基于管理和服務的企業檔案“單套制”管理運用研究

席克平 劉百慧 凡 琳 胡楊潛

（1.合肥市軌道交通集團有限公司，安徽合肥 230001；2.訊飛智元信息科技有限公司，安徽合肥 230088）

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近幾年，我國開展了一系列電子檔案“單套制”實踐與探索，所謂的“單套制”，指的是檔案按照電子文件形式進行接收、管理、保存、利用，不需要轉變為紙質檔案。

企業應從管理與服務的雙重視角下著手研究，發揮“單套制”的作用與價值，挖掘電子檔案管理與保存的優勢，豐富企業電子檔案資源，使企業檔案工作在管理與服務之間取得平衡。

1 管理和服務雙重視角下“單套制”優勢

傳統的企業檔案管理選取了“雙套制”的模式，此種模式難以和文件電子化的趨勢相適應，也不利于提升檔案管理質量。沿用“雙套制”模式的企業，在具體工作中產生了大量的待歸檔文件和數據，提升了歸檔管理工作難度。與此同時，“無紙化辦公”已經成為發展趨勢，所以企業應該結合具體情況，創新與優化檔案管理工作，并在企業的檔案管理與服務中引進“單套制”模式，順應“無紙化辦公”的趨勢。

1.1 提升檔案歸檔規范性

“單套制”理念的融入，對數字化環境的創設提出了嚴格要求，促進數據歸檔的應用更加具備規范性。不同種類的電子檔案在業務系統、檔案管理系統中生成、流轉以及歸檔，具備科學與完整的生命周期，避免了傳統檔案管理因缺少文件保存意識而出現的文件漏歸問題。并且“單套制”背景下，檔案的歸檔呈現一定的科學性，以信息化的形式優化檔案管理平臺，可減少文件不規范而引發的退檔現象[1]。

1.2 減少檔案保存成本

在企業的檔案管理中采用“單套制”模式，可以優化歸檔流程，企業可以直接通過網絡執行歸檔操作。檔案歸檔流程簡化，減少了檔案歸檔耗費的時間，節約了檔案管理中的人力成本和溝通成本，有利于企業的數字化建設。企業的檔案管理人員也得以從以往繁雜的紙質檔案管理工作中解放出來，節省了自身的時間與精力。同時，“單套制”管理模式下，檔案管理人員的統籌能力得到了培養。

1.3 充分發掘檔案的價值

傳統的企業檔案利用方式比較單一，且難以發揮檔案深層次的價值。因此，需引進“單套制”模式，通過全文查詢利用、音視頻檔案數據化、大數據資產管理等技術充分挖掘、展現檔案的價值。相關人員借助電子檔案可以分析企業發展的實際情況，及時發現企業發展面臨的問題，為領導決策、企業戰略規劃提供數據支持。

1.4 促進企業的現代化管理

“單套制”是推動企業信息化建設的有效手段，有利于提升企業管理的效率和整體成效，減少人工成本，有助于對業務、人員、財務、資產等方面進行統籌管理。同時，可以緩解檔案管理人員的工作壓力，更好地推動企業長期、穩定發展。

2 企業檔案“單套制”管理問題

新時期下進行檔案“單套制”管理，是檔案跟隨時代發展的趨勢，然而檔案保存的安全性和內容完整性依舊面臨挑戰，所以要重視管理問題，改善“單套制”管理的困境。

2.1 電子文件內容缺少憑證

在信息技術廣泛應用的背景下，電子檔案的安全性無法從根本上得到保障，一些企業在開展電子檔案管理過程中，面臨著一定風險。因電子檔案有著較強開放性的特征，其內容丟失或者被修改的情況比較常見。與傳統紙質檔案相比，電子檔案被修改后難以在原本文件上充分體現出來，造成文件內容缺少相關憑證。若開展檔案“單套制”管理工作，相關人員需要全方位思考檔案內容的原始性，可采用CA 認證、電子簽名簽章技術對電子文件進行認證與憑證管理，這也是處理問題的關鍵點。

