國有企業干部人事檔案管理實踐研究

【摘" 要】隨著國家對干部人事檔案管理標準的持續升級和嚴格化，國有企業對干部人事檔案的管理愈發重視，積極擁抱新時代、新挑戰，全力推動檔案管理工作的創新與優化。論文旨在深入剖析國有企業在干部人事檔案管理中的實際情況，特別聚焦于檔案保管、轉移及審核等核心環節的操作細節。通過對管理現狀的細致分析，論文提出一系列精準有效的改進策略與建議，旨在進一步提升檔案管理的效率與質量，為國有企業的穩健發展提供堅實的后盾。

【關鍵詞】國有企業；干部人事檔案；檔案管理

【中圖分類號】G271；F276.1" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文獻標志碼】A" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文章編號】1673-1069（2024）05-0094-03

1 引言

自1991年《干部檔案工作條例》頒布以來，我國干部人事檔案管理逐漸規范化、標準化。黨的十八大后，管理要求進一步深化，凸顯其在國家治理中的核心地位。2018年，中組部發布的《干部人事檔案工作條例》總結了經驗，提出了全面嚴格的規范，為后續工作提供了明確指導，彰顯了國家對檔案管理的重視和持續優化的決心。

作為國有經濟的核心，國有企業肩負著國家意志與經濟發展重任。干部人事檔案管理作為關鍵組成部分，其規范性和合法性至關重要。因此，國有企業須嚴格遵循相關法規，確保管理規范合法。近年來，國有企業在響應檔案管理規定上表現積極，但隨改革深入，管理亦面臨新挑戰。本文旨在探究國有企業在干部人事檔案管理中的實踐，分析管理難點，提出優化建議，助力企業提升管理水平，為可持續發展提供支撐。

2 國有企業干部人事檔案保管實踐

國有企業中，干部人事檔案的保管工作是人力資源管理的核心之一，它不僅承載著檔案的物理完整性，更承載著檔案的安全性和可靠性，直接影響著企業人力資源管理和戰略決策的準確性。面對檔案保管工作的廣泛性和復雜性，國有企業應給予足夠的重視，并在日常工作中精細管理，以避免潛在的管理疏忽和檔案損失。

檔案保管場所的建設是確保檔案安全的首要條件。國有企業必須設立獨立的、標準化的檔案保管場所，每千卷檔案應至少配備20～25 m2的庫房面積，并嚴格實行閱檔室、整理室、辦公區的物理隔離。即使檔案數量較少，也應設立專用房間，保障檔案的安全。保管場所應具備多重防護功能，包括堅固耐用、防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等，同時配備金屬檔案柜、空調、去濕機、滅火器等設備，確保檔案長期處于穩定、安全的環境。

在檔案存放與保管機制上，國有企業應遵循“預防為主、防治結合”的原則，構建并維護一套科學合理的系統。通過完善的登記和統計制度，實現檔案的實時跟蹤和動態管理。此外，應定期進行全面的檔案檢查和盤點，確保賬物相符，及時發現問題并予以解決。采用實時登記系統，詳細記錄每次檔案的借閱和歸還情況，使檔案管理過程透明化、可追溯化，從而極大地提升檔案管理的規范性和可靠性。

在材料收集方面，國有企業應針對當前存在的普遍問題，如收集不及時、信息不準確、歸檔不全面等，進行有針對性的改進。收集工作應嚴格遵循真實準確、全面規范、鮮活及時的原則，確保歸檔材料的時效性和準確性。管理機構需與相關部門建立緊密的合作關系，確保檔案材料能夠及時、準確地歸檔。同時，材料形成部門應明確歸檔材料的對象和手續，并在材料形成后及時移交給干部人事檔案工作機構。管理機構在接收材料前，應進行嚴格的鑒定，確保歸檔材料符合相關規定。

檔案整理和裝訂是展現檔案管理專業性和美觀度的關鍵步驟。國有企業應對歸檔材料進行精細的預處理，確保每頁材料的裝訂線、材料質地、紙張大小等細節都符合標準。對于幅面不合適的材料，應進行適當的折疊或托裱；對于紙張破損或字跡模糊的檔案材料，應采用復印、掃描等方法進行復制，確保檔案的完整性和可讀性。在裝訂時，應去除所有金屬裝訂物，確保文字豎版閱讀方向一致，使檔案呈現出整潔、專業的外觀。

3 國有企業干部人事檔案轉移實踐

國有企業中，干部人事檔案的轉移工作分為檔案轉入和檔案轉出兩大環節，涉及敏感和保密信息的傳遞。企業已經建立了標準化的流程和制度，明確了檔案轉移的權限、流程和時限，并加強了安全保密措施，如加密傳輸和嚴格的權限控制，以保障檔案信息的完整性和保密性。然而，實際操作中仍面臨諸多風險和挑戰，需要持續的管理和監督來優化和完善。

