新時代高校后勤檔案管理工作探析

李丹丹

(揚州工業職業技術學院，江蘇 揚州 225127)

0 引言

高校后勤部門承擔著學校全體師生的飲食安全保障、物業服務保障、校園環境清潔保障、醫療衛生保障、水電保障等基礎職能，它對學校教育事業的發展起到至關重要的保障和促進作用[1－2]。后勤檔案是高校后勤部門的重要組成部分之一，直接來源于后勤管理、服務、經營等活動，涉及內容廣泛，記載信息豐富，不僅是后勤工作的重要信息資源，也是檔案建設發展的基礎。在新時代，隨著信息技術的迅速發展和社會環境的變化，高校后勤檔案管理工作面臨著新的挑戰和機遇，同時也存在發展不均衡的問題。比如，有的學校是“校機關多實體”，有的學校是“甲乙方”，有的學校是“大后勤”等，這就增加了后勤檔案管理的難度和廣度，因此，結合高校后勤實際，有針對性地加強高校后勤檔案管理研究顯得尤為必要，高校應持續改進檔案管理工作，加強技術支持和人員培訓，以不斷提升其效能，建設高效、安全、合規的后勤檔案管理體系，為高校的發展提供有力的支持和保障。

1 高校后勤檔案的含義及意義

1.1 高校后勤檔案的含義

高校后勤檔案是指在高等學校后勤管理過程中所產生和積累的各類檔案資料和信息。它包括了高校后勤管理的各個方面，高校后勤檔案的主要目的是記錄和維護高校后勤管理的全過程，確保后勤工作的有序進行。它可以包括以下內容:行政管理檔案、采購檔案、資產管理檔案、設備維修保養檔案、安全管理檔案、食堂管理檔案、住宿管理檔案等。這些檔案資料記錄了高校后勤管理的各項活動和運行情況，包括文件、合同、報告、會議紀要、統計數據、調研報告、考勤記錄、設備清單、維修記錄等各類文書和記錄。

高校后勤檔案具有重要的管理和信息價值。它們為高校后勤管理提供了依據和參考，可以用于監督和評估后勤管理工作的執行情況，保證管理的規范性和合法性。同時，高校后勤檔案中蘊含著大量的信息和數據，可以為高校后勤管理的決策制定、資源配置、預測分析等提供支持和參考，幫助提高管理的效率和質量。

1.2 高校后勤檔案的重要意義

1.2.1 契合高校治理能力現代化需要

高校治理能力現代化是高校全面的治理現代化，必然包含著后勤治理能力現代化。高校后勤治理現代化體現在后勤部門的管理、保障、服務過程中，后勤檔案扮演著重要的角色，是實現現代化后勤科學管理的重要前提。后勤檔案工作不能僅僅停留在檔案的收集和整理，而要順應時代發展而進步，積極地開發和利用好后勤檔案資源，不斷總結歷史的經驗和教訓，能夠為管理者提供正確決策、科學管理的依據，逐步提升高校后勤工作的質量和效能，進而推動后勤管理水平的不斷提升，促進高校治理能力整體提升。因此，加強高校后勤檔案工作有助于提升高校治理能力現代化。

1.2.2 開展后勤文化建設需要

高校應重視后勤工作的重要性，注重后勤文化的傳承和創新。后勤文化體現了學校形象和治學理念，同時也是師生服務的重要組成部分。近年來，高校對后勤文化建設越來越重視，因為良好的后勤文化可以保證后勤工作的健康發展和可持續性。在高校后勤建設發展過程中，我們可以看到許多師生員工的積極上進和為學校建設貢獻力量的事跡檔案材料，這些檔案材料，既是高校后勤文化的真實寫照，也是開展后勤文化建設的重要參考，更是高校后勤團隊理念、服務理念和價值理念的生動體現，能夠更好地為高等教育發展提供有力支持。

