自然資源和規劃局檔案管理 信息化技術應用研究

摘 要：隨著全球信息化時代的到來，互聯網以及人工智能技術得到了廣泛應用。信息技術日益成熟，并普及到了各行各業，其中檔案管理信息化受到了廣泛關注并取得了較大發展。自然資源和規劃局作為我國社會發展的重要部門之一，其檔案真實記錄了我國自然資源的變遷，并為自然資源和規劃局未來的發展以及管理工作提供了翔實的重要信息。因此，自然資源和規劃局檔案管理工作極為重要。自然資源和規劃局要緊隨時代發展，加強內部信息化建設，尤其是檔案管理信息化建設，從而推動國土資源檔案工作高效、有序、健康開展。

關鍵詞：自然資源和規劃局；檔案管理；信息化技術；應用

引言

自然資源和規劃局檔案是國家檔案的重要組成部分，傳統的自然資源和規劃局檔案大多數是通過紙質形式保存。一方面，傳統的保存方式流程比較復雜，不利于工作快速開展：另一方面，檔案管理缺乏規范化，容易導致在保存過程中出現破損、遺失等問題。為高效管理并推動檔案信息共享，自然資源和規劃局應加強檔案信息化建設，運用信息技術，建立自然資源和規劃局檔案數據庫。

信息技術的快速發展及廣泛應用，對我國社會各行各業的發展起到了積極的促進作用，自然資源和規劃局作為重要的部門，加強信息化建設尤其是檔案管理信息化建設迫在眉睫。這項重要的建設工作應引起相關領導的重視，并制定合理、科學的發展規劃，落實信息化建設，從而保證檔案管理工作能夠緊跟時代潮流，與時俱進，能夠健康、有序開展。為了保證自然資源和規劃局檔案管理的高效運轉，要將檔案管理信息化建設作為當前的重要工作內容，有序將原有紙質檔案做數字化處理，建立相應的資料數據庫，開發、使用檔案管理軟件，不斷提高相關技術以適應社會的發展步伐。目前，我國自然資源和規劃局檔案管理工作取得了相當的成績，但仍存在著一定的問題急需解決和完善。

一、自然資源和規劃局檔案管理信息化建設的重要意義

自然資源和規劃局相關檔案資料眾多，對檔案管理工作相當重視，起步較早，經過多年的發展，已經取得了相當大的進步。檔案信息化建設，就是把傳統的紙質檔案轉化為電子檔案。隨著信息技術的迅猛發展，把傳統紙質檔案轉化為電子檔案的方式也越來越多樣，通過運用掃描儀和計算機等設備設施，可以快速實現檔案的快速轉換。自然資源和規劃局檔案管理工作內容包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計以及檔案利用六個方面。傳統檔案以紙質為主，海量的檔案不僅占據了大量的空間存儲，還需要人力來分類管理，查閱起來耗時耗力，極為不便。隨著時代的發展，自然資源和規劃局檔案管理從最早的紙質檔案管理模式向紙質檔案與電子檔案相結合的管理模式轉變，進入信息時代，自然資源和規劃局檔案管理正在向信息化管理模式全面轉變，信息化管理體系正在加快建設并不斷完善、改進。隨著近年來我國對自然資源利用和發展的重視，農村土地面積日益擴大，流轉速度較快，為了應對這樣的發展局面，自然資源和規劃局檔案管理正在全面信息化升級，將原有的紙質檔案管理向信息化管理轉型，從而在提高檔案管理工作效率的同時更加規范化。

二、自然資源和規劃局檔案具備的特征

1.具有多樣性

自然資源和規劃局檔案種類很多，既有綜合類的檔案，如科技檔案、電子檔案和實物檔案等，還有業務性的檔案，如建設用地檔案、自然資源利用規劃檔案等。自然資源和規劃局檔案還可以按門類和載體劃分，分為很多種情況。因此，資源檔案的多樣性決定了其工作的難度，種類比較復雜多樣，在管理上也會出現很多困難。但是，通過信息化的管理模式，可以自動、高效地分類檢索，為國土資源檔案的管理起到了很大的作用，從而推動我國經濟的發展。

2.具有完整性

自然資源和規劃局檔案雖然多樣性，但其更大的特點是具有完整性。比如一塊土地，其審批、利用、完成和利用過程中出現的一系列問題都會詳細記錄在檔案中，正是這一條條的記錄，形成了自然資源和規劃局完整的檔案。

