物資集中采購合同簽訂與履約管理策略

王海菊

（中交一公局第七工程有限公司，河南鄭州 451450）

0 引言

針對物資集中采購合同中存在的執行管理不到位、進度控制不力、質量把控不嚴、違規轉包分包、以小拖大、違規合同變更、規避采辦管理等問題，從機制建立、流程優化、節點控制、供應商評價等方面開展加強物資集中采購合同簽訂與履約管理的專項提質措施，旨在切實提高合同全流程執行管理效率。

1 物資集中采購合同簽訂與履約管理目標

物資集中采購合同簽訂與履約管理目標包括如下6點：一是健全物資集中采購合同執行管理機制，完善管理制度，堵塞管理漏洞。二是理清各方工作職責，壓實各方責任，強化責任落實。三是規范采購合同執行管理流程，明確管控要點，強化執行。四是抓好物資集中采購合同執行的進度控制和質量管控，促進供應鏈各環節協同聯動、同向發力，全力保障項目建設和安全生產。五是嚴控采購合同變更，劃清不屬于采購合同變更的范圍，嚴格界定采購合同變更的條件、管控要點和審批流程[1]。六是堅決杜絕違規轉包、分包。

2 物資集中采購合同簽訂與履約管理策略

2.1 建立組織架構，制定責任清單

2.1.1 建立組織架構

進一步完善各需求單位物資集中采購合同執行管理的組織架構，明確各單位工作范圍和責任，按正式流程設立專崗負責管理，同時要求各需求單位安排人員負責采購合同執行管理。

2.1.2 制定物資集中采購合同執行責任清單

對合同執行各環節工作職范圍面進行梳理，編制供應商及合同執行管理責任清單。該責任清單要明確協議訂單管理、質量管理、合同變更、供應商評價、履約異常供應商處理、合同款項支付等合同執行重點環節的責任事項和責任主體。

2.2 完善跟蹤機制，優化節點管控

2.2.1 完善合同執行信息填報機制

為進一步完善采購合同執行跟蹤機制，建立合同簽訂與履約管理臺賬，明確合同跟蹤的內容和關鍵要素，在物資管理系統中增加計劃交貨/完工時間、實際交貨/完工時間、實際付款方式及比例、履約異常描述等功能模塊。

2.2.2 建立風險預警機制，識別履約風險

輕度顱腦外傷后良性陣發性位置性眩暈與特發性良性陣發性位置性眩暈的臨床特點比較 ………………………………………………………… 談毅，鄭云華，聶德新，等 189

制定采購合同執行風險預案和風險管控措施，保障合同履約目標。重大合同落實到人，細化到每個關鍵節點。關鍵設備采購合同跟蹤要延伸到供應商原材料采購等供應鏈前端，把各項工作做實、做細[2]。對于關鍵設備采購，在源文件中應明確將招標人對設備制造涉及的主要原材料管控要求告知投標人，并將相關要求在合同中進行約定，主要內容如下。

第一，投標人/乙方應在實施原材料采購前，將上游供應商資料提供給招標人/甲方，包括但不限于上游供應商的生產制造與研發能力、經營業績、主要客戶等信息資料。第二，招標人/甲方有權視情況安排專業技術人員與投標人/乙方共同對上游供應商的生產情況進行駐廠檢查，并要求上游供應商針對存在的問題進行整改。第三，如有必要，招標人/甲方有權委托具備資質的第三方機構對原材料進行檢驗檢測，并根據檢測結果選擇合同終止或要求承包商整改[3]。給招標人/甲方造成經濟損失的，由投標人/乙方承擔。

2.3 加強制度建設，規范管理流程

為進一步將合同執行管理制度落實、落地、落細，在制度正式發布后統一組織培訓，確保制度執行落地。同時，為確保物資供應鏈信息流通暢，有效實現采、收、發、存一體化運行，規范管理流程很關鍵。需要及時準確掌握物資類合同交貨執行進度，對于加工和運輸類合同，定期從系統導出合同執行信息數據，根據“計劃完工時間”梳理出截止到上月末已完成執行的合同清單。

2.4 完善審核審批管理，堵塞管理漏洞

進一步加強審核審批管理，審核審批事項應涵蓋合同條款、合同簽訂、合同變更、合同驗收及合同支付等關鍵環節，明確審核審批要點和關鍵要素，避免出現審核不嚴、違反程序審批或審批缺失的問題，堅決杜絕違反規定審批、虛假審批等。

