信息技術發展給檔案工作帶來的機遇和挑戰

陶德禹

摘 要：隨著信息技術的發展，檔案的載體和管理方法都發生了改變，給檔案工作帶來了機遇和挑戰。政府有關部門需要加快檔案信息化戰略轉型步伐，增強信息化思維能力，善于用信息化思維分析和思考問題，善于用信息技術手段開展檔案工作。

關鍵詞：信息技術；發展；檔案工作；機遇；挑戰

隨著互聯網、大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等新一代信息技術的飛速發展，信息技術在檔案管理領域的應用范圍越來越廣泛，檔案的載體和管理方法都發生了改變，提高了政府部門的工作效率和質量，同時也給政府部門檔案工作帶來了機遇和挑戰。

1? 信息技術發展給檔案工作帶來的機遇

1.1 信息技術的發展拓展了檔案載體形式

信息技術的飛速發展，已徹底改變了幾千年來傳統檔案的記錄和形成方式。政府有關部門在開展各項業務過程中形成的各類有價值的數據、文件和信息未來發展趨勢必將統一保存在政務云數據中心；各類共享的、基礎的公共數據，將會以“一個部門一次形成、多個部門多次共享使用”的方式最大限度地發揮其價值和作用[1]。這不僅大大提升了政府部門的辦事能力和工作效率，而且能夠將公共信息資源在形成辦理、審批簽發階段就實行集中管控和共享使用，為各部門歸檔和管理政務信息資源提供了良好的網絡系統環境和信息化條件。在計算機系統內按照歸檔要求實現邏輯歸檔，就形成檔案新的載體形式—“電子檔案”。

1.2 信息技術的發展改變了檔案管理理念

政府有關部門使用各自領域的電子政務系統，形成大量專業類信息資源并擁有其管理權限；而大數據管理機構則是協調和統籌管理政務基礎數據庫和政府機構需要使用的共享類數據和文件，所有這些專業類和共享類政府信息資源統一存儲在政務云數據中心，并應根據電子檔案管理的相關要求對政務信息資源進行歸檔移交。檔案管理機構開展電子檔案管理，則是需要將各類電子政務系統中形成的數字形式的、有價值的、需要長期保存的信息資源進行收集整理、分類組織、質量檢測和統一管理，并根據需要和授權面向政府機構及社會公眾提供電子檔案的利用服務。

1.3 信息技術的發展提升了檔案存儲水平

使用計算機和檔案管理軟件等信息技術對檔案進行存儲，能夠豐富存儲形式、增大存儲量。首先，信息技術以電子檔案為載體，這一特征能夠增加檔案存儲的介質種類，有利于確保檔案信息的完整性；其次，與紙質方式保存相比，電子介質還能以音視頻形式存儲檔案信息，在確保檔案內容完整詳盡的基礎上提升檔案的存儲水平；再次，能夠充分發揮計算機及互聯網的作用來獲取超大的檔案保存容量，與傳統的檔案管理方式相比，以信息技術為依托的檔案管理模式對檔案庫房的硬件條件等要求相對較低，因此能夠降低管理成本。

1.4 信息技術的發展提高了檔案利用效率

信息技術的發展推進了檔案信息化建設，檔案利用者和檔案相關網站利用者只需通過手機、計算機等終端輸入檢索條件或關鍵詞，即可迅速獲取相關信息，在獲取電子文件后，可自行下載打印。這不僅有效提高了檔案的查詢利用效率，也促進了檔案查詢利用的精準化，更有利于檔案價值的發揮。傳統的紙質檔案查詢方式比較復雜，利用者首先要到當地有關部門了解所需檔案的存放地點信息，然后再前往檔案存放地點進行查詢利用。信息技術的發展有效改變了這一現狀，可以使檔案人員從繁瑣的檔案查詢中解脫出來，轉而將更多的精力放到檔案的開發利用和為民服務上來，極大地提升了為民服務的能力和水平。

1.5 信息技術的發展強化了檔案安全保障

信息技術的發展，通過網絡安全、計算機系統設計、檔案管理制度等一系列的保障措施，保證了檔案管理系統及檔案數據的安全。首先，與傳統的紙質文件不同，以電子文件方式歸檔，能夠避免紙質檔案被損壞、被腐蝕等問題，提高了檔案的安全性。其次，通過技術手段和國家強制措施，檔案管理平臺都強化了災備體系建設，確保在發生災害的情況下，檔案信息能快速、完整的恢復應用，檔案信息安全更有保障。