2.2 電子檔案利用受閱讀器軟件影響

通過信息技術進行檔案保存時，需要利用相關閱讀器軟件瀏覽檔案內容，主要涉及音頻檔案、視頻檔案、三維模型檔案或者專業軟件中提取到的相關檔案等。檔案閱讀環境會在先進技術性能的更新下發生變化，全新的軟件常有無法完全兼容歷史版本的現象，出現引出數據信息無法利用或者數據可利用信息不全面等問題，對檔案保存的有效性帶來挑戰。通常來講電子文件歸檔的操作，應將其對應的閱讀器軟件或工具一并歸檔，賦予電子檔案可讀性。

2.3 電子檔案安全性無法有效保障

在電子檔案通過網絡傳輸和時效性共享的過程中，面臨著“單套制”網絡安全管理風險，因電子檔案不僅會受到計算機病毒的影響，特別是防火墻等安全設備的性能不佳，還會帶來檔案數據泄漏的可能。基于網絡時代，電子檔案的管理難度逐步增加，文件內容不是通過點對點的形式進行傳遞，而是按照點對面的形式進行傳遞，增加了檔案數據被破壞、泄密的可能性。與此同時，因電子檔案的保存依賴信息系統，若信息系統出現故障，且數據未能順利、有效恢復，勢必帶來檔案“單套制”管理的安全性問題。可以配備檔案離線存儲設備，通過數據離線備份提高電子檔案的安全性。

3 基于管理與服務雙重視角的“單套制”運用要點

3.1 以政策與機制保障運用

在企業中貫徹“單套制”的基本原則，企業管理者應將此種模式作為檔案管理創新的根本，關聯國家制定的政策方針，科學運用“單套制”模式，促進企業規范化建設[2]。從國家政策角度來看，電子檔案在我國《中華人民共和國檔案法》中占據著至關重要的地位，且圍繞信息化建設和安全管理也構建了專門的模塊，這為“單套制”在企業中的實行和推廣提供了有力的保障。從行業標準角度來看，“單套制”模式與文件歸檔、格式規范等標準息息相關，企業推行“單套制”必須創新檔案管理技術，明確技術規范。因此，企業在檔案管理實踐工作中，應遵循既定的國家方針，明確管理效果，制定與“單套制”適應的管理方案，基于頂層規劃設定方案、創設試點和總結歸納相關要素，構建適應本企業特色的“單套制”管理體系，更好地解決歸檔范圍、歸檔方式、檔案管理與利用等方面的問題，為“單套制”在企業中順利推行奠定基礎。

3.2 以信息化技術支撐運用

“單套制”貫徹于電子檔案管理的收集、整理、保存、利用等操作流程中，新時期下信息化技術的更新迭代提升了電子檔案管理的效能，可以借助搭建企業數字檔案管理平臺的契機，提升電子檔案歸檔與保存的能力，使“單套制”模式得以升級及轉型[3]。在運用信息技術促進“單套制”模式發展時，一方面，要圍繞信息技術保障文件生產與歸檔過程的真實性與完整性，企業在進行電子檔案管理中，要事先分析前端業務的內容，保持提前介入的態度，對電子檔案的元數據進行明確，研究電子檔案歸檔推送的基本規則和接口規范，促進電子檔案綜合化管理。及時通過信息技術進行電子簽章管理和日志管理，研究文件檔案的歸檔效果，增強“單套制”模式下電子檔案管理的真實性與完整性。另一方面，在保存檔案時要關注信息技術的安全性與可用性，企業的檔案管理者要對電子檔案進行格式化處理，明確電子檔案的格式，完善檔案信息結構，通過安全檢測、安全審計以及數據備份等技術，提升電子檔案的安全性與可用性，實現安全管理、長期保存電子檔案的目標。

