環(huán)境衛(wèi)生工程項目檔案管理方法探究

李丹

摘 要：環(huán)境衛(wèi)生工程項目檔案記錄了環(huán)衛(wèi)工程建設的全部過程，直接反映環(huán)衛(wèi)工程質量，是環(huán)境衛(wèi)生事業(yè)的有機組成部分。實際工作中，環(huán)衛(wèi)工程項目檔案管理存在著比較大的差異。本文就做好環(huán)衛(wèi)工程項目檔案和工程項目全流程融合管理的方法進行了實踐探索和研究。

關鍵詞：環(huán)境衛(wèi)生；工程項目；檔案管理；方法

環(huán)境衛(wèi)生工程項目檔案作為環(huán)境衛(wèi)生項目工程管理過程和結果的集中記錄，是重要的環(huán)境衛(wèi)生信息資源，是環(huán)衛(wèi)管理、環(huán)境工程和改革發(fā)展的重要參考。做好環(huán)衛(wèi)工程項目檔案和工程項目全流程融合管理，能夠保證環(huán)衛(wèi)工程項目檔案信息資源不流失，真實有效，能夠充分發(fā)揮項目檔案在環(huán)境衛(wèi)生管理工作中的重要作用。

1? 環(huán)境衛(wèi)生工程項目檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 項目檔案形成的單位比較分散

環(huán)衛(wèi)工程項目的一些參建單位對歸檔材料內容要求不同、標準不一，有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件，直接導致歸檔材料收集不全，檔案散失情況嚴重。

1.2 檔案人員的專業(yè)管理能力較低

一些參與環(huán)衛(wèi)工程項目單位的領導缺乏檔案意識，檔案工作處于茫然階段。一些參建單位為節(jié)約開支，往往不設立專門的檔案人員，而采取讓技術人員兼職管理檔案的辦法。一些工程技術人員不具備檔案方面的專業(yè)知識，缺乏工程檔案管理的實踐能力，導致檔案整理不及時、不規(guī)范，歸檔質量不高。

1.3 檔案工作沒有納入項目管理

一些參建單位只重視環(huán)衛(wèi)工程的質量和速度，卻忽視了檔案管理，從一開始就沒有把檔案工作納入工程建設中去，項目文件材料歸檔工作滯后于工程建設進展。一些參建單位缺乏有效的檔案管理制度，沒有把檔案工作納入職責范圍，檔案管理職責沒有落實到具體人員；參建部門缺乏相互溝通交流，各行其是，造成檔案管理工作嚴重脫節(jié)，使得檔案工作在工程建設中很難及時有效開展。

1.4 檔案管理缺乏相應的設施設備

一些單位沒有專門的檔案工作場所和檔案存儲庫房，檔案設施設備陳舊落后不能滿足檔案管理需要，檔案保管達不到最基本的“八防”要求。檔案管理現(xiàn)代化程度與工程建設快速發(fā)展的需求不匹配，缺乏相應的檔案管理軟件，計算機管理僅停留在目錄檢索階段，極大地影響了環(huán)衛(wèi)工程項目檔案管理的工作效率和利用價值。

2? 環(huán)境衛(wèi)生工程項目檔案管理的實踐探索

環(huán)衛(wèi)工程項目檔案是一種無形資產，是國家的寶貴財富。要確保環(huán)衛(wèi)工程項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，就必須把檔案管理全面納入環(huán)境衛(wèi)生工程項目的規(guī)劃、論證、組織實施、監(jiān)督評估、考核驗收等全過程，提前提出文件形成要求，全面提高工程項目檔案管理水平，實現(xiàn)工程項目運行和檔案管理工作的無縫銜接[1]。

2.1 提高意識，完善工程項目檔案管理工作體制

2.1.1加強學習培訓，提高檔案管理水平。參加工程項目建設各單位要積極組織檔案法律法規(guī)及檔案管理知識的學習和培訓，高度認識工程項目檔案是提高工程管理質量的關鍵和保證。一是積極開展檔案宣傳工作。通過檔案利用實例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大工程參與者、利用者逐步認識到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動為主動，提高工程項目檔案管理水平。二是組織開展知識技能培訓。為了保證工程項目檔案管理工作能夠高效、有序進行，需要定期對檔案管理人員進行知識技能培訓，保證其能夠運用先進的管理技術進行更加安全和高質量的檔案管理工作。

2.1.2完善體制建設，明確管理職責權限。根據(jù)工程項目特點和工程檔案管理要求，各參建單位都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責權限。一是建立工程項目檔案管理網絡體系。加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通，將工程文件的形成和積累納入工程項目建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍。二是建立工程檔案合同制等約束機制。在簽訂合同時，明確需要移交的工程檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質量要求等事項，有效的控制、監(jiān)督、規(guī)范工程檔案的質量。三是將竣工歸檔工作納入工程建設管理程序。建立工程文件材料管理領導人責任制，確保工程建設竣工文件材料的完整性、準確性與系統(tǒng)性。

