檔案數字資源長久保存和備份實現的路徑探索

李永妮 王偉寧 張 夢 王西山

（中車青島四方機車車輛股份有限公司，山東青島 266111）

0 引言

時代的發展使信息資源越來越豐富，在互聯網的影響下，信息的傳播速度越來越快，人們的日常生活也開始受到影響。先進技術使數字資源的存取速度得到提高，各行業的檔案數字資源保存開始面臨重大挑戰。當前，我國各行業利用較為廣泛的一種信息資源為數字資源，而結合先進技術對數字信息資源進行保存與備份是各企業必須落實的一項工作。各行各業都已經認識到檔案數字資源長久保存與備份的重要價值，但在相關工作實際開展過程中依然存在一定問題，提高檔案數字資源保存與備份的效率與質量至關重要，對相關問題展開研究和探討具有重大現實意義。

1 檔案數字資源長久保存和備份概述

1.1 檔案數字資源

1.1.1 定義

檔案數字資源是一種新型檔案形態，是在信息化時代下檔案資源呈現出的新態勢。檔案數字資源需要在計算機技術、互聯網技術等先進技術手段的推動下實現，伴隨我國科技水平的不斷提高與現代化技術的深入應用，數據庫技術已經基本在各行各業得到完善，這為檔案數字資源的形成提供了關鍵條件。數字檔案資源指的是將傳統檔案資源轉化為數據形式的信息，通過互聯網或計算機等載體對這些無形的信息展開儲存、管理、讀取、利用，并在此過程中形成完整的信息資源庫，使用檔案數字資源的人員可以直接借助網絡進行資源調取，并實現資源共享，與傳統檔案形式相比，使用檔案數字資源更加便利，且服務更加優質。

1.1.2 內涵

在進行檔案數字資源管理過程中需要對檔案數字資源進行篩選、長期保存以及備份，應根據檔案數字資源的重要性與實用性調整保存時間[1]。與傳統紙質檔案資源保存形式相比，數字化形態的檔案資源保存時間更長，且安全性與穩定性更高，紙質檔案在進行傳播與使用過程中容易受到外界因素的影響，出現受損或丟失等不良現象，若未對相關檔案資源進行合理備份，就可能會導致檔案損毀無法利用。而數字資源主要是利用計算機與網絡的形式進行傳播，不僅具有較強的時效性特征，還能保證傳播不受外界因素的影響。只有做好網絡安全保護措施，才能保證檔案數字資源的安全性與實用性。由此可見，檔案數字資源長期保存與備份需要充分考量其真實性與完整性，并保證其安全性與實用性。

1.2 長久保存

對檔案數字資源展開長久保存的主要目的是維護檔案數字資源的真實性，避免檔案數字資源在保存過程中受到各種外界因素的侵害與影響。與傳統檔案保存的體系相比，檔案數字資源長久保存體現出了明顯的差異，檔案數字資源保存的信息并非傳統意義上的紙質檔案，而是對傳統紙質檔案的數字化轉型，將傳統紙質檔案中的信息內容轉化為電子數據信息，利用計算機、互聯網、大數據等先進技術進行儲存。這種形式的檔案資源保存時間更長，對這些資源的儲存時長取決于使用機構的基本需求，單位可以根據不同信息的重要性，設定數字資源保存時間標準，重要文件甚至可以保存幾百年。

1.3 數字資源備份

數字資源備份指的是對數據信息的備用儲存，是一種技術與解決方案結合的產物。隨著檔案管理信息化建設的不斷滲透，檔案管理的重要性開始在各行各業得到體現，在這一大背景下如何在檔案管理過程中充分發揮先進信息技術的價值開始受到關注。檔案數字資源備份有利于保證檔案資源的安全，對防止檔案丟失起到關鍵作用，是檔案管理信息化建設未來發展的主要方向。檔案數字資源備份是一種將數字資源信息從主要位置復制或粘貼到其他介質的過程，這一行為的主要目的是防止主文件被自然災害、人為因素等意外損害，以避免這種現象對單位發展造成的影響[2]。

