公立醫院會計憑證自動生成探析

文/謝赟

人民群眾日益增長的健康需求也對醫療行業提出了更高的要求，促使其向智能化的方向發展。而財務管理作為醫院管理中的重要環節，也需朝著智能化的方向進行轉型。數據化管理是智能化管理的技術支撐，因此將數據管理運用到財務管理中促進了財務的智能化發展。

我國會計信息化過程可分為電算化、信息化、智能化三個階段。當財務完成智能化轉型后，財務管理將實現會計核算的全面自動化。在未來，與時俱進的財務管理理念及方式將進一步促進醫院管理科學化、規范化、精細化，助力醫院更加合理配置人力、物力等相關資源。對醫院財務智能化轉型進行研究分析，可以更好地利用技術，提高醫院財務人員的工作效率。

會計憑證自動生成實例分析

嘉興市婦幼保健院財務科的基礎財務工作重復性較高，相關制單規則也很明確，財務人員花費了大量的時間在此類工作上，導致無法將更多精力投入到其他工作中去。此外，傳統的手工方式錄入憑證有導致會計信息失真的可能性，而憑證自動化記賬可以在一定程度上降低會計信息失真的風險并提高會計信息質量。因此，在全面實施預算一體化的基礎上，嘉興市婦幼保健院財務科投入了相關的人力、物力將憑證自動生成的接口與醫院相關數據庫進行對接，以實現會計憑證的自動生成。

收入。嘉興市婦幼保健院的門診、住院收入的數據主要是在醫院信息系統中取數，告知工程師憑證生成的規則后，按照日期進行篩選，即可生成相應的憑證。若新增了某項收費項目也需及時告知工程師進行維護。由于憑證生成系統無法對舊報表、手工退費等數據進行截取，以上相關數據需要會計人員在入賬時進行手動修改。

藥品。嘉興市婦幼保健院的藥品數據來源于相關藥庫平臺。藥品入賬主要分為：入庫、付款、調撥、調價、藥庫及消耗五方面。藥品的入庫分為西藥帶量采購入庫、西藥非平臺入庫、西藥平臺入庫、西藥暫估入庫、中藥藥品入庫、中藥藥品暫估入庫。藥品付款分為以下4 類：西藥帶量采購付款、西藥非平臺付款、西藥平臺付款、中藥付款。藥品調撥主要是將門診藥房、住院藥房、急診藥房等藥房撥入其他藥房。藥品的調價主要分為門診、住院、急診的調價。藥庫及消耗主要是包括科室在藥庫領藥、各藥房在藥庫領藥、門診中藥房在藥庫領藥、科室在各藥房領藥、藥庫藥品調價和藥房藥品消耗。工程師通過在藥品平臺取數，根據財務提供的憑證生成規則，即可完成會計分錄的自動生成。

固定資產。嘉興市婦幼保健院的固定資產與無形資產憑證生成的數據均來源于愛惠系統。固定資產與無形資產主要分為3 個模塊：入庫、付款與折舊（攤銷）。資產入庫情況分為以下三種：全額付款并入庫、付一定比例的款項（一般大于60%）并入庫、先入庫后付款。篩選條件以月為周期，進入資產入庫或付款的對應月份，可根據入庫單號、供應商名稱等進行篩選。在付款類型處，顯示了資產的付款狀態，可供會計人員了解。固定資產與無形資產的攤銷則更為簡單，選擇相應的會計期間，選取相關數據，直接生產憑證即可。

庫存物資。庫存物資主要分為三個模塊：入庫、付款、領用。嘉興市婦幼保健院的庫存物資主要由設備科和總務科采購，因此物資分為設備材料與總務材料兩大模塊。憑證生成接口會與嘉興市婦幼保健院的物資系統進行對接，生成入庫、付款、領用3 個接口，在物資系統中直接取數，財務將相應的財務分錄規則告知工程師，即可生成相應的會計分錄。目前，庫存物資的入庫及領用中除科研耗材需要會計人員手工制單，其他耗材均可實現自動生成。

