信息化背景下檔案管理的科學化建設探究

文/內蒙古自治區住建廳綜合保障中心 路飛

隨著信息化時代的到來，信息技術被應用于各個領域，并且發揮著重要的作用。檔案信息化建設對提高檔案管理工作的質量和效率具有重要的作用，改變傳統檔案管理模式，實現檔案管理的創新，使檔案管理更加科學完善。不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能更好地發揮檔案管理的服務作用，滿足事業單位的發展需求。隨著經濟的發展和時代的進步，檔案管理也應堅持與時俱進的原則，重視信息化技術的應用，突出檔案管理的科學性。

一、檔案信息化的重要意義

隨著市場經濟的發展和信息化時代的到來，檔案管理方式也應該實現創新，結合自身的發展和時代的需求做出相應的調整，滿足事業單位發展的需求。在事業單位發展中，積極落實檔案管理工作能夠為事業單位創造更大的經濟價值和社會價值。事業單位要在市場競爭中占據優勢，就應該做好檔案管理的規范化，采取科學的信息化管理模式，不斷創新和完善檔案管理工作。為此，在具體工作開展的過程中，事業單位各個部門之間應該相互配合，分析工作流程和管理模式，制定科學的檔案管理方案。另外，應該結合自身發展的需求，收集信息和資料，建立檔案數據庫，分析檔案內容，為管理工作奠定基礎。結合事業單位發展的目標，評估事業單位的發展情況，適當地調整發展規劃，重視對素質人才的培養。

二、檔案管理科學化建設應該遵循的原則

（一）堅持統籌規劃原則。事業單位中的檔案管理具有持續性和復雜性的特點，應該堅持統籌兼顧的原則，重視對信息資源的統籌利用，通過做好各個部門的分工和協作來完善檔案管理體系，引導各部門之間合作來提高工作的效率。在信息化時代到來之后，事業單位各部門對檔案有了更多的需求，通過科學的管理工作，能夠為各個部門提供有針對性的服務。但是當前的檔案管理也會存在一些問題，沒有認識到信息化建設的重要性，應該重視對檔案管理的改革，科學規劃，加強管理部門和其他部門之間的對接。此外，提高檔案管理系統的兼容性，便于檔案的查詢和獲取，通過統一的管理方式來保證檔案數據信息的安全性[1]。

（二）標準規范的原則。在事業單位的檔案建設和管理的過程中，必須嚴格遵守國家法規和行業標準，以此保證檔案管理的科學化。事業單位中檔案管理的科學化，具體指減少不必要的成本支出、滿足檔案的使用和管理的需求、更好的發揮檔案的使用價值，符合當下和未來的發展趨勢的需求。為此，重視對檔案管理工作體系的優化，在檔案管理中要完善信息化的硬性指標，并且有制度的約束和規范，在執行的過程中還要嚴格遵守國家的技術要求和標準。在事業單位建立檔案管理信息技術平臺的過程中，應該考慮國家相關的技術標準，實現事業單位檔案管理系統和其他行業及其他單位管理系統的兼容性，保證檔案地區的便利，但是在信息管理平臺建設的過程中，應該保證大量數據信息的安全性，降低檔案管理可能存在的風險，真正實現檔案管理的科學性與價值。

（三）創新原則。隨著信息化建設不斷的應用，在檔案管理中要善于突破與創新，發現檔案管理中的問題與規律，抓住管理的重點、難點。在未來的檔案管理中，引導工作人員形成創新的意識，加大對檔案信息共享應用方面的研究，通過引進新型的檔案管理技術，促進檔案管理向著智能化和靈活化的方向發展，不斷完善檔案管理體系。檔案管理工作也會有一定的成本支出，利用先進的信息化技術能夠降低成本，發揮檔案價值，將傳統檔案管理中的不利因素去除。為此，需要制定新的工作機制和制度，利用先進的管理方式來打破傳統管理模式，對檔案管理進行深化改革。在檔案管理工作中不斷地創新已經成為當前檔案管理的發展趨勢。

