中國石油檔案管理系統在基層單位的應用及成效

文/延長油田股份有限公司志丹采油廠 王丹

中國石油公司是全國最大的石油、天然氣供應商，在半個世紀的發展中，公司已經積累了大量檔案與資料。因此，中國石油公司在進行科研和生產過程中格外重視其檔案管理部門，積極建立檔案管理系統管理檔案，提高了檔案管理的效率與質量，為企業收益保駕護航。

一、中國石油檔案管理系統的重要性

第一，中國石油檔案管理系統的應用使得基層單位的檔案管理工作更加規范化和標準化。傳統的紙質檔案管理方式存在著容易丟失、難以查找和存儲空間大等問題，而檔案管理系統的應用可以將檔案數字化存儲，實現檔案信息的全面記錄和快速檢索，大大提高了檔案管理的效率和準確性。

第二，中國石油檔案管理系統的應用為基層單位提供了更好的信息共享和協同辦公平臺。通過檔案管理系統，不同部門和崗位之間可以實現檔案信息的共享和交流，避免了信息孤島和重復辦公的問題。同時，檔案管理系統還可以實現多人協同編輯和審批，提高了工作效率和協同辦公的質量。

第三，中國石油檔案管理系統的應用對于基層單位的決策和管理具有重要意義。通過對檔案信息的分析和挖掘，可以為基層單位提供準確的數據支持和決策參考。同時，檔案管理系統還可以實現對檔案信息的安全保護和權限管理，確保檔案信息的機密性和完整性，為基層單位的管理提供了可靠的保障。

二、檔案管理系統（E6）

（一）E6 系統。E6 文檔管理系統被認為是目前比較先進的知識管理系統之一，但它是在參考國外先進技術模型的基礎上，融合我國國情特點而開發出來的。該系統具有科學實用的操作模式與功能，將傳統的以紙張等存貯介質存儲的各種信息，通過各種科技手段轉化成圖片、聲音等形式對信息進行數字化管理。數字化檔案管理相對于傳統的檔案管理來說，無論是在效率還是信息的表現形式上都具有更高的水平。

E6文檔管理系統于2011年在中國石油集團開始正式投入使用，此后其他公司也積極采用這種檔案管理系統。檔案管理數字化系統（E6）的運用標志著石油企業檔案管理向信息化、科學化管理邁進了實質性一步。

（二）E6 系統的特點。第一，E6 系統具有豐富的檔案收集渠道。在向廣大用戶提供應用集成、在線錄入以及數字化導入歸檔數據的基礎上，加入了檔案捐贈功能與檔案征集功能。使用者可利用檔案征集功能進行內容審核、主題征集和歸檔工作，保證檔案內容的準確性，而使用者也利用該系統的捐贈功能將自己珍藏的重要文獻資料捐贈給企業；第二，靈活便利的信息資源采集方式。中國石油公司自主研發了網頁自動歸檔功能，使用者可以利用網頁URL 進行自動爬網作業，爬網范圍包括但不限于網頁當中的視頻、文字、動畫、圖片等，極大程度地豐富了信息資源；第三，E6 系統具有良好的檔案征編功能，檔案征編功能是指檔案部門根據其收集、整理和保管的檔案資料，按照一定的原則和方法，通過加工整理，將零散的檔案資料系統化、規范化和有序化，形成具有科學性、可操作性和可利用性的檔案編研成果，如檔案匯編、檔案叢集、檔案系列、檔案總集等，為各級領導決策和機關工作提供服務；第四，數據資源平臺統一資源管理。在傳統檔案管理過程中，檔案通常分散到各個部門，導致管理效率低下。而依托E6系統，可以實現數據的分類檢索、部門文檔的聚類及查詢，個人文檔的上傳、管理及相關利用數據的聚合分析等功能，實現全集團數字檔案資源的集中統一管理和“一站式”利用服務，提高了數據資源管理的效率與質量；第五，靈活的檔案數據專題利用。E6 系統基于人工智能技術，可以根據業務專題特點實現檔案的自動聚類，推動知識庫建設。同時，可以根據不同業務場景，構建各類精準化檔案專項服務專題庫，如集團公司統建信息系統專項驗收專題庫，按類別展示各信息系統項目，每個項目可根據建設階段收集相關文檔資料，為項目的審計、竣工驗收等工作的遠程在線開展提供強而有力的支撐。