2.1.3 建立規(guī)章制度，有效保護檔案資源。各單位要建立工程項目檔案收集、整理、歸檔、保管和利用等一系列制度，參照國家規(guī)范，結合工程項目實際情況制定管理細則和標準規(guī)范，管理細則包括《工程項目文件歸檔范圍和保管期限表》《工程項目文件歸檔流程與檔號編制規(guī)則》，明確規(guī)定工程項目檔案工作必須實行集中統(tǒng)一管理。確定檔案管理責任、層層理順工作職責，檔案人員嚴格履行檔案監(jiān)督制度，及時準確地發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在隱患的問題，在規(guī)定時間內高質量完成工程項目檔案歸檔工作。

2.2 源頭把控，將檔案工作納入工程項目工作程序

2.2.1納入項目規(guī)劃，實行同步開展。環(huán)衛(wèi)工程項目文件的質量直接決定檔案質量，客觀上要求工程項目檔案人員對工程項目文件進行前端控制[2]。在項目立項階段就明確項目建設全過程的歸檔計劃和管理要求。在工程項目立項策劃階段，檔案員作為項目團隊成員參與工程文件的整體策劃，明確項目建設全過程的文件歸檔計劃，把檔案管理要求納入工程項目管理之中。通過管理職責的前置，從源頭監(jiān)管文件的形成，確保工程項目檔案工作與項目管理同計劃、同部署。使工程項目文件材料歸檔要求在項目立項策劃階段就與項目建設同步，保證了工程項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。

2.2.2強化過程管理，實施嚴格檢查。環(huán)衛(wèi)工程項目檔案人員承擔著項目文檔管控的重要職責，針對工程項目建設過程中文件的形成和歸檔，通過明確文件的擬制、審核、會簽、批準等各項職責，強化文件歸檔責任制，確保“形成規(guī)范”；在標準化審查、檔案歸檔接收環(huán)節(jié)嚴格審核，提升文件歸檔的及時性和文檔質量，確保“過程把控”；通過文件歸檔計劃與項目計劃的動態(tài)關聯(lián)，實時掌握文件歸檔情況，確保“計劃同步”。在項目建設過程中定期抽查工程文件的階段歸檔情況，將文件歸檔情況納入階段檢查要素，檢查通過后方可轉入下一階段。在項目驗收環(huán)節(jié)，召開竣工檔案專項驗收會議，將文件歸檔作為工程項目驗收和交付的必要條件，確保項目驗收與檔案驗收同步。

2.2.3落實整改意見，實現(xiàn)規(guī)范達標。工程項目文檔質量和規(guī)范性很大程度上反映了工程項目建設的規(guī)范性，是工程項目鑒定、驗收的關注要點。文檔質量改進是持續(xù)改進的過程，做好末端反饋，就是不斷總結影響文檔質量的共性問題和原因，實施對策改進、核對實施效果并不斷改進的循環(huán)。做好末端反饋，是保證檔案質量的有效補充。歸檔文件的質量問題有一定的規(guī)律性，面對一般問題時，檔案部門負責聯(lián)系具體工程項目負責人進行反饋，及時提醒，避免再次出現(xiàn)類似問題，實現(xiàn)“量的積累”；在歸檔問題積累到一定程度時，檔案部門集中向各參建項目部門反饋檔案質量方面出現(xiàn)的問題，并針對性開展文件歸檔質量培訓，確保后續(xù)歸檔技術文件的質量，實現(xiàn)“質的突破”；檔案部門定期對工程項目文件的歸檔及時程度和發(fā)生頻率較高的文件質量問題進行匯總整理、分析反饋、督促整改、驗收合格，最終實現(xiàn)“規(guī)范達標”。

2.3 統(tǒng)一平臺，構建一體化檔案信息和數(shù)據(jù)運轉體系

2.3.1平臺標準化，實現(xiàn)工程系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)有效鏈接。環(huán)衛(wèi)工程項目檔案是項目鑒定、驗收的關注要點，開展歸檔電子文件同步進入檔案管理系統(tǒng)，助力文檔質量和效率提升。按照“標準化”理念開展工程項目管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有效鏈接，利用信息化手段開展工程項目文件歸檔工作。同時把工程項目文件歸檔要求和驗收上報等要求納入工程項目管理系統(tǒng)，工程人員直接將歸檔的電子文件轉換到檔案管理系統(tǒng)，再通過信息化平臺審批、歸檔，能夠顯著提升文檔質量，有效控制時間成本。

