鄉鎮檔案數字化管理的現狀及策略研究

摘 要：鄉鎮檔案數字化建設是《鄉鎮檔案工作辦法》落地的內在要求，是適應時代發展進行技術變革的必然要求。該文章重點闡述了鄉鎮檔案數字化管理的內涵及其意義，分析了鄉鎮檔案數字化管理頂層謀劃缺乏、建設升級迭代滯后供給不足、鄉鎮檔案數字化建設人力資源配給和培養欠缺、資金投入不足組織流程適應性較低等現實問題，提出了加強鄉鎮檔案數字化管理統籌謀劃，優化頂層設計；推進檔案數字化建設升級迭代，保障技術供給；強化檔案數字化建設人力培養，提升數字化能力；優化數字化管理組織流程，加大資金投入力度等舉措，以進一步提升鄉鎮檔案數字化管理的效能。

關鍵詞：鄉鎮檔案；數字化管理；問題；策略

基層鄉鎮工作涉及內容繁雜，工作過程系統化強，工作時間跨度長，而重要事件的處置和留檔工作在總結經驗及后續問題處理中能提供問題解決的視角，重要性不言而喻。但是傳統的手工式檔案管理存在一定的弊端。工作效率實效性不高，檔案借閱流程煩瑣，利用率較低，難以適應時代發展對檔案管理工作的要求。隨著數字化技術的廣泛應用，軟件技術的不斷開發，檔案數字化管理逐漸成為檔案管理的主流形態。檔案數字化管理的便捷性、高效性有利于彌補鄉鎮管理工作中的部分短板，因此開展鄉鎮檔案數字化管理策略研究具有十分重要的現實意義。

1 鄉鎮檔案數字化管理的內涵

作為重要歷史文化記憶的承載體，檔案能夠為社會的發展提供最基礎的視域[1]。鄉鎮檔案數字化管理是在基層的鄉鎮組織體系中以電子數據的收集、掃描、壓縮、存儲及數據傳輸等多種技術賦能鄉鎮辦公，將傳統紙質文件、影像材料電子化和系統化庫存的過程。從功能和利用視角而言，與傳統的檔案管理模式相較，電子檔案的重復利用的效能更強，保管和存儲的安全性更高，利于鄉鎮管理者高效地實現檔案轉化和長久存儲，利于使用主體高效便捷地開展檔案的檢索及內容的整體閱覽。

2 鄉鎮檔案數字化管理的意義

2.1 有益于深入貫徹落實《鄉鎮檔案工作辦法》的要求

鄉鎮作為全國基層工作單位，工作內容多元而煩瑣，工作過程、事件處理均需要保留痕跡，開展經驗總結，因此建檔歸檔工作尤為重要。而鄉鎮檔案數字化管理以其高效、便捷及安全的特征，逐漸成為檔案管理的主流形態。“檔案信息化工作并統籌鄉鎮及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理是基層鄉鎮檔案數字化管理的題中之義”[2]。因此，開展鄉鎮檔案數字化建設，強化頂層設計，加強資金投入力度，優化組織流程，建設基層鄉鎮檔案管理數據庫等舉措既是強化檔案管理的規范化和系統化，提升檔案管理二次開發效能的重要表現，亦有益于深入貫徹落實《鄉鎮檔案工作辦法》的要求。

2.2 有益于強化鄉鎮檔案管理服務新農村建設

習近平總書記曾經強調必須堅持固農安民的戰略。“三農”問題是黨和國家各項事業發展的重中之重，鄉鎮就是落實黨和國家服務政策的前沿堡壘。鄉鎮檔案管理數字化建設無疑是推動基層服務強化新農村建設的有力抓手。尤其是隨著脫貧攻堅、精準扶貧、土地確權及新農村建設等各項事宜的不斷推進，“鄉鎮檔案工作領域和外延不斷擴大和延伸，給鄉鎮檔案的現有管理模式帶來了極大沖擊[3]”。基層鄉鎮工作檔案管理的難度不斷增加，工作面臨著更大的挑戰。強化鄉鎮檔案數字化建設，推進鄉鎮檔案管理的數字化改革，優化管理方法，提升信息技術的應用廣度和深度，是提升服務廣大農村、農民的重要手段，是服務新農村建設，提升基層鄉鎮治理能力和治理方式現代化的重要體現。

2.3 有益于提升檔案管理效能強化鄉鎮服務意識

當前大部分鄉鎮的檔案管理呈現分散化、條塊化和相對封閉的狀況，檔案管理以檔案室為基礎，由農、林、交通等分管不同工作的科室單獨管理，難以有效實現信息共享及滿足廣大群眾對信息的需要。鄉鎮檔案內容更加多元，涉及國內民生，對于經濟的發展及農業和農村建設尤為重要。但是由于部分檔案管理人員非專職人員，有的身兼數職，因此很難以將個人的全部精力放在檔案管理層面，更無心于常態化檔案管理機制建設。而數字化的檔案管理既能夠提升信息的共享性，亦能夠破解管理分散化和條塊化的困境，還能夠提升檔案的二次開發效能，更有益于助力檔案管理人員專注于檔案管理工作，提升服務意識和服務效率。

