RPA技術在財務共享中心費用報銷業務中的應用

【摘" 要】信息技術的發展為企業財務轉型升級帶來了更多可能性，它在提高財務工作效率、減少人工成本等方面起到了積極作用。RPA技術作為一種智能化工具，在替代人工完成大量簡單、重復性工作方面具有一定優勢。論文首先闡述了RPA技術的基本概念，介紹了財務共享中心費用報銷業務現狀及存在的問題，并針對現存問題提出了流程優化設計思路，最后在此基礎上給出了應用建議，為財務數智化轉型提供借鑒。

【關鍵詞】RPA技術；財務共享中心；費用報銷；流程優化；應用建議

【中圖分類號】F275；TP242" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " 【文獻標志碼】A" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文章編號】1673-1069（2024）06-0155-03

1 RPA技術概述

1.1 RPA技術的含義

RPA（Robotic Process Automation）即機器人流程自動化，是人工智能發展到一定階段的產物，是通過編程和軟件模擬設計形成的一種自動化流程。它能夠代替人們與應用系統進行交互，執行預先設定的標準化流程。RPA財務機器人通常應用于重復性高、操作簡單、邏輯清晰的業務場景中。

1.2 RPA技術的特點

1.2.1 模擬用戶交互

在企業日常財務核算工作中，大量業務屬于操作簡單、重復性高的工作，這類工作不僅消耗時間多，還需投入許多人力，對企業財務工作效率與質量產生了較大不利影響。RPA財務機器人可以模擬人的手工操作與計算機系統進行交互，如鍵盤輸入、鼠標點擊、復制粘貼、數據的轉換與分析、自動打開網頁鏈接、文獻檢索等重復性操作，從而達到減少人員投入、降低人工成本、釋放人力資源的目的。同時，根據預先設定的代碼程序自動執行操作，提高了基礎核算工作的質量，避免人工操作帶來的失誤。

1.2.2 基于明確的規則

RPA財務機器人主要是代替人工進行重復性操作，因此，RPA技術適用的業務流程必須有明確的、可被數字化的觸發指令和輸入。研發RPA財務機器人需要基于明確的規則去編寫腳本，RPA通過預先設定的規則和條件來進行流程控制。一旦識別到需要執行的任務，財務機器人會按照事先設置的流程圖或指令來完成任務，實現對業務過程的智能化管理和控制。

1.2.3 不改變原有IT結構

目前不少企業財務人員在處理業務時需要切換不同的系統，然而各系統間難以很好地貫通穿透。RPA財務機器人以外掛的形式部署在現有業務系統上，基于設定好的業務處理規則在系統界面進行自動化操作，RPA的部署不影響原有IT基礎架構，可以在不增加接口的情況下實現各業務系統的集成。

1.2.4 24小時不間斷工作

在傳統模式下財務人員受工作時間限制，在業務量較大的情況下，常規工作時間內可能無法完成日常工作，財務人員不僅需要加班，高強度的工作也會增加出錯的頻率。RPA財務機器人的優勢之一是可以24小時不間斷工作，不受工作時間的限制，RPA技術的應用可以解決人員加班問題，提高工作效率，使得財務人員不因大量煩瑣業務而降低工作積極性。

2 財務共享中心費用報銷業務現狀及問題

2.1 費用報銷業務現狀

近年來，隨著財務共享中心的興起，許多企業將一些簡單、重復性高的業務集中在財務共享中心處理，費用報銷是共享中心業務的重要部分。財務共享中心費用報銷環節通常設置了初審崗、稽核崗、核算崗、結算崗，很多企業在共享中心建設初期僅僅是將費用報銷業務物理地集中在某一地點，這在一定程度上加強了財務管控，降低了管理成本和經營風險。但業務流程的優化改進不明顯，各分子公司、各環節崗位在業務傳遞上并不順暢，仍然需要耗費大量人工成本和時間成本。此外，不少企業為實現各信息系統間的交互投入了大量成本，但其建設周期長，短期內無法滿足實際業務需求。

2.2 費用報銷業務存在的問題

2.2.1 無法智能提取或掃描原始憑證

在財務共享模式下，原始憑證需要進行掃描并上傳至財務共享報銷系統，隨著企業規模和業務量的增加，原始資料的收集與掃描需要花費更多的人力與時間，不少企業仍然存在大量紙質原始憑證，如紙質發票、紙質合同等，導致許多人員仍承擔著煩瑣、重復性高的工作，原始資料掃描的清晰度、完整性都無法保證。同時，智能化影像系統的欠缺導致無法自動識別或提取發票、合同中的一些關鍵信息，需要人工進行錄入和修正，準確度和工作效率都很難得到提高。

2.2.2 單據審核難度大

單據審核是費用報銷流程中的關鍵節點，對于審核崗而言，目前的財務共享報銷系統無法做到自動審核或智能預審。例如，進項發票的認證需要人工在稅務系統內勾選，無法自動查驗；發票信息是否完整準確、掛賬付款是否達到合同約定條件、驗收單是否真實等方面也只能通過人工比對、判斷。人工審核時間長、難度大且容易出錯，并沒有真正達到提高效率、降低人工成本和運營成本的目的。

