科研事業單位財務共享中心建設的相關思考

李向暉/ 中國航空工業集團公司濟南特種結構研究所

一、財務共享中心的建設原則與目標

科研事業單位的財務共享中心，從實質上來說，就是單位財務管理制度的變革，包括對單位業務過程進行評估、組織結構優化、信息系統的支持和改造。

科研事業單位財務共享中心是一種以提供公共產品和研發新技術的服務單位。因此建立財務共享中心，將“業財結合、服務大眾、優化運營、防控風險”的建設原則貫徹其中，在優化結構和組織體系基礎上，健全業財融合核心要求。

根據科研事業單位的業務特點和系統特點，可以將共享中心建設目標劃分為四個層次：業財聯動、管理決定、商業支持和外部支持。業財聯動層：用于支撐企業核心業務及基礎核算的信息系統，需要穩定性和可靠性，以及迅速適應商業模式的體系結構；財務資金流轉，以“業財聯動”“業財合一”為中心，實現對業務數據的快速響應，明確資金交易。監管決策層：在加強風險控制和提高分析決策能力的基礎上，支持中心的內部運營MIS系統要求靈活、具有良好兼容性與集成性，快速適應發展的管理模式。業務支撐層：擴大客戶服務渠道，提高對客戶服務效率，建立健全有效的運作體系，包括客戶服務、渠道管理、后臺管理等。以人、財、物的集中管理、有效的信息化支持為核心，全面提高后臺管理水平，包括人事管理、信息技術管理、OA 綜合管理。外圍支持層：支持財務共享中心的外部系統必須具備靈活的接口、高集成度、系統化的運行機制［1］。

二、科研事業單位實施財務共享中心的重要意義

一是有助于提高企業財務管理效率。科學研究的重點是對資金的統籌管理，研究經費的使用和審批都要嚴格按數額進行，并按數額大小進行層級審核。在審批過程中，需要大量的原始文件流通，并由獨立人員負責收集、傳遞和整理。在建立了財務共享中心之后，大多數紙質文件的批文都被取消了，各級別的審批主管可以隨時關注需要審核的項目和金額。這種方式極大地提升了科研資金的利用率，節約了資金審批過程中不必要的環節，提高了審批效率。

二是有助于監控經費審批進度。作為科研資金的直接負責人，研究室人員對資金的審批是最為關注的。在傳統的管理模式下，研究人員把所有的紙質文檔都交給專人來審核，這樣做會導致審批流轉后不能及時獲得來自各層級的反饋信息，尤其是在某一級別的審批者提出了否決的建議，或者還需要進一步完善，科研人員無法第一時間了解到審批需求。而在“財務共享”的報銷體系中，以研究人員為申請人，填寫申請表后，各個級別的申請都會在共享中心系統中顯示出來，方便研究人員的日常工作調度。

三是有助于防范財務管理風險。科研事業單位內部不同職能部門雖然都是以服務科研項目建立的職能部門，但各個部門的研究方向不同，而且各個部門相對獨立，因此單位內部的準則和制度在執行上存在差異，這就導致總部內部的財務數據經收集匯總后很難保證及時性、準確性。而設立財務共享中心，則是為了使財務管理規范化、整合化、統一化，實行統一的政策、多層次的監督、規范運作，使單位內各部門的財務狀況達到均衡，保證各部門的財務成果具有可比性和可信度，從而提高財務管理的風險防范能力，達到資源的統籌分配。

四是有助于實現憑證的無紙化。科研事業單位的科研項目往往不是一朝一夕就能完成的，如科研經費的撥付、科研設備的建設，都是分步驟循序漸進的，與之相適應的原始憑證，如驗收報告、竣工結算等，數量龐大，內容復雜。通過建立財務共用服務中心，可以通過記賬憑證，將原始憑證的圖像信息精確定位，直觀、明了地反映在系統上，還可以將需要取樣的原始賬本打印存檔，從而大大改善了財務管理的無紙化。

五是有助于保障信息安全。核算的基本原理之一就是要確保資料的真實性和可靠性，而“財務共享中心”的流程設計正是對以上原則的有力保障。從提交研究人員的項目申報，到財務人員的收單和初審，二級財務人員的審核，各相關部門的負責人的審核，最后的等待和制單，不允許越級審核和替換審核，要做到整個流程全程記錄。尤其是當研究人員的申請需求發生了變化，需要更改的時候，共享中心會將修改的細節記錄下來，確保所有的修改、審核、結單細節都能被記錄下來，保障信息安全有效［2］。

三、現階段科研事業單位在財務共享中心實施中存在的問題

一是財務共享中心缺乏相應的科研資金信息。科研事業單位的性質決定了它在核算時必須對項目進行有效地選擇，而財務共享中心財務人員對項目的預算、經費預算和分配卻未能了解全貌。一旦科研人員對項目經費前期的預算工作做不到位，導致項目經費預算不足，就會造成項目叫停，后期科研人員要與財務共享中心人員進行多次溝通，占用大量時間。這極大地增加了財務處理時間成本，將直接影響科研事業單位對項目科研資金的使用效果［3］。

