提升地勘單位檔案管理工作的幾點建議

文/核工業二一六大隊 張映寧

目前，地質勘查行業的工作方法在逐步改善，所產生的地質資料形式也多種多樣，信息化的管理方式也逐步普及和利用，這就對地質資料檔案管理提出了更高的要求。地勘單位的檔案管理仍存在一些不容忽視的問題，需要對其進行逐一分析，并提出相對科學的解決方案。檔案管理工作部門要提高對檔案管理的重視度，通過各種方式提升管理人員的職業素養，提升信息化在這項工作中的運用，方能滿足時代需求，使檔案管理工作發揮應有的價值。

一、檔案管理工作在地勘單位的必要性

（一）保障地勘單位的合法權益。地勘單位在活動開展之后，會在檔案中記錄活動資料與活動數據。在檔案中，會包含諸多內容及文件，例如，地勘單位人員的名單、地勘單位創建的規定等。伴隨市場經濟的蓬勃發展，企業能夠借助多種資料對自身合法權益進行維護。在社會主義市場經濟大環境下，地勘單位與各行各業的關系也日益密切，在進行施工的過程中，也有文書與憑證。因此，要增強對文書與憑證的管理，切實維護自身正當權益。

（二）管理者決策的參考憑證。領導者的決策對地勘單位有重要意義，在對日常事務進行處理時，領導者不但需要提升自身管理水平，還需要利用好當前現有的資源，確保決策的合理性與科學性[1]。其中，單位資料、市場信息及政策信息均是可以利用的資源。在檔案內獲得相關的檔案信息與數據，為檔案管理者提供參考憑證，并獲得有效驗證，可以此保證決策更具合理性、科學性。

二、基層地勘單位檔案管理現狀

（一）單位對檔案管理人員的重視度不夠。首先，部分基層地勘單位認為檔案管理工作沒有技術含量，屬于邊緣化的崗位，任何人都可以完成，認為檔案管理工作比較輕松，因而單位會安排部分即將退休或者身體不適的人員擔任，甚至會返聘部分已退休人員擔任，其直接后果是檔案管理工作崗位的人員存在年齡大、技術手段落后等問題，造成檔案管理工作水平止步不前。有的地勘單位把檔案管理工作兼職化，使工作人員缺少足夠的精力來開展檔案工作，更不要說主動學習先進的管理技術了。其次，部分單位檔案管理人員的流動性較大，一些人員剛剛熟悉這項工作就會被調整崗位，這導致檔案管理工作無法持續穩定的開展。

（二）檔案管理人員的專業性有待提高。在地質勘查單位中，進行檔案管理的工作人員并非科班出身，對這項工作的認識比較簡單，認為就是對地質勘查工作中產生的各項檔案資料進行整理收集和歸檔，在需要時給予借閱，缺乏對地質專業資料的了解和研判，對資料的完整性和準確性不能做出合理的判斷，基本是項目上移交什么就接收什么、歸檔什么，沒有系統地分類和研判。地勘單位的地質資料專業性很強，如果檔案管理人員的專業性較差，沒有系統收集和歸檔，那么對將來資料的利用和地質行業的發展會造成很大的困擾。另外有部分檔案人員的政治思想素質較低，認為單位不重視，自己就只要完成項目資料的移交和歸檔就可以。其會在整理過程中偷工減料，抱著能省就省的態度，不去考慮資料未來的利用價值，對目錄的建立沒有詳細系統的編制，對今后的查找帶來諸多的不便。此外，地質資料中有諸多關于地形、控制點、國家戰略性礦種的保密性資料，由于檔案管理人員的政治覺悟和素養不高，保密意識淡薄，在管理的過程中可能會造成國家財產和信息的流失和泄露。

（三）檔案管理的制度不夠完善。部分地勘單位的檔案管理工作沒有系統完善的檔案管理制度，所以在收集、整理、歸檔、記錄、借閱及保管等環節沒有規范的工作流程，在歸檔的過程中存在諸多隨機性。加之部分檔案人員存在著項目移交什么就歸檔什么資料的原則和理念，造成了部分重要原始資料的遺漏歸檔等現象[2]。部分地勘單位雖然建立了相關的檔案管理制度，但制度不夠完善，沒有可操作性或者操作性不夠完善，如果檔案人員發生變動，對該制度理解不到位，會造成地質資料的遺漏和缺失。另外，由于信息化制度不健全，相關人員對電子檔案不能很好地履行借閱和管理手續，沒有進行嚴格制度地約束，會使得權責不明確，造成資料的流失，嚴重的會造成資料的泄密，給單位和國家造成經濟損失。

