城鄉居民基本養老保險檔案管理方法探討

韓慧

[摘 要]隨著時代的快速發展，以往的一些檔案管理、檔案查詢等方式，已經無法滿足現代化的發展需求。城鄉居民基本養老保險（簡稱“養老保險”）檔案管理工作是一項復雜、煩瑣的工作，不僅涉及大量的數據信息，而且會影響到參保居民的切身利益，因此如何進行科學有效的檔案管理工作，成為相關部門需要重點思考的問題。受傳統管理理念的影響，養老保險檔案在管理過程中也存在著一些問題，例如管理人員的素質水平較低、信息化檔案管理普及較慢等，嚴重影響了養老保險檔案管理的效果。文章分析了養老保險檔案管理的特點，闡述了養老保險檔案管理信息化建設的重要性，探討了養老保險檔案管理存在的問題，提出了優化養老保險檔案管理的相關措施，以供參考。

[關鍵詞]城鄉居民；基本養老保險；檔案管理；方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）23-0047-03

一、城鄉居民基本養老保險檔案管理的特點

（一）普惠性

城鄉居民基本養老保險的覆蓋面廣，適用于全國范圍內的城鄉居民。相比職工基本養老保險，城鄉居民基本養老保險主要面向農民工、自由職業者和其他未參加職工保險的居民群體，包括農村居民、城市居民和流動人口等。

（二）靈活性

養老保險實行個人賬戶制度，每位參保人員都有專屬的個人賬戶。個人可以根據其情況選擇繳費方式和繳費標準，靈活選擇參保年限。個人賬戶資金可以用于個人退休后的退休金領取和享受養老保障[1]。

（三）公平性

養老保險的繳費標準和待遇標準可由地方政府確定，以更好地適應不同地區經濟發展水平和居民收入水平的差異性，保險費用按照個人繳費能力和地方政府財政承受能力確定，以確保保險制度的公平性。

二、城鄉居民基本養老保險檔案管理信息化建設的重要性

（一）推動養老保險事業的發展

信息化建設可以提高養老保險檔案的管理效率，由于傳統的手工檔案管理方式存在著信息不完整、數據重復錄入、查找困難等問題。引入信息化技術，建立電子檔案系統和數據庫，集中存儲和管理各類養老保險相關信息，實現數據共享和快速檢索，提高了檔案管理的效率。利用信息技術，可以為城鄉居民提供更優質的養老保險服務體驗。通過在線服務平臺和移動應用程序，居民可以方便地查詢個人養老保險信息和辦理業務，享受一站式服務。同時，信息化建設還可以實現自助服務，使居民能夠隨時隨地進行個人養老保險賬戶查詢、繳費和領取福利等操作，提高了服務的便捷性和居民的滿意度[2]。

同時，信息化建設有助于加強對養老保險的監管和風險防控，通過建立全面、準確、實時的數據監測與分析系統，相關部門可以及時了解參保人員的繳費情況、待遇領取情況等，能發現和處理異常情況。

此外，信息化建設還可以實現對風險和欺詐行為的預警和防控，提高養老保險金的安全性和穩定性。信息技術可以為相關部門的養老保險政策的制定和決策提供數據支持和科學依據，通過對大數據的分析和挖掘，政府和相關部門可以了解養老保險的參保人口特征、繳費情況、待遇發放情況等，為制定更精確、合理的養老保險政策提供參考和依據，推動養老保險事業的發展[3]。

（二）提高養老保險檔案管理的質量

養老保險是我國社會保障體系中的重要組成部分，為廣大城鄉居民提供了重要的養老保障。在養老保險事業發展中，養老保險檔案管理是十分重要的一環。

隨著信息技術的快速發展，養老保險檔案管理信息化建設可顯著提高養老保險檔案管理的質量。傳統的檔案管理方式通常以紙質檔案為主，管理過程煩瑣、耗時，容易出現檔案遺失、信息不準確等問題。信息化建設可以實現檔案的電子化、網絡化管理，提高檔案的檢索速度和準確性，節約管理時間和人力成本。同時，相關部門可以利用先進的信息化技術備份和恢復檔案數據，有效防止檔案的損毀和丟失，還可以利用權限管理和數據加密等技術手段，提升檔案數據的安全性，防止未經授權的人員獲取和篡改檔案信息。

