“雙一流”建設背景下高校檔案館發展策略研究

■劉大巧

黨中央、國務院作出建設世界一流大學和一流學科的重大戰略決策，是我國高等教育發展史上一個具有里程碑意義的重大戰略舉措，這將提升我國高等教育綜合實力和國際競爭力，為實現“兩個百年”奮斗目標和中國夢提供有力支撐。這同樣為“雙一流”高校檔案館建設提出了新目標、新標準、新要求。高校在科學研究管理和實踐活動中形成了內容豐富、數量巨大、價值珍貴的高校檔案，其內容涵蓋教學、科研、基本建設等管理活動。在“雙一流”戰略背景下，高校檔案館應為高校“雙一流”建設提供源源不斷的智力支持，為師資建設、人才培養、科學研究、文化傳承提供智庫信息。

一、“雙一流”建設背景下高校檔案館發展新使命

（一）高校檔案館再添新職責

實施高校綜合改革是統籌推進“雙一流”建設的關鍵。高校檔案館既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供檔案利用的事業機構。高校檔案是學校學科建設、人才培養和科學研究的生動記錄，為展示學校辦學優勢和辦學特色，總結“雙一流”建設的經驗和教訓，評價“雙一流”建設成就和質量，提供真實、可靠的材料[1]。檔案工作改革是高校綜合改革的組成部分，在“雙一流”建設背景下，高校檔案館應主動融入高校綜合改革體系，始終圍繞高校發展的中心工作，成為促進高校治理和推動高校學科發展、人才培養、科研發展、對外交流和文化傳播的智庫陣地[2]。高校檔案館不僅需要做好高校核心信息保管，還應在高校信息公開和高校服務社會中扮演更加重要的角色，把檔案工作與“雙一流”建設有機結合起來，提升服務能力，充分發揮檔案存史、資政、育人的作用，充分激發檔案工作創新與服務能力，推動一流大學和一流學科建設。

（二）檔案資源建設要求更全面

高校檔案是學校辦學歷程的真實寫照，是學校教學、科研、學科發展、人才培養、管理模式等工作成果、經驗的總結、凝練與積淀，展現了高校建校、發展、壯大的歷程。高校檔案是傳承學校文化的重要載體，也是建設優秀高校文化的寶貴資源。“雙一流”建設既包括學科建設、教學科研、人才隊伍、師資培養等中心工作，也包括辦學檔案、圖書資料、基礎設施等在內的基礎性工作。“一流大學”的建設既需要中心工作的加強和提升，也需要包括檔案在內等基礎工作的加強和提升[3]。“一流大學”檔案館需要建設完善的檔案資源體系和最優的檔案資源結構，以凸顯“雙一流”高校檔案館的內涵。在檔案資源建設方面，除了加強常規檔案的資源建設外，還需著重加強反映高校教學科研、學科建設、人才隊伍建設等涉及本校辦學特色、歷史文化方面的檔案資源建設[4]，既可保存這些方面高校發展的歷史，實現檔案“存史”的功用，也可通過開發利用這些檔案助推一流大學、一流學科的建設，實現檔案“資政”“育人”的功用。

（三）獲取檔案信息要求更精準更快速

“雙一流”建設對高校檔案工作提出了新的挑戰。一方面，高校學科建設、師資隊伍及拔尖創新人才培養、科研成果轉化、優秀文化傳承等將成為學校工作的重點；另一方面，“雙一流”建設推進以及考核評價的過程，必然需要檔案工作實時跟進，并對獲取檔案信息提出更精準、更快速的要求。對任何一所高校而言，“雙一流”建設都面臨時間緊、任務重、標準高、要求嚴的挑戰。高校檔案館作為高校主要信息的聚集地，重要職能之一就是積極融入學?！半p一流”建設的浪潮中，加強檔案資源建設，改善檔案工作條件，為一流大學、一流學科建設提供快速、精準的檔案信息服務。