1.2.3 符合校史校情學習需要

后勤檔案往往記錄著學校后勤部門的管理、服務和保障工作經驗和總結，承載了高校艱苦建校的成就和發展歷程，這些檔案不僅是學校篳路藍縷辦教育的真實寫照，也是學校自身發展的縮影。通過有效收集和整理后勤檔案，并充分利用這些檔案資料，可以展開校史校情教育，讓學校的師生深入了解學校的歷史發展和奮斗精神。這種教育方式能夠提高師生的思想覺悟，激發他們對學校的歸屬感和自豪感，進一步弘揚勤儉節約、艱苦奮斗的傳統精神。同時，通過后勤檔案的利用，可以讓后勤職工更加深入地認識到自己在學校發展中的重要作用，并激發他們對黨、國家、學校和后勤工作的熱愛與責任感。這種認知有助于建立積極向上的工作態度和價值觀，為高質量的后勤服務保障工作提供堅實的思想基礎。因此，后勤檔案的收集、整理和利用對學校的校史校情學習至關重要。它不僅能夠激發師生的愛校情感和認同感，也能夠激勵后勤職工的工作熱情和奉獻精神，為學校的發展和后勤服務工作的提升做出積極貢獻。

1.2.4 符合后勤自身發展需要

后勤檔案對后勤自身發展具有重要意義。一方面，后勤檔案是后勤工作順利進行的重要依據。高校后勤工作涉及范圍廣泛，涵蓋人員管理、設備設施使用和維修等方面，而這些工作通常需要相互協調和銜接。后勤檔案記錄了這些工作的過程、決策和結果，為后續工作提供參考和依據，確保后勤工作的連貫性、完整性和高效性。另一方面，后勤檔案對后勤管理效益的實現也至關重要。后勤檔案中儲存著大量關于管理和服務方面的信息，如人員配置、資源利用、經費開支等。通過充分挖掘和利用這些檔案信息，能夠為學校領導的決策提供全面翔實的數據和科學可靠的依據，從而支持他們做出明智的決策。準確的數據和信息分析有助于改善后勤工作、優化資源配置，進而提高管理效益和經濟效益。因此，高校后勤部門應當重視后勤檔案的建設與利用。建立完善的檔案管理制度，加強信息的收集、整理和存儲，利用現代技術手段進行檔案的檢索和利用，能夠實現后勤檔案的高效管理和充分利用。這將有助于提高后勤工作的效率、質量和經濟效益，推動后勤部門實現持續發展和不斷提升。

2 高校后勤檔案管理中存在的主要問題

2.1 后勤檔案管理重視不夠，檔案收集不全面、不及時

在高校中，人才培養和教科研工作通常是重點關注的領域，因此學校往往更注重人事檔案和教科研檔案的建設，而對后勤檔案管理卻常常忽視。長期以來，對后勤的工作評價主要集中在顯性方面，比如校園環境衛生、飲食服務保障、員工服務態度、住宿條件等方面，而對后勤檔案管理的隱性內容關注較少。此外，后勤工作本身就具有事務繁雜的特點，往往在注重實事辦理的過程中容易忽略了檔案管理的重要性。然而，由于對檔案管理重視不夠，后續工作中可能出現檔案缺失和查找困難的情況，這將影響后勤工作的正常開展，并大大降低工作效率。近年來，隨著高校后勤機構改革、人員調整和編制不足等問題的出現，缺少專人負責后勤檔案工作，通常只是安排人員兼職管理檔案，僅僅整理學校要求上交的檔案材料，從而導致后勤檔案管理工作流于形式，影響了后勤檔案工作的高質量開展，而且，檔案材料收集也不及時[3]。

2.2 后勤檔案管理制度不健全

通過調查發現，部分高校在后勤檔案管理方面存在制度不健全的情況。這些高校缺乏對檔案管理的完整性和連續性進行規范的制度約束，缺乏相關的檢查標準和考核制度，甚至有些高校根本沒有建立起后勤檔案管理的制度和機制。高校后勤部門主要負責學校日常運行的保障工作，通常認為只要能夠順利完成服務保障工作就沒有問題。因此，高校后勤管理往往強調實際操作和實踐，但在制度建設方面相對欠缺。盡管有工作人員負責保管相關文件和資料，但往往是各個部門和科室分散保存各自的檔案資料，缺乏集中管理，導致后勤檔案管理難以形成規模，處于零散和無序的狀態。這種情況使得檔案查找困難甚至出現檔案缺失的問題。