鑒于干部人事檔案的敏感性和保密性，其轉移過程必須嚴格遵守國家相關保密規定和操作程序。通過國家機要通信渠道進行檔案轉移，確保檔案在傳輸過程中的完整、安全和保密。嚴禁使用普通快遞或非機要渠道進行檔案收發，以規避潛在的安全風險，如信息泄露或檔案丟失。同時，企業應建立檔案轉移的詳細登記和追蹤機制，記錄轉移時間、地點、責任人等關鍵信息，實現檔案轉移過程的全流程可追溯。

在員工入職或內部調動時，干部人事檔案的轉入工作至關重要。檔案管理部門應對接收到的檔案進行嚴格審核，確保檔案材料的完整性和真實性。對于存在缺失或疑問的材料，及時與干部本人或原單位溝通，確保檔案內容的準確性。對于來源不明或未密封的檔案，堅決拒絕接收，以防止檔案信息在轉移過程中受損。同時，對檔案進行科學編號、分類和妥善歸檔，便于后續的管理和檢索。

在員工離職或調動到其他單位時，干部人事檔案的轉出工作同樣不容忽視。在檔案正式轉出前，檔案管理部門需再次對檔案進行審核，確保檔案內容的絕對準確和完整。同時，更新檔案目錄，形成詳盡的留底材料，為可能出現的遺失情況提供核對依據。與接收單位進行充分溝通，明確檔案的轉出方式和具體時間，確保檔案能夠安全、準確、及時地送達接收單位，避免在轉出過程中出現任何疏漏或延誤。

針對國有企業常面臨的檔案滯留問題，企業應在員工離職或調動前提前與接收單位溝通，確保檔案能夠順利轉接。對于已滯留的檔案，制定明確的處理措施。對滯留檔案進行分類整理，明確滯留原因和當前狀態。對于因干部離職或調動導致的滯留檔案，及時與接收單位溝通，推動檔案的快速轉出。若滯留原因與檔案管理或轉移機制有關，則加強管理和完善相關機制，從根本上解決檔案滯留問題。此外，檔案管理部門應定期對滯留檔案進行跟蹤審查，確保檔案的完整性和安全，防止檔案遺失或損壞。

4 國有企業干部人事檔案審核實踐

檔案審核是保障干部人事檔案信息真實性和準確性的核心環節，對于企業的穩健運營和人力資源管理至關重要。通過系統性的檔案審核，企業能夠精準識別并解決檔案中存在的問題和隱患，確保檔案信息的完整性和準確性。同時，企業高度重視審核結果的反饋與應用，采納改進建議，實施有效措施，不斷提升檔案管理的質量與效率。當前，干部人事檔案審核已全面融入人力資源管理體系，嚴格遵循“凡進必審”“凡轉必審”的原則，特別是在干部提任前，更是按照“凡提四必”的嚴格要求進行任前審核。

自2014年8月起，根據中組部的統一部署，國有企業開展了一項為期十年的干部人事檔案專項審核工作。這項工作的覆蓋范圍從最初的各級干部逐步擴大至全體員工，旨在全面提升檔案管理的規范性。在審核過程中，特別關注信息不一致和檔案造假等問題，特別是“三齡兩歷一身份”（即年齡、工齡、黨齡、學歷、工作經歷和身份）成為重點審查內容。鑒于干部人事檔案材料的多樣性和復雜性，審核工作需特別聚焦出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷背景和工作經歷等關鍵信息。以下是審核工作中的幾個關鍵環節和要點。

在審核出生日期時，要細致檢查檔案中是否存在多個出生日期記錄或涂改、偽造等情況。對于發現的差異，需通過比對原始材料、深入調查核實、要求提供相關證明（如原始戶籍材料、出生證明等）來準確認定出生日期。在認定過程中，要堅持公平公正原則，確保政策面前人人平等，不讓任何造假行為得逞。

在審核參加工作時間時，需關注檔案中是否存在多個不同的記錄，以及是否存在涂改、偽造等情況。對于不一致的參加工作時間和相關材料缺失的情況，須深入調查核實、組織認定。針對不同情況（如工人、下鄉知識青年、民辦教師、鄉村醫生等），需按照相應政策對照材料準確認定參加工作時間。在《勞動法》《勞動合同法》等相關法律法規頒布后，對于缺乏佐證材料的情況，可以參考社保繳費記錄來確定參加工作時間。

在審核入黨時間和黨員身份時，要重點關注入黨材料的完整性，特別是《中國共產黨入黨志愿書》、入黨申請書、轉正申請書、政審材料和培養教育考察記錄等關鍵材料。入黨時間需根據不同歷史時期的計算方法確定，同時要注意核實入黨時是否符合相關規定，確保黨員隊伍的規范性和純潔性。對于入黨材料缺失或遺失的情況，要及時聯系相關黨組織補辦材料，核實黨員身份。