三、檔案管理工作中存在的問題

（一）設備陳舊。有些事業單位因為受到資金等因素的制約，在檔案管理信息化建設中還存在著技術設備不足的問題，尤其是缺少硬件和軟件的技術投入，不能發揮檔案技術在檔案管理中的重要作用。另外，不重視對檔案管理設備購買的規劃，導致檔案技術設備的更新速度比較慢，尤其是許多的檔案技術設備已經不符合大數據技術和云存儲的環境需求，甚至有些事業單位還在用傳統的紙質檔案管理，效率低下。在信息化發展的背景下，應該改變傳統的技術設備更新不足和資金缺乏的問題，做好檔案管理中的設備購買工作，并且拓展資金的支持渠道，為事業單位中的檔案管理工作提供充足的設備和技術支持。應該到有資質的商家購買硬件和軟件設備，重視對技術和設備的更新，為工作人員提供良好的工作環境，保證工作人員能夠利用先進的技術和設備，不斷提高檔案管理的水平。

（二）信息保密有所欠缺。當前，檔案管理中的保密工作非常關鍵，應該建立完善的保密制度來做好檔案管理。但當前一些事業單位的保密制度不完備，或者在執行的過程中流于形式，存在一些問題。信息化對檔案管理中的保密性提出了更高的要求，應該引導工作人員做好檔案的保密工作，這也給工作人員提出了更大的挑戰，一旦保密工作不到位，很容易遭到黑客和病毒的攻擊，獲取內部的資料，影響檔案信息的安全性。

（三）管理人員專業素養有待提升。事業單位檔案管理工作需要專業的技術人員，檔案管理的基礎知識及信息技術都是必備條件，但是從當前的事業單位的檔案管理情況來看，有的事業單位缺乏專業的檔案管理技術人才，不重視檔案管理工作人員的培訓，甚至存在兼職檔案員的情況，無法滿足當前信息化背景下檔案管理工作的需求，導致檔案的科學化建設受到影響[2]。為此，重視日常的定期培訓和長期培訓。在基層事業單位的檔案管理中，缺乏對檔案員職業的關注，不重視技術的培訓和交流，沒有為檔案員提供更多學習的機會。企業單位不重視對優秀檔案人才的引進，導致不能建立專業的檔案管理團隊。

（四）檔案管理的信息化水平需要提升。在信息化背景下，檔案管理中的信息化建設越來越重要，同時對檔案管理的影響也越來越大。應不斷學習信息化建設的最新知識，在信息化轉型和升級中跟緊發展步伐。但由于管理模式比較單一，導致檔案信息化建設信息嚴重滯后，以及應用時間短和經驗欠缺，導致許多方面還需要完善。此外，有些檔案管理人員不重視信息化技術的應用，沒有清楚地認識到信息化技術檔案信息化轉型發展中的重要作用，加之專業水平的欠缺，直接阻礙了管理方式的轉型升級，影響檔案管理發揮真正的價值。

（五）對數據資源開發力度不足。在信息化背景下，數據的收集、整理和保存的效率有了很大提升，數據的利用也更加合理，在提高效率的同時也減少了勞動力的支出。但是有些事業單位的大數據資源還在開發中，尤其是有些事業單位對檔案管理系統不能做出及時的更新，對大數據技術的應用不全面，導致大數據技術無法在事業單位的檔案管理中發揮應有的價值。

四、信息化背景下檔案科學管理的措施

（一）完善制度。要完善檔案管理工作制度，在信息化建設過程中采取科學、正確的工作思維尤為重要，要在信息化檔案管理的標準下貫徹國家的相關政策法規。在檔案管理中明確各個環節的重點任務，通過制度的約束來保證檔案管理的格局化，實現檔案管理的健康發展，可以從以下幾個方面入手：第一，在檔案管理制度和政策修訂和優化整改之前，應該梳理當前檔案管理工作制度的基本內容，根據國家相關的法律法規制定檔案管理的發展方向及目標，同時科學合理地制定檔案管理制度；第二，應該加強管理責任的宣傳工作，明確管理責任，強化管理責任意識，更好地發揮檔案管理的作用；第三，重視對檔案管理工作制度的修訂。此外，在檔案制度修訂的過程中，通過廣泛征求各方面的意見和建議能夠確保檔案管理制度的可行性，提高認可度，確保檔案管理工作的發展。

（二）提升檔案的保密技術水平。事業單位檔案管理的信息化建設應該做好保密工作，可以采取以下措施：第一，能夠合理地設置防火墻技術，能夠幫助事業單位形成完善的防護服務體系，避免內部的信息泄露和破壞[3]。在防火墻建設中，要針對不同的崗位設置訪問權限，對用戶的訪問做好限制工作，避免出現信息泄露的問題。在訪問權限設置之后，還要定期更新權限，避免出現病毒入侵等問題。此外，還要做好防火墻的監督管理，了解和關注防火墻的動態，發現病毒之后及時預警，并且啟動保護程序；第二，加強對網絡安全管理制度的建設，制定合理的使用操作流程，約束使用者的行為；第三，在日常的計算機管理中，要做好設備的定期檢查，發現問題之后及時維修，確保機房環境的穩定性和安全性。