2? 信息技術發展給檔案工作帶來的挑戰

2.1 檔案信息技術的關注和重視程度需要提高

一些部門對檔案信息技術的認識不高，對檔案信息技術經費的保障、專業人才的配備、安全保密保管等具體問題重視程度不夠，認為沒有必要浪費大量的人力、物力、財力，只要保管保護好紙質檔案就行了；有些部門檔案管理意識比較落后，檔案信息化建設一直沒有納入工作計劃；有些部門缺乏對檔案信息技術的關注和重視，也未能深刻認識到信息技術在檔案管理工作中的重要作用，無形中阻礙了檔案信息化建設水平的推進。

2.2 檔案信息技術管理人才綜合素質需要提升

一些部門檔案信息技術人才缺乏，無論是人才數量還是專業水平都無法滿足檔案管理工作需求。一些檔案人員不能夠在網絡背景下運用信息技術開展檔案信息化管理工作，檔案的存儲管理與開發利用還停留在紙質和電子互補階段，已遠遠不能滿足信息技術對檔案的管理和利用需求；一些部門雖然應用了檔案信息技術，但檔案系統中管理的主要內容只是檔案目錄數據，大量的紙質檔案還沒有進行數字化處理納入檔案系統，主要集中在文件收集或索引編制等方面，并未將信息技術貫穿檔案管理全過程，不利于檔案信息化水平的整體提升。

2.3 檔案信息技術應用管理機制需要完善

一些部門沒有建立健全檔案信息技術應用管理機制，檔案信息技術應用缺少制度約束，責任歸檔范圍不夠明確。有些部門雖然制定了一些檔案管理制度，但相關工作人員的執行能力比較差，檔案信息技術應用比較隨意，檔案信息化管理工作發展緩慢。不同部門之間缺乏統一的檔案信息技術管理機制，檔案管理工作中存在著一些技術方面的不兼容或沖突問題，給檔案管理工作帶來了負面影響。

3? 信息技術高速發展時代做好檔案工作的對策

3.1 提升信息技術管理檔案的意識

有關部門對應用信息技術管理檔案的重視程度，在一定程度上影響了單位檔案信息化的進程。只有轉變檔案管理理念，從傳統檔案管理模式逐步過渡到信息化管理階段，檔案信息化建設才能有所推進。只有充分認識應用信息技術管理檔案的重要意義，才能將檔案信息化納入工作規劃，在內部管理上逐步強化信息化設備與技術的運用。有關部門在謀劃檔案工作發展過程中要增強信息化思維能力，善于用信息化思維分析和思考問題，善于用信息技術手段開展工作和解決問題，牢牢把握正確的發展方向，抓住信息技術發展規律和主要特點精準施策，把真正有用的實用的信息技術用到檔案工作中。

3.2 建立檔案信息化工作制度體系

3.2.1建立檔案信息化工作制度。有關部門應根據自身的實際情況，制定出一個按內部組織機構或檔案人員職能分工的，內容比較具體、全面而又有明確針對性的信息化工作制度。結合檔案信息化建設的狀況，制定嚴格的檔案考核標準與辦法，將檔案信息化納入日常業務考核，與檔案人員和相關人員的業績獎罰掛鉤，激勵他們做好檔案信息化工作的積極性，促進檔案信息化工作扎實有效地開展。

3.2.2規范檔案信息化監督制度。完善的監督制度不僅可以保障檔案資料的信息安全，同時還可以大力提升檔案管理工作人員的工作熱情。規范檔案管理信息化監督制度，確定檔案信息化范圍、層層理順工作職責，工作人員嚴格履行檔案信息化監督制度，可以及時準確地發現信息化過程中存在隱患的問題，在規定時間內高質量完成檔案信息化工作。

3.3 構建檔案信息化運行管理體系

3.3.1形成檔案信息化管理網絡。檔案信息化管理體系應結合本單位的實際情況進行系統設計，將檔案管理的信息化與傳統檔案管理相結合，有選擇性劃出主次，形成以檔案室為中心、各科室和職能部門的信息化管理網絡，及時跟進更新檔案信息，提高檔案管理及利用工作效率。

3.3.2明確檔案信息化責任范圍。在應用信息技術開展檔案信息化過程中，有關部門要明確工作人員的業務范圍，既各司其職、各負其責，又互相支持、密切配合。各科室負責形成檔案的信息化工作，對電子文件的真實、完整、可用、安全方面內容進行鑒定、檢測，相關責任人進行歸檔確認。檔案管理員接收電子檔案后，需對檔案的真實性、完整性、可用性、安全性進行“四性”驗證，合格后方可歸檔存儲，定期移交至檔案室，實現單位檔案信息的集中統一管理，最大限度地發揮計算機系統在檔案信息處理方面的強大功能[2]。

