工傷保險業(yè)務檔案管理信息化推進探討

摘 要：隨著信息技術和數(shù)字化手段的快速發(fā)展，為提高效率、降低成本以及改善服務質(zhì)量，各行業(yè)都在逐步向信息化邁進，在此背景下，工傷保險業(yè)務檔案管理也逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化和信息化的方向，保險行業(yè)不斷發(fā)展，對于工傷保險的需求也在增加，高效管理工傷保險業(yè)務檔案，包括事故記錄、索賠信息和醫(yī)療資料等，對保險公司的業(yè)務發(fā)展至關重要。首先，介紹工傷保險業(yè)務檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，隨后分析工傷保險業(yè)務檔案信息化建設的重要性和必然性。在此基礎上，提出一些具體措施，如深化工傷保險業(yè)務檔案管理信息化認知、促進工傷保險業(yè)務檔案管理模式信息化轉(zhuǎn)變、工傷保險業(yè)務檔案管理信息化制度完善以及不斷提升工作人員綜合素質(zhì)等，為進一步優(yōu)化工傷保險業(yè)務檔案管理水平、促進相關單位創(chuàng)新發(fā)展奠定堅實基礎。

關鍵詞：工傷保險；檔案管理；信息化；問題；措施

工傷保險是一種社會保險制度，服務對象是因工作事故或職業(yè)病引起的勞動者，為其在身體受到損害或死亡的情況下提供醫(yī)療、康復和撫恤等保障，其核心理念是“預防為主，治療結(jié)合”，即通過加強安全生產(chǎn)管理、提高職業(yè)衛(wèi)生水平等措施，預防并減少工傷事故的發(fā)生，同時，對于受工傷的勞動者，提供必要的醫(yī)療和撫恤保障。目前，工傷保險業(yè)務檔案管理存在著許多問題，如信息化程度低、檔案管理效率低等。信息化管理能夠提高檔案管理的效率和準確性，減少紙質(zhì)文件管理帶來的煩瑣和不便，數(shù)字化檔案能夠更容易地存儲、檢索和共享，有助于快速獲取所需信息，同時，政府對于保險行業(yè)的監(jiān)管日益加強，信息化管理不僅能提高工作效率，還能更好地響應政府監(jiān)管和合規(guī)要求，確保業(yè)務的合法性和規(guī)范性，再加上用戶對于高效、便捷的服務需求不斷增長，信息化檔案管理可以滿足用戶對快速索取相關信息的需求，提升客戶服務的質(zhì)量和效率。因此，提高工傷保險業(yè)務檔案信息化建設水平，不僅是現(xiàn)代管理的必然趨勢，也是提高工作效率、保障數(shù)據(jù)安全、提高服務質(zhì)量、促進信息共享以及推動行業(yè)發(fā)展的重要途徑。

一、工傷保險業(yè)務檔案信息化建設的重要性和必然性

信息化建設可以提高工傷保險業(yè)務檔案管理的效率和準確性，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索，確保工作人員更快速、方便地獲取并處理檔案信息，優(yōu)化業(yè)務辦理的效率，減少人為錯誤、文件遺失和錯放等問題，提高檔案管理的準確性。然而，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到火災、水災等自然災害意外事件的破壞以及被非法獲取或篡改的概率較高。通過信息化建設，可以采用數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理等技術措施，加強檔案的安全保障，只有授權(quán)人員才能訪問和處理相應的檔案信息，提高了工傷保險業(yè)務檔案的隱私和機密性。通過數(shù)字化檔案的建立，可以實現(xiàn)更精準的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計，為業(yè)務決策提供科學依據(jù)的同時，提高業(yè)務協(xié)同和跨部門合作的便利性，促進工傷保險業(yè)務的協(xié)同開展和進一步優(yōu)化，借助信息化手段提升管理和服務水平，確保管理內(nèi)容和管理方式能夠跟上時代發(fā)展步伐。只有通過信息化建設，工傷保險業(yè)務檔案才能更好地適應社會發(fā)展的需求，提供更高效、便捷的服務。