（四）檔案服務方式與內容需創新

此前，國務院印發了《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，教育部、財政部、國家發改委等三個部委印發了《統籌推進世界一流大學和一流學科建設實施辦法（暫行）》，兩大文件對一流大學、一流學科的建設目標、遴選條件和程序、支持和管理方式、建設周期等方面提出了明確規定，并要求高校統籌資源，破除體制機制障礙，推進綜合改革，切實提高建設績效等。各個高校在推動“雙一流”建設過程中，必然對檔案工作提出相應的新目標和高要求，必不可少的需要檔案服務的方式和內容要與“雙一流”建設同步推進，為“雙一流”建設提供高效的檔案支持和高標準服務。除開展常規的檔案利用服務外，檔案館要積極根據學校改革發展的變化，改善檔案服務的硬件與軟件設施，積極提供檔案信息服務。

二、“雙一流”建設背景下高校檔案館的發展問題及原因分析

（一）在學校發展中定位模糊和功能缺位

高校檔案是高校辦學、科學研究、人才培養、學科建設、對外交流的原始記錄，主要發揮以下作用：一是為機關工作提供查考憑證；二是為科學研究提供可靠資料；三是維護集體及個人權益的法律書證。受傳統思想認識的局限性等因素的影響，高校檔案管理工作一度被認為是一種缺乏技術含量、純粹機械的檔案采集與整理過程。許多部門或領導不重視檔案工作，將檔案視為主業外的附屬工作，檔案及檔案工作的地位未得到充分重視，檔案工作始終處于附庸地位。

“雙一流”建設的目標、任務都要求高校推動綜合改革，由于外部對高校檔案工作不了解、不重視，部分高校對檔案工作認識不足，對檔案資源價值和作用認識不到位，未能將檔案館的發展納入學校整體改革中，對檔案館及檔案工作資金投入不足。更有甚者，部分高校完全模糊了高校檔案工作的定位，將檔案館設置成圖書館的二級部門，使得檔案館及檔案工作在促進“雙一流”建設時未能發揮出最大功效。

（二）檔案資源建設館藏不足

就高校檔案資源建設的現狀而言，普遍存在館藏不足的情況，在檔案資源方面收集和保存不平衡的現象明顯。主要體現在兩個方面，首先是文書類、學籍類、財會類、基建類、科研項目類等檔案收集和保存相對完整，而比如學術類、教學過程類、科學研究類、人物類等檔案則明顯不足。其次是一般性檔案館藏相對豐富，專題及專業類檔案則明顯不足，比如學科建設類、專題工作類、專項成果類、先進典型及校友類等檔案普遍比較缺乏。

究其原因，一是高校檔案資源建設普遍缺乏中長期發展規劃，尚未形成明確目標，沒有科學的指導思想和建設原則，導致檔案事業發展及檔案收集缺乏基本遵循；二是檔案工作大多不被關注，不受重視，沒有上升到學校發展的戰略層面，關注度、支持程度不高；三是專業人員匱乏，部門檔案員事務繁雜，檔案保管空間狹窄，檔案工作往往處于應急狀態，檔案收集、歸檔不及時，檔案整理質量未能保證，導致大量辦學育人檔案散失。

（三）檔案資源利用現代化水平較低

當前高校檔案利用主要存在三種方式：一為直接提供檔案復制件，這是目前高校檔案利用最多的方式。一般采用復印加蓋公章的方式，為查檔用戶提供檔案復制件，實現檔案憑證價值或情報價值；二為閱覽和摘錄，即檔案利用者在檔案館（室）內專設的閱覽室、接待室等場所查閱或摘錄其所需要的檔案原件、檔案復制件、檔案縮微品或檔案數字化件；三為提供檔案咨詢，多為通過電話或現場咨詢，為利用者提供檔案利用的咨詢服務。

