集團公司財務共享模式下全面預算管理的優化研究

安樂樂

一、引言

隨著智能化浪潮的推進，數據信息的及時性、共享化成為集團公司管理核心，然而財務預算管理依然存在數據滯后、流程混亂以及共享面窄等多方面的問題，影響集團公司的高質量發展。新形勢下采用財務共享模式的全面預算管理卻能在很大程度上切實提高預算編制質量，加快預算執行取數，完善預算考核體系，優化預算管理流程，加速實現全面預算管理的數字化、共享化。集團公司應基于財務共享服務理念，將預算信息快速有效地傳遞到每個公司，充分發揮預算指標在經營管理中的導向作用，推動業務與財務深度融合。集團公司應進一步圍繞預算數據進行橫向、縱向以及多維度的預算比較、動態分析，出具預算管理方面的管理建議。各子公司應按照管理建議分析原因、制定計劃、完善方案，可以優化資源配置，提高資金使用效率。增強風險防范能力，保障各項工作有序推進，促進集團公司在穩增長、降成本、增效益、防風險等方面發揮預算管理抓手作用。

二、財務共享模式下，全面預算管理各模塊的應用現狀分析

1.預算編制模塊的現狀

預算編制是出發點，主要根據年度資金需求計劃編制預算與說明。流程設置主要由預算管理團隊成員OA 系統下發預算編制通知，同時下發按照所屬職能部門劃分的預算表表樣與預算項目的開支范圍。各子公司職能部門預算編制人員通過收集數據資料，匯總整理編制年度預算，如黨群綜合部負責人力資源業務預算、行政綜合業務預算和黨群業務預算的編制等。然后，由相關技術人員通過信息化平臺錄入各職能部門預算編制人的信息，并開通預算編制權限，預算編制人按照所屬權限范圍錄入預算金額，點擊提交上報。最后，由財務共享中心預算管理團隊成員通過系統把各職能部門的預算表匯總。

2.預算審核模塊的現狀

預算審核是對預算項目開項是否合理，預算金額依據是否充分等的校核把關。各層級審核中發現的問題，由相關子公司進行解釋，部分不合理的應予以修正，修正完成后再次通過OA 系統上報集團公司批準。

3.預算執行模塊的現狀

預算執行主要依據審核完成的預算指標對預算表中每個預算項目使用情況進行監控，確保剛性控制的預算項目執行金額在預算額度范圍內。具體操作如下：各子公司報銷人員按照費用歸屬選擇合理的預算項目錄入財務共享報銷系統，系統自動對接核算和預算表模塊完成預算執行表；財務共享中心預算管理團隊成員根據預算執行表和各項業務開展的實際情況，分析預算與實際數不符的原因、合理性和匹配性，并按期編制預算執行分析報告，出具預算管理方面的管理建議書。

4.預算調整模塊的現狀

預算調整主要針對預算表中預算項目金額不足或預算執行中突發情況產生的額外費用。若出現確需調整的事項，預算調整時應保持一級科目金額不變，二級及以下預算項目相互調劑。通過OA 流程逐步審核，接著擬文批復，最后按照批文啟動預算調整。

5.預算考核模塊的應用現狀分析

預算考核是通過參考各子公司職能部門對預算管理工作的配合情況，并結合預算表是否按時提交、預算分析說明是否符合實際、預算執行率是否完成等量化指標來考核，通過審查各業務活動的真實性、合法性與合理性，完成對各子公司的綜合打分。

三、財務共享模式下，全面預算管理需求分析

1.預算項目開支范圍，需要繼續精細化

集團公司已有完整的預算表格，每個預算項目都有對應的預算編碼，并且已經對每個預算項目與預算編碼進行固化。由于預算項目較多，且部分預算項目支出范圍較廣，而參與預算編制人員的知識水平參差不齊，對預算項目的認識也不全面，預算編制空洞、無意義、不科學、不合理，報銷時才發現有問題，影響報銷時效；預算項目與財務的會計科目相輔相成，預算編制時預算項目選擇不當，會導致無法正確地完成會計核算；預算編制僅根據人數標準編報，不考慮是否符合實際需求，影響預算編制質量。可見，預算項目的開支范圍需要不斷優化，開支口徑需要繼續細化。

