芻議圖書館圖書資料的信息化管理

◎魏 磊

(聊城市人民醫(yī)院，山東 聊城 252002)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行業(yè)都在積極推行信息化管理。在這個過程中，圖書館也不例外[1]。作為高校師生學(xué)習(xí)和研究的重要場所，圖書館的管理對于學(xué)生和教職工的學(xué)術(shù)成果與知識獲取具有至關(guān)重要的作用。然而，傳統(tǒng)的圖書資料管理已經(jīng)難以滿足當(dāng)前圖書館的需求，因此需要采用信息化管理方法來提高圖書資料管理的效率和質(zhì)量。

一、圖書館圖書資料管理方法存在的主要問題

傳統(tǒng)的圖書館圖書資料管理主要采用手工管理的方式，圖書館工作人員需要通過人工記錄、分類、歸檔等方式來管理圖書館的各種資源。這種傳統(tǒng)管理方法存在以下幾個問題。一是資料搜集難度較大。傳統(tǒng)的圖書館圖書資料管理需要工作人員進行人工采集、整理、分類、歸檔等一系列復(fù)雜的流程，耗費的時間和精力較多，而且往往需要不斷地更新、擴充和維護。這種方法需要工作人員具備豐富的專業(yè)知識和經(jīng)驗，以確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。但是由于信息量巨大，工作人員難以面面俱到，可能會存在遺漏或者錯誤的情況。二是人員工作能力有限。傳統(tǒng)的圖書館圖書資料管理需要工作人員通過人工操作來處理各種資源，工作量較大，需要工作人員具有一定的體力和耐力，但是由于工作人員能力有限，容易出現(xiàn)疲勞和失誤的情況，這對資料管理的準(zhǔn)確性和及時性產(chǎn)生了負面影響。三是人員專業(yè)性不足。傳統(tǒng)的圖書館圖書資料管理需要工作人員具備一定的專業(yè)知識和技能，以確保資料管理的準(zhǔn)確性和完整性。但是由于工作人員的專業(yè)性不足，往往難以滿足讀者和學(xué)者對于不同類型資料的需求，這種情況容易導(dǎo)致讀者的學(xué)術(shù)研究受到限制，影響圖書館的服務(wù)質(zhì)量和聲譽[2-3]。

二、圖書館圖書資料信息化管理的積極作用

(一)轉(zhuǎn)變?nèi)斯つＪ脚c工作方法

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，圖書館圖書資料的信息化管理已經(jīng)成為了一個必然的趨勢。與傳統(tǒng)的人工管理方法相比，信息化管理方法能夠更好地解決傳統(tǒng)管理方法存在的問題，提高圖書館圖書資料管理的效率和質(zhì)量。首先，轉(zhuǎn)變?nèi)斯つＪ脚c工作方法是實現(xiàn)圖書館圖書資料信息化管理的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的圖書館管理模式是以人工為主，通過圖書館管理員的手動操作來完成借閱、歸還、檢索等工作。這種模式存在著工作效率低、工作量大、容易出錯等缺陷，影響了圖書館管理工作的效率和質(zhì)量。而信息化管理模式則是以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，通過數(shù)字化管理、自動化處理等方式來完成圖書館管理工作。這種模式具有工作效率高、工作量小、準(zhǔn)確性高等優(yōu)點，可以極大地提高圖書館管理工作的效率和質(zhì)量。其次，圖書館圖書資料信息化管理可以通過打破時空壁壘，降低資料收集難度來優(yōu)化管理。傳統(tǒng)的圖書館管理模式存在著資料收集難度大的問題。圖書館管理員需要通過各種途徑收集、整理和管理圖書資料，這需要大量的時間和精力。而信息化管理模式則可以通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等方式來實現(xiàn)圖書資料的收集和管理，不受時間和空間限制，極大地降低了資料收集難度，提高了管理效率和質(zhì)量。最后，轉(zhuǎn)變?nèi)斯つＪ脚c工作方法還可以改變圖書館管理員的崗位專業(yè)要求，吸引更多的專業(yè)人員加入圖書館管理隊伍[4-5]。傳統(tǒng)的圖書館管理模式中，圖書館管理員的工作主要依賴于人工操作，對專業(yè)素質(zhì)的要求相對較低。而信息化管理模式則需要圖書館管理員具備較高的計算機技能和信息素養(yǎng)，這對提高圖書館管理隊伍的專業(yè)水平具有積極的促進作用。同時，信息化管理模式也可以吸引更多的計算機專業(yè)人才和信息管理專業(yè)人才加入到圖書館管理隊伍中，提高了圖書館管理隊伍的專業(yè)化水平。