當前，高校檔案館普遍存在檔案查閱手段傳統、在檔案利用的專題性及深度開發上欠缺、檔案利用率低、對“雙一流”建設的支持和服務有限等問題。究其原因，一是多數高校檔案信息化建設水平較低，館藏檔案數字化率不高，進館檔案仍主要是紙質檔案，為手工查閱或檢索檔案信息為主的查閱方式，使檔案資源難以實現高效、便捷的利用。二是部分高校不同類別的檔案沒有實現專業規劃的管理利用，例如未建校史館、展覽館，諸如字畫、獎牌、印章、手稿等檔案無法展示，只能閑置于庫房。三是缺乏專業技術人員，檔案管理水平落后，服務工作專業化程度偏低均制約了檔案管理和服務質量的提升。四是部分高校缺乏自身辦學特點的特色檔案，致使高校檔案資源建設同質化現象明顯。

（四）數字化檔案建設能力不足

目前，眾多高校在檔案數字化方面主要存在兩方面的問題：一方面高校檔案館藏檔案數字化建設不均衡。部分高校采用檔案館內部掃描的方式，數字化進程慢，館藏檔案數字化率低，而部分高校采用外包數字化的方式，數字化進程快，但費用高昂。另一方面，進館檔案仍以紙質檔案為主，且每年進館檔案數量遞增，導致實現館藏檔案全部數字化困難重重，數字檔案館建設進程推進緩慢。在檔案網站建設上，各大高校檔案館基本都有自己的網站，在功能上，網站更多的是宣傳檔案、檔案工作及檔案館的作用，僅部分高校檔案網站開放了檔案目錄，基本未能實現在網站提供檔案利用。檔案信息化建設水平低影響了檔案工作及檔案服務的效率。

（五）檔案管理的主動性和創造性不強

在現實工作中，檔案工作仍具有一定的被動性。在歸檔方面，部門檔案員往往是兼職做檔案工作，由于業務工作繁忙，在檔案收集、分類、整理上往往存在疲于應付或力不從心的情況。同時，由于缺乏必要的激勵機制，檔案人員的主動性、積極性不高，檔案在歸檔、數字化、查閱、開發利用、宣傳推介方面仍存在一定的被動性，主要表現為滿足于做好眼前工作，缺乏主動創新精神及工作長遠規劃。這均與新定位下檔案建設與服務的要求相差甚遠，與高?！半p一流”建設的目標和要求相悖。

三、“雙一流”建設背景下高校檔案館的角色和功能定位

高校在構建一流大學和一流學科中，需進行綜合性改革，檔案館的發展也應納入學校綜合改革體系中，激發檔案館內部的競爭意識與危機意識，內外兼施，共同促進檔案館的發展。首先，進一步夯實服務高校研究和教育職能，全面做好學術研究支撐，推動學術研究和交流，提升檔案館的管理和服務水平。同時，利用好檔案數字化、虛擬展覽、多媒體教育資源、數據挖掘、人工智能等新技術，促進檔案資源進一步開發利用，滿足學術、文化和教育需求，提升公眾檔案文化素養。此外，將高校檔案館的改革與發展納入學校綜合改革體系中。在學校綜合改革體系中，只有檔案館找準定位，明確自身功能職責，改善高校檔案治理模式，才能創建一流檔案館和一流檔案管理，助力高?！半p一流”建設。

（一）高校檔案館服務好“雙一流”建設

學科建設是高等學校綜合實力和辦學水平的重要標志，也是“雙一流”建設的核心內容之一。學科建設檔案系統是高校學科形成、發展歷程的真實記錄，通過該系統可以對學科發展歷史和現狀進行系統性梳理，總結建設過程中的經驗和教訓，為學科的持續發展和建設一流學科提供有價值的參考資料。長期以來，檔案館重視收集學校管理類檔案，學科建設、專業發展等專題性檔案存在嚴重的缺失。當需要梳理學科建設史、專業發展史，或教學評估需要查詢學科建設檔案時，常面臨檔案館無相關檔案，系里或學院檔案零散的現狀。在一流大學與一流學科建設目標的引導下，檔案館應利用好檔案數字化、虛擬展覽、多媒體教育資源、數據挖掘、人工智能等新技術，加強學科建設檔案的收集歸檔和利用服務工作，找準檔案在學科建設中的發力點，提升學科建設水平，使檔案工作真正能推動高校一流學科建設。

