高校圖書館紙本期刊信息化管理研究

摘要：期刊作為重要館藏資源，是高校知識傳播和信息傳遞的必要工具，紙本期刊由于可利用性和便捷程度不如電子期刊高，加上管理模式老舊，無法適應信息時代的變化而走近讀者。文章從高校圖書館期刊管理工作的實際出發，分析了紙本期刊管理中存在的問題，探討了信息時代紙本期刊各環節優化管理路徑，規范了工作流程，轉變了管理模式，通過全流程錄入匯文系統實現了檢索查找，解決了讀者借閱需求，提高了期刊利用率，提升了館藏品質。

關鍵詞：高校圖書館；紙本期刊；期刊管理

中圖分類號：G25" 文獻標志碼：A

0引言

期刊是一種連續性出版物，不僅報道及時，而且內容廣泛。根據國家新聞出版署公布的2021年期刊出版情況，哲學、社會科學類期刊2 686種，文化、教育類期刊1 400種，文學、藝術類期刊659種，自然科學、技術類期刊5 088種，綜合類期刊 352 種 ［1］。期刊有出版周期短、刊載論文多、發行與影響面廣的特點，能及時反映國內外科學技術的新成果、新水平、新動向。研究表明，在圖書館眾多文獻資源中，有80%的文獻信息來自中外文期刊［2］。

期刊作為高校圖書館館藏資源的重要組成部分，是師生教學科研知識傳播和娛樂生活信息傳遞的重要工具。隨著信息時代的深入，人們的閱讀習慣逐漸從紙上轉移到各類電子設備上，高校圖書館讀者的閱讀習慣也從紙本資源向紙本和電子資源兼顧轉變。期刊按出版形式可分為電子期刊和紙本期刊，期刊全文數據庫中提供的電子期刊有品種繁多、檢索靈活、存儲方便、傳播快速等優勢，為讀者帶來了空前的便利［3］，這也是導致紙本期刊利用率低的實際困境。圖書館留給紙本期刊的空間逐漸減少，圖書館員該如何適應形式的發展變化發揮期刊管理的效用？本文將從高校圖書館期刊管理工作的實際出發，探討信息時代紙本期刊各環節優化管理路徑。

1高校圖書館紙本期刊管理中存在的問題

1.1忽視讀者需求

高校圖書館的讀者對象是師生，他們需要在教學科研和工作學習中查閱大量文獻資料，文獻資源的可利用性和便捷程度直接決定了讀者的用戶體驗滿意度。紙本期刊按出版時間可分為現刊和過刊，現刊指圖書館當年訂購的目前正在出版發行的期刊，過刊指往年出版的、已裝成合訂本或尚未收齊、零散放在過刊架上的期刊［4］。在現實中，高校圖書館期刊室普遍都采用現場閱覽的服務模式，不能提供紙本期刊館藏數據信息，期刊的利用只能在架上，過刊下架就結束了使用價值。讀者只能親自去期刊室查閱，不能外借，也不能從書目數據庫中檢索，這些老舊的服務模式抑制了讀者對紙本期刊的需求。無法在信息時代及時貼合讀者閱讀習慣更改的需求，導致閱覽室閱讀率降低，逐漸遠離讀者或者淪為自習室。

1.2缺乏信息化管理

信息化管理是將現代信息技術與先進的管理理念相融合，轉變企業生產方式、經營方式、業務流程、傳統管理方式和組織方式，重新整合企業內外部資源，提高企業效率和效益、增強企業競爭力的過程。電子期刊的信息化管理只需購買數據庫就能實現，高校圖書館讀者利用電子期刊時也不受時間地點的限制，在數據庫檢索頁面輸入題名、關鍵詞、刊名、ISSN等就能查詢到需要的刊物和文章，加之更新快捷、使用方便等特點深受讀者喜愛。紙本期刊只有適應讀者檢索需求才能走近讀者，信息化管理是必經之路。

1.3弱化溝通協作

目前，高校圖書館仍按文獻類型設置工作部門，以淮陰師范學院圖書館（以下簡稱“該館”）為例，涉及紙本期刊管理的有采編部和流通部兩個部門，招標、采購、錄入系統、典藏等環節由采編部負責，簽收、上架閱覽、下架裝訂、過刊借閱是流通部負責。管理流程在兩部門間分割交叉較多，并不是每個環節都能實現信息化管理，溝通交流不及時，遺留下了較多問題，如期刊信息不完整、期刊加工過程所處狀態不明確、過刊檢索不全等。