2.3 后勤檔案管理的信息化水平不足

在當今信息化時代，計算機設備和網絡技術廣泛應用于各行各業，信息化和數字化技術在檔案管理方面發揮著重要作用。然而，高校后勤檔案管理工作在信息化建設方面存在問題，主要表現為后勤部門和工作人員未充分重視信息化手段的運用，缺乏檔案管理的信息化配套設備。仍依賴傳統的手工操作方式，如用檔案盒進行分裝和粘貼標簽。這種傳統的管理方式可能導致后勤檔案的歸檔延遲、標簽混亂、借閱遺失、資料不完整等問題，效率低下，容易引發工作失誤，不利于高質量完成后勤檔案工作。通過數字化檔案存儲和管理，可以實現檔案資料的快速檢索和共享，減少人工操作的錯誤和漏洞，提升后勤檔案管理的可靠性。此外，還應加強相關人員的信息化技能培訓，加強他們對信息化工具的熟練應用，促進后勤檔案管理向數字化、智能化方向發展，以適應現代高校后勤管理的需求。

2.4 后勤檔案管理人員專業化水平不足

盡管高校通常設有專門的檔案室來管理檔案，但實際工作中存在專業工作人員缺乏的問題。后勤管理部門的檔案工作人員大多是兼職從事檔案管理工作，缺乏系統的檔案管理培訓，導致對檔案業務流程的熟悉程度不足。他們只能進行簡單的檔案收集和匯總工作，無法高質量地完成檔案的歸檔工作，從而影響了后勤檔案的查找和使用。從本質上來說，專業人才在高校后勤檔案管理工作中極為重要，后勤檔案管理工作人員專業性不足，無法優質完成檔案歸檔和管理工作，就會大大降低后勤檔案的使用效率和作用發揮，導致學校在后勤管理中所投入的各項資源的嚴重浪費，最終損失的是工作效能，影響的是經濟效益。

3 高校后勤檔案管理的創新策略

3.1 高度重視后勤檔案管理工作，提高“領導力”

高校領導干部應深刻認識到后勤檔案管理工作的重要性。為了適應中國特色社會主義大學在新時期的辦學目標，我們應不斷跟進時代潮流，積極開拓創新，并以創新思維推動后勤檔案管理工作的發展。這樣做有助于提高后勤檔案管理的效能，以更好地支持和滿足大學的需求。

首先，高校必須充分認識到有效開展后勤檔案管理工作的重要性。后勤檔案不僅是高校后勤工作的核心組成部分，也是支撐后勤工作的基石。因此，科學管理和充分利用后勤檔案直接反映了高校整體治理水平的高低。高校后勤領導干部應該起到帶頭作用，讓所有后勤員工學習并嚴格遵守相關法律法規，如《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》和一些相關的校內檔案規制。其次，高校應加強后勤檔案工作的宣傳，增強檔案管理意識。我們需要樹立后勤檔案作為高校重要資產、獨特知識和信息的意識，加強學校各級領導和全體教師對后勤檔案管理地位和功能的認知，提升后勤各部門對檔案工作的重視程度，明確工作職責并確保責任落實。同時，要積極探索檔案管理觀念、機制和功能的創新，以更好地服務于高校后勤。高校還應堅持按照規章準則進行工作，注重改進服務態度和提升服務質量。在后勤服務工作中，我們應保持熱忱、主動的態度，加強校園檔案室的服務功能。同時，要充分利用電子檔案管理系統，完善檔案檢索系統，運用多媒體手段輔助檔案管理，并通過流媒體進行檔案管理的宣傳，使檔案管理工作實現“四化”即檔案管理科學化、檔案管理流程標準化、檔案管理過程數字化和檔案管理電子化，不斷增強校園檔案管理的服務性能。

綜上所述，高校應當以創新思維推動后勤檔案管理工作，加強領導力，提升后勤檔案管理的水平和質量，以更好地滿足高校的發展需求。

3.2 強化后勤檔案制度建設，提升“執行力”

加強后勤檔案制度建設，提升執行力是高校后勤檔案管理工作中的關鍵環節。針對現存問題，我們需要總結并梳理現狀，提出相應解決思路，以應對不斷增多的檔案資料和條目，建立科學有效的管理制度，以確保工作的高效進行。首先，高校后勤部門應該認真考慮和研究后勤檔案的收集內容和形式，明晰檔案的歸檔程序。同時，制定適應高校后勤發展和本單位實際的檔案管理實施辦法，完善后勤檔案管理制度。這樣可以確保檔案管理工作符合規范，能夠滿足后勤部門的需求。其次，各后勤部門如飲食部門、水電保障部門、醫療保障部門、工程建設部門、綠化環衛部門等應根據自身情況和規范性要求，制定各自的檔案歸檔范圍、歸檔時間和保存期限。按照定期匯總的要求，及時進行檔案收集工作，并確保檔案的分類齊全、整理清晰、擺放井然有序。這樣可以提高歸檔率和準確率，使檔案工作有章可查，有制可循，從而提升制度執行力。