二、工傷保險業(yè)務檔案管理信息化推進現(xiàn)狀

工傷保險業(yè)務檔案管理信息化建設已經(jīng)在一些地區(qū)取得了良好成果，我國許多地方政府和保險機構(gòu)已經(jīng)著手積極推動工傷保險業(yè)務檔案管理信息化工作的落實，并取得了成功。比如上海市人社局聯(lián)合保險機構(gòu)和信息技術企業(yè)，建設“上海市工傷保險綜合管理平臺”，實現(xiàn)工傷保險檔案管理數(shù)字化和自動化。該平臺通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將工傷保險檔案以電子形式存儲，并提供快速、便捷的檔案查詢和管理功能。企業(yè)和個人可以通過在線申報和查詢系統(tǒng)提交工傷保險申報材料，查詢工傷保險待遇和理賠進度，實現(xiàn)工傷保險業(yè)務的電子化和透明化；江蘇省人社廳與保險機構(gòu)合作，建設“江蘇省工傷保險信息管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)了工傷保險檔案的數(shù)字化和集中管理，通過該系統(tǒng)，保險機構(gòu)可以在線錄入、存儲和管理工傷保險檔案信息，并提供快速查詢、統(tǒng)計分析和報表生成等功能。該系統(tǒng)還與其他相關部門的信息系統(tǒng)有效對接，實現(xiàn)工傷保險信息的共享，提高工傷保險業(yè)務的效率和準確性。由此可見，在信息化管理下，工傷保險業(yè)務檔案管理進展神速，通過建設統(tǒng)一的信息平臺、引入先進的技術手段，實現(xiàn)工傷保險檔案的電子化存儲和管理，能夠提高工傷保險業(yè)務的效率和準確性，并利用在線申報和查詢系統(tǒng)，提供多元化服務渠道，方便企業(yè)和個人獲取信息。然而，工傷保險業(yè)務檔案管理信息化推進仍然面臨一些挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)安全和隱私保護、技術平臺的互通互聯(lián)等，為此，需要政府、保險機構(gòu)和信息技術企業(yè)加強合作，制定相關的政策和標準，加強數(shù)據(jù)安全和隱私保護的技術手段，建立統(tǒng)一的信息共享平臺，推動工傷保險業(yè)務檔案管理信息化的協(xié)同推進。

三、工傷保險業(yè)務檔案信息化建設中存在的問題

1.信息在傳遞過程中的完整性和真實性問題

技術因素是導致信息在傳遞過程中存在完整性和真實性問題的重要原因，在信息傳遞過程中，由于網(wǎng)絡故障、系統(tǒng)錯誤以及惡意攻擊等原因，經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞和篡改等情況。人為因素是造成信息在傳遞過程中完整性和真實性問題的原因，包括工作人員的錯誤操作、疏忽大意或不當行為等，如工作人員在錄入或傳輸傷殘軍帖信息時出現(xiàn)錯誤，將傷殘軍帖與生活護理費、一次性傷殘補助金等內(nèi)容混淆，或者故意刪除傷殘軍帖六個等級中的某些部分、篡改傷殘津貼的報銷標準信息等。此外，管理和監(jiān)督不足也是引發(fā)工傷保險業(yè)務檔案信息化建設問題的重要因素，如果缺乏有效的管理和監(jiān)督機制，工作人員沒有足夠的約束和指導，信息傳遞過程中的完整性和真實性便會存在問題，導致工作人員不遵守規(guī)定的流程和操作規(guī)范，缺乏適當?shù)募夹g和安全措施，就會影響信息在傳遞過程中的完整性和真實性，如果系統(tǒng)和網(wǎng)絡沒有足夠的安全性保障措施，容易受到未經(jīng)授權(quán)的訪問，存在數(shù)據(jù)被泄露或被篡改等風險，導致信息的丟失、篡改和冒用，降低檔案信息的安全性。

2.原始資料檔案的保管問題

在工傷保險業(yè)務檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變過程中，存在原始檔案丟失或損壞的情況，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案時，如果沒有嚴格遵守操作規(guī)范和技術要求，可能會導致原始檔案的丟失或損壞，如在掃描或轉(zhuǎn)錄過程中發(fā)生錯誤操作，導致原始資料無法恢復或被破壞。在信息化建設過程中，缺乏明確的政策和規(guī)定，未能妥善保管和管理原始檔案資料，導致檔案的混亂、丟失和濫用，從而影響工傷保險業(yè)務的正常運行和保障。工作人員在處理和保管原始資料檔案時，如果缺乏足夠的專業(yè)知識和責任心，可能會出現(xiàn)不當處理、錯誤操作和疏忽大意的情況，如原始資料被放置在不安全的環(huán)境中，容易遭到損壞或丟失。

