基于信息系統的企業全面預算管理實施路徑

劉艷/文

全面預算管理作為企業有效的管理方法，對企業各項管理工作有著重要的影響，其能夠對企業資源進行合理配置以及對流程進行科學管理。近年來，越來越多企業逐漸認識到了全面預算管理工作的重要性，紛紛借助全面預算管理來有效把控企業各項工作，科學安排企業資源，推進企業工作的有序開展。在信息技術高速發展的背景下，企業全面預算管理要求不斷提高，企業應該利用信息系統優化預算管理流程，促使企業的各項預算工作由以往的線下管理轉變為線上管理，提高企業預算管理工作的質量和效率。企業在實施全面預算管理的過程中，要高度重視預算控制流程的要求，全面優化預算管理體系，不斷適應時代發展的要求。

全面預算管理的定義

基于信息系統的全面預算管理是指，以信息系統對企業預算工作全流程進行控制。利用先進的信息技術對企業預算編制、執行、考核全過程進行信息化管理，確保企業預算工作流程更加科學。

基于信息系統的企業全面預算管理存在的問題

基礎管理的流程不完善

首先，未構建完善的全面預算管理組織架構。企業在信息化的環境下實施預算管理工作，要求企業各級人員參與。但是，很多企業的預算管理組織架構并不完善，未形成從管理層到基層全員參與管理的氛圍，沒有明確預算工作的具體人員職責，導致預算工作流于形式。其次，人員對預算工作的理解和掌控能力不足。在信息化環境下實施全面預算管理，應明確人員的具體工作任務要求及管理職責，但是部分人員對預算工作的相關知識了解不足，預算素養有待提高。由于人員不了解預算管理工作具體方法及信息系統操作要求，因此預算管理工作無法得到有序執行。再次，信息系統建設滯后。長期以來，很多企業在執行預算管理過程中，無法通過信息系統對企業工作流程進行優化，存在明顯的“信息孤島”問題，導致各類信息無法實現互聯互通，嚴重制約了企業管理工作的有效開展。

預算編制不科學

首先，企業應制定合理的預算編制方法，結合企業預算工作流程要求，采用上下結合的預算編制措施。然而，很多企業在編制預算過程中，直接由管理層確定預算管理方案，忽視了基層人員對預算工作參與的要求，容易導致預算無法得到各級人員的全方位配合。其次，預算指標設計不夠科學。在信息化建設下，企業應該通過信息系統固化預算指標體系，以此確保企業預算編制更加合理。但是，很多企業在編制預算指標環節，忽視了實際工作要求，各類預算指標均無法體現企業各部門的實際工作情況，導致預算編制不科學。最后，預算審核存在不足。很多企業無法通過信息系統實施預算審核。由于企業人員獲取預算數據所需的時間較長，無法第一時間掌握預算指標情況，因此預算管理體系存在明顯滯后性，無法及時評價各項指標的合理性。

預算執行不嚴格

首先，未形成事前控制。預算管理工作要落實事前控制的要求，要嚴格監督預算工作的事前環節。但是部分企業沒有在事前落實控制要求，且在預算審批環節忽視了監督要求，導致了不合理支出的產生。其次，在事中環節未落實預算的預警要求。由于很多企業沒有明確預算工作要求，沒有制定相應的預算預警措施，所以預算即便產生偏差也無法及時發現存在的問題。最后，預算的事后控制環節不完善。部分企業無法針對預算工作中的問題落實具體的改進措施，即便預算工作發生重大風險，也無法有效應對，導致預算問題無法得到有效解決。

預算考評不合理

信息化時代，企業實施預算考評要明確預算管理工作的相關要求，確保各級人員全方位參與到預算考評環節中。但是部分企業在開展預算考評時，僅以年度為周期開展考評，無法動態分析工作執行問題，也無法對存在的不足加以整改，阻礙了企業工作的開展，不能對人員起到動態督促的作用。