此外，利用信息化系統，可以實現檔案查詢、申領等服務的在線化和便捷化，提高服務效率和用戶滿意度。還可以利用數據分析和挖掘，為政府和相關部門提供科學決策和政策制定的參考依據。在信息系統的幫助下，相關監管部門可以實時了解養老保險檔案管理的情況，發現問題和隱患，及時采取措施予以解決，提高監管的精準度和有效性。

三、目前我國城鄉居民基本養老保險檔案管理存在的問題

（一）養老保險檔案管理的完善性和準確性較差

首先，目前，有些地區的養老保險檔案還采用傳統的紙質檔案管理方式，這種管理方式存在著檔案遺失的風險，容易導致信息的不完整和不準確。由于缺乏統一、標準和規范的檔案管理制度，檔案管理流程不夠規范和科學。

其次，檔案信息的準確性有待提升。檔案管理依賴人工操作，容易導致數據錄入錯誤和檔案記錄不準確。很多檔案信息無法及時更新和完善，影響了檔案信息的準確性和及時性。因為在現有檔案管理體系中，各個環節之間如果缺乏有效的信息交流和協同合作機制，將會導致檔案信息在采集、傳輸和使用過程中存在著“信息孤島”和重復錄入的問題。這種情況容易導致數據冗余、信息丟失等問題，影響了檔案管理的準確性和高效性。

（二）養老保險檔案管理人員的素質水平較低

相關部門在開展養老保險檔案管理工作的過程中，管理人員的綜合素質水平會直接影響管理工作的效率和質量。現階段，我國養老保險檔案管理人員主要存在以下幾個方面的問題。

其一，管理人員的專業知識和技能不足。養老保險檔案管理是一項專業性較強的工作，需要管理人員具備一定的法律、政策和檔案管理的專業知識。然而，目前一些管理人員欠缺相關專業知識和技能，無法全面理解和掌握養老保險檔案管理的要求和方法。

其二，管理人員的綜合素質有待提升。開展養老保險檔案管理需要管理人員具備較強的責任心、溝通能力、組織協調能力和團隊合作精神，但是有些管理人員在這些方面存在不足，導致檔案管理工作的推進和協調存在困難。

其三，管理人員的學歷結構和培訓機制亟待完善。當前，養老保險檔案管理機構中，大部分管理人員的學歷層次較低，高級職稱人員較少；同時，由于培訓機制不夠健全，管理人員得到的培訓和提升機會有限，導致養老保險檔案管理機構無法及時跟進和適應養老保險檔案管理領域的新政策和新技術。

（三）養老保險檔案管理工作效率較低

目前，我國養老保險檔案管理存在管理工作效率較低的問題，主要表現在以下幾個方面。

一是養老保險檔案的采集和錄入速度不理想。目前，養老保險檔案管理工作中，檔案的采集和錄入主要依靠人工操作，需要耗費大量的時間和人力，流程煩瑣且效率低下，導致檔案工作進展緩慢。

二是養老保險檔案查詢和服務響應時間長。因為在檔案管理過程中，信息的獲取和查詢主要依賴人工查閱，檔案的查詢和服務響應時間較長。這給用戶帶來了不便，也影響了檔案管理工作的效率。

三是養老保險檔案信息更新和維護不及時。在檔案管理過程中，隨著人員變動和政策調整，檔案信息需要經常更新和維護。但是目前一些地區和單位不夠重視檔案信息的更新和維護工作，導致檔案信息更新滯后，檔案信息不完整和不準確。

四是養老保險檔案管理流程不暢通。養老保險檔案管理涉及多個環節和部門的協同合作，而目前一些地區和單位之間的信息溝通和協調不夠順暢。“信息孤島”和工作流程不暢通等問題導致檔案管理工作的推進速度緩慢。

四、優化養老保險檔案管理的相關措施

（一）建立規范的檔案管理體系和管理制度

養老保險部門為了更好地開展檔案管理工作，必須建立完善的管理體系和組織架構，進行明晰的職責分工，明確各個管理層級和各級檔案管理人員的職責與權限，確保檔案管理工作的順利進行。同時，還需要根據城鄉居民基本養老的內容、流程、實施情況，制定和完善養老保險檔案管理的法律法規和規章制度，明確檔案管理的基本原則和操作規程，規范檔案的采集、錄入、存儲、查詢和使用等各個環節。

