、敏感資料泄露等風險的發生。三是部分檔案管理者在開展社會服務過程中，存在“重建設、輕管理”的思想，數據信息的安全有著得過且過的思想，安全意識嚴重缺失。不能運用精細化、合理化的管理與科學有效的服務方式開展工作，極易給不法分子提供可乘之機，從而導致檔案資料丟失、信息數據損害的事件頻頻發生。

3 大數據時代社保檔案管理未來發展路徑

3.1 建立健全大數據管理體系

一是牢固樹立大數據管理意識，領導者與管理人員要將大數據技術與檔案管理緊密結合，提高信息化管理思維水平，結合實際工作需求，著力構建社保檔案現代化、科學化管理服務模式，進而發揮檔案的潛在價值。二是成立本地區社保檔案信息化管理應用工作領導小組，由人社部門領導任組長，民政部門、公安部門、檔案部門等領導任副組長，下設工作專班，著力提升統籌協調能力，確保社保檔案信息化管理及大數據應用工作順利開展、高標準推進，從組織機構上保證各項工作的穩步前行。三是規范管理制度，根據人力資源社會保障部頒布的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》與國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，結合本地區本單位實際情況，建立《社保檔案信息化管理制度》《電子檔案數據制定規范》《信息化管理應急預案》等標準文件，充分發揮管理制度的約束與指導功能，從而確保社保檔案信息化管理工作有序開展。三是建立共建共享機制，打破制度藩籬，消除“信息孤島”弊端，依托“互聯網+政務服務”潮流，制定有關政策及工作條例，為將來社保檔案信息資源共建共享系統平臺的建設與相關工作開展奠定堅實基礎。

3.2 逐漸完善信息化平臺建設

一是積極爭取財政資金支持，人社部門領導者要結合社保工作實際需求，定期向上級部門反映情況，積極尋求政策與財政支持，加強對檔案信息化建設與大數據技術應用力度，同時要深入開展市場調研，認真審查和評估社保檔案信息化發展中的具體問題，尋求針對性強的系統平臺建設方案，逐步建立以政府資金為引導、以檔案部門為主體、以專業外包公司為輔助的信息化建設機制。二是引入先進科學技術，利用數據挖掘、人工智能、云計算、OCR識別等技術手段，打造智慧化社保檔案服務模式，在系統平臺建設上實現社保在線歸檔、精細管理、安全保存、高效檢索、共建共享的建設目標，推進以大數據為核心的社保檔案管理服務新平臺建設，在為后期挖掘信息資源價值、提供人性化服務打下良好基礎。三是利用大數據共享性特征，統一系統平臺底層構架與數據接口，加強社保業務各部門聯系，高度重視檔案管理系統與各單位財務系統、業務系統、公文系統之間的互聯互通，將人力資源部門和社會保障部門的工作內容有機整合，在廣大區域內實現社保檔案數據共建共享，從而為社會參保用戶查詢利用服務提供便利。

3.3 著力構建專業化人才隊伍

檔案管理人員水平的高低直接決定社保工作水平，各級人社部門必須要認識到社保檔案管理人員的重要性，打造專業團隊，在大數據背景下為檔案管理提供更強動力。一是廣泛引進人才，領導者要充分考慮本單位社保檔案管理人員年齡、學歷水平、信息化基礎等因素，制定符合未來發展的崗位需求方案，積極通過社會招聘、定向培養等方式，尋找既懂得社保業務與檔案管理技能，又了解信息化管理、大數據技術運用的復合型、專業型人才，為社保檔案管理智慧化發展提供人才保障。二是定期開展培訓活動，面向全體社保檔案工作人員，以外出研學、理論研討、專家授課、技能比武等方式，開展初步培訓和再培訓活動，不斷充實專業人才儲備庫，培訓過程要側重于現代科學技術的應用[4]，助力員工樹立新思想、學習新方法、掌握新技能，創新檔案管理服務模式，以更好地滿足新時代群眾對社保信息的多樣化需求。三是制定考核機制，成立專項考核工作督查組，形成上下聯動的工作機制，全面準確掌握檔案管理工作人員的德才表現和工作實績，堅持把考核結果作為干部職級晉升、聘任、獎懲的基本依據，充分發揮考核對事業單位工作人員的激勵鞭策作用， 確保考核工作客觀、公正、實事求是、突出重點、獎罰分明，不斷激發檔案管理人員干事創業激情，為社保檔案管理提供源源不斷的動力。

3.4 不斷提升安全化管理水平

一是配套軟硬件設施，在系統建設初期或者運維階段，購買IP協議密碼機、安全路由器、線路密碼機、防火墻等硬件設備，同時設置訪問控制、信息加密、隱私保護等安全技術，定期更新殺毒軟件病毒庫，對于社保參保、繳費、違法、欠費等應用數據進行安全防控，全面抵御黑客的入侵，進一步保障社保檔案數據信息的安全[5]。二是面向社保部門單位全體人員開展網絡安全培訓教育活動，引導廣大管理人員牢固樹立正確的網絡安全觀，更加深入地了解日常檔案管理工作中安全工作的重要性和應對措施，不斷強化本單位社保檔案系統平臺安全管理水平，嚴格規范標準，細化流程，有力有序推動社保檔案數字化加工與共建共享進程，補齊短板、夯實基礎，進一步提升網絡安全管理能力、網絡安全技術防護能力和應急處置能力，切實筑牢網絡安全防線，為推進本地域社保檔案安全工作的規范化、科學化奠定良好安全基礎。

參考文獻

[1]王永福.大數據背景下社保檔案數字化管理研究[J].就業與保障，2022（08）：85-87.

[2]秦莉莉.數字化技術在社保檔案管理中的應用及展望[J].國際公關，2023（11）：28-30.

[3]杜玲.社保檔案管理存在的問題及應對策略[J].黑龍江檔案，2013（03）：86.

[4]劉威.社保檔案管理服務方式的創新研究[J].就業與保障，2022（09）：61-63.

[5]胡云梅.大數據背景下社保檔案管理問題及對策[J].蘭臺世界，2023（06）：119-121.

作者簡介：曾仰惠（1972— ），本科學歷，福建省南平市光澤縣機關事業單位社會保險中心館員，從事機關社保檔案管理。