城市建設(shè)過(guò)程中利用城建檔案提升服務(wù)能力的思考

一、前言

所謂的城建檔案就是在規(guī)劃城市以及建設(shè)城市、管理城市期間形成的有保存意義的文字、圖文、視頻、音頻，這也屬于城市發(fā)展中形成的產(chǎn)物，其對(duì)城市的科學(xué)規(guī)劃以及快速發(fā)展有著積極影響。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，怎樣快速適應(yīng)新形勢(shì)，將城建檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，已經(jīng)成為從事城建檔案工作人員的工作重點(diǎn)。

二、城建檔案概述

受經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、城市快速建設(shè)的影響，在建設(shè)以及規(guī)劃城市發(fā)展期間會(huì)產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)資料信息，這些信息都需要系統(tǒng)性地整合起來(lái)，使城建檔案和城市管理工作開(kāi)展相融合，在形成合力以后為城市的發(fā)展做貢獻(xiàn)。利用城建檔案提升服務(wù)能力需要與城市發(fā)展相結(jié)合，確定城市建設(shè)速度與規(guī)劃方向，城市建設(shè)也是日新月異，因此需要高度重視檔案管理工作的開(kāi)展，因?yàn)槌墙n案對(duì)城市建設(shè)的服務(wù)性非常突出。而城市服務(wù)功能的進(jìn)步需要將完善的檔案作為基礎(chǔ)，用文字形式詳細(xì)表述城市的發(fā)展與城市文化。無(wú)論是地面以上的建設(shè)還是地面以下的建設(shè)，只要是涉及城建都需要將檔案資料作為有效參考以及建設(shè)依據(jù)，此舉就是為了保證城市服務(wù)水平的理想度。城市內(nèi)建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量和發(fā)展規(guī)模都對(duì)城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有推動(dòng)性作用，而產(chǎn)生的檔案資料需要安排專業(yè)人員管理，杜絕檔案資料丟失現(xiàn)象的發(fā)生。參考《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》中的內(nèi)容，將“城市建設(shè)檔案”簡(jiǎn)稱為“城建檔案”就是在城市規(guī)劃與建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家與社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲音等素材，該規(guī)定將城建檔案劃分為以下幾類，如表1所示城建檔案具體內(nèi)容。

建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案 建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門）形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。

有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、計(jì)劃方面的文件 城市規(guī)劃、建設(shè)及管理的方針、法規(guī)、計(jì)劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然等方面的資料。

三、城建檔案利用現(xiàn)狀

（一）城建檔案管理主體建設(shè)弱化

參與城建檔案管理工作的員工對(duì)檔案利用率有直接的影響，其工作內(nèi)容也包含著檔案的整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、編排、利用等服務(wù)性工作內(nèi)容。為了實(shí)現(xiàn)城建檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)目的，在大數(shù)據(jù)背景下需要更新檔案管理技術(shù)與管理方式，提高對(duì)管理人員專業(yè)能力與工作經(jīng)驗(yàn)的要求。在實(shí)際工作中，因?yàn)闄n案工作分配到的資金不足，加之城建檔案管理主體建設(shè)較為弱化，無(wú)法更好地滿足城建檔案現(xiàn)代化管理需求，更遑論提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）城建檔案服務(wù)質(zhì)量不理想

目前，城建檔案機(jī)構(gòu)還是沿用傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的工作方式，為閱讀者提供檔案查詢、復(fù)印服務(wù)，在現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)發(fā)展的背景下，以往檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足用戶的實(shí)際需求，從以自身為中心開(kāi)展檔案信息服務(wù)、尚未與用戶需求和利用習(xí)慣為導(dǎo)向提供檔案服務(wù)、服務(wù)趨于機(jī)械化等方面都可看出，即：用戶需要什么資源提供什么資源，并未主動(dòng)為用戶提供更多淺存資料，以此無(wú)法提供全面且高質(zhì)量的服務(wù)。