3.3 以優化實施環境推動運用

首先，為將“單套制”的管理理念融入電子檔案管理戰略布局，管理者應加強對相關工作的重視[4]，規劃多個資源之間的配合，以推進“單套制”。管理者應該與上下游供應商以及參研單位進行有效互動，引導企業內部工作人員之間進行有效的溝通與交流，深層次了解一線業務單位的工作情況，掌握電子檔案基本形成模式，以更好地在企業內部推廣“單套制”的模式。其次，企業管理者要為“單套制”模式的運用提供充分的資金支持，重視先進技術和設備的采購，為“單套制”運用提供軟硬件環境，從技術層面提高電子檔案管理的科學性，真正保障檔案信息化管理效率。最后，為了更好地運用“單套制”模式，檔案管理工作者不但要擁有先進的理論知識，也要能熟練地操作各項關鍵技術，引導檔案工作者參與培訓活動，為工作者提供大量的實踐機會，促進優秀人才隊伍的組建和培養。

3.4 以電子檔案標準化規范運用

在企業電子檔案的管理中應用“單套制”模式，應強調規則層管理、流程層管理和工具層管理。首先，規則層管理是指在實施“單套制”模式的起始階段，工作者要參與方案策劃和方案制定工作，基于相關規則和檔案管理要點進行分析，探究“單套制”管理規則標準，延長電子檔案安全保存時間[5]。其次，流程層管理是指保障流程再造，企業管理者落實“單套制”模式過程中，需要重點加強流程可靠性工作。檔案工作者應立足全局，思考和整合電子檔案管理過程，細致分析電子檔案管理的風險和重要操作，應用科學有效的業務體系實施流程再造處理，即在檔案管理中引進電子檔案流轉的所有步驟，凸顯電子檔案全生命周期管理的效果。最后，工具層管理是指為“單套制”模式的實施提供相應的工具支持，貫徹電子檔案的“單套制”模式，信息手段是必要的媒介。在企業系統設計階段，引進CA 認證、電子簽名與簽章、文件格式轉換、四性檢測等技術，獲得電子檔案的憑證價值，借助信息化方式保證電子檔案的安全性，達到長期保存的目標。

3.5 在檔案管理的各環節落實運用

首先，重視前端管理以及全面管理。企業開展電子檔案歸檔管理工作時，應按照電子檔案長期保存格式匹配元數據的形式進行實踐工作，為前端管理以及全面管理工作提供必要條件。檔案工作者應從檔案管理的全生命周期入手，管理和控制電子檔案的歸檔流程[6]。同時，檔案工作者也應發揮監督者的職能與檢驗者的責任，對檔案形成單位的業務信息進行統籌，使任何檔案管理操作具備追溯性。

其次，業務管理與檔案管理互相結合。企業貫徹“單套制”的理念，應對業務項目和檔案管理進行關聯，將電子檔案以業務的形式保存在檔案體系內，全部的過程都可以表現出電子檔案的價值。在開發業務系統時，高度重視歸檔接口的開發，將業務系統與檔案系統進行銜接，從而將電子檔案過程性管理價值呈現出來。

另外，對元數據進行規范整合。現階段，企業管理者應在“單套制”模式運用中，將元數據作為電子檔案的重要組成部分，可以將元數據封裝在電子檔案中，或者把元數據保存在信息系統中，按需對檔案信息進行加工和打包[7]。在進行電子檔案封裝操作時，應思考如何保障文件和元數據的完整性，給予電子檔案進行自描述、自證明的信息保障，實現電子檔案的安全保存與有效利用，給企業的管理和服務提供有效支持。

最后，電子檔案備份操作。為防止各種因素造成電子檔案內容丟失情況的發生，應采取同地備份和異地備份，同地備份是在相同區域中對電子檔案進行備份保存，異地備份是對電子檔案信息備份保存在其他區域。即使異地備份對于部分企業來講存在較大困難，但是對企業的穩定安全運營有重要價值。基于此，企業管理者運用“單套制”模式，及時備份電子檔案，突破檔案管理時空約束，全面保障電子檔案的安全性。

4 結語

立足于“單套制”的發展背景，企業管理者要強調管理和服務的平衡化體現，在管理中融入服務的思想，在服務中貫徹管理的理念，全面轉變以往“雙套制”的管理思路，挖掘“單套制”模式的優勢，改進企業檔案管理的方案和管理流程，利用“單套制”模式為企業的經濟和建設帶來最大化價值。