2.預算執行取數滯后，管控薄弱

財務共享報銷系統是報銷人在申請預算時，預算執行數產生，然后通過會計核算生成會計憑證后，各子公司可以取按日、月、季、年的預算執行情況表。這種情況導致預算執行表取數只包含會計核算完成的單據，無法對已經在系統上申請預算，會計核算流程未完成的單據取數，此模式嚴重影響各子公司對預算余額的判斷，不利于后續報銷工作的開展，更不能滿足當下的需求。

3.信息化系統模塊功能單一，數據處理效果欠佳

隨著系統開發的不斷普及，全面預算管理信息平臺多樣性得到了較大的發展，但受制于各個公司的預算項目和費用歸集不同、管理制度和計劃投入建設費用等限制，全面預算管理系統只能簡單地完成各子公司預算相關表格匯總，無法完成集團公司預算表的大匯總，更無法實現集團公司包括各子公司預算表對比分析表，需借助人工手動完成，這種做法加大出錯率，導致預算產生偏差。

4.預算管理流于形式，考核機制不健全

受傳統預算管理影響，有的公司預算編制時未站在公司經營發展的全局考慮，僅憑著自身的經驗“拍腦袋”完成預算；有的公司的全面預算管控剛性不足或“過緊”，更有的公司員工秉持著“事不關己，高高掛起”的態度，均不利于全面預算管理的順利開展；而獎懲配套措施不完善，預算考核一年一次，時間跨度比較大，考核指標過于簡單，使得激勵約束成為全面預算管理中的空中樓閣，以致“重編制、輕執行、無考核”已成為管理通病。

四、財務共享模式下，全面預算管理的優化升級路徑

1.提高預算編制水平，為高效率審核提供便利

財務共享模式下的預算編制要做到編制人員靈活化、編制材料標準化、編制指引精細化、編制方法信息化。預算編制需要各子公司的全員全方位參與，人員配置上需根據預算項目責任到人，并定期對預算項目開支范圍及標準開展相關培訓，確保預算編制的合理性和有效性；通過成立預算管理交流小組、定期召開預算會議、發布并不斷更新預算編制指引等方式，討論預算編制問題、反饋預算執行情況、分析混亂預算項目的支出范圍等，通過加強各職能部門之間的交流學習，推動多職能部門緊密協作形成合力，并壓實各層級主體責任，落實落細年度預算目標；另外通過提高信息化平臺技術，讓系統自動識別部分預算項目的錄入錯誤，加快審核工作，確保全面預算管理工作有序開展。

2.優化預算執行流程規劃，加快數據檢索

集團公司應根據自身情況加大預算過程管控，強化預算“硬”約束。如報銷人在財務共享報銷系統預算申請節點錄入報銷事由、預算項目與金額，若預算申請金額在預算額度范圍內，系統自動顯示預算余額，預算申請通過；如果預算超標，系統自動控制并顯示預算余額，不受理預算申請。預算申請通過后，由預算審核人繼續審核通過，預算執行表即可取數，同時可以查詢預算執行金額對應的報銷費用明細臺賬，使得報銷人能及時了解預算執行情況，實時按照預算余額出具支出方案。

財務共享模式下，為了更好地服務于各子公司，實現實時查詢完整的預算執行表，集團公司要多措并舉，不斷完善預算執行流程，同時報銷人員還需遵循以下要求：預算申請金額必須與實際報銷金額一致；預算審核員完成預算申請后，在核算完成前不得直接修改預算項目，僅能通過預算調整單完成。因此，為了提高預算執行時效，以滿足各公司的需要為出發點，要改進和完善預算執行數據的獲取方式，提高全面預算管理的服務水平。