3.工傷保險業(yè)務檔案管理人員的素質(zhì)問題

在工傷保險業(yè)務檔案信息化建設過程中，技術和管理要求都在不斷優(yōu)化、提升，但是，檔案管理人員缺乏相關培訓、學習機會不足。缺乏持續(xù)的專業(yè)培訓和提升機制，導致檔案管理人員難以掌握技術和管理的發(fā)展趨勢，影響管理人員在信息化建設中的表現(xiàn)和素質(zhì)提升。檔案管理人員的意識和態(tài)度對自身素質(zhì)提升起到了關鍵作用，如果缺乏對檔案管理重要性的認識和理解，或者對工作缺乏責任心和積極性，工傷保險業(yè)務檔案管理人員便無法充分發(fā)揮工作效能，對檔案管理工作持漠視、敷衍和不重視的態(tài)度，影響工傷保險檔案信息化建設的質(zhì)量和效果。

四、工傷保險業(yè)務檔案管理信息化推進途徑

1.深化工傷保險業(yè)務檔案管理信息化認知

工傷保險業(yè)務檔案信息在參保人執(zhí)行工傷保險時扮演著重要的角色，雖然并未記錄參保人的所有信息，但它是參保人參與工傷保險的主要憑證，為了突出工傷保險業(yè)務檔案管理的規(guī)范性，國家制定了嚴格的標準，要求工作人員按照相關標準，嚴格執(zhí)行檔案管理各項內(nèi)容，包括參保人信息的收集、記錄、整理和存儲以及工傷保險報銷辦理條件，為后續(xù)的工傷保險業(yè)務檔案管理做出重要貢獻。比如西安某單位在為員工報銷工傷保險時，相關工作人員應明確掌握工傷保險待遇費用零星報銷辦理條件，了解相關報銷事項應依據(jù)新修訂《工傷保險條例》（國務院令第586號）、《陜西省實施工傷保險條例辦法》（陜西省人民政府令第97號）以及《西安市工傷保險實施辦法》（西安市人民政府令第23號）的要求嚴格執(zhí)行，報銷對象為在該市參加工傷保險、發(fā)生工傷的職工和已納入基金統(tǒng)籌管理的老工傷人員，辦理條件需滿足工傷職工認定工傷前、駐外和急診發(fā)生的醫(yī)療費用以及符合政策規(guī)定的其他工傷待遇項目。并且，工傷職工正常參保，所在單位足額繳費。傳統(tǒng)的工傷保險業(yè)務檔案管理主要依賴紙質(zhì)記錄，為了確保參保人信息的準確性，工作人員需要詳盡、仔細記錄參保人的信息，但這樣的方式不僅增加了工作人員的工作量，而且加大了后期保管的難度。隨著信息技術的發(fā)展，參保人的信息變得可數(shù)據(jù)化，工作人員可以利用計算機和信息技術，收集、整理、核對和保存參保人的信息，使工傷保險業(yè)務檔案管理更加信息化和便捷化。相關工作人員應該加深對工傷保險業(yè)務檔案管理信息化的認知，不斷運用信息技術處理工傷保險業(yè)務檔案管理工作，提高檔案管理的效率，充分利用信息技術的優(yōu)勢，更好地處理工傷保險業(yè)務檔案信息，為參保人提供更便捷的服務。