2.4.1 合同審批

一是在現有物資集中采購合同簽訂與履約管理細則基礎上，進一步梳理合同審批流程與審批責任清單，夯實合同簽訂與履約管理責任。二是建立品類協議審核審批事項的標準化管理要求，明確品類協議合同初稿、合同會簽階段的審核審批要點和關鍵要素。

第一，物資類采購合同/訂單驗收。由招標方統一編制驗收單模版并組織驗收，明確驗收內容包括且不限于外觀、質量檢驗、數量、附件等（包括圖紙、合格證等資料）的確認。倉儲管理人員依據采購合同（訂單）等對物資數量和附件進行驗收，質檢人員依據合同規定的技術標準進行驗收。根據驗收結果，驗收人員填寫《物資進場驗收單》，并存檔備查。同時，對驗收不合格的情形進行明確規定。第二，加工和運輸類采購合同/訂單驗收。應制定統一模板的《加工和運輸合同驗收單》，明確該表格的提綱內容，并將該驗收單作為統一的合同附件。各需求單位可根據標的物特點和內容自行按照合同約定的驗收條件對涉及的關鍵性驗收內容進行細化，在合同內容結束后嚴格按照合同約定進行驗收。如果涉及加工和運輸設計、材質報告、檢驗檢測報告及施工報表等完工資料，也應作為驗收支持材料一并提供[4]。

2.4.3 強化合同付款審批

明確要求將驗收材料作為合同付款的必要支持材料，需求單位和財務共享中心在進行付款審批時，應對照合同約定的驗收條件和驗收材料進行查驗與審核。涉及供應商履約責任的應及時提報履約異常報表，涉及需求單位責任的，應嚴肅按相關規定處理。

2.5 嚴格供應商資質、能力審查

2.5.1 嚴把供應商資質、能力審核關

結合具體情況，對于重要的物資/設備和加工/運輸類采購需求，在供應商選擇環節明確資質、能力，避免不符合資質要求的供應商承攬合同。在進行供應商前期調研和資格預審時要求供應商提供行業資質和安全資質、體系認證、業績材料、主要生產設備品牌及照片等資料，并在源文件中進一步明確要求，作為商務/技術評標項；涉及特殊工種的，還應提供如電氣焊、司索、吊車司機等人員證件。不涉及供應商推薦的，應在技術要求中明確以上各項要求，并作為符合性檢查材料或商務/技術評標項。

2.5.2 履約環節嚴格審查關鍵人員信息

統一設計《關鍵人員信息復核表》，并將該表格作為涉及現場施工采購合同的附件，并在合同中明確規定：“如涉及現場施工的，甲方在合同執行期間將嚴格對照供應商應答文件中提供的關鍵人員及設備信息進行復核（包括關鍵人員社保信息）。該《關鍵人員及設備信息復核表》是合同付款的必要支持文件之一，不可或缺”。各物資需求單位和財務共享中心在進行付款審核時應仔細審核《關鍵人員及設備信息復核表》，通過以上措施避免出現中標后資質掛靠的問題。如果涉及重要大宗物資采購或關鍵設備制造的重大采辦合同，應視情況通過駐廠監造或供應商提報進度報表的方式對生產進度和質量進行管控，并可結合具體需求實施現場審核，確認供應商提供的設備是否與應答文件相符，避免執行合同能力不足[5]。同時，要嚴格對供應商使用的原材料及上游供應商進行管控，避免以次充好等情況發生，確保產品質量。