在養老保險檔案管理工作中，工作流程也同樣重要。應依據養老保險檔案管理的要求，明確各個環節的工序、時間、操作要求等，確保檔案管理工作按照規定的程序和標準進行，提高工作效率；同時，還需要積極引入信息化技術，實現檔案的電子化、網絡化管理，將紙質檔案數字化，提高檔案管理的效率和準確性，利用統一的檔案管理信息系統，實現檔案的在線服務，實現養老保險檔案管理質量的全面提升。

（二）加強檔案管理人員隊伍的建設和培訓工作

首先，養老保險檔案管理部門為了更好地開展檔案管理工作，必須制定相應的規劃、培訓內容，依據檔案管理的需求和人員現狀，制定人員規劃和培訓計劃，明確人員培養的目標和路徑，充分考慮不同層級和職能的人員需求，確定相應的培訓內容和方式，比如組織檔案管理人員參加相關的培訓課程和學習交流活動，豐富他們的專業知識，提升他們的技能。專業知識包括檔案管理法律法規、檔案分類與編制、電子檔案管理等；技能培訓包括安排檔案管理人員參與實際的檔案管理工作。通過實踐，檔案管理人員可增強操作能力和解決問題的能力，更好地鞏固培訓效果。

其次，養老保險檔案管理部門需要建立完善的績效考核和激勵機制，通過科學合理的績效考核指標和方法，將檔案管理績效納入考核體系。根據績效考核結果，以激勵為手段，獎勵優秀人員，提高檔案管理人員的工作積極性，增強其責任心。同時，養老保險檔案管理部門要建立合理的留才機制，不但要為檔案管理人員提供良好的工作環境，而且要對人才的職業發展和晉升進行科學規劃，在工作中、生活中加強對檔案管理人員的關懷和培養，使其全心全意地投入工作。

最后，養老保險檔案管理部門要建設積極向上、團結協作的團隊文化，營造良好的學習和知識分享氛圍，通過定期組織團隊活動和經驗交流，促進檔案管理人員之間的互動和合作，提高團隊的素質水平。此外，養老保險檔案管理部門也可與相關的專業協會和學術機構合作，開展培訓、研討會等活動，為檔案管理人員提供專業交流和學習的平臺，借助行業內專家的經驗和指導，提高檔案管理人員的專業素養和實踐能力。

（三）積極開展檔案管理信息化建設工作

首先，養老保險檔案管理部門需要引入信息技術，建立統一的檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理與信息的在線存儲、查詢和共享。這樣不僅能確保檔案信息的安全性和完整性，還能提高檔案管理的效率和準確性。

其次，養老保險檔案管理部門需要加強對數字化檔案的采集和處理，利用先進的數字化設備和技術，將紙質檔案轉換為數字化檔案，實現檔案的高效采集、錄入和整理。數字化可提升檔案信息的準確性和可訪問性，方便管理人員查詢和使用。采用云計算和大數據技術，可以為養老保險檔案管理搭建云存儲和處理平臺，實現多地域、跨部門的檔案共享和協同管理；利用大數據分析技術，挖掘檔案數據中有價值的信息，從而為決策提供科學依據。

再次，養老保險檔案管理部門要做好檔案信息安全保護工作，比如建立健全的數據加密、權限管理和備份恢復機制，保護檔案信息不被非法獲取、篡改或丟失，還可以建立監控和審計機制，監督和檢測檔案信息的訪問和使用。在信息技術、信息軟件及各種移動應用的幫助下，用戶可以隨時隨地查詢檔案信息。養老保險檔案管理部門通過多渠道和多形式的服務模式，提高用戶滿意度和管理工作的效率。

最后，養老保險檔案管理部門可以通過信息技術、多媒體開展宣傳活動和推廣活動，向各級政府、相關部門和社會公眾介紹檔案管理信息化建設的重要性和優勢，加強各方對檔案管理信息化建設的認識和支持，推動檔案管理信息化工作的開展。

五、結語

為了提高城鄉居民基本養老保險檔案管理的規范化、信息化、標準化水平，養老保險檔案管理部門必須加強對改革養老保險檔案管理的重視，通過規范管理制度、加強信息化建設、提升管理人員的素質等方式，為后續科學、合理、高質量地開展養老保險檔案管理工作奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]鄭海偉.城鄉居民基本養老保險檔案管理方法探討[J].黑龍江檔案，2022（04）：102-104.

[2]龍桂珍.完善農民工群體社保檔案管理[J].檔案管理，2014（04）：92-93.

[3]汪婷婷.城鄉居民基本養老保險檔案管理分析[J].農村經濟與科技，2019（04）：177+182.