（四）檔案工作基礎建設不足。受市場經濟環境的影響，地勘單位將工作重點放在經濟利益上，卻忽視了內部的基礎設備健全工作。所以，地勘單位會將大量的金錢與時間投入到信息收集中，而檔案管理的基礎設計卻處于長期停止不前的狀態。相關檔案管理者并未真正意識到健全的檔案基礎設施有助于檔案管理質量的提升。假設沒有基礎檔案作為檔案管理的保證，會降低檔案收集與整理的工作效率，同時也會對檔案管理質量造成一定的負面影響。與此同時，大部分地勘單位將重心放在提升經濟效益上，一些部門將辦公室進行出租，減少檔案管理倉庫，檔案管理與辦公室在同一個空間內，導致檔案管理的基礎設備無處安置，影響了檔案管理工作的工作質量與效率。

三、地勘單位檔案管理人員應具備的素養和管理水平

（一）扎實的檔案和地質相關的專業知識。每位檔案人員在從事檔案工作之前，都應該進行崗前檔案管理和檔案相關法律法規及保密知識的培訓和學習，提高檔案管理的水平和個人素養。基層地勘單位檔案管理人員不僅是做些大家認為的收收發發、捆捆扎扎的機械手工活兒，更是要有扎實的檔案和地質相關的專業知識。要有高度的責任心和對這份神圣工作的敬畏精神，才能利用自己所學知識和方法對地質資料進行系統收集、整理和歸檔[3]。運用現代化網絡和信息化知識科學地對地質資料進行管理，更好地為項目提供簡潔明快有效的服務。另外，對地質行業相關的保密資料，要求檔案管理人員應該有很強的保密意識，嚴格按照保密管理制度，及時進行涉密資料臺賬的建立和更新，嚴格控制每一個保管和利用環節，防止泄密事件的發生。

（二）積極履行自身的責任和義務。目前，大部分地勘單位在檔案人員的配備上存在不均衡現象，要么老齡化比較嚴重，要么過于年輕化，年齡脫節現象比較嚴重。文化層次差異性很大、人員流動性高，也導致檔案管理工作很難發揮作用。地質單位必須及時根據單位實際情況建立具有可行性的檔案管理制度，對項目承擔單位及時進行宣傳，檔案管理人員應積極履行自身的責任和義務，提高自己的責任感和使命感。檔案管理人員應該清楚認識到檔案工作是一項神圣的工作，必須要有擔當，在這個崗位上要時刻牢記自己的使命和責任，對每一個環節嚴格把關，嚴格要求自己。

（三）勇于打破傳統的創新思維能力。在做好檔案管理的基礎上，對檔案管理的思路和理念進行創新，提高檔案管理的工作效率。基層地勘單位不僅要做好資料完整、規范、有效、真實，收集資料時做到保證紙質和電子版一致，建立完善的檔案管理制度和規范標準等檔案基礎工作，同時，還要跟隨時代發展的潮流，推進檔案信息化建設，創新性地開展工作。這就要求每個地勘單位檔案管理人員在平時工作中做好基礎工作的同時，對自己的工作進行分析，查漏補缺，尤其是在出現紕漏的地方要分析出現錯誤的原因，思考如何進行改正，只有不斷總結經驗，才能提高檔案管理的創新性。還要不斷挖掘管理過程中的創新點，鼓勵檔案管理人員結合本單位的實際情況，制定更有效的管理制度，調動一切可調動的資源，匯聚一切可匯聚的力量，充分發揮大家的創新精神，使檔案管理工作更上一個臺階。

（四）較強的信息化處理能力。隨著基層地勘單位找礦思路的不斷革新，對資料的利用需求度也越來越高，對基層地勘單位檔案管理水平的要求也越來越高。在這一背景下，作為檔案管理工作人員，也應與時俱進，提升信息化處理檔案的能力[4]。當下豐富的互聯網資源為學習提供了廣闊的平臺，檔案管理人員在完成基本工作的基礎上，應及時掌握各種新技術和新方法，運用現代化技術來對檔案資料進行整理分類和關鍵詞檢索等。還要借鑒先進的檔案管理方法，滿足單位不同級別人員的查詢需求，做到檔案資料不同級別之間的共享。搭建數字檔案館，做好檔案信息的數字化保存和利用是當下檔案管理的趨勢，工作人員需要不斷強化自身信息化的本領。