2.6 杜絕違規轉包、分包

加強對含施工的物資供應商的施工現場管理，杜絕違規轉包、分包。一是在合同執行環節仔細查驗施工隊伍人員證件是否與應答文件匹配，如有必要，應進一步核對社保信息。二是在制度中明確以下分包管理要求：（1）分包必須取得發包人的同意。（2）分包只能是一次分包，即分包單位不得再將其承包的工程分包。（3）分包的工程只能是非主體工程，主體工程不得分包。（4）分包商須具有相應的資質條件。（5）集團公司列入違規供應商名單、領導干部親屬持有股權或實際控制企業和離退休領導干部三年競業限制期所在企業以及失信被執行企業，不能作為分包商。（6）禁止轉包。同時，在《加工和運輸合同驗收單》中明確體現供應商對以上要求的符合情況，在進行完工驗收時應逐項確認。該驗收單作為合同附件，是財務付款必需的支持文件之一，不可或缺。三是建立分包審批機制，審核通過后方可實施分包。四是不定期抽查供應商項目管理人員及施工隊伍的以上證件信息，并根據抽查情況編寫抽查記錄，作為服務驗收必需的支持材料，防范供應商在合同執行過程中更換關鍵人員或更換施工單位。對不滿足合同約定要求的應責令整改，拒絕整改或整改不到位的除按照合同約定進行追責。

2.7 加強對供應商的履約評價

在供應商管理辦法中明確要求，供應商考核評價采取“一單一評”與“年度評審”相結合的方法，并按年度對供應商進行“ABCD”4 個等級的評價。一年內平均考核高于85 分（含85 分），且最低考核分不低于70 分的為A級供應商；一年內平均考核在70（含70 分）～85 分（不含85 分），且考核最低分不低于60 分的為B 級供應商；一年內平均考核在60（含60 分）～70 分（不含70 分）的為C 級供應商；一年內平均考核低于60 分的為D 級供應商。每季度匯總考核評價結果對以此對供應商進行動態分級管理。年度平均考核評價得分低于60 分的，判定為不合格供應商。不合格供應商一年內不允許合作。正在合作的供應商，經考核評價列為不合格供應商的，終止合作或者限期讓步合作[6]。

2.8 規范合同變更管理，防止以小拖大、違規變更

在合同執行管理制度中明確規定合同變更管理制度和管理流程，嚴格界定采購合同變更的條件、管控要點和審批流程，明確界定采購合同變更的許可范圍。通過以上措施，一是防止出現與合同內容不相關，或理由不充分、依據不足的變更。二是杜絕以合同變更規避新的采購，避免連續變更或連續合同續簽導致“以小拖大”。

2.9 保障產品/服務質量和交付進度

對于關鍵設備采購，需求單位應安排專業技術人員與乙方共同對上游供應商的生產情況進行駐廠檢查，并要求上游供應商針對存在的問題進行整改。同時應要求乙方在合同執行前制定生產計劃，需求單位通過進度周報表或日報表的方式進行跟蹤督促管理。合同執行期間，乙方應按要求提供原材料質檢報告、材質報告、檢測報告等資料，需求單位應對乙方實施駐廠監造，乙方應積極配合并針對存在的問題按要求整改。以上不具備駐廠檢查/監造條件的，應通過進度周報表或日報表的方式定期向需求單位反饋原材料采購情況以及相應的檢驗檢測報告。未經需求單位對主要原材料的驗收許可，不得私自下料啟動生產制造。如有必要，需求單位應委托具備資質的第三方機構對原材料進行檢驗檢測，并根據檢測結果選擇合同終止或要求承包商整改。

為確保產品交付質量，需求單位應根據標的物的特性，對重要的產品制訂質量抽檢工作計劃。實施抽查檢驗之前，需求單位應制定抽檢工作方案，包括抽檢對象、抽檢批次和抽檢數量、檢驗方式、檢驗標準等內容。質量抽檢完成后，應及時將抽檢結果告知被抽檢供應商，并根據抽檢結果編制質量抽檢報告。質量抽檢存在問題的供應商，應針對存在的問題進行整改并編寫整改報告。抽檢單位對整改報告進行復核，制定復檢工作方案，并將抽檢結果體現在供應商績效評價中[7]。將定期向各單位收集統計涉及駐廠檢查/監造、質量抽檢的合同信息，動態更新統計清單。收集駐廠檢查/監造、質量抽檢、供應商整改相關材料，重點對涉及供應商整改的材料進行復核，凡出現整改不到位的將進行調查，并根據調查結果按要求實施供應商處理。

3 結語

為有效實現新形勢下物資集中采購合同執行管理效率的全面提升，開展了物資集中采購全流程合同簽訂與履約管理策略的研究。具體將制度落實、流程管理、節點管控、供應商評價等融入物資集中采購合同簽訂與履約管理的精細化改革實踐中，實現了物資采購價值最大化，促進了物資采購工作的高質量發展。