3.補足信息管理平臺“短板”，實現系統間的深度融合

具有特色的信息管理平臺，使得全面預算管理工作“更上一層樓”，不僅可釋放財務預算專員的壓力，讓其專注在更多高價值工作上，同時，還可以提升財務數據的處理效率，減少人為帶來的出錯率。集團公司應加強對全面預算管理信息系統建設的投入，通過借助具有財務專業背景的系統開發人員，量身打造適合本集團內部的全面預算系統，可以快速實現預算報表的匯總，并可自動生成全面的預算分析報告，便于對相關數據進行多角度、多維度的對比分析，為出具預算方面的管理建議提供強有力的數據資源保障，支持集團公司管理者作出全面且有針對性的決策。

為避免全面預算管理系統成為“信息孤島”，集團公司應持續搭建基于現有全面預算管理模塊與會計核算模塊、財務報銷模塊、人力資源模塊等業務的成功對接，實現系統間的互聯互通，促使預算執行取數先于會計核算，實現預算執行數據的實時更新控制，確保數據實時共享，有助于集團公司從海量的預算數據中挖掘出有價值的信息。同時通過系統自動取數為集團公司提供各種數據分析、圖標對比等，便于財務報銷人及時獲取預算執行信息，及時知曉每個預算項目的預算余額，實時按照預算余額出具支出方案；財務共享中心預算管理團隊成員可以根據預算執行信息列出各種差異，逐項進行比較，糾正偏差，找出并解決問題等；集團公司管理者可以根據各子公司預算執行數據圖表的對比以及相關的管理建議，為公司下一步發展等提供有益參考和重要信息。

4.實施靈活的預算管理方式，助力集團公司管理水平再上新臺階

全面預算管理中的全過程管理，不僅體現在“防患于未然”的事前控制上，下一環節的事中和事后控制也不可放松。集團公司應采用靈活的預算管理方式。例如，涉及內控管理的預算項目，人工成本、管理費用、日常營運費用等必須堅持預算剛性控制原則；按照工程的進度發生的預算項目，如建安費、工程監理費、勘察設計費等可以采用預警性控制；其他收入類預算項目遵循非控制原則，通過三種管理方式的結合，使各子公司的預算管理“剛性”而不“僵化”。

“人”因素在預算管理工作中至關重要，事后控制過程中不僅需要健全預算績效考核指標，完善相對應的激勵體系，還應結合自身的特點，制定公平公正公開科學合理的預算考核機制。預算考核實行定期與不定期相結合的方式，相應增加考核次數，并在原有預算考核指標基礎上增加預算分析說明的細化程度、員工參與配合的積極性、財務類指標執行率的高低等指標。將各子公司的預算考核結果與其獎金、年薪等掛鉤，以此提高財務人員與非財務人員對預算考核的重視程度，不僅可以調動各子公司各職能部門員工“厲行節約、從嚴從緊”開支預算確保預算編制和執行高效運行，而且也幫助共享中心的預算管理團隊強化各項成本預算管控和考核管理，樹立“一切成本皆可控”理念，為全面預算管理最大限度地發揮效能保駕護航。

五、結語

信息時代，集團公司在數字化辦公方面拓展比較全面，財務共享下的全面預算管理可操作性強，高效使用該系統將對集團公司投融資、并購等方面提供強有力數據資源支撐。同時應根據不同的應用環境對該系統進行持續完善和更新，并不斷加強信息化技術與全面預算管理深度融合，加快與其他系統的互聯互通，實現財務數據的實時更新、動態展示，進而支撐業務快速發展，防控風險、創造價值。同時集團公司還應及時發現全面預算管理中好經驗與好做法，并將其固化常態化，在執行過程中不斷完善和持續改進，實現提質增效，促進集團公司戰略發展目標走深走實。