通常，一種刊走完所有流程時間跨度長達1～2年，途中涉及人員較廣，除了有圖書館員溝通聯系，還要求供貨商、外包加工人員、物流人員、裝訂人員等協調合作，任何一個環節交接不到位就會影響下一個環節的工作。

1.4不能統籌兼顧

有些圖書館或資料室不裝訂過刊，有些圖書館過刊裝訂成冊后但只放在過刊室閱覽，不能外借，降低了館藏數量。后疫情時代，受整體經濟大環境的影響，各行各業經費都不足，在經費限制時館藏期刊易走向兩種極端：一是紙本期刊的入藏保持了連續性，保證了館藏質量，卻沒有針對性地根據學科變動及時調整期刊種類分布；二是受學科評估、讀者推薦等因素的影響及時調整了期刊種類，卻造成了館藏期刊沒有連續性。

2高校圖書館紙本期刊信息化管理流程

紙本資源的不同用紙和翻閱手感帶來的特殊閱讀體驗正是其在圖書館歷史中存在的價值。紙本期刊想要在信息時代電子期刊的沖擊下繼續發揮價值，只有調整服務模式，才能提高讀者滿意度。高校圖書館期刊管理不能因循守舊，要與時俱進，既要重視服務端各流程的交流與合作，又要重視需求端讀者的各類需求。在兼顧經費、學科平衡等限制條件的同時，提升館藏質量。該館對期刊管理全流程做了信息化規范調整，明確了期刊加工流程各單位部門責任分工，期望做到有目標的協調管理和有針對性的精準服務，如表1所示。

高校圖書館想要實現紙本期刊信息化管理，首先要投入財力購買期刊和管理軟件，其次要有充足的人力構建期刊管理每個流程的信息數據，最后還要長期跟蹤完善線上線下館員和讀者反饋的信息數據。期刊管理工作時間跨度長、接手人員多、易受外界其他因素的干擾，因此對圖書館員的溝通協作能力要求高。

2.1招標：篩選優質服務供應商

期刊的采購可以通過招標進行，供應商提供的優質服務是保證圖書館期刊借閱和館藏服務的首要前提條件，如何篩選出優質供應商是對招標方提出的考驗，只有專業采購期刊的圖書館和經驗豐富的招標處強強聯合才能事半功倍。高校圖書館期刊招標同各類圖書館相似，首先，招標方擬定需求和要求，如預計招標金額、年限、期刊的類型、發行地點、語種等，投標方需提供哪些資格證明材料，以及承諾能夠提供哪些專業服務，如何參與投標、評審方式、結果公示等信息，在高校招標采購網上公開發起招標公告。其次，供應商在規定時間內，按招標公告的要求提供標書參與投標。再次，招標方審核標書里供貨商的各種資質證明，確認參與評標資格。最后，由專業評審委員會綜合考察報價、征訂品種保證率、全年到刊率、MARC服務、缺刊損刊的處理、投寄規范、主動服務等，評審出價低質優信譽良好的供應商，并在規定時間內簽訂期刊采購合同。

2.2征訂：廣采各類讀者需求

近年來，受疫情影響全球經濟下行，各類高校文獻資源建設費不增反減，然而，數據庫報價卻在逐年攀升。由于電子資源使用便捷，更新較快，深受師生喜愛，因此，高校會把經費的壓力擠壓到紙本文獻資源建設上［5］，既要頂住經費的壓力，又要滿足讀者的需求，對紙本期刊征訂工作提出了挑戰。學院每年有學科評估的需要，當然希望針對本學科的期刊種類越多越好，每個學科的期刊種類一般是固定的，學院的需求具有穩定性的特點。讀者個人希望需要某本期刊時都能在圖書館找到，最好是紙質的和電子的都有，隨時根據需求取用，個人的需求較為多變，具有個性化的特點。圖書館員作為讀者和期刊之間溝通的橋梁，既要為每位讀者找到需要的期刊，又要為每本期刊找到需要的讀者。在經費有限的前提下，圖書館與各院系積極開展合作，綜合考慮讀者需求和館藏需求，降低紙本期刊的副本率，通過紙本期刊和電子期刊互相補充提高期刊種類的覆蓋率，根據高校學科分布和學科發展趨勢均衡期刊種類配比，不斷與各類讀者溝通，及時反饋期刊調整才能做好期刊征訂工作。