3.4 加強檔案信息化設施設備建設

3.4.1 配置檔案管理硬件設施。逐步引進現代化設備，以替代傳統的檔案管理設備，購置檔案信息化硬件設施，如計算機、打印機、掃描儀、服務器。在日常工作中要安排專人負責檔案信息化設備與技術的引進、培訓、維護等工作，以保障檔案管理信息化工作的進程。

3.4.2配備檔案管理系統軟件。檔案系統能與單位辦公或業務系統實現對接，能夠對前端形成系統提出數據格式、數據結構、元數據等方面的要求。檔案管理系統具備接收經辦公系統或業務系統產生，經過歸檔確認后的電子檔案數據；按照職能或技術等方式進行分類；按照管理或利用等不同要求對電子檔案數據進行處置；對電子檔案進行檢索、統計、發布；在線或離線備份電子檔案數據；日志、權限、維護等系統管理功能。

3.4.3 建立檔案信息化管理平臺。檔案信息化平臺是實現檔案信息傳輸網絡化和檔案信息資源共享化的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案信息化管理的核心內容。包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。有效地保存圖片以及聲像等檔案資料，實現單位全部檔案管理的信息化和數字化，提高單位檔案管理的質量和提供利用的效率[3]。

3.4.4 開展檔案資源數字化工作。有關部門要充分利用檔案管理軟件、掃描儀與計算機等現代化設備開展檔案數字化工作，將各種紙質、圖片、聲像資料的檔案信息轉換為數字化信息。通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類檔案目錄數據庫和全文數據庫，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

3.5 攻克檔案信息化管理過程中的難題

3.5.1培養雙重知識結構的復合型人才。檔案人員要了解多媒體技術的相關知識如電子文件的特征、電子檔案的全程規范管理、計算機網絡安全知識等以確保檔案信息的完整性與檔案信息的安全性。重點掌握現代信息管理技術，努力使自己成為既精通檔案管理業務知識，又熟悉計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。

3.5.2規范檔案信息化基本原則。電子檔案的移交與接收必須基于計算機信息系統來完成，需要熟練掌握電子檔案移交與接收基本的、原則性的要求，在移交與接收工作中，還需要有關部門通過布置系統、配備設備、安排人員、建立制度來具體落實。例如，不同類型數據的格式、各種數據的關聯方式和組織結構、電子檔案數據與源系統或設備的依賴性或關聯性、存儲地址和方式等。

3.5.3攻克檔案工作中的技術難題。通過工作實踐深刻了解各種信息技術的特點、功能和作用，深入思考如何使信息技術與檔案工作相向而行深度融合，如何更好地利用信息技術促進檔案工作，利用成熟的信息技術條件，謀劃解決當前檔案工作中無法解決的問題。例如，利用互聯網技術可以解決查詢檔案實體時間和范圍受限問題，提供不受時間空間限制的檔案利用服務；利用區塊鏈技術可以探索解決電子檔案的可靠性問題，等等[4]。逐步養成信息化思維習慣，為正確運用信息化思維謀劃工作和解決問題奠定基礎。

檔案是國家和民族的重要記憶，國家發展和歷史延續都離不開檔案。政府部門必須順應信息技術發展需要，主動利用信息技術來拓展檔案工作手段，提升檔案保管利用工作效果。檔案工作要實現“彎道超車”，必須緊緊抓住新一代信息技術帶來的難得發展機遇，主動順應信息技術發展趨勢，加快檔案信息化戰略轉型步伐，全面實現以信息化為核心的檔案管理現代化，推動檔案事業發展邁上新臺階。

參考文獻：

[1] 李貞貞，肖宛如，劉威.政務云環境下機關檔案管理系統設計[J].北京檔案，2020（12）：29-31.

[2]韓翠香.政務服務中心一站式服務模式的優化研究[J].蘭臺內外，2021（18）：17-18.

[3]劉焱華.信息時代檔案信息資源的開發與利用[J].黑龍江檔案，2020（6）：37.

[4] 韓魏華.建設檔案信息資源共享平臺首先要建好檔案網站[J].蘭臺內外，2021（9）：32-33.

作者單位：洮南市退役軍人事務局