醫院行政檔案管理創新路徑分析

王雅萍

青島市市立醫院

醫院行政檔案管理所發揮的指導作用與資源參考價值日漸凸顯。在醫院運營發展過程中，行政檔案不僅僅是詳細記錄醫院行政管理性質的文書檔案，更是指導醫院組織實施各項基礎工作的重要依據，對醫院正常運行及長遠發展發揮著不容忽視的關鍵性作用，因而備受各級醫院領導的高度重視。但就目前的情況來看，我國多數醫院在行政檔案管理工作中仍存在著諸多亟待解決的細節性問題，致使行政檔案管理的實際效用無法得到有效發揮。因此，加強醫院行政檔案管理創新路徑的分析研究則顯得尤為重要。

一、醫院行政檔案管理的相關概述

當前，行政檔案作為醫院系統化管理體系中起著至關重要作用的核心構成要素，主要是指醫院在行政檔案管理過程中，由請示、通知、決定等諸多方面行政性公文轉化而來文書資料，能夠對醫院日常運行及長遠發展起到一定的指導作用，同時也是醫院規范落實各項行政管理工作的重要參考依據。以青島市市立醫院(集團)西院區(青島市老年病醫院)的行政檔案管理為例，根據相關行政檔案資料可以了解到本院區是一所三級專科醫院，院區占地約為7609.31 平方米，業務用房11795.00 平方米，現有職工467 人，碩士以上學位人員95 人，占職工總數20%，醫生與護士之比1:1.45，高級職稱80人，中級職稱187 人。2022 年院區招聘11 人，其中醫療醫技護理崗9人，醫院編制床位342 張，平均開放床位446 張等基本信息。同時，還能夠明確本院2021年總收入為20179萬元，固定資產總值9671 萬元，完成門急診量104679 人次，入院10600 人次，出院10428 人次等業務工作、業務收入、固定資產等方面的數據信息。由此可見，行政檔案管理在醫院運營發展進程中發揮著不可或缺的重要作用。

二、醫院行政檔案管理的重要作用

(一)有利于醫院文化的積累和傳播

相較于常規性檔案文件而言，醫院行政檔案通常會涉及本院的重要資料，如院區基本情況、業務收入、固定資產、醫療設備更新、基礎設施建設等檔案信息，而這些均是醫院運營發展過程中產生的重要資產，可以直接決定著醫院整體發展水平與服務質量。所以，通過規范組織實施行政檔案管理工作，不僅有利于醫院文化的積累和傳播，還能夠幫助各科室醫生高效開展各項醫療救助工作，有助于持續增強醫院的核心競爭力與醫療救治水平。例如，醫院臨床積累的病案資料，可以詳細記錄不同病癥的診斷治療信息，從而為后續醫學教學和科研提供更加真實、可靠的參考依據，促使各科室臨床醫師開展更高水平的醫療就診工作。所以，從這一層面上來看，醫院行政檔案管理工作的貫徹落實有利于醫院文化的積累及傳播，因而需要醫院領導引起高度重視。

(二)有利于醫院日常管理工作的組織實施

根據長期以來醫院行政管理的實踐研究不難發現，行政檔案管理除了涉及醫院重要資料和文化方面的工作內容外，往往還包含著醫院人才隊伍建設、行政人員任免、行政崗位設置等方面的人事檔案。所以，加強醫院行政檔案管理工作的落實力度，既能夠優化內部人才配置，指導醫院人力資源管理工作的有效開展，又能夠為醫院優化人才和評價考核工作提供強有力的數據支撐，幫助醫院盡快實現預期的人資管理目標，進而為助推醫院轉型升級及長遠發展打下堅實的人才根基。

(三)有利于促進醫院的健康可持續發展

鑒于行政檔案是詳細記錄醫院發展進程的文字資料，其本身具備較強的參考與利用價值，且起到傳承醫院精神和文化的重要作用。因此，加大醫院行政檔案管理力度，不斷提高行政檔案管理水平，一方面能夠為醫院日常運營管理與醫療診治工作提供精準、可靠的參考資料，以促進醫院總體管理質效和醫療衛生服務質量的穩步提升，進而更好地滿足廣大病患的個性化、差異化就診需要；另一方面能夠幫助醫院管理層制定科學、合理的運營決策，進一步降低醫院運營風險的發生概率，從而促進醫院的健康可持續發展。