二是財務共享中心缺乏有效的信息溝通方式。科研事業單位的項目管理人員與財務共享中心人員之間并未建立高效的溝通橋梁，僅僅通過電話郵件等原始通訊方式，項目資料財務數據需要安全的環境進行交流，基礎的通訊方式流通重要數據和信息，難以保障其流通中的安全性。此外，雙方通過核算之后，無法及時有效地反饋信息，也不能第一時間進行查詢，項目管理人員若要查詢數據，需要按照申請編號，逐一分類查詢，無形中加大了財務人員的工作內容。

三是財務共享中心的初期資料輸入存在困難。目前，我國還沒有全社會的信息無紙化工作，因此科研事業單位的外部有關部門大多采用紙質的發票。財務共享中心是以原始憑證的影像資料為依據進行業務核算的，有些業務的發票數額較大，造成了影像資料的掃描時間成本較高，環節復雜。

四是財務共享中心的設計存在缺陷。當前，我國許多科研事業單位在建立財務共享中心的過程中仍存在問題。一方面，財務費用報銷系統、財務自助服務系統及財務核算系統這三大財務服務板塊之間的信息并未做到即時同步，這將影響到后續的核算工作。另一方面，大量無效、過期的科研項目申請表，系統無法做到定期自行清理、刪除，導致了系統資源的無效使用和浪費。一旦網絡發生故障，很可能會因數據的中斷而導致部分丟失，從而對工作產生潛在的威脅。

四、推進科研事業單位財務共享中心建設的對策建議

（一）加強經費預算與核算

首先，在項目立項之初，要做到切合實際，科學地制定科研項目的經費，盡可能地包括在項目所涉范圍之內的一切合理開支和資金開支。其次，實施獨立的科研項目經費，提出以科研項目為基礎進行獨立研究的方法，不能從人員配置的角度來考慮，尤其是不能由于所屬同一單位，而進行各科室研究項目合并核算。最后，對獨立研究項目進行詳細管理，符合資本化條件的經費不能作為成本核算，屬于經常性項目的科研經費也不能列入專項費用［4］。

（二）加強信息的收集與溝通

科研事業單位應當為項目研究部門、共用財務服務中心的人員提供專門的聯絡方式，做到有記錄、有查詢。科研機構與財會共享服務中心人員之間的交流，可劃分為日常事務交流與特定事務交流。如賬戶的應用、賬號的列示等都屬于日常交流的范疇，可以在“財務共享”的報銷系統中將其列為“待辦”和“已辦”；比如，資金的資本化、費用化、科研項目的資金支出等，屬于特殊情況下的交流，可以列入財務共享費用的報銷系統中。同時要為滿足不同的查詢需求，如申請人、金額、初審和后審時間、供應商名稱等，提供多種條件的查詢。

（三）推進資料的無紙化管理

按照我國財政最新發布的《企業會計信息化工作規范》的制度，加之科研事業單位業務流程的特殊原則，對年度或一年只進行一次的業務，原始憑證需妥善保存與掃描，做好登記流程，以便于后期快速查詢。但對于具有規律性的業務，原始憑證數量繁雜，進行核算工作時，可以與業務單位商議，以影像資料作為保存依據，既能優化核算業務流程，減少掃描工作，也能節約財務資源［5］。

（四）完善財務共享系統的流程

在我國制度改革過程中，財務共享中心的建設是一個關鍵的環節，在實踐中逐步擴大，在試點過程中得到反饋，同時也在積極地進行調整，以應對不同部門的問題。如財務共享中心與財務系統的資訊更新不能完全同步，則應將其提升至最高級別，以最快的速度處理。

（五）推進共享中心與業財融合業務建設

管理者必須對業財工作的內涵有所了解，才能制訂出一套科學、合理的管理體系。因此，科研事業單位主管系統的工作人員，應加強對單位的經營與財務工作的認識，并進一步明確單位在推動業財整合過程中應注意的問題：工作模式的轉變、人員配置變化，以及在實際工作中需要完成的具體工作。另外，科研事業單位通過引進專業的，具有修訂財務共享中心制度經驗的人才，建立一套科學、系統、合理的管理體系，用于推進共享中心與業財融合業務建設，或可參考有經驗的單位所采用的“業財一體化”經營模式，吸取其制度優勢，并結合本單位的實際，不斷地進行改進，制定出一套既適用于財務部門，又適用于業務部門的集成制度。同時單位管理人員要做好制度執行反饋，要讓職能人員了解到新制度的權責，嚴格執行制度，標準化進行相關工作，使財務共享中心更好地提供服務。單位要及時對有關人員進行系統的培訓，并按部門為主體組織員工進行系統的學習和了解，明確各方面的規定，落實責任，減少或杜絕員工違規行為，真正實現業財一體化工作有序開展。在實施新的制度時，單位實行人員、財務人員應積極地向管理層提供意見，使其更好地發揮功能，并讓管理者和員工都能參與到制定和實施的全過程［6］。

五、結語

總之，財務共享中心助力于科研事業單位財務人員從繁瑣復雜的工作中解脫出來，與此同時，也為財務人員提出了新要求，要求財務人員在基本財務核算工作的基礎上，對科研項目資金預算與管理狀況做出具體的反饋與監督，加深財務人員融入科研事業單位業財融合一體化進程中，創建金融共享服務中心，將已有金融資源進行整合，做好金融共享服務中心建設與優化設計，為單位財務管理打下堅實基礎。