2.2.3 賬務處理出錯率高

現階段，很多企業在會計制單時仍然采用手工錄入的方式。由于財務共享中心集中了各分子公司的基礎核算工作，業務量較大，手工制單速度慢、易出錯。如果由多個核算會計同時進行費用報銷單據賬務處理，還容易出現處理規則不統一等問題，導致日后需要修改或更正，對于提高會計核算質量沒有起到積極作用。

2.2.4 人員崗位調整阻力大

財務共享中心將各分子公司的基礎核算業務集中在了共享平臺處理，導致各分子公司基礎核算業務不再需要大量財務人員來處理。一部分分子公司的基礎核算會計被安排在共享中心工作，而共享中心往往設置在個別主要城市，前往財務共享中心工作需要員工綜合考量個人能力、家庭、心理等多方面因素而作出選擇；另一部分會計則根據自身情況轉為管理會計崗、財務報表崗等崗位或轉去非財務崗位。這一調整對企業財務人員造成巨大沖擊，大范圍的人員調整導致員工情緒波動大、新崗位適應時間長等問題，從而影響企業財務管理。

3 基于RPA技術的費用報銷流程優化設計

3.1 原始憑證收集自動化

費用報銷流程的第一步是收集原始憑證。RPA財務機器人通過運用光學字符識別（OCR）、API集成等技術，可實現從多渠道多端口識別、提取和收集原始資料。OCR技術可以讓財務機器人自動從掃描的文件、圖片中提取關鍵信息，如發票票號、金額、日期，車票起始地、車次等。RPA財務機器人還可以自動下載、篩選電子郵件中的文件，并從這些文件中自動解析提取相關發票、單據等，再通過OCR掃描、整理、提取票據信息。

RPA財務機器人可通過運用應用編程接口程序（API）與企業資源計劃系統（ERP）、財務管理軟件等進行集成，基于已設定好的提取規則，從這些系統中直接獲取所需信息，如發票金額、供應商名稱等。

3.2 報銷單據填寫自動化

企業運用OCR和API技術完成了原始信息的收集后，RPA財務機器人將通過執行已設置的規則，將提取到的信息，如金額、發票號、日期等，自動錄入預設的報銷單據中，由報銷人核實后推送至下一環節，從而實現了報銷單據填寫自動化，提高了單據填寫的效率和質量。對于個別特殊業務單據，報銷人也可以運用語音識別技術填寫單據，達到快捷操作的目的。

3.3 費用預算匹配自動化

企業各項費用支出往往受到預算的限制，因此，實際報銷金額與預算自動匹配也是業務流程中的重要環節。報銷人員提交單據后，將自動轉入財務共享中心資金管理系統，并利用RPA財務機器人自動匹配費用預算科目，檢查累計報銷金額是否超出預算總額。對于部分費用支出有限額標準的，財務機器人會將報銷金額與限額標準匹配，判斷是否超標。費用預算匹配檢查后，未超預算的報銷單據將流轉至下一審核環節，超預算的單據將自動退回至報銷人。RPA技術可定期對資金管理系統收集到的報銷數據進行分析，并向財務管理人員提供資金預算執行情況，進一步提升企業資金預算智能化管理。

3.4 報銷單據審核自動化

在這一審核環節中，RPA財務機器人會自動登錄稅務總局網上發票查驗平臺，將OCR提取的發票代碼、號碼、日期等信息自動寫入發票查驗平臺，RPA技術通過事先設定的發票票面規則，模擬人工網上查驗發票的操作，實現對批量發票的真偽查驗工作進行自動化處理。

RPA財務機器人通過與企業ERP系統或財務系統集成，可自動完成報銷金額與票據金額比對、票據金額與合同或業務訂單金額比對、供應商信息與合同及發票比對等操作，實現報銷單據信息審核的自動化處理流程。當自動審核過程中遇到比對失敗等異常情況時，系統將自動發送通知給相關人員進行人工審查判斷。對于審核無誤的單據，財務機器人將自動生成會計憑證，完成賬務處理工作。

3.5 費用結算自動化

在完成賬務處理后，大量付款單等待出納崗進行支付。財務人員可首先利用RPA技術對付款金額、銀行賬號、開戶銀行等信息進行自動稽核，檢查無誤后，出納人員利用RPA技術模擬人工操作，從付款單中提取付款信息，將付款信息自動錄入至網銀系統中，再提交至網銀復核人、審批人，在審批無誤后完成款項支付。若企業已實現銀企直聯，RPA技術可通過從財務共享中心批量導出特定格式的支付文件，再將文件導入網銀系統，實現快速支付。由于這一環節涉及企業的資金安全，在整個自動化付款過程中應當由人工加以監控。

3.6 資料歸檔自動化

企業還可利用RPA技術實現會計檔案的自動整理和歸檔，企業通過設置歸檔對象、歸檔周期、保存格式和保存期限等規則，為RPA財務機器人提供操作指引。對于各類原始資料，如合同、發票等，RPA財務機器人可根據已設置的規則從不同系統中收集、分類、整理、歸集。對于會計憑證，RPA財務機器人會在憑證生成時自動提取打包憑證附件，并按憑證編號保存附件，以便后續查找。RPA財務機器人會定期備份會計檔案，確保數據及時更新，以防數據損壞和丟失。