2.3.2過程信息化，實現(xiàn)電子文件和電子檔案統(tǒng)一管理。電子文件“單軌制”運轉是指業(yè)務系統(tǒng)形成的電子文件僅以電子化形式保存和運轉，不再生成紙質文件材料。工程項目電子文件“單軌制”運行，能夠優(yōu)化文件歸檔流程，提升文件運轉效率。工程項目文檔電子化單軌運轉是工程項目建設的必然要求，通過工程項目管理系統(tǒng)中設置的“歸檔審查”環(huán)節(jié)，實現(xiàn)對工程文件的前端控制。同時，通過檔案管理平臺與核心業(yè)務系統(tǒng)的接口，文檔審批完成后由系統(tǒng)自動推送元數(shù)據(jù)和全文信息歸檔到檔案管理平臺，實現(xiàn)工程項目文件的實時在線歸檔、電子檔案集中統(tǒng)一管理[3]。

2.3.3文檔數(shù)字化，實現(xiàn)檔案信息資源的網絡化共享。按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則持續(xù)推動工程項目檔案數(shù)字化工作。充分利用檔案管理軟件、掃描儀與計算機等現(xiàn)代化設備開展檔案數(shù)字化工作，將各種紙質、圖片、聲像資料的檔案信息轉換為數(shù)字化信息。在文檔數(shù)字化程度不斷提高的基礎上，檔案利用由線下為主轉為線上為主，同一份檔案可在線提供多人共享利用，利用效率顯著提升。通過數(shù)字化、網絡化技術手段，建立起各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W絡化和檔案信息資源的共享化。

2.4 協(xié)同配合，全面提高工程項目檔案管理水平

2.4.1統(tǒng)一標準和方法，規(guī)范指導工程項目檔案工作。各參建單位應嚴格按照操作規(guī)范做好職責范圍內的工程檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循工程檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機聯(lián)系，單項工程以相互獨立、便于利用為原則，構成分類清晰、連續(xù)成套的一個整體。通過工程項目技術會議、技術交底等形式，解決工程檔案工作問題，形成現(xiàn)場辦公會議紀要、檔案工作總結、簡報等文件，還可采取外聘檔案工作專家現(xiàn)場演示、開展業(yè)務咨詢答疑等方式，對工程檔案業(yè)務工作進行指導和規(guī)范，統(tǒng)一工程檔案管理標準和操作方法。

2.4.2配置管理深度融合，實現(xiàn)與檔案系統(tǒng)自動關聯(lián)。檔案管理軟件是工程項目的重要組成系統(tǒng)，軟件配置管理貫穿工程項目全流程，是控制軟件質量的有效途徑。為滿足軟件配置管理與檔案管理要求，歸檔文件材料按軟件應用流程歸檔入庫，歸檔前為檔案管理流程，歸檔后為配置管理流程。利用檔案的原始記錄性特點實現(xiàn)軟件變更標識、變更控制，確保變更正確，實現(xiàn)檔案管理與軟件配置管理的深度融合，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)文件歸檔后與數(shù)字檔案管理平臺歸檔狀態(tài)自動關聯(lián)[5]。

2.4.3嚴格竣工檔案驗收，實現(xiàn)工程檔案管理整體受控。工程項目檔案必須經檔案管理部門驗收合格后，才可進行工程的竣工驗收。無論是工程項目建設單位、監(jiān)理單位還是施工單位，都要嚴格按照國家檔案局頒布的《建設項目（工程）檔案驗收辦法》以及相關法律法規(guī)的要求，加強工程檔案資料的管理，貫徹工程檔案備案制度、驗收制度，執(zhí)行工程檔案工作檢查、預驗收步驟。檔案部門聯(lián)合工程管理部門將竣工文件材料歸檔質量、完整情況、歸檔效率納入驗收考核指標體系。從確保工程文件“形成規(guī)范、運轉及時、歸檔齊全”3個角度出發(fā)，對工程竣工檔案進行考核；對文件歸檔及時性、文件更改閉環(huán)率進行考核；對文件歸檔率進行考核，工程竣工驗收后一個月內要完成工程檔案的移交工作。通過工程檔案驗收環(huán)節(jié)，提高工程管理和檔案管理水平。

綜上所述，環(huán)境衛(wèi)生工程項目檔案管理應以信息化手段貫通業(yè)務系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)，覆蓋工程項目文檔運轉全流程，創(chuàng)新監(jiān)視測量手段，實現(xiàn)對工程項目檔案的全生命周期平臺化、動態(tài)化、可視化管理，推動工程項目文檔管理持續(xù)改進提升，最終實現(xiàn)檔案管理和工程項目建設過程全受控，實現(xiàn)工程項目檔案從“紙質管理”向“數(shù)字管理”轉變，從“被動接受”向“融合管理”轉變，從“末端管理”向“全程管控”轉變。

參考文獻：

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[4]魯志榜.工程檔案在工程建設管理中的作用[J].經濟視野，2013（17）：303-304.

作者單位：洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理中心