2 影響檔案數字資源長久保存與備份的主要因素

2.1 網絡安全

網絡安全是影響檔案數字資源長久保存與備份的重要因素之一，檔案數字資源保存主要依靠互聯網展開，若網絡安全無法得到保障，就會對檔案數字信息的安全性造成影響。在互聯網技術飛速發展的當下，越來越多的病毒、網絡漏洞等問題開始對網絡安全環境展開攻擊，會給檔案數字資源的保存與備份造成巨大損害，若不對檔案數字資源進行安全保護與加密，就容易被這些不法分子侵害，造成檔案數字信息丟失或損壞等問題，甚至對企業或單位的信息系統造成重大安全威脅，因此加強對檔案數字化建設中的信息網絡安全環境治理至關重要。

2.2 儲存介質自身

檔案數字資源保存體系雖然能為檔案信息的利用帶來諸多好處，但也會受眾多因素的影響。儲存介質自身存在的局限性也是影響檔案數字信息儲存質量的關鍵因素之一，常見的檔案數字資源儲存介質大多為磁盤、光盤、磁帶等。伴隨先進技術的發展，檔案數字資源的儲存介質開始實現數字化轉化，而這種轉化也給儲存介質自身帶來一定影響，若儲存介質的保存效果不良，就會對檔案數字資源長期儲存的安全性造成影響。當前，我國檔案數字資源儲存介質大多是通過人為進行控制的，若人為處理不當，就可能會影響儲存介質的使用壽命，從而對檔案數字資源保存造成影響[3]。

2.3 缺乏管理體系

若要長久保存檔案數字資源，并保證檔案數字資源的安全性與有效性，相關部門必須完善檔案數字資源儲存管理體系，并嚴格依照相關體系開展檔案數字資源管理工作。當前，我國相關部門已經針對檔案數字資源管理制定了有效的管理制度，但在相關制度落實過程中依然存在一定問題。部分單位在展開檔案數字資源管理時，無法依據企業自身實際情況進行管理制度的調整與優化，導致檔案數字資源管理體系的價值無法發揮、檔案損壞無法恢復等問題依然頻繁發生，嚴重影響了檔案數字資源長久保存與備份的實現。

2.4 頂層設計不到位，經濟投入不足

導致檔案數字資源儲存與備份無法達到預期效果的原因還包括頂層設計不到位以及經濟投入不充足等。首先，部分單位針對檔案數字資源儲存與備份技術建設的頂層戰略不夠明確，沒有強調檔案數字資源長期保存與備份的重要意義，導致檔案數字資源儲存意識不足，影響了檔案數字資源保存效果。部分單位存在資金限制，數字資源的保存需要單位引進大量先進技術，若單位缺乏檔案數字資源的專項資金，就不能引進先進技術，使檔案數字資源安全性無法得到保障，從而對檔案數字資源長久保存與備份技術的落實造成不良影響[4]。

3 實現檔案數字資源長久保存與備份的路徑

3.1 加強網絡安全防護，構建安全防范措施

為實現檔案數字資源長久保存與備份，需要改善網絡安全環境，加強對網絡安全的防護工作，構建信息安全防范措施。首先，應建設實時監控體系，掌握數字檔案儲存平臺的日常運行情況，針對檔案數字資源儲存系統建設防火墻，利用防火墻隔離內部網絡與外部網絡，避免出現非法訪問等現象。同時，應為防火墻技術安裝入侵檢測系統，加大對訪問IP 的監控力度，一經發現非法入侵IP，及時發出警報。其次，還應針對檔案數字資源建設加密系統，使用密度更高且破解難度大的加密技術。若出現強制破解，則應及時發出警報，以防止檔案數字資源丟失或被盜取的現象。再次，應加強訪問控制，建立授權制度，要求單位內部人員使用自身工作權利進行數字資源的訪問，并在登錄過程中識別人員身份，由管理員給予權限后方可登錄。最后，應加強日常管理與行為監管，積極向內部人員宣傳維護網絡安全環境的重要性，使單位內部網絡安全防范水平得到提高。