（三）城建檔案資源整合開(kāi)發(fā)力度有限

首先，城建檔案存在嚴(yán)重的信息孤島現(xiàn)象。受城建檔案管理方式的影響，不同地區(qū)城建檔案都呈現(xiàn)出各自儲(chǔ)存以及各自管理的工作方式，至此城建檔案管理機(jī)構(gòu)就會(huì)選擇自主采購(gòu)電子檔案管理系統(tǒng)，而每個(gè)系統(tǒng)中的儲(chǔ)存模板大不相同，長(zhǎng)期發(fā)展形成大集中小分散的城建檔案管理模式。先從橫向方面講，不同城建檔案部門之間的檔案共享性較差；至于縱向方面，城建檔案部門檔案資源流通受限。其次，城建檔案資源的關(guān)聯(lián)性不理想。截至目前，城建檔案管理以立卷為核心，對(duì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，城建檔案資源之間的內(nèi)在聯(lián)系并未充分挖掘出來(lái)，無(wú)法滿足用戶的檢索需求。

四、利用城建檔案提升服務(wù)能力的有效措施

（一）創(chuàng)建城建檔案歸檔移交平臺(tái)

要想利用城建檔案提升服務(wù)能力，需要強(qiáng)化城建檔案資源的建設(shè)，切實(shí)做好檔案收集、整理工作，該平臺(tái)的主要職能就是在開(kāi)展檔案歸檔管理工作期間利用線上平臺(tái)（如圖1所示），最大限度減少紙質(zhì)版本的丟失、錯(cuò)誤，實(shí)現(xiàn)城建檔案的實(shí)時(shí)歸檔和查閱工作。城建檔案在線管理系統(tǒng)主要就是為檔案形成單位在線實(shí)時(shí)管理業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件資料提供更多詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容，參考《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)制歸檔范圍以及歸檔格式，并提供電子城建檔案批量上傳、在線閱讀服務(wù)項(xiàng)目，由于檔案數(shù)量的龐大與數(shù)據(jù)格式的多樣化，因此需要開(kāi)發(fā)檔案批量上傳的功能，提升檔案歸檔的移交效率，或者應(yīng)用WebGL、HTML5技術(shù)，實(shí)現(xiàn)在線瀏覽圖紙或CAD文件，系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)BIM模型實(shí)施輕量化處理。開(kāi)發(fā)支持城建檔案在線報(bào)備和在線審核功能，檔案形成單位可以用平臺(tái)在線提出申請(qǐng)，而城建檔案管理機(jī)構(gòu)提供實(shí)時(shí)在線指導(dǎo)和審批服務(wù)，在指導(dǎo)歸檔工作的同時(shí)，對(duì)不合規(guī)的檔案內(nèi)容提出修改意見(jiàn)。而城建文件在線提交系統(tǒng)則是建設(shè)數(shù)據(jù)接口，將多個(gè)單位的數(shù)據(jù)內(nèi)容相連接，實(shí)現(xiàn)在線接收電子城建檔案、數(shù)據(jù)信息；擁有檔案移交驗(yàn)收提醒功能，只要在系統(tǒng)上設(shè)定項(xiàng)目的期限，到時(shí)間就會(huì)自動(dòng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)發(fā)送消息提醒，提醒相關(guān)人員定時(shí)移交檔案資料；在移交檔案資料之前，系統(tǒng)可以提前預(yù)制檔案的目錄與統(tǒng)一格式，系統(tǒng)自動(dòng)審核所有檔案的格式是否統(tǒng)一、資料是否齊全，若檢測(cè)到資料內(nèi)有錯(cuò)誤信息直接彈出修改提醒，幫助工作人員快速保質(zhì)保量完成工作。

（二）激發(fā)工作人員工作積極性與主動(dòng)性

由上文可知，城建檔案的存在直接影響到城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展與城市文化的形成，為了利用城建檔案提升服務(wù)質(zhì)量，工作人員要站在不同角度分析，城建檔案具備著較強(qiáng)的特殊性與專業(yè)性，恰恰是因?yàn)槠涮厥庑詫?duì)相關(guān)工作人員的要求越來(lái)越高。城建檔案工作人員在具備專業(yè)檔案管理知識(shí)的同時(shí)還要有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，在開(kāi)展工作時(shí)堅(jiān)持“服務(wù)于人民”的工作理念，主動(dòng)學(xué)習(xí)提升服務(wù)質(zhì)量的知識(shí)。相關(guān)城建檔案管理人員必須具備一定的憂患意識(shí)，鞭策自己主動(dòng)學(xué)習(xí)，持續(xù)性豐富自身技能與自身素養(yǎng)。筆者在工作中接待檔案查閱共計(jì)3000余人次，為城市建設(shè)、工程備案、工作查考、辦理產(chǎn)權(quán)、解決糾紛、學(xué)術(shù)研究、編志等提供可利用檔案6000余卷。復(fù)印文字材料36949張，圖紙5597張，出具有關(guān)證明3698份；復(fù)制電子版文字材料596885張、圖紙35992張，恪盡職守，用高標(biāo)準(zhǔn)要求自己，同時(shí)也要求自己用更專業(yè)的服務(wù)態(tài)度提供服務(wù)。