(二)打破時空壁壘，降低資料收集難度

首先，信息化管理方法可以通過數(shù)字化的方式來打破時空壁壘。圖書館管理的一項重要工作就是收集、整理和管理圖書資料。傳統(tǒng)的圖書館管理，需要圖書館管理員到各種文獻信息資源中心去搜集資料，耗費大量的時間和精力。而信息化管理模式則可以通過數(shù)字化的方式將各種文獻信息資源中心的資料收集到一個平臺上，實現(xiàn)一站式的數(shù)字化資料收集，極大地降低了資料收集的難度。其次，信息化管理方法可以通過網(wǎng)絡(luò)化的方式來打破時空壁壘。傳統(tǒng)的圖書館管理，管理員需要親自到圖書館去開展圖書借閱服務(wù)，或者通過郵寄等方式來實現(xiàn)遠程借閱。這種方式不僅效率低下，而且耗費時間和精力。而信息化管理模式則可以通過網(wǎng)絡(luò)化的方式實現(xiàn)圖書館資料的遠程借閱，用戶只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以方便快捷地借閱圖書。這種方式不僅提高了借閱效率，而且降低了借閱成本，更加方便了用戶。最后，信息化管理方法可以通過數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的方式來降低資料收集難度。在圖書館管理中，資料的收集、整理和管理需要大量的人力和物力資源。而信息化管理模式則可以通過數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的方式，實現(xiàn)對圖書館資料的自動化處理和智能化管理[6-7]。這不僅可以降低資料收集的難度，而且還可以提高圖書館管理的效率和質(zhì)量，讓用戶更加滿意。

(三)改變崗位專業(yè)要求，吸引專業(yè)人員

首先，信息化管理方法可以提高圖書館管理員的工作效率。傳統(tǒng)的圖書館管理，圖書館管理員需要親自到各種文獻信息資源中心去搜集資料、整理和管理圖書資料，這需要大量的人力和物力資源。而通過信息化管理方法，可以實現(xiàn)對圖書館資料的自動化處理和智能化管理，提高了圖書館管理員的工作效率，減輕了他們的工作壓力，讓他們有更多的時間去發(fā)揮自己的專業(yè)特長和技能，從而提高工作的質(zhì)量和效率。其次，信息化管理方法可以改變圖書館管理員的職業(yè)定位。傳統(tǒng)的圖書館管理，圖書館管理員主要扮演著資料收集、整理、管理和服務(wù)等基礎(chǔ)性的角色，大多缺乏更具專業(yè)性和技術(shù)性。而通過信息化管理方法，可以改變圖書館管理員的職業(yè)定位，使其更加專業(yè)化、技術(shù)化和服務(wù)化。例如，通過數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的方式，圖書館管理員可以為讀者提供更加個性化、智能化的服務(wù)，如推薦讀物、為讀者定制閱讀計劃等，這需要更高的專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平。最后，信息化管理方法可以吸引更多的專業(yè)人才加入到圖書館管理的隊伍中來。傳統(tǒng)的圖書館管理模式中，由于工作內(nèi)容相對單一，工作環(huán)境相對封閉、職業(yè)發(fā)展空間相對有限等原因，可能會讓一些有專業(yè)技能和才華的人才不愿意選擇圖書館管理這個職業(yè)。而通過信息化管理方法，可以打破傳統(tǒng)的工作模式和職業(yè)定位，為專業(yè)人才提供更加廣闊的職業(yè)發(fā)展空間和更具挑戰(zhàn)性的職業(yè)機會，從而吸引更多的專業(yè)人才加入到圖書館管理的隊伍中來，提升圖書館的管理水平和服務(wù)質(zhì)量[8-9]。

三、圖書館圖書資料信息化管理策略

(一)按需求設(shè)計信息化管理系統(tǒng)

為了實現(xiàn)圖書館圖書資料的信息化管理，需要設(shè)計一個符合實際需求的信息化管理系統(tǒng)。具體來說，這個系統(tǒng)應(yīng)該具備以下幾個方面的功能。一是圖書館藏書管理功能。主要包括圖書的采編、入庫、借還、歸還、報廢等基本操作，同時還需要實現(xiàn)圖書的分類、索引、檢索等高級操作。二是讀者管理功能。主要包括讀者的注冊、身份認證、借還圖書、繳納罰款等基本操作，同時還需要實現(xiàn)讀者的信息管理、服務(wù)統(tǒng)計等高級操作。三是館藏文獻管理功能。主要包括各種館藏文獻(包括數(shù)字化資源、報紙期刊、學(xué)位論文等)的采編、入庫、檢索等操作，同時還需要實現(xiàn)文獻的分類、索引、全文檢索等高級操作。四是統(tǒng)計分析功能。主要是對圖書館的借閱情況、館藏情況、服務(wù)質(zhì)量等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為圖書館的管理者提供決策支持。五是系統(tǒng)管理功能。主要包括用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)安全保障等操作，為整個系統(tǒng)提供穩(wěn)定、安全的運行保障。