（二）高校檔案館要保障好一流科學研究

科學研究是高校的另一項主要內容，科學研究水平高低是高校綜合實力的重要體現。科學研究檔案記載了高校各類科研活動的過程和成果，是開展科學研究的重要參考和學習基礎。通過繼承和借鑒前人的研究成果，有助于了解某專業領域的研究進展和前人成果，實現在此基礎上的創新性研究。高校科研檔案多為科研項目檔案，其他類別的科研檔案歸檔較少。另一方面，由于科研項目檔案的隱私性和機密性，科研檔案多為本項目組成員使用，且多為申報成果獎或項目審計時查找，科研檔案的利用率低?？茖W研究水平是“雙一流”建設的重要指標，加強科研檔案資源建設，做好科研檔案的提供利用，有助于推動高校科學研究水平邁向新的臺階。

（三）高校檔案館要助力好一流人才培養與管理

高等教育作為國家人才培養和科技創新發展的重要基石，首輪“雙一流”建設取得了積極成效，改革發展進展顯著。然而，高校高層次創新人才的供給能力仍需提高，服務國家戰略需求的精準度有待加強，資源配置機制亟待優化完善。基于首輪建設所取得的成果和存在的不足，第二輪“雙一流”建設工作正在加速推進。高校檔案館的教學檔案記錄著高校在專業設置、招生就業、教學安排等方面的詳細信息，高校教學檔案作為高等教育發展過程中積累的寶貴資源，應充分挖掘其中的信息，充分利用詳盡的教學檔案資料，不斷深化教學改革，提升教學水平和質量，推動教學管理的優化和效率的提高，為社會培養出更多高層次創新人才。

（四）高校檔案館要傳播好一流大學的文化精神

校園文化是在高校特定環境中經過長期積累形成和發展起來的文化，是高校軟實力的重要體現?！督y籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》明確將“傳承創新優秀文化”作為五項改革任務之一，這表明大學肩負著繼承和發揚優秀文化的重要使命。一流大學必定有一流的校園文化。高校檔案館作為學校歷史與大學精神的根基和源泉，應該在打造高校記憶資源庫、構建獨特校園文化、培養高校文化自覺以及擴大學校社會影響力等方面發揮其應有的作用。高校檔案館應充分發揮其作用，以開展專題檔案編研、舉辦校園文化展覽、檔案文創產品、宣傳檔案文化等活動為手段，通過多種方式傳播“一流大學”的文化精神，構建和豐富高校文化底蘊，培養高校師生文化自覺，構建和傳播高校校園文化，提升學校社會影響力。

四、“雙一流”建設背景下高校檔案館發展路徑

（一）明確檔案館的定位和功能

一流的大學需要一流的檔案館。高校檔案館既是學校內部管理部門，又是永久保存檔案的機構。高校檔案館是學校信息獲取、保管、公開與利用的綜合性信息管理和服務機構，既充當著學校的文件管理中心，也是校務信息公開平臺，也是校園文化傳播的核心節點，高校檔案館承擔著服務校園建設和服務社會的責任。

為實現這一目標，高校檔案館要重點做好四個方面的定位，一是定位成學校歷史和文化遺產保護中心，充分發掘資源，通過展覽、出版等開展弘揚學校歷史文化。二是打造學術研究基地，為師生校史、教育史、地方史、科技檔案等研究提供資料保障和研究場所。三是努力將高校檔案館建設成社會服務平臺，面向社會開放，開展地方志編纂、家譜研究、文物保護等方面研究，形成本校特色。四是定位成數字化管理和現代化建設示范點，借助數字化發展技術，提升數字化管理和服務水平，增強資源共享能力。總之，為實現一流大學和一流學科的建設目標，一方面，檔案館要積極融入學?！半p一流”建設中，明確自身定位和功能[5]；另一方面，學校要將檔案館融入綜合改革體系中，讓檔案館充分發揮高?！爸菐臁惫δ?，為“雙一流”建設服務。