（三）及時(shí)轉(zhuǎn)變工作人員工作理念

思想就是行動(dòng)的指揮官，組建一支專業(yè)知識(shí)強(qiáng)、專業(yè)化程度高的工作人員隊(duì)伍，強(qiáng)化管理人員檔案意識(shí)，培養(yǎng)與轉(zhuǎn)變管理理念，更好地利用城建檔案提升服務(wù)水準(zhǔn)。第一，要強(qiáng)化管理人員的檔案認(rèn)知程度，負(fù)責(zé)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的員工要不斷履行指導(dǎo)與監(jiān)督的職能，還要定期組織檔案管理方面的培訓(xùn)，如：宣傳關(guān)于檔案管理工作的規(guī)章制度，分析城建檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，提升工作人員服務(wù)意識(shí)。同時(shí)引導(dǎo)管理人員創(chuàng)新工作思維，改革管理方法，數(shù)據(jù)就是重要的生產(chǎn)因素，推動(dòng)社會(huì)快速發(fā)展的有效動(dòng)力包含著數(shù)據(jù)管理。基于數(shù)據(jù)化時(shí)代，海量的數(shù)據(jù)資料就是在城建中產(chǎn)生的，城建檔案管理的主體盡快轉(zhuǎn)變管理思維模式，并將其作為工作核心，實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)據(jù)管理流程的集成優(yōu)化，將城建檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。最后，除了需要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作人員工作理念之外，還應(yīng)適當(dāng)轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，變被動(dòng)為主動(dòng)，就分析當(dāng)前利用、收集、歸納城建檔案內(nèi)容，其工作形式較為單一，導(dǎo)致城建檔案服務(wù)工作的開(kāi)展常常處于被動(dòng)狀態(tài)，為了改變自我封閉式工作，需要有意識(shí)地轉(zhuǎn)變服務(wù)方式以及服務(wù)理念，更加積極主動(dòng)的服務(wù)，才能讓檔案由死變活，充分將檔案價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

（四）遵循城建檔案管理工作規(guī)律

要想實(shí)現(xiàn)用城建檔案資料提高服務(wù)質(zhì)量目的，開(kāi)展相關(guān)工作期間，必須謹(jǐn)記嚴(yán)格遵守城建檔案管理工作的實(shí)際情況，確保開(kāi)展城建檔案管理工作內(nèi)容和相關(guān)流程與城建檔案工作開(kāi)展需求緊密相關(guān)。至于檔案中一些具有歷史意義、重要價(jià)值的文檔內(nèi)容，酌情處理即可，杜絕因?yàn)橹匾曅畔⒒ㄔO(shè)工作出現(xiàn)檔案遺失問(wèn)題。此外，檔案管理人員要以檔案管理工作作為出發(fā)點(diǎn)，不忘初心地做好利用城建檔案工作提高服務(wù)水準(zhǔn)的工作。其次，想要提升檔案管理人員的整體服務(wù)質(zhì)量，還應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持檔案宣傳工作，只有真正意義上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的社會(huì)服務(wù)性質(zhì)，才能更好地提升整體服務(wù)質(zhì)量。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，城建檔案就是城市建設(shè)與城市發(fā)展的有效參考，有了城建檔案資源的支持，才能為科學(xué)地決策提供保證。在全面推動(dòng)城建檔案管理工作的同時(shí)，注重優(yōu)化檔案管理制度以及管理方式，引入科學(xué)的管理方式，提高檔案服務(wù)效能，為城市的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

（作者單位：甘肅省蘭州市城建檔案館）