在設(shè)計信息化管理系統(tǒng)時，應(yīng)該遵循以下幾個原則。一是按需求設(shè)計。系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)該以圖書館管理的實際需求為出發(fā)點，根據(jù)實際需求來設(shè)計系統(tǒng)的功能、界面、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等。二是穩(wěn)定、高效。系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)該保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和高效性，能夠快速響應(yīng)用戶的操作請求，確保系統(tǒng)的正常運行。三是界面友好。系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)該注重用戶體驗，界面設(shè)計要簡潔、美觀、易于操作。四是可擴展、可維護。系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)該具備一定的可擴展性和可維護性，方便系統(tǒng)的升級、擴容和維護。五是數(shù)據(jù)安全。系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)該保證數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。

總之，按需求設(shè)計信息化管理系統(tǒng)是圖書館信息化管理的重要一環(huán)，只有設(shè)計出符合實際需求的系統(tǒng)，才能夠更好地提高圖書館管理水平，為讀者提供更好的服務(wù)。

(二)構(gòu)建資源共享平臺

構(gòu)建資源共享平臺是圖書館信息化管理的重要方向之一。資源共享平臺是指將不同圖書館的館藏資源、數(shù)字化資源以及各種服務(wù)資源進行整合，構(gòu)建起一個共享平臺，使得讀者可以通過一個平臺獲取到多個圖書館的資源和服務(wù)，從而提高資源的利用效率。具體來說，構(gòu)建資源共享平臺需要具備以下幾個方面的功能。一是統(tǒng)一的檢索功能。通過一個統(tǒng)一的檢索功能，讀者可以方便地搜索到所有參與資源共享平臺的圖書館的館藏資源、數(shù)字化資源以及各種服務(wù)資源。二是統(tǒng)一的借閱服務(wù)。讀者可以通過資源共享平臺借閱其他圖書館的館藏資源、數(shù)字化資源等，而不需要到其他圖書館實地借閱。借閱服務(wù)可以通過網(wǎng)上預(yù)約、自助借還等方式進行，方便快捷[10-12]。三是統(tǒng)一的數(shù)字化資源服務(wù)。各圖書館可以將自己的數(shù)字化資源放到共享平臺上，供其他圖書館的讀者免費使用，從而實現(xiàn)數(shù)字化資源的共享和利用。四是統(tǒng)一的服務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。共享平臺應(yīng)該制定統(tǒng)一的服務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保各個圖書館提供的服務(wù)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)的一致性，方便讀者使用。在構(gòu)建資源共享平臺時，需要注意以下幾個問題。首先，合理設(shè)計平臺的結(jié)構(gòu)和架構(gòu)。資源共享平臺應(yīng)該采用合理的技術(shù)架構(gòu)和系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，確保平臺的性能和擴展性。其次，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式。各圖書館的數(shù)據(jù)應(yīng)該按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式進行整理和管理，以便實現(xiàn)資源的共享和利用。同時，資源共享平臺應(yīng)該制定合理的管理權(quán)限和訪問控制機制，確保資源的安全性和保密性。最后，進行安全評估和風(fēng)險控制。在構(gòu)建資源共享平臺時，應(yīng)該進行安全評估和風(fēng)險控制，確保平臺的安全性和穩(wěn)定性。

(三)積極構(gòu)建校企合作模式

在圖書館圖書資料信息化管理中，積極構(gòu)建校企合作模式是一種非常有效的策略。具體來說，可以采取以下措施。一是建立校企合作橋梁。圖書館可以積極與企業(yè)、機構(gòu)建立聯(lián)系，建立校企合作橋梁，共同探討圖書資料信息化管理的發(fā)展方向和需求，加強交流和合作，推動信息化管理工作的深入開展。二是共享資源和信息。校企合作模式可以實現(xiàn)資源和信息的共享。圖書館可以提供企業(yè)和機構(gòu)所需的圖書資料，而企業(yè)和機構(gòu)也可以向圖書館提供它們所擁有的資源和信息。這樣不僅可以豐富圖書館的資源，而且還可以為企業(yè)和機構(gòu)提供更好的服務(wù)。三是共同開展項目和研究。校企合作模式還可以共同開展項目和研究，例如合作開發(fā)圖書館管理軟件、進行數(shù)字化資源建設(shè)、加強信息安全等方面。通過共同開展項目和研究，可以更好地滿足用戶需求，提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量。四是培訓(xùn)和交流人員。校企合作模式還可以促進人員之間的培訓(xùn)和交流，例如企業(yè)和機構(gòu)的專業(yè)人員可以為圖書館提供專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，圖書館的專業(yè)人員也可以到企業(yè)和機構(gòu)參觀，互相交流和學(xué)習(xí)，提高專業(yè)素質(zhì)和技能水平。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化已成為當(dāng)今社會發(fā)展的重要趨勢，圖書館必須積極適應(yīng)信息化發(fā)展，采取先進的管理模式和技術(shù)手段，提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量。本文介紹了積極開展校企合作模式的重要性和具體措施，強調(diào)校企合作可以實現(xiàn)資源和信息的共享，共同開展項目和研究，培訓(xùn)和交流人員等。相信這些措施的實施可以為圖書館圖書資料信息化管理提供更加全面、高效的支持，進一步推動圖書館事業(yè)的發(fā)展。