3.2 制定數字資源管理體系與標準

針對檔案數字資源管理建設相關的管理體系與標準，制定統一的管理規范。首先，應建立完善的組織架構，打造專門的檔案數字資源長久儲存隊伍，明確相關部門人員職責，在充分劃分責任后，落實文件或制度形式的數字資源管理、組織架構、主體責任、管理制度等，要求各崗位人員嚴格按照相關制度展開工作，以保障單位數字檔案資源管理的有效性。其次，加強對單位內部檔案數字資源保存與備份相關技術設備的管理，針對儲存介質進行管理，與傳統檔案儲存介質相比，數字檔案儲存介質存在一定特殊性，需要使用特定的技術，對儲存介質的安全性進行防護[5]。最后，規范檔案數字資源保存技術與規范，以保證檔案數字資源長久保存，展開檔案數字資源的管理工作。嚴格把控相關技術與設備的性能，加強對設備的維護與檢修，確保設備使用能夠滿足單位檔案數字資源保存標準，確保數字資源的安全。

3.3 完善頂層設計，提高人員相關保護意識

不斷完善頂層設計，并在落實檔案數字資源長久保存與備份的過程中，強調提高人員相關認知與意識。首先，構建檔案數字資源長久保存系統，并根據單位自身實際需求對檔案數字資源保存系統進行完善和調整，制定科學合理且能夠滿足自身發展的檔案數字資源長久保存計劃，明確規定檔案數字資源的保存與備份形式，保證檔案數字資源能夠得到有效使用，避免出現檔案數字資源信息冗余和丟失的情況。同時，還應建設數據庫對大量的檔案數字資源進行長期保存。其次，提高單位內部各層級人員的檔案數字資源長久保存意識，強調展開檔案數字資源保存工作的重要性，使內部各崗位人員能夠清晰了解檔案數字資源對單位發展的重要價值，并在展開檔案數字資源長久保存工作的過程中，注重維護資源的使用價值，為檔案數字資源使用提供便利條件，為實現檔案數字資源長久保存與備份打下基礎[6]。

3.4 加大資金投入，科學選擇保存備份方案

加大對檔案數字資源長久保存的資金投入，引進更多先進技術，提高檔案數字資源長久保存的有效性，為提升檔案數字資源利用價值提供保障。首先，國家相關部門應為相關單位提供專項資金，并引導相關部門合理分配資金，爭取財政支持，以確保檔案數字資源長久保存。其次，科學合理地選擇檔案數字資源長久保存與備份方案，根據自身情況科學合理地選擇檔案數字資源儲存方式與儲存介質，根據不同儲存方式的優點與單位自身發展情況，合理選擇能夠維持單位穩定并有利于推動單位發展的儲存模式，建設合理的風險應對體系，避免外界環境對檔案數字資源保存與備份造成不良影響，防止其給單位發展帶來巨大損失[7]。

4 結語

檔案信息是社會發展與企業發展的重要記錄，在現代化技術不斷發展的背景下，結合先進技術對數字資源展開長期保存與備份具有重要價值。檔案數字形態的出現給數據信息帶來了新的生機，也在一定程度上推動了檔案資源價值的發揮。針對檔案數字資源長久保存與備份進行探討與研究，有利于為檔案數據實現長期可讀提供保障，助推行業進步，促使社會發展。各企業應不斷加強網絡安全防護，構建安全防范措施，制定數字資源管理體系與相關管理標準，完善頂層設計，提高相關人員認知與意識，加大對數字資源保存與備份的資金投入，科學合理地選擇數字資源保存與備份方案，做好數字資源的儲存與備份工作，推動檔案事業的高質量發展。