基于信息系統的企業全面預算管理的相關建議

優化基礎管理

第一，優化企業的組織架構。實施全面預算管理，要對組織架構進行優化，轉變以往預算管理過于依賴財務部門人員的理念和方式。在信息技術高速發展的背景下，為適應信息化發展，應對企業組織架構進行升級，建立以預算委員會為核心的預算組織架構。同時，企業要建立預算工作小組，對企業的預算事項進行充分的分析。預算工作小組須以財務部門為核心，各部門骨干參與其中，確保預算工作中的數據統計、處理以及傳遞有專人控制，實現預算工作的高效管理。

第二，加強對人員預算管理工作相關知識的培訓。企業實施預算管理，要明確全員職責，落實預算管理工作的要求，確保各級人員都能全方位參與到預算工作中。

第三，推動企業各系統之間實現聯通。在信息化模式下，信息系統要對企業大量數據進行有效處理，企業信息系統要能夠快速、準確地調取對企業有價值的數據，確保企業預算管理工作更加高效，幫助企業及時掌握預算數據的來源，為預算編制提供有效的參考依據，在預算執行過程中及時監控工作狀態，在預算考評時對預算考評流程進行分析和管理。為實現這一目標，企業要通過信息系統明確各級人員的具體工作要求，借助信息化管理讓企業各級人員之間實現密切配合，確保企業數據得到及時處理，從而形成先進的管理模式。

完善預算編制

第一，采用科學的預算編制方法。隨著信息技術的高速發展，預算編制要求也在不斷提高。為確保企業資源得到合理配置，要將工作流程要求細化落實到具體的部門、崗位上，充分調動各級人員的工作積極性，并采用科學的預算編制方法。長期以來，企業采取的是自上而下的預算編制方法，這種方式容易導致預算脫離基層的實際情況，再加上忽視了基層工作流程的實際要求，導致預算和企業實際發展需要出現偏差。為了確保企業的預算編制更加科學，企業要采用上下結合的預算編制方案。企業的董事會應合理確定企業戰略目標，再將戰略目標分解為整體預算目標，之后將預算目標分解為具體部門的工作任務，并在信息系統中向各部門傳達預算目標。各部門在明確預算目標之后，在信息系統中填列具體的預算指標。企業完成預算編制之后，將預算草案提交預算管理小組匯總，預算管理小組對各類草案進行審核，并召開會議，讓各主體參與對預算方案的討論，之后提交預算管理委員會。預算管理委員會要對預算相關信息進行修正，并通過反復協調形成最終的預算方案。

第二，設置科學的預算編制指標體系。企業信息系統應該結合預算編制工作要求設置完善的編制指標體系。信息系統要對企業各項預算指標進行規范控制，確保企業各項預算指標符合企業的實際工作要求，實現對企業各項工作的全方位管理，確保企業各項工作更具合理性。例如，對于利潤中心，預算編制指標要以凈利潤為核心，并進一步分解為收入指標、成本費用指標。在收入指標方面，應關注企業收入完成率、回款等指標。在成本費用控制指標方面，則關注費用支出合理性、人均費用等方面的指標。通過管理企業的重點指標，并對指標進行細化分類，可以確保各部門在編制預算環節按照系統表格填列信息，確保各項指標符合企業的實際情況。隨著信息技術的高速發展，企業管理流程要求不斷提高。對此，企業要高度關注信息系統，不斷優化信息系統功能，確保各項工作符合自身發展要求，做到對企業經營管理工作的整合控制。在傳統管理模式下，企業各業務模塊之間相互孤立，存在明顯的“信息孤島”問題。在信息系統模式下，企業數據要實現及時銜接，確保各項數據的處理更加高效，達到提高企業工作效率的目標。企業要在各系統之間建立信息接口，包括資金管理系統、稅務管理系統、工資管理系統等，確保企業各部門在編制預算環節能及時獲取各項信息，以此提高預算編制效率。