三、當前醫院行政檔案管理工作中存在的主要問題

(一)行政檔案管理意識較為薄弱

當前，我國絕大多數醫院的行政檔案管理現狀并不理想，究其根本在于醫院缺乏對行政檔案管理的重視，在日常管理工作中常將全部精力集中在醫療設備更新、臨床醫學研究等業務層面，而檔案管理則呈現出被邊緣化的狀態，加之醫院各級管理人員尚未意識到行政檔案管理的積極作用，未能投入過多的人力、物力和財力，這就使得醫院行政檔案管理仍停留在表面形式，無法充分發揮其最大效用。

(二)相關管理制度體系不夠健全

鑒于醫院運行結構與服務對象的特殊性，要想保證行政檔案管理質效，必須制定完善的行政檔案管理制度及監管體系，精細劃分各部門、各崗位人員的具體職責和工作內容，以確保行政檔案管理工作得以規范、有序實施。但就現階段的醫院行政檔案管理情況而言，部分醫院仍面臨著相關管理制度體系不夠健全的現實困境。具體來講，主要體現在以下的幾個方面：其一，行政檔案管理作為一項兼具較強復雜性、嚴謹性和專業性的系統工程，需要行政檔案管理部門立足醫院運營發展實際，做好相應的統籌協調工作。其二，即使一些醫院已經構建了完善的行政檔案管理制度，但在實際管理過程中仍缺乏一定的可行性與有效性，這是由于醫院在制定管理制度時并未綜合考慮自身的業務特點與行政檔案管理要求，而是直接生搬硬套其他醫院的管理制度體系，最終導致行政檔案管理制度與實際管理工作存在較大偏差。其三，在行政檔案管理工作中，多數醫院雖設置了獨立、權威的行政檔案管理部門，但由于獎懲激勵制度及監督機制的缺失，醫院行政檔案管理工作仍存在落實不到位的情況，加之現行監督管理模式過于陳舊、滯后，這些均會影響醫院行政檔案管理工作的執行效果，難以有效發揮其實際效用。

(三)檔案管理信息化建設力度不足

隨著我國新一輪醫療衛生體制的不斷變革，對醫院行政管理工作也提出了更加多元、復雜的要求，這就需要醫院始終秉承與時俱進的創新理念，充分利用現代信息技術與智能設備，加強對本院行政檔案管理的信息化建設力度。然而就目前的情況來看，一些醫院出于自身經濟實力、建設規模等多個方面的綜合考量，并未積極引入更為先進的現代信息技術和智能設備，也沒有結合醫院實際構建相應的行政檔案信息管理系統或行政檔案資源共享平臺，最終導致信息化管理技術的應用優勢未能得到有效發揮。不僅如此，部分醫院所構建的行政檔案信息管理系統本身就存在一定的技術缺陷和漏洞，再加上現行的內外部風險防控體系尚不完善，這就在很大程度上增加了醫院行政檔案資料泄露或丟失的風險隱患，不利于醫院行政檔案管理工作的高效開展。

(四)檔案管理隊伍綜合素質有待提升

檔案管理人員作為醫院行政檔案管理工作的組織者和執行者，其綜合素質與職業水平的高低直接決定著行政檔案管理的工作質量。因此，加強專業化行政檔案管理隊伍建設則顯得尤為重要。但在具體的執行過程中，部分醫院并未立足檔案管理需要制定長效化的人才選拔及培養規劃，也沒有在內部設置獨立、權威的行政檔案管理部門，這就導致醫院行政檔案管理效率存有較大的提升空間。與此同時，部分醫院為了有效控制行政檔案管理的成本投入，并未圍繞行政檔案管理定期組織開展系統化、專業化的知識講座或技能培訓，也沒有對現行的人才選拔晉升機制進行優化創新，這就使得現有行政檔案管理人員的綜合素質參差不齊，進而很難滿足日漸復雜的行政檔案管理需求。