2.4 堅持以民為本，維護民眾權益的重要保障

隨著社會的不斷發展，廣大民眾的維權意識也在不斷提升，農民對自身利益訴求的記錄和反饋更加關心。而鄉鎮在處理及解決農民、農業和農村問題過程中所形成的檔案庫，往往記錄著事情發展的始末，記錄著廣大農民的利益訴求及問題的關注點，是民眾權益維護的重要憑證[4]。由此，鄉鎮檔案管理工作滯后，則會進一步影響廣大民眾對基層鄉鎮的看法，甚至會造成一定的輿情，產生負面影響，不利于社會的穩定。檔案管理要凸顯以人為本，服務為先的原則，推進鄉鎮檔案數字化管理有利于高效解決廣大民眾的利益問題，有益于化解民眾矛盾，是維護民眾權益的重要保障舉措。

3 鄉鎮檔案數字化管理的現存問題

時代發展要求鄉鎮檔案數字化建設不斷進行改革和優化，以適應工作的需要，然而當前部分鄉鎮數字化管理工作較為滯后，缺乏頂層謀劃、資金投入和數字化人才培養等問題，這嚴重制約了基層鄉鎮建設的步伐和水平，更不利于實現治理方式和治理能力現代化目標。

3.1 鄉鎮檔案數字化管理頂層缺乏謀劃

鄉鎮黨委作為基礎組織管理的核心團隊，應該站位高，把控嚴，有謀劃，強執行。然而部分基層組織在檔案數字化管理過程中缺乏統籌謀劃，頂層設計滯后，存在一些短板或不足。其一，管理人員對檔案數字化建設的步驟不清晰，流程認知不夠，甚至沒有宏觀規劃。其二，檔案數字化建設的標準不全，缺少協同合作，沒有充分的引入專業化建設力量和團隊。其三，督導督查機制不健全。作為鄉鎮檔案數字化建設的主體，缺少督導巡察機制，對標建設的反饋不足。

3.2 鄉鎮檔案數字化建設升級迭代滯后供給不足

部分鄉鎮的數字化基礎設施的配置難以應對當前多元化檔案管理工作，從基礎設施的功能開發到標準化建設存在一定的滯后性，專業化技術的供給不足，導致檔案管理的效率和利用率不足。其一，當前的檔案管理數字化建設需求和供給存在一定的矛盾。當前檔案電子化存儲設施的高效和便捷化需求同人工操作的低效率和煩瑣之間的矛盾、數字化設備落后性與檔案管理設施迭代升級的矛盾仍然存在[5]。其二，檔案管理數字化配套設施功能較為單一，技術服務的等級難以滿足服務客體多元化的需求。

3.3 鄉鎮檔案數字化建設人力資源配給和培養欠缺

鄉鎮檔案數字化管理及建設技術是核心，人才是關鍵，然而當前部分鄉鎮具備數字化能力的檔案管理人才配給不足，培養體制建設滯后，人員的數字化能力難以適應當前多元化供給的現實。主要體現為基層鄉鎮人員往往一人身兼數職，很難做到專業化和技術化，難以完成現有的檔案管理工作。此外，部分從事檔案管理工作人員多為兼職人員，信息技術能力不強，一部分輪崗機制也導致檔案管理人員流動性較大，這就制約了鄉鎮檔案的數字化建設步伐。最后，部分鄉鎮也沒有針對數字化檔案建設制定有效的持續性的人才培養機制。部分鄉鎮檔案管理人員參與的專業化培訓場次有限，效用滯后，限制了檔案管理人員成長。

3.4 鄉鎮檔案數字化管理組織流程適應性較低資金投入不足

鄉鎮檔案數字化管理組織流程較為煩瑣，傳統的人工收檔、梳理、分類和借閱管理等流程不能滿足新農村建設背景下繁雜的檔案管理要求，亦不能對標檔案數字化建設的主流趨勢[6]。此外，資金投入不足，也成為制約鄉鎮檔案數字化建設的關鍵問題。部分鄉鎮沒有將檔案數字化建設經費納入財政預算，致使檔案數字化建設乏力，缺乏有效的后勤保障。