（三）E6 系統的優勢。第一，提高檔案利用效率。在全面推行檔案管理系統之前，單井類檔案往往是將“井”作為保管單元，以“卷”的形式保管，這種傳統的保管方式具有成套性與連續性，為中國石油初期的檔案管理工作做出了突出的貢獻。但這種整理方式具有耗時較長、工序繁雜的缺點。就一口生產井而言，從開始時的設計、錄井，到后期的射孔、成果資料審核至少需要一個月的周期，如果一直采用傳統檔案整理方式，會對檔案的使用造成阻礙。同時，單井組在整理“卷”后，同一個單井的檔案便無法再添加條目。而引用信息化技術之后，這一類檔案編制制度采取全宗號+一級類目代號+保管號的方法，以“件”為單位展開整理歸檔，提升了工作效率，為檔案利用的及時性提供了強有力的保障；第二，節約人力成本。在傳統模式下，手工管理一旦發生變動或差錯，就需要專業人員拆卷補充。如某員工調入另一個部門，就需要專業的檔案管理者找到該名員工的個人信息，經過手工修改后，再進行重新歸檔。在這一過程中，不但占用了檔案管理部門與該員工的人力成本，還有紙張成本。而企業采用E6 系統之后，人員調動便可以通過網絡進行，讓檔案管理人員能夠從瑣碎的勞動當中解放出來；第三，有益于檔案的保密性。中國石油是我國重要的企業單位，很多資源都具有保密性質。在傳統檔案管理中，若是想查詢某一員工的基本信息，相關動作人員就會把該員工的所有檔案拿出來，該員工的所有信息都一覽無余；在查看企業收入時，也會暴露出稅額之類的信息。而E6系統具有權限設計，可以根據查詢人的地位、權限給予其相應等級的信息，在其權限外的內容一律不可見，提高了檔案管理的安全性。

三、中國石油檔案管理系統（E6）實際應用

源點著錄是我國石油檔案管理系統中主要的管理規范，源點著錄是指按照“誰產生、誰審核、誰歸檔”的原則，利用完善的網絡資源條件和數字檔案管理平臺，由各類資料的產生人員對其產生的資料進行著錄和歸檔的工作，以實現檔案的數字化、電子化、網絡化管理。這種方式雖然加大了歸檔部門工作量，但可以提高各種歸檔資料的準確性與及時性。與此同時，能夠減少檔案管理人員的資料核對、手工整理與數據錄入等瑣碎工作的時間，可以將更多時間放在更有意義的工作上[1]。

由于源點著錄工作的種種優勢，在中國石油檔案管理系統開始應用之初，中國石油的領導層便通過發通知、定制度、聘請專家進行培訓等方式，大力推行這種制度。經過數年的努力，現在中國石油的源點著錄工作的普及率已經達到了百分之百，提高了企業運行的效率。在中國石油檔案管理系統（E6）實際應用帶給中國石油公司以下幾點改變：第一，該系統改變長期以來，企業員工對檔案工作僅能由檔案管理人員獨自完成的刻板印象，讓檔案意識與檔案工作范圍普及到整個企業，讓更多的企業員工參與到檔案管理的工作當中去，提高了檔案管理的效率與準確性[2]；第二，源點著錄規范的全面實施，使用各類資料能夠及時歸檔[3]。各生產部門，也可以利用中石油的內部局域網，通過檔案管理系統。第一時間將資料信息匯入到檔案數據庫當中。轉變了前線生產單位各項施工單位普遍存在的滯后歸檔、全面拖欠等問題，歸檔的準確性與完整性都已經得到了全方位改善，顯著地提高了辦公效率；第三，源點著錄歸檔可以完整地記錄和保存資料信息，避免因部分信息未被記錄或保存而產生誤差，為公司決策提供強而有力的幫助與支持；第四，源點著錄歸檔可以使資料信息得到更好的利用和傳承，提高資料的價值和作用，使其能夠更好地為科研、教學、生產等各個領域服務，從根本上提高資料的價值。