4 RPA技術的應用建議

4.1 保障軟硬件等基礎條件

為保證RPA財務機器人順利運行，企業首先要確保相關軟硬件能夠達到一定配套條件。RPA財務機器人對于硬件設備要求較高，由于財務機器人需要24小時連續工作，有時還需要多個機器人同時工作，因此，企業需配備待機時間長、內存大、處理器速度快的計算機設備。從軟件角度來看，企業應更加關注軟件的兼容性和穩定性。由于RPA財務機器人通常替代的是簡單、重復性工作，企業相關軟件應當能夠較好地與財務機器人適配，同時可以承擔長時間的穩定運行，保證RPA財務機器人的工作效率和質量。

4.2 加強運行環境建設

安全的運行環境是保障RPA財務機器人順利完成工作的基本條件。RPA財務機器人在日常工作時會接觸到大量數據，很多數據涉及企業機密信息，因此，數據安全至關重要。企業應加強數據安全管理，重視網絡安全環境的日常維護與監控，建立數據風險防范機制，配備專業人員監管數據運行情況，對異常狀況及時進行反饋。同時，企業還應加強相關系統的監管和維護，提高系統運行的穩定性，保證數據在系統間傳輸安全有效，防止數據泄露。

4.3 完善相關流程制度設置

RPA財務機器人的應用需要企業提供一套與之相適應的制度和流程。企業應建立相關制度，明確RPA財務機器人的適用條件、適用業務場景、崗位職責和權限、異常處理方案等。企業還應梳理RPA財務機器人業務操作流程，針對不同業務場景完善操作節點的設置。此外，企業應在內控制度中增加有關RPA財務機器人應用方面的內容，列出可能的風險點，對流程設計、崗位職責與權限、數據安全等方面提出內控要求，并定期針對風險點進行內控檢查。在相關流程制度建立和完善后，企業應在內部進行廣泛宣貫，保證相關人員熟練掌握，確保制度順利落地實施。

4.4 提高財務人員綜合素養

一方面，企業應增強財務人員的基本業務能力。財務人員需積極配合RPA技術開發人員設計業務操作流程，并在RPA技術應用后熟練掌握財務機器人使用方法和操作要點，盡快適應新的財務管理模式。另一方面，企業應積極培養復合型人才，促進人才轉型。RPA財務機器人的應用意味著企業需要配備既掌握財務專業技能又具備信息技術能力的綜合型人才。RPA技術應用后，仍然需要不斷進行日常維護和完善，如果企業財務人員具備相關技術或企業內部信息技術人員掌握一定的財務知識，都可以為RPA財務機器人的日常應用提供技術幫助。

此外，由于財務共享中心及RPA財務機器人的出現，部分崗位人員將空閑出來，企業應重新規劃人員設置，根據財務人員專業素養和勝任能力，適當地進行調崗，進一步優化財務人員隊伍建設。

4.5 建立反饋與改進機制

在RPA財務機器人實際應用過程中，企業應明確各部門、各崗位的職責權限和操作內容，并建立反饋渠道。各崗位人員在實際操作中遇到需要反饋的意見和建議時，可及時通過反饋渠道提交。與此同時，財務部門在收到反饋信息后，要積極與業務部門、信息技術部門溝通。對于發生的異常錯誤或風險提示，信息技術人員要盡快查找問題，尋求解決方案；對于需要改進的流程、操作要點，應及時進行方案優化和調整，以更好地適用于本企業。

5 結語

RPA技術的應用，使得企業財務共享中心在工作效率和質量上都得到了明顯改善。RPA財務機器人幫助企業在費用報銷業務流程上基本實現了全自動化，不僅減少了人員投入，還提高了單據審核的準確性，降低了核算、結算的出錯率。企業應完善相關制度，加強風險管控，積極培養復合型人才，同時為RPA技術的運用建立反饋渠道，持續優化和調整方案，為財務數智化轉型奠定基礎。

【參考文獻】

【1】吳欽輝，古青菲，楊自昂.財務共享模式下費用報銷流程優化研究——以H集團為例[J].廣東農工商職業技術學院學報，2023，39（1）：31-35.

【2】魏芳芳.大數據背景下財務機器人在企業財務中的應用[J].中國管理信息化，2023，26（22）：72-74.

【3】趙敬蘭.基于RPA的財務共享服務中心費用報銷流程優化探究[J].財務數字化，2024（4）：93-96.

【4】謝紫微.數字化轉型背景下RPA在財務共享服務中心的應用

——以費用業務為例[J].中小企業管理與科技，2024（1）：139-141.

【5】劉妍秀，劉瑩.財務共享服務中心費用報銷流程優化探討[J].合作經濟與科技，2023（3）：159-161.

【作者簡介】孫雨薇（1990-），女，陜西西安人，會計師，研究方向：企業財務管理方法及應用。