2.工傷保險業(yè)務檔案管理模式信息化轉(zhuǎn)變

目前，我國工傷保險業(yè)務檔案管理主要依賴紙質(zhì)和電子數(shù)據(jù)并存的方式，大部分工作人員已經(jīng)認識到信息化對于工傷保險業(yè)務檔案管理的重要性，并開始逐步采用信息技術，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，進一步提高工作效率。為了全面推動工傷保險業(yè)務檔案管理信息化的發(fā)展進程，相關部門和工作人員應該積極推動檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，管理人員可以運用計算機和轉(zhuǎn)錄設備，拍攝檔案信息照片或視頻，將檔案信息數(shù)字化錄入，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化建設，并在傳輸檔案信息時，靈活運用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術，如相關單位應該構(gòu)建以“公共云”為基礎的工傷保險業(yè)務檔案管理信息化應用模式，受理工傷認定程序。用人單位應在事故發(fā)生之后30天內(nèi)，受傷職工或者其直系親屬、工會組織應在事故發(fā)生之后1年內(nèi)，在“公共云”平臺提出工傷認定申請，在經(jīng)過提交材料，受理審查之后，由平臺向管理人員發(fā)出受理通知，經(jīng)過管理人員的調(diào)查核實后，做出認定，并將最終結(jié)果上傳到平臺，告知受傷職工或者其單位和家屬，不僅可以提升檔案信息傳輸?shù)男?，還能避免紙質(zhì)檔案信息在傳輸過程中出現(xiàn)破損的情況，保證工傷保險業(yè)務檔案信息的完整性。通過這些措施，可以逐步實現(xiàn)工傷保險業(yè)務檔案的信息化管理，提升工作效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，為工傷保險業(yè)務的審批與落實提供準確的數(shù)據(jù)支持。

3.完善工傷保險業(yè)務檔案管理信息化制度

工傷保險業(yè)務檔案管理信息化的實現(xiàn)，離不開制度支持，通過對基礎設備設施的不斷完善，積極構(gòu)建信息化平臺，提高檔案資料準確性、真實性和完整性，強化各項規(guī)范的可行性，從而促進工傷保險業(yè)務檔案管理信息化的全面發(fā)展。相關部門應該制定相應的規(guī)章制度，充分滿足工傷保險業(yè)務檔案管理信息化的需求，在實現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，相關單位以及管理人員需要將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，完善相關制度，規(guī)范員工的思想和工作態(tài)度，確保員工能夠準確錄入檔案資料，提高資料的準確性。隨著工傷保險業(yè)務檔案管理信息化建設的推進，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐步被替代，而信息化模式離不開數(shù)據(jù)的錄入與傳輸，為確保檔案信息的真實性和完整性，相關部門應嚴密監(jiān)督檔案的錄入和傳輸過程，并制定相關的規(guī)章制度，約束工作人員的行為，使其按照制度要求，錄入和傳輸工傷保險業(yè)務檔案管理信息，完善檔案信息。目前，檔案部門使用內(nèi)部局域網(wǎng)，錄入與傳輸工傷保險業(yè)務檔案管理信息，這種網(wǎng)絡模式能夠保證檔案信息具有較高的安全性。

4.不斷提升工作人員綜合素質(zhì)

在日常工作中，工作人員可以運用信息技術，對檔案數(shù)據(jù)錄入與管理，推動工傷保險業(yè)務檔案管理的信息化進程。為實現(xiàn)這一目標，工作人員應該不斷鍛煉自身的業(yè)務能力，總結(jié)和分析日常工作，發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。通過持續(xù)學習和專業(yè)培訓，提升自身的業(yè)務水平和技能，逐步強化工作能力。檔案工作人員還要不斷提升自身的道德素養(yǎng)，遵守工傷保險業(yè)務檔案管理信息化制度的要求，約束自己的思想和行為，認真對待每項工作，確保工作按照規(guī)定程序有效落實，使工傷保險業(yè)務檔案管理信息化建設更加制度化和規(guī)范化，提高檔案管理工作效率。檔案工作人員還應該培養(yǎng)計算機操作能力和信息技術運用能力，正確使用計算機和信息技術，開展檔案信息的錄入、整理、傳輸和調(diào)取工作，為工傷保險業(yè)務檔案管理信息化建設提供支持。

五、結(jié)束語

信息化建設為工傷保險業(yè)務檔案管理帶來諸多優(yōu)勢，包括提高效率、增強安全性、促進創(chuàng)新和適應時代發(fā)展等。在未來的發(fā)展中，各方應緊密團結(jié)，共同努力，推進工傷保險業(yè)務檔案管理信息化建設，為構(gòu)建更加公平、高效的社會保障體系做出積極貢獻！

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（作者單位：嘉祥縣人力資源和社會保障局社會保險事業(yè)中心）

作者簡介：杜曼麗（1975—），女，漢族，山東嘉祥人，本科，副高級職稱，研究方向：檔案管理。