（三）加大專業技術人員的培訓工作。在信息化技術的發展背景下，要實現科學化的檔案管理工作，其專業技術人員的培養工作對提高管理質量意義重大，同時要重視對管理團隊綜合能力的培養，可采取以下幾個培訓措施：第一，針對當前檔案技術人員存在的問題，做好當下檔案管理人員的培訓工作，加大對大數據技術和云存儲等先進的檔案管理技術方法的培訓力度，解決管理人才不足問題，為檔案管理信息化建設提供更多的后備人才；第二，加強對專業技術人才的引進工作，加大技術交流，通過招聘等方式引進高校優秀畢業生，積極參與到事業單位中的檔案管理信息化工作建設中；第三，完善檔案管理技術人員的績效考評機制，分析管理人員的優勢和不足，滿足檔案信息化管理的需求；第四，加強和高校之間的合作，制定高校代為培養檔案人才的機制，提高人才的演技和培訓水平，發揮檔案人才在檔案管理改革中的作用。

（四）加大開發力度。做好檔案資源的開發，可以從以下幾個方面入手：第一，做好檔案的收集整理工作，明確檔案的來源渠道。加大對事業單位檔案收集分工協作機制的建設，重視和同行業單位之間的互動和交流，吸收優秀事業單位發展的相關檔案數據；第二，優化并不斷更新檔案管理工作，對收集到的檔案進行科學分類，以便加強對檔案檢索的管理，提高檔案數據信息的建設質量。總之，通過合理的檔案資源的開發工作能夠將零散的檔案進行有效的融合；第三，不斷創新檔案工作思維，重視對文字和數據以外多種類型的檔案的收集和整理工作，能夠豐富檔案的資源類型，借助完善的檔案數據管理庫提高檔案收集存儲的質量。

（五）重視與其他技術的融合。在信息化背景下，為了確保事業單位檔案管理信息化建設的科學性，應該重視技術之間的融合。第一，利用物聯網技術。利用物聯網技術能夠實現檔案的自動入庫，從而減少對人工的依賴性，并且在計算機互聯網技術的協助下，可以給檔案賦予電子標簽，實現對檔案自動化的收集和整理，提高檔案管理的自動化水平。此外，在電子標簽的協助下，可以對檔案信息存儲的內容和位置進行全面的了解和追蹤，便于檔案的后期管理；第二，重視和人工智能技術的結合。重視人工智能技術的應用，在檔案數據管理中，通過人工智能技術能夠實現檔案的數字化，在檔案管理中會有一些紙質的材料和照片，可以采取數字化的處理方式，將其進行處理之后便于保存和查找，能夠提高檔案的利用效率；第三，重視大數據的引進和應用，便于對一些復雜檔案的分析和整理，加大對檔案數據的利用率，提高管理質量。

（六）轉變檔案管理的思維方式。應該樹立新型的檔案管理工作思維模式，利用互聯網的發散性和動態變化性等特點，形成完善的檔案收集體系，加大對檔案信息的利用力度，能夠提供優質的服務。事業單位應該加大對數據的挖掘、數據的整理分析和管理等方面的力度，重視拓展檔案服務的廣度和效度，從而滿足檔案管理的多元化需求。針對當前檔案管理中的整體意識比較差的問題，要制定并不斷完善管理制度及管理體系，同時應該加強各方協作能力才能促進檔案管理工作的有效運轉，才能充分發揮檔案管理的作用。事業單位還應該緊跟時代的發展步伐，不斷創新管理理念，創新管理思維和重視先進技術的引進，確保檔案管理的專業性和科學性，重視對現代化技術的引進，保證檔案管理工作能夠與時俱進。

五、結語

綜上所述，檔案管理信息化建設對事業單位的發展至關重要，為此，應該在明確檔案管理遵循的原則的基礎上不斷創新檔案管理模式、完善檔案管理制度、提升檔案的保密技術水平、重視和其他技術的融合、加大開發力度、轉變檔案管理的思維方式、加大專業技術人員的培訓工作等，為保證檔案信息化建設的科學性奠定基礎，使檔案管理工作更好地為事業單位的發展服務。