（二）加快檔案館綜合改革步伐

加快改革配合好高校“雙一流”建設工作，檔案館要不斷提升自身服務能力，加強對檔案管理及檔案的研究能力，建立服務型高校檔案館、研究型高校檔案館，從而為“雙一流”建設提供“個性化”服務。首先，明確檔案管理的目標和原則，完善檔案館檔案管理制度，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理各環節的制度約定，使檔案工作者的工作有科學的制度，使檔案工作的每一環節有統一標準，實現高校檔案的有效管理。其次，制定科學合理的檔案人員獎懲機制及評價體系，充分調動工作人員的主動性及積極性，進一步明確檔案管理的責任。再次，加強檔案管理人才隊伍建設。一流大學和一流學科建設需要一流的檔案管理人才[6]。既要提升檔案管理人才隊伍的專業性，也要加強既有人才隊伍的繼續教育培訓，為職工繼續教育提供機會與平臺。最后，加強檔案館的服務水平和研究能力?！半p一流”建設背景下，高校對檔案工作的需求不再局限于收集檔案，提供檔案原件上，“雙一流”建設的目標和任務，既需要檔案館建立豐富的館藏資源，又需要檔案館提供專業的、精準的、高效的檔案服務。

（三）積極構建豐富檔案資源庫

檔案資源豐富、結構合理才能在推動“雙一流”建設中發揮應有作用。這決定了各高校檔案館在構建檔案資源庫時，首先，除了收集常規的黨群、行政、外事、教學、科研、基建等檔案外，還要加強學科建設、專業發展、重大項目等專題性檔案與典型性檔案的收集。其次，將檔案資源建設延伸到前端控制，從源頭上確保檔案的齊全與完整。再次，要加強特色檔案資源庫的建設。一流大學和一流學科建設過程中，必然會產生高校歷史類、一流學科建設類、重大活動類、名人名師類等具有本校特色的檔案，檔案館應在學校的教學科研管理活動中構建特色檔案資源。最后，則保證收集進館檔案的質量，分類合理、整理規范、著錄詳細、有序存放，優化檔案館檔案儲備功能，實現高校檔案“存史”的價值。

（四）不斷提升檔案信息服務能力

提升檔案信息服務能力是高校“雙一流”建設對檔案提出的要求，各高校應加強檔案信息化建設。首先，加強檔案館館藏檔案數字化，更好保護檔案原件，延長檔案原件的壽命，便捷檔案利用。其次，拓寬利用渠道，改善利用方式，進一步提升服務能力。貫徹“以用戶為中心”的理念，充分運用新媒體，積極主動為用戶提供“一流”的檔案服務。此外，加強檔案的深層次編研開發[7]。高校檔案編研開發主要集中在校史及黨史方面，在專題檔案、典型性檔案、重大事件檔案方面可加大編研開發力度。最后，加快檔案編研開發，結合學校“雙一流”建設的目標和要求，加強預見性和前瞻性研究，充分發揮檔案館信息傳播中樞的功能。

高校檔案館作為高校的一部分，要主動承擔起自身在“雙一流”建設中的責任與義務，積極主動融入學校“雙一流”建設的浪潮，明確自身定位和功能，深化自身改革，完善檔案管理制度，加強人才隊伍建設，構建豐富的檔案資源庫，提供精準、高效的檔案信息服務，充分發揮自身作為學校文件運行管理中心、校務信息公開平臺及校園文化傳播核心的功能作用，更好服務于高校“雙一流”建設和社會文化事業發展。