四、中石油檔案管理系統存在的若干問題

第一，電子檔案帶著不確定的特性。不確定性往往會帶給石油企業很大的困擾，這是由于更改或刪除電子檔案極為容易，有關部門難以保障電子檔案的原始性[4]。

第二，電子檔案具有依賴性。電子檔案利用計算機才能夠對其展開管理，如果離開了計算機，電子檔案就無法傳播。如果計算機發生損壞，便難以確保電子文檔的完整性。

第三，管理電子檔案的軟件缺少兼容性。這是因為企業內部在進行檔案管理的過程當中，不同地區的不同部門，往往會使用新舊不一的電腦與電腦系統，其設備兼容的軟件互不相同。此外，大部分軟件缺少可靠的防火墻，導致有關部門出于安全考慮，不愿將涉密檔案在計算機上存儲，為無紙化檔案管理的進一步普及造成障礙。

五、中石油檔案管理系統改進建議

（一）明確檔案歸檔的流程與職責人。目前，中國石油公司的電子檔案的建立工作與歸檔工作必須要經由多個部門協同處理，在這種情況下，極易造成知識歸檔工作內容重復，工作人員的職責難以區分的問題。在這種管理模式的影響下，如果在檔案管理的過程中出現問題，進行追責工作時，很容易發生部門（個人）間互相“踢皮球”的問題。有關部門應當要對加強流程管理力度，將責任落實到各個部門上，為可能出現的追責工作提供有利條件。

（二）確保電子檔案的原始性與準確性。為了從根本上保障電子檔案的質量，有關部門應該重視檔案的準確性與原始性，為了達成這一目標應當要構建有效的檔案管理制度。例如，要求檔案制作人員在使用檔案的過程中，只能在“只讀”的狀態下進行使用[5]。同時，檔案管理人員應當對歸檔的電子檔案進行全方面、多維度的檢查，檢查范圍包括但不限于檔案是否真實完整、是否和紙質檔案是完全一致等。如果發現異常，則應當及時與有關部門進行溝通與交流。

（三）加強電子檔案的各項管理工作。中國石油公司應當采用多元化手段對電子檔案展開積累與收集，對于重要的電子檔案重點標記，并設置閱覽權限，避免不法分子盜竊核心資料。對重要的電子檔案，企業應該做好備份工作，比如，制作成光盤或者留有紙質資料[6]。

（四）培養一支專業的檔案管理團隊。檔案工作的數字化將計算機技術與檔案技術緊密結合。為中國石油的檔案管理人員帶來了新的際遇，也帶來了全新的挑戰。具體地說，中國石油的檔案管理員年齡相對較大，知識結構較為單一，這部分員工在面對信息化技術的沖擊時，通常會呈現出一定的畏難情緒。故此，中國石油應當聘請信息化檔案管理方面的專家，為管理人員提供培訓服務。為了保證培訓質量，則應當設置培訓考核系統，將檔案管理人員的實際利益與考核結果相關聯，提高檔案管理人員參與培訓的積極性與主動性，從傳統視域下的“要我培訓”轉變為“我要培訓”企業在加強現有人員培訓的同時，也應該提高自身薪資待遇，在高校、社會面上吸納更多能夠滿足企業實際需求的檔案管理人才[7]。

六、結語

總之，信息管理系統是中國石油公司發展過程中不可缺少的信息化“武器”，在不久后的將來，信息管理系統必然會更加系統化、智能化和高效化，為提高我國科研能力，增加企業效益做出一定的貢獻。