四、新時期醫院優化行政檔案管理質效的創新路徑

(一)強化全體人員的行政檔案管理意識

一方面，醫院領導及各級管理層應充分發揮自身的示范引領作用，認真學習和了解行政檔案管理的相關知識，并規范落實網格化管理，持續開展院區改造騰空及病人轉運實戰演練等督導活動，以豐富臨床就診方面的檔案資料。另一方面，醫院應適當加大行政檔案管理的宣傳、教育力度，并組織行政部門人員每日4班次參與院外愿檢盡檢采樣點的秩序維護工作，由此來響應并高效完成本院的衛生應急醫療保障任務，進一步加深各崗位人員對行政檔案管理重要作用的正確認知，逐步在醫院內部形成良好的行政檔案管理氛圍。

(二)完善行政檔案管理制度及配套體系

為確保醫院行政檔案管理工作的高效開展，醫院應在創新變革管理理念的基礎上，對相關管理制度體系予以改進和完善。首先，根據本院的運營發展實際與行政檔案管理需要，建立完善的行政檔案管理制度及責任追究機制，明確各部門、各崗位人員的具體職責與工作內容，以確保行政檔案管理職責落實到員工個人，真正解決以往“一人多崗”或“無人監管”問題。

(三)加強行政檔案管理信息化建設力度

在信息化時代背景下，要想保證醫院行政檔案管理工作的整體質效，僅靠完善相關管理制度及體系顯然是不夠的，還應加強行政檔案管理的信息化建設力度，具體可通過適當加大行政檔案管理方面的人力、物力和資金投入，不斷完善行政檔案管理的基礎設施設備建設與信息化系統配置。與此同時，也可以靈活運用大數據、人工智能、互聯網等現代信息技術，積極搭建相對完善的行政檔案信息管理系統及行政檔案信息資源共享平臺，實現對海量行政檔案資料的高效采集、傳輸和利用。此外，為切實保障醫院行政檔案資料的完整性與真實性，醫院還應在檔案數據庫或信息系統中增設訪問權限、安全密鑰、數字簽名等防護措施，不斷提高其安全等級，以規避系統漏洞或黑客攻擊而導致的行政檔案丟失問題，最大限度地保障醫院行政檔案信息的完整及可靠。

(四)提高行政檔案管理隊伍的綜合素養

為了進一步提升行政檔案管理的有效性，醫院必須在加強行政檔案管理信息化建設的同時，高度重視行政檔案管理隊伍專業素養與技能的培養。具體來講，醫院可從人才招聘、引進的角度入手，通過適當提升行政檔案管理人員準入門檻，或者創新優化人才選拔及晉升機制的方式，廣泛吸納、引入兼具現代信息技術應用能力與行政檔案管理知識的復合型人才，不斷優化現有的行政檔案管理隊伍。另外，針對現有的行政檔案管理人員，醫院可通過定期組織開展專業化的知識講座、技能培訓、外出進修等活動，幫助現有行政檔案管理全面掌握最新的檔案管理理念和技能，由此來提升醫院行政檔案管理隊伍的綜合素質，進而為醫院后續開展行政檔案管理工作提供強有力的人才支撐。

五、結語

綜上所述，行政檔案在醫院運行發展進程中起到不容忽視的資源參考價值及指導作用，是新時期提高醫院總體管理質效與醫療衛生服務質量的關鍵所在。因此，各大醫院必須充分意識到行政檔案管理創新優化的重要性及必要性，并正確審視醫院行政檔案管理現狀及存在的細節性疏漏，通過強化內部行政檔案管理意識、完善行政檔案管理制度體系、加強行政檔案管理信息化建設、提高行政檔案管理隊伍綜合素養等措施，以確保行政檔案管理工作得以規范、高效實施，從而為推動醫院高質量、高效化發展做出積極貢獻。