2.3訂購：錄入訂單詳細信息

電子期刊可以隨時購買，紙本期刊只能提前預訂，一般會在下一年期刊發行前兩月進行，校內征訂工作完成后，向供應商發出訂購信息，供應商收到訂單后與圖書館及各學院、部門確認訂購目錄、種數、金額等。不同于電子期刊只要購買了數據庫就能檢索到館藏信息，紙本期刊的館藏呈現“多而散”的局面，為打破結構性弊端，圖書館員需要逐條逐項添加期刊信息。該館使用的是匯文文獻信息服務系統5.6版本，連續出版物模塊單獨存在，訂購訂單可添加的信息有征訂號、刊名、刊號、ISSN、出版社、出版頻率、價格、館藏地、訂戶、訂數、經費來源等；訂單添加后可關聯已有館藏MARC信息或創建新MARC。紙本期刊的付款方式也有別于電子期刊，分為預付款和尾款，預付款在訂購時依據圖書館匯文系統發訂清單付大部分，尾款在期刊全部到齊后依據到貨清單付清，停休刊、缺漏等另附情況說明。

2.4現刊簽收上架：完善期刊條目信息，添加簽收狀態卡片

采編部前期訂單管理工作做得越規范詳細，流通部后續現刊管理工作才能更有效率。期刊到館后交由期刊借閱室館員核驗缺損、蓋館藏章、貼條碼、修改訂購中無法完善的信息，尤其要注意碼洋變化對后續尾款結算有重要影響。各類碼洋變化原因有：因調價從某期后更改、增刊加價、合訂本變價、停休刊等，需視具體情況修改，遇到改名、改ISSN等需及時反饋到采編部修改MARC信息，所有步驟都完成后方能在匯文系統中簽收上架進入流通閱覽。內地中文期刊到貨較快，進口期刊路途遙遠審核煩瑣到貨較慢，簽收過程一般會持續1～2年，特殊情況甚至更久。

2.5過刊下架裝訂：按需分類處理過刊

每種期刊到齊后第二年會在匯文系統中做下架處理，部分有館藏價值的過刊再進入裝訂環節。期刊借閱室的圖書館員會根據期刊的厚度、讀者閱讀體驗、裝訂價格等綜合考量，在匯文系統中制定詳細的裝訂清單，打包好交由裝訂公司加工；部分無須館藏的過刊下架后可以捐贈讀者或另作他用。

2.6過刊驗收典藏：再加工館藏過刊

來到采編部繼續典藏加工的過刊有兩種：一種是單獨成冊的單刊，直接進入單刊典藏；另一種是裝訂好的過刊合訂本，先驗收合訂本裝訂是否與系統裝訂單一致，無誤后再典藏。典藏加工后賦予了過刊財產號和索書號，此時過刊納入館藏統計數據計入館藏期刊冊數［6］。以前未完全信息化管理的過刊典藏后只能按回溯計入，而此部分又與期刊計數重復，影響統計數據的準確性。全流程信息化管理下的過刊典藏后在系統中按新入藏期刊計入，便于后續統計分析數據。

2.7過刊再流通：發揮過刊外借價值

典藏加工后過刊回到流通部進入再流通環節，增加館藏的同時繼續發揮文獻價值，讀者可以隨時在本地館藏書目檢索系統中檢索借閱，查詢途徑有財產號、分類號、索書號、刊名、ISSN、責任者和主題詞等。經費充足的圖書館還可以與外部技術合作，可以做好封面、封底和目錄頁的數字化，探索數字化新模式，檢索頁面能提供電子版便于讀者瀏覽篩選，進一步提高紙本館藏信息的效率和準確率。

3轉變管理模式，提升服務質量

做好紙本期刊的信息化管理工作后，圖書館員的工作還不能停步，更不能被動地等著讀者上門詢問，要轉變工作方向，主動挖掘讀者的潛在需求，最大化發揮紙本期刊的價值。

3.1引進設施設備改善閱讀環境

智能圖書盤點機器人可實現迎賓接待、業務引導、信息查詢、人臉追逐識別等功能，在圖書館中既能承擔總服務臺部分接待引導工作，還能幫助流通館員分擔分揀、盤點工作，引入RFID后借助讀寫工具能更高效地實現清點，期刊借閱后位置錯亂時，也能迅速確定存放位置，為讀者指明方向［7］。除了盤點機器人，該館還引入了自助借還機、座位預約系統、自助打印復印機、共享充電寶、朗讀亭等，便于讀者充分利用時間靈活安排各項活動，豐富知識世界。期刊管理中還可引入屏幕廣告機滾動宣傳館藏期刊新動態，觸屏閱讀機幫助不同使用習慣的讀者閱讀，促進資源獲取。