總之，加強后勤檔案制度建設是高校后勤檔案管理的必要措施。通過研究制定科學有效的管理制度，明確檔案歸檔范圍和流程，以及加強各后勤部門的檔案管理工作，可以提高檔案管理的執行力，確保后勤工作的順利進行。這將有助于高校后勤部門更好地應對新形勢下的挑戰，為學校的發展提供有力支持。

3.3 加強后勤檔案信息化建設，提升“創新力”

加強后勤檔案信息化建設，提升創新力是高校后勤檔案管理工作的重要方向。在現代信息技術的推動下，數字化檔案管理已經成為不可逆轉的趨勢，對提升高校后勤工作效率和利用信息資源具有積極的意義。因此，高校后勤檔案從業者應采取創新的方法，加快檔案電子化建設，健全檔案管理體系。

首先，高校后勤檔案管理人員應加強對信息化檔案管理的認識，認識到信息化技術在檔案管理中的便利、優勢和效率。他們需要意識到檔案管理信息化的必要性和重要性，以及檔案管理信息化對提高工作效率的需求。這將激發他們在實踐中積極采用信息化技術的意愿和能力。其次，高校需要給予足夠的財力支持，通過在后勤預算中增設信息化檔案工作專項經費，購買相應的信息化設備，提升工作人員的信息化技能素養，推廣檔案管理信息化技術的運用等方式，加強后勤檔案管理信息化建設。通過這樣的努力，可以滿足信息化檔案管理的要求，實現后勤檔案的數字化信息化管理，并提高檔案管理工作的水平和效率，確保檔案管理工作取得實際成果。

總之，加強后勤檔案信息化建設是高校后勤檔案管理的重要任務。通過加快檔案電子化建設、健全檔案管理體系，高校后勤部門能夠更好地適應信息化時代的需求，提升創新力，提高工作效率和服務水平。這將為高校后勤工作的改進和發展提供堅實支撐，為高校的整體發展做出積極貢獻。

3.4 加強后勤檔案管理人員業務培訓，提升“行動力”

為了提升后勤檔案管理的行動力，需要加強對檔案管理人員的業務培訓。通過培訓提升檔案管理人員的綜合素質，以滿足新的檔案管理需求。

首先，后勤檔案管理人員應注重完善檔案管理相關制度，并熟悉國家檔案管理的法律法規和指導性文件。他們需要在實踐中不斷優化保管制度、歸檔制度、審閱制度、檢查制度等，確保檔案管理工作規范有序。其次，高校應加強對后勤檔案管理人員的專業技術能力培訓。通過定期組織檔案管理方面的學習、培訓和經驗交流，分享管理和利用檔案的最佳實踐，開闊視野，提高業務水平。這將幫助后勤檔案管理人員緊跟時代發展，掌握先進的檔案管理技術和方法。此外，培訓還應著重塑造后勤檔案管理人員的職業道德和態度。通過培訓，可以提高他們的職業素養和道德水平，激發他們對檔案管理工作的熱情和責任感。

總之，強化后勤檔案管理人員的業務培訓是提升后勤檔案管理工作質量和效率的關鍵。通過專業技術能力培訓和職業態度的強化，高校可以培養一支具備管理能力、創新能力的專業后勤檔案管理團隊，以確保高質量的檔案管理工作和現代化治理能力的實現。

4 結語

新時代背景下，高校后勤管理迎來了更大的挑戰，高校后勤檔案面臨工作強度大、專業性強、數字化要求高的趨向性，高校后勤檔案管理需要與時俱進、開拓創新，在制度建設、信息化建設和人員培訓等方面不斷提升管理水平。通過科學管理和創新發展，確保高校后勤檔案管理工作的卓越質量和高效運行，為高校整體管理和發展提供有力保障和支持。