在審核學歷學位時，需細致核對每一段學歷和學位對應的學籍材料是否完備，以及教育經歷是否連貫一致。結合學歷學位認證材料，對學歷學位的真實性和有效性進行嚴格判斷。對于全日制與在職教育的區分要清晰，并警惕可能存在的造假情況。對于無法在線核實的學歷學位，檔案保管部門應主動與學校學籍或檔案部門聯系，通過公函等方式進行認證。對于特殊教育機構（如黨校、軍隊院校）的學歷學位，需通過專門的認證渠道完成核實。對于國（境）外取得的學歷學位，可通過在線查詢服務或發函至教育部留學服務中心進行正式認證。

在審核工作經歷時，需認真對照檔案材料，逐一核實完整的工作經歷記錄，包括工作單位、職務及任職時間等關鍵信息。特別要關注單位變動時的相關材料（如錄用、聘用、調動等），確保材料的完整性和各段經歷時間線的順暢銜接。對于曾經擔任干部崗位的個人，需核實提任或重用時的考察材料，驗證任免職務的時間點是否準確無誤。對于缺失工作經歷材料的情況，可借助《干部履歷表》等文件和社會保險記錄進行比對和綜合評估，確保工作經歷的真實性和準確性。

5 國有企業干部人事檔案管理實踐的問題與對策

在國有企業深化改革和高質量發展的進程中，干部人事檔案管理正逐步向規范化和精細化邁進。然而，在實踐操作中，也存在一些不容忽視的問題：

一是企業領導層對檔案管理認知不足。當前，部分國有企業領導對干部人事檔案管理的重要性認知尚顯淺薄，認為其僅是文件的簡單收集與保管。這種觀念忽略了檔案在人才戰略、組織決策及風險防范中的關鍵作用。二是干部人事檔案管理專業人才隊伍建設滯后。隨著企業規模的擴張和業務的復雜化，干部人事檔案管理的工作量與日俱增。然而，專業檔案管理人員的數量卻未能同步增長，且部分人員專業素養不足，難以應對復雜多變的檔案管理需求。三是干部人事檔案審核工作“走過場”。在檔案審核過程中，部分國有企業存在形式化、走過場的現象，缺乏對檔案內容真實性和準確性的深入核實。這種不嚴謹的審核方式不僅影響檔案信息的可靠性，還可能為企業帶來潛在風險。

針對以上問題，提出以下對策和建議：

首先，應堅定政治引領作用，持續強化干部人事檔案管理的戰略地位。在新時代背景下，干部人事檔案管理作為企業人力資源管理的核心環節，承擔著記錄干部成長軌跡、評價干部德才表現的重要職責。國有企業必須從政治的高度認識檔案管理的重要性，將其作為維護企業穩定、推動企業持續健康發展的戰略資源。通過加強頂層設計和完善政策支持，不斷提升檔案管理的規范化、制度化水平，確保每一份檔案都能真實、全面地反映干部的工作經歷和業績。

其次，深化人才培養機制，打造專業、高效的干部人事檔案管理團隊。干部人事檔案管理是一項對專業素質和工作能力有嚴格要求的工作。企業應著眼于長遠發展，建立和完善人才培養機制，通過定期的專業培訓、實踐鍛煉和職業發展指導，提升檔案管理人員的業務能力和專業素養。同時，建立科學的激勵和考核體系，激發團隊成員的工作熱情和創新精神，確保檔案管理工作的高效運行，為企業培養一支忠誠、專業、高效的檔案管理團隊。

再次，持續深化審核工作，鞏固和擴大干部人事檔案專項審核的積極成果。專項審核是提升檔案管理質量的關鍵環節。企業應不斷完善審核流程、細化審核標準，對檔案中的每一份材料、每一項記錄進行精準把關，確保檔案信息的真實性、準確性和完整性。同時，建立問題反饋和整改機制，對審核中發現的問題及時整改，形成閉環管理，不斷提升檔案管理的科學化、精細化水平，使專項審核成為提升企業治理能力的重要支撐。

最后，創新管理技術手段，全面推進干部人事檔案數字化、信息化進程。在信息化時代背景下，干部人事檔案管理需要與時俱進，積極探索和應用現代信息技術。企業應利用大數據分析、云計算、區塊鏈等先進技術，推動檔案管理向數字化、智能化轉型。通過建立電子檔案系統，實現檔案信息的數字化存儲、網絡化共享和智能化處理，提高檔案管理的效率和安全性。同時，加強對檔案管理人員的信息技術培訓，提升他們的數字素養和創新能力，為企業的數字化轉型和智慧化升級貢獻力量。

6 結論

本文探討了新時代下國有企業干部人事檔案管理的實踐，強調其在人力資源管理中的核心地位，針對檔案保管、轉移和審核等關鍵環節，提出了改進對策。通過標準化保管、嚴格轉移渠道和細致審核，提升檔案管理安全、完整與準確性。同時，指出管理層重視不足、人員專業素質待提升等問題，建議加強頂層設計、完善人才培養、深化審核及創新管理技術。本研究旨在為國有企業提供檔案管理的理論與實踐指導，助力構建科學、規范、高效的檔案管理體系，推動企業可持續發展和社會責任履行。

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