工資。工資部分主要分為在職職工工資、合同工工資、合同醫生工資、離退休員工工資、規培工資和績效工資。數據來源于工資系統與獎金系統。在條件篩選處，選擇相應的會計期間即可生成憑證。但工資憑證內容繁雜、變化較多，如果當月有新增工資項目或者原來的項目有變動，需要告知工程師進行修改，否則憑證將無法生成。

預算報銷。預算報銷憑證種類繁多，主要分為合同付款單、差旅費報銷、其他日常報銷、勞務費、匯款單5 個模塊。在合同付款單這一模塊，若合同付款單是走合同會簽流程的付款單，則通過合同管理系統進行控制。差旅版面費主要是員工的費用報銷，如差旅費、培訓費、專利費等。其他報銷是除了差旅費報銷外的所有費用類報銷業務，如維修費、物業管理費、委托業務費等。勞務費是指發放給外院專家的報酬。匯款單是當月直接付款，對方單位不需要開具發票或者匯款緊急但來不及開具發票的業務，主要有退宿舍押金、退病理切片押金、母嬰平安項目匯款等。來不及開具發票的付款業務，后期收到發票后，需在日常報銷中再次提交相關報銷單據，財務人員根據相關單據將該筆支出計入費用。這一模塊的篩選日期是根據銀行回單上的日期進行篩選，單據排序是根據出納在系統里點擊付款的順序。單據生成憑證后會在系統里顯示相關憑證號，以方便會計人員進行篩選。這一模塊由于內容繁雜，當碰到新的業務時，軟件生成系統會顯示紅色，提醒會計人員此項業務要進行科目與輔助明細的匹配，若下次再次碰到時系統則會自行匹配，無需會計人員重復進行匹配。

憑證自動生成存在的問題及風險

目前，嘉興市婦幼保健院的會計憑證基本已實現自動生成，且準確率較高，但仍有個別憑證由于數據無法取數導致分錄不能自動生成。憑證自動生成的前提是相關分錄的業務流程可以實現信息化，并且對相關數據的獲取較為簡便。若數據的獲取無法滿足以上兩點，則在短期內也無法實現憑證自動生成，這需要更長遠的努力。

憑證自動生成主要存在以下兩個風險。第一，由于憑證生成的取數來源都來自醫院相關數據系統，如果醫院的信息系統出現問題，則憑證將無法實現自動生成。第二，憑證生成的會計分錄規則依據是醫院現有的業務模式及相關政府會計準則的規定，若將來相關業務模式或會計準則發生了變化，則會計科目也會隨之變化，會計人員就需要與工程師重新溝通相關會計分錄，以保證憑證生成的準確性。

會計憑證的自動生成是財務智能化的重要一步，使財務人員從瑣碎重復的工作中解放出來，將更多的精力投入到更深層面、更精細化的工作中去。從開始對接憑證生成系統到憑證基本實現自動生成，嘉興市婦幼保健院財務科的財務人員付出了諸多努力，在完成本職工作之余，不斷地測試數據、反饋情況，直至分錄生成準確無誤。雖然過程較為辛苦，但這也是對自身業務知識的鞏固與提高。在實現憑證自動生成后，嘉興市婦幼保健院會計人員制單的時間有所縮短，極大地提高了工作效率，財務人員不再將大量時間投入在繁瑣的填制分錄中，有更多的時間可以研究相關業務，能夠去深刻理解業務背后的會計原理。更有會計人員能夠將自己對業務的學習與理解梳理成章，并對相關業務流程的優化提出意見及建議。此外，財務人員也有更多的時間和精力去參加業務培訓，去其他單位進行業務交流。可以說，憑證的自動生成促進了嘉興市婦幼保健院財務人員綜合素質的提高。

對于財務自動化核算來說，其自動化水平不僅僅是憑證的自動生成，還包括將醫院各系統的數據歸集起來進行轉換與分配。因此，醫院財務智能化轉型的成功還有很多工作要做，需要優化信息系統建設，為財務轉型提供技術支持。財務人員要轉變思維，從傳統的財務模式中脫離出來，不僅要學習財務知識，更需要吸收新理念，開闊眼界，增強全局意識，從而為醫院精細化管理、管理創新持續提供驅動力。