4 鄉鎮檔案數字化管理的對策探究

4.1 加強鄉鎮檔案數字化管理統籌謀劃，優化頂層設計

鄉鎮黨委作為地方基層單位的核心領導集體，針對檔案管理數字化建設要發揮統籌謀劃的作用，堅持“把舵定向”原則，宏觀上針對檔案數字化管理的建設指標、資金投入、軟硬件設施配備、基本流程、人員配備及培養及電子數據庫建設要有個清晰的目標，要有一個分步推進的階段性步驟，優化頂層設計。首先，針對檔案數字化管理的建設工程堅持“謀定而動”，制度合理的建設目標和分步走戰略，避免盲目投入，將檔案數字化管理工作納入鄉鎮黨委統籌工作的過程中，力爭實現目標清晰，設計合理。其次，依托第三方平臺建立檔案數字化管理成效的階段性指標，“建立不同階段和步驟的電子檔案管理制度、授權分類制度，統一指標體系，統一的電子化信息處理模塊”[7]，堅持對標對齊促進檔案數字化建設的規范化和系統化。最后，優化業務流程、人員進出、提高服務意識，明確目標、舉措和階段任務，強檔案數字化建設工作的督查，推進以查促改、以查促建、以查促強。

4.2 推進鄉鎮檔案數字化建設升級迭代，保障技術供給

在信息技術不斷迅猛發展的今天，檔案管理數字化建設更顯得迫在眉睫，檔案數字化管理所產生的數據價值成為推動鄉鎮建設和服務農民的重要元素。而傳統的單純掃描、復印及電子硬盤存儲顯然已經常態化，技術功能急需要迭代升級滿足檔案數字化建設的需要。結合檔案管理的流程從檔案收集、整理、分類、保管、借閱及歸還等不同形式，開展信息技術更新換代。其一，加強和第三方平臺合作共建。引入第三方以進一步促進檔案數字化管理需要供給和專業化建設相結合，高效的促進信息技術賦能檔案管理。其二，針對鄉鎮檔案數字化的應用開發新功能，提升技術服務的質量，采用線上＋線下相結合的管理模式，配置多功能的硬件設施實現文字、語音及圖形圖像識別功能，數字化建庫功能及電子版檔案分類功能、大數據智能搜索等多功能于一體，推進鄉鎮檔案數字化管理從“量變”到“質變”。

4.3 強化鄉鎮檔案數字化建設人力培養，提升數字化能力

人才是鄉鎮檔案數字化建設的關鍵，專業化高水平的數字化人才是推進檔案管理提質增效的重要“引擎”。因此為了適應信息時代背景下鄉鎮檔案管理的工作要求，首先，加強數字化檔案管理人才隊伍的高質量供給。完善鄉鎮數字化檔案管理人才庫，堅持自我培養和招聘引進相結合的舉措，以數字化建設和專業技能為導向，從檔案管理的數字化建設實際出發提升人才供給。按照檔案管理的崗位需求，配齊檔案管理人員，同時引進一些專業技術強，素質過硬的專業化人才。其次，強化檔案管理人員的培訓。堅持以人為中心，根據檔案管理人員的需要開展業務培訓，堅持引進來走出去相結合聘請專家及企業方進行檔案數字化管理經驗及技術培訓。堅持線上和線下培訓相結合，創新檔案數字化人才培養的方法，采取團體研討、以干帶學等方法，拓寬人才隊伍的理論積淀和視野，提升人才隊伍的數字化能力。

4.4 優化數字化管理組織流程，加大資金投入力度

鄉鎮檔案數字化管理技術為核心，組織為關鍵，高效合理事宜的組織流程是提升檔案數字化管理的重要元素。為此，鄉鎮在開展檔案數字化建設的過程中要從數字化建設的整體架構出發，根據檔案管理的步驟及互聯網式架構平臺有針對性地優化組織管理流程，高效地實現對檔案數據的分類、整理、借閱和調度等。“鄉鎮檔案數字化管理可采用“一師兩助理”組織架構，就是讓擁有數字化技術能力和戰略思維的信息中心技術人員擔任總工程師，輔助領導班子做決策”[8]。

此外，鄉鎮檔案數字化建設還離不開資金的支持，規范的資金配比是保障檔案數字化建設的重要根基。為此，鄉鎮基層黨委應當根據建設的標準和步驟把資金劃撥納入財務預算體系中，堅持有效保障，合理分配，專款專用，確保鄉鎮檔案數字化建設按步推進，高標準推動。

參考文獻

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[2]楊倩青.以《機關檔案管理規定》為抓手提升基層機關檔案工作標準化水平[J].機電兵船檔案，2021（05）：65-67.

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[4]黃鳳平.總結經驗不斷創新開創我省鄉鎮檔案管理工作新局面——在鄉鎮檔案館建設暨檔案數字化培訓會議上的講話[J].云南檔案，2016（07）：5-9.

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[7]呂少紅.鄉鎮檔案數字化管理的困境以及對策[J].辦公自動化，2023，28（19）：41-44.

[6][8]蔣淑敏.鄉鎮數字化檔案管理存在的問題及對策研究[J].工程與建設，2022，36（02）：519-520+525.

作者簡介：李淑賢（1978— ），本科學歷，福建省泉州市安溪縣官橋鎮社會事務服務中心工作，從事鄉鎮檔案管理。