第三，借助信息系統開展預算審核。在信息系統管理模式下，企業人員要能夠借助系統開展預算審核，實現提高審核效率的目標。在信息系統的管理環節，企業各部門要對信息系統數據進行分析，分析企業所編制的預算數據存在的不足之處，以此分析企業各類數據是否合理。例如，員工開展預算審核時，可借助信息系統分析企業各項數據的變動趨勢以及歷史狀態，以此分析企業數據的合理性，幫助企業優化管理體系。

重視預算執行

第一，構建事前控制機制。企業預算控制要實現事前控制，在企業各項經濟業務事項發生之前，通過信息系統進行審核，確保各類事項符合預算要求，避免盲目支出的問題。企業應在實施預算方案之前明確具體的管理要求，分析預算是否符合管理流程的要求。各級人員在申請預算支出之前，可以通過系統了解預算相關信息，包括預算已發生額、預算余額等，并結合各類信息對預算數據進行對比，合理判斷各項支出是否有必要。企業審核人員能從系統中分析相關數據，評估各項業務支出的合理性及必要性。然后，在對預算數據進行分析的基礎上，形成審批結論，通過審批之后，相關預算要鎖定額度。后續完成項目支出后，由項目執行人將費用報銷單等單據提交至財務部門完成報銷，并扣減相應的預算。在企業開展預算執行環節中，為形成嚴肅的約束力，要制定完善的控制措施，對超預算的經濟業務事項要實行嚴格審批。若部分事項超過了預算范圍又必須執行，則要經過董事會的審核，同意之后才能夠開展，確保預算管理工作的嚴肅性。

第二，形成對預算的事中控制機制。事中控制機制是預算工作中最重要的一環，企業對各項業務環節進行分析時，要找到執行偏離的環節，采取恰當的措施予以解決。企業在預算的事中環節，要了解預算工作存在的不足之處，確保企業資源得到合理配置，流程得到規范管理，從而提高企業預算管理工作效率。若各項指標超出一定范圍，則由信息系統進行自動預警，確保企業工作流程中的偏差得到實時調整，實現規范企業經營管理體系、防范風險的目標。

第三，制定事后控制措施。事后控制主要是通過信息系統定期對預算執行情況進行分析，采用因素分析法等方式，找到預算發生偏差的成因，并探討如何才能夠解決預算工作中存在的問題，避免預算問題再次發生。采取科學的事后控制措施，能夠及時掌握預算工作流程中的不足，為預算管理流程的優化提供必要支持。

優化預算考評

第一，建立動態的考評機制。企業在預算管理過程中，要構建動態考評機制。動態考評機制要求以較高頻率開展考評，關注企業各級人員工作任務的完成情況，并結合人員的工作情況落實相應獎懲措施，全面調動各級人員參與預算管理的積極性。在實施預算考評環節，應及時了解企業各級人員的工作情況，確保考評工作公平、公正。例如，在每月月末針對人員的預算工作按照信息系統預設的指標，由信息系統自動考評，得出考評結果之后將考評結果和薪酬、獎懲掛鉤。若發現人員在預算工作中存在重大問題，要及時溝通，確保存在的問題得到切實的解決。構建動態考評機制的最大優勢在于能利用信息系統實時獲取預算工作數據，幫助企業掌握工作情況，確保工作流程中的問題得到及時解決。

第二，充分關注信息技術。在預算考評環節，企業應用信息技術能讓預算考評更加公正。長期以來，很多企業在實施考評過程中，存在人為主觀因素影響考評結果的問題，導致企業考評結果無法充分體現各項工作的實際情況，導致企業預算考評工作失去公正性。為確保企業預算考評工作能夠體現出企業的實際要求，并幫助企業發現工作中存在的問題與不足，要構建科學的考評機制，確保所設計的考核指標能涵蓋企業各項經濟業務事項情況，并且在預算考評環節要將考評結果和人員的薪酬、職位相掛鉤，以充分增強人員的崗位責任意識，讓人員主動改進工作中的不足，以此優化企業預算管理流程。