3.2機器學習提升管理效率

機器學習是一門人工智能的科學，是對能通過經驗自動改進的計算機算法的研究。高校圖書館本就自帶海量大數據：購買和自建的各類數據庫利用信息、館員工作信息、讀者借閱信息、讀者自習信息等。利用機器學習能更有效率地分析評價館內各類資源利用，在充分了解讀者當前需求的情況下，為讀者提供個性化定制服務，實時推送定制化內容，幫助讀者在圖書館眾多文獻資源中篩選貼合需求的期刊。

3.3建設讀者社區

靈活的服務方式體現在最大化地尊重讀者，該館在圖書館公眾號或微博有針對性地推出圖文和視頻介紹期刊新服務、新動態，引導讀者精準借閱，在線上開通超話和評論功能，不僅有助于加強讀者間的交流，還能活躍閱讀氛圍。在讀書節期間開展讀者分享會，推廣經驗，展示成果，加強讀者和館員面對面學習交流。

3.4創建館際共享平臺

高校圖書館的期刊管理工作不能局限于本館，據悉，目前各大高校購買的紙本期刊逐年減少，每個高校的重點學科和研究方向不同，館藏期刊的側重點也不同，高校圖書館間形成有效聯盟能夠集聚財力、物力和人力，實現優勢共享、資源互補、館際互借。

4結語

紙本期刊的發行周期和方式決定了期刊管理的復雜性，信息化管理更是一項復雜而長期的工作。該館圖書館員經過多年的實踐探索，終于理清了紙本期刊信息化管理的脈絡，通過全流程錄入匯文系統實現了檢索查找，雖然還不能保證每個環節都做到完美，仍需在日后的工作中逐步完善細節，不斷挖掘讀者的潛在需求，但值得肯定的是館員的努力付出提升了館藏質量和資源利用率，提高了讀者滿意度和閱讀體驗。

參考文獻

［1］國家新聞出版署. 2021 年全國新聞出版業基本情況［EB/OL］. （2020-10-9）［2023-01-10］. https：//www.nppa.gov.cn/nppa/upload/files/2023/2/877677fb7ffba21.pdf.

［2］胡益芳.高校圖書館期刊資源的整合與期刊服務工作的拓展［J］.圖書館建設，2015（7）：34-36.

［3］劉小溪，王小琨. “十四五”時期高校圖書館期刊資源發展趨勢——以吉林大學中心圖書館為例［J］.造紙裝備及材料，2021（11）：151-154.

［4］蘭州財經大學長青學院. 現刊和過刊如何區別［EB/OL］. ［2023-01-10］.http：//changqing.lzufe.edu.cn/tsg/327/list.htm.

［5］劉培紅. 網絡環境下民族高校圖書館紙質期刊的建設與管理：以中央民族大學圖書館為例［J］.黑龍江民族叢刊，2015（4）：176-181.

［6］吳衛國. 網絡環境下高校圖書館中文紙本期刊采購與過刊管理問題探討［J］.內蒙古科技與經濟，2022（22）：146-148.

［7］陳濤.數字化背景下高校圖書館交換贈送期刊管理芻議——以云南民族大學圖書館為例［J］.甘肅科技縱橫，2017（10）：74-77.

（編輯編輯姚鑫）

Research on information management of paper journals in university library：taking Huaiyin Normal University as an example

英文作者Xu" Zixian

英文作者單位（Huaiyin Normal University， Huaian 223300， China）

Abstract：" As an important collection resource， journals are necessary tools for knowledge dissemination and information transmission in universities. Paper based journals， due to their lower availability and convenience compared to electronic journals， and their outdated management models， cannot adapt to the changes of the information age and approach readers. Starting from the actual situation of journal management in university libraries， this article analyzes the problems in the management of paper based journals， explores the optimization of management paths in various aspects of paper based journals in the information age， standardizes work processes， transforms management models， and achieves retrieval and search through full process input into the Huiwen system， solving readers’ borrowing needs， improving journal utilization rate， and improving library collection quality.

Key words： university library; paper journal; journal management