四、提升地勘單位檔案管理的措施建議

（一）加強單位對檔案管理工作的重視程度。要提高地勘單位檔案管理水平，就要加強單位領導重視檔案工作的程度，配備責任心強、既懂地質專業又懂檔案知識、綜合素質高的專業技術人員作為檔案管理人員。在人員的配備上，老中青階梯式結合的狀態是最佳組合，老檔案人員對以往資料比較熟悉，責任心強，工作態度嚴謹，可以帶動年輕一代全心全意投入到枯燥的檔案工作中去。中年人對近年來所產生的地質檔案資料比較熟悉，對信息化接受能力較快，可以把前人資料和新資料融合到一起，改變原有的檔案管理模式，很好地將新老資料利用起來。年輕人可以借鑒前輩的經驗基礎上，用現代化的方法，建立更加簡潔明快的查閱和利用方式，為項目人員提供更好的服務，提高工作效率。這樣使我們的檔案工作精神一代又一代地傳承下去，也可以順應時代的潮流，使檔案工作不再被邊緣化，被社會所認可，才有更多的人愿意投入到這項工作中去。

（二）提高地勘單位檔案管理人員對檔案工作的認知度。要想在行動上提升檔案管理工作的水平，首先要提升檔案管理人員對這項工作的認知度[5]。地勘單位相關領導要重視檔案管理工作，不斷宣傳做好檔案管理工作的重要性，對檔案管理涉及的工具系統進行更新換代，對檔案管理工作人員進行職業化培訓，從各個方面提高從業人員對這項工作的認知度，提升其責任感和存在感，這樣才能提高整體的檔案管理水平。另外，還要加強對檔案管理的宣傳力度，讓單位全員認識到檔案工作的重要性，了解檔案工作是對單位乃至整個行業發展歷程的真實記錄，可以在單位內部平臺分享動態，也可以組織全員網絡答題等形式來進行宣傳，使單位人員的思想意識順應時代發展的需要。

（三）強化人員管理水平，提升管理意識。提升檔案管理工作人員的職業素養，要不斷加強對其的培訓。首先，大到檔案法律法規，小到文件和頁碼的編制，對每一類型的工作性質所產生的資料都要有一個明確的研判。管理人員對哪種工作方法需要提交哪些原始資料，哪種地層需要上什么顏色都應了如指掌，對哪些資料屬于涉密范疇，應該怎么管理，都應做到心中有數。只有把自身業務水平提高了，檔案工作才能進行創新。其次，要提高檔案管理人員對現代信息化知識的學習，使檔案工作者成為地質資料信息資源的開拓者，能夠及時精準地為地勘項目提供更好的服務。最后，應將檔案工作納入評先評優，跟績效、獎金掛鉤，提高相關人員的積極主動性，也為懷有專業熱情和熱愛檔案管理工作的年輕人提供機遇。將工作人員的責任心、工作能力、行為態度等都納入監督和評價的范圍，對那些表現優秀的人員給予精神和物質的獎勵，而對出現工作懶惰、責任心弱的人員進行警告和批評，必要時進行辭退。

（四）增加投入力度，做好檔案基礎工作。部分地勘單位由于經費限制，無法將大量資金投入到檔案管理中。伴隨日益激烈的市場競爭，地勘單位將更多資金成本與時間成本投入到生產建設中，卻完全忽視了檔案管理工作[6]，致使檔案管理基礎設備建設不完善，嚴重影響了檔案管理質量。因此，要促使地勘單位檔案管理獲取進展，便需要相關部門加大資金投入力度，創建專門的檔案管理室，購買掃描儀、計算機設備等。

五、結語

綜上所述，伴隨著時代變化，地勘單位的檔案管理工作無論從管理理念還是管理方式上都發生了非常大的變化，這給檔案管理工作者帶來了挑戰。當前地勘單位在檔案管理工作中存在管理不到位、管理模式單一、方式落后等問題，檔案管理工作人員要不斷學習，強化理念，發揮檔案管理的價值和作用。在日常工作中檔案管理人員要掌握行業發展最新動態，用全新的理念和手段開展檔案管理工作，提高信息技術運用比例，開發檔案資料在地勘工作中的作用，使其不僅僅是文字資料，更是單位進步發展的階石。