三、我國自然資源和規劃局檔案管理信息化建設中存在的問題

1.檔案工作人員素質有待提高

檔案管理工作是一個條理性強、需要規范操作的工作，對于工作人員的素質有一定的要求。但有些相對偏遠地區的自然資源和規劃局并未把檔案管理工作人員的素質作為重要工作來抓，往往認為檔案管理工作也就是資料歸檔工作，隨便找個人就可以做好，對于檔案工作人員的素質沒有具體要求，導致檔案管理崗位流動性大，條例規范落實不到位，資料不完善，歸檔位置不準確，甚至出現因氣候等原因存儲不當，導致紙質檔案發霉、損壞，甚至遺失等嚴重的工作失誤，這都與檔案管理人員素質不高有著密切關系，不僅對國土資源檔案的查閱和使用帶來了不便，最重要的是降低了檔案使用的效率。

2.自然資源和規劃局檔案管理資金匱乏，投入較少

盡管我國的自然資源和規劃局檔案管理工作開展較早，并取得了一定的成績，但隨著時代的發展，舊的紙質管理模式已經落后，跟不上時代的發展，而信息化建設遲遲未落實到位，究其原因，主要是在檔案管理信息化建設中資金匱乏，缺少投入。檔案管理信息化建設需要一定的基礎設備設施作為保障，缺乏相應的投入，信息化建設也只能是空談。因此，我國自然資源和規劃局檔案信息化建設還需要增大資金投入，從而保障信息化建設工作順利開展。

3.相關領導缺乏對信息化建設的認知及重視

科技的進步帶來的技術發展，讓自然資源和規劃局檔案管理信息化建設越發迫切。而一些自然資源和規劃局的相關領導，由于無法從檔案管理工作中看到相應的經濟效益，忽視了檔案管理工作的重要性，對檔案管理信息化建設缺乏足夠的重視，導致檔案管理基礎建設投入不足，信息化建設更是無從談起，更為嚴重的是，個別領導干部甚至錯誤地認為檔案管理信息化建設純屬浪費人力、物力，根本沒有建設的必要。沒有長遠的發展眼光，導致自然資源和規劃局檔案管理信息化建設發展緩慢。

4.自然資源和規劃局檔案管理混亂，缺乏系統性、保密性

自然資源和規劃局管理機制的混亂導致檔案管理工作缺乏系統性、完整性，使得檔案管理出現散亂的現象。未統一管理制度及科學的方法，會使檔案分類及存放雜亂無章，檔案資料散落在不同地方，查找不便，容易遺失、損壞。除此之外，作為國家重要的信息資源，沒有規章制度的強力約束和徹底的執行力，會導致機密檔案的泄露，甚至被別有用心的人獲取，從而造成不可彌補的損失。

5.硬件設備設施配置不到位，影響了檔案管理信息化建設的步伐

沒有完善的硬件設備設施基礎，自然資源和規劃局檔案管理信息化建設就是空中樓閣。完善的檔案管理硬件設備設施是順利開展工作的必要條件，也是有效提高檔案管理工作效率和質量的重要保障。但從目前來看，相當一部分地區的自然資源和規劃局在硬件設備設施配置上不到位或是存在設備設施陳舊、老化問題，無法滿足當前國土資源檔案管理工作的需要。

6.缺乏先進的檔案管理技術

進入到21世紀，隨著互聯網、大數據等技術在各行各業的廣泛應用，先進的管理模式和技術已經開始普及。但在一部分自然資源和規劃局中，傳統檔案管理模式依舊占據主導地位，對先進的信息技術應用較少或是僅僅應用一些最基礎的技術工具而已。落后的檔案管理技術，導致檔案資料查找不便，工作效率低下。

四、自然資源和規劃局檔案管理信息化建設的應用研究

1.提高人員素質，打造一支高素質的檔案管理隊伍

自然資源和規劃局要認識到只有提高檔案管理工作人員的素質，才能保證檔案管理工作的順利開展，高素質的管理人員是檔案管理信息化建設的必要保障。首先，檔案管理工作人員要認識到檔案工作的重要性，增強責任感，并提高自身的職業道德修養，在工作中積極發揮主觀能動性；其次，自然資源和規劃局要對檔案管理工作人員開展相關的專業培訓，不僅要針對計算機、網絡技術開展培訓，還要提升工作人員對信息化發展形勢的認知，做到與時俱進，確保掌握的信息技術能夠緊跟時代發展。

2.對基礎設備設施建設加大資金投入

自然資源和規劃局要認識到開展檔案管理信息化建設只有完善基礎設備設施，才能保障檔案管理信息化建設的順利實施。在檔案信息化建設過程中，應根據自然資源和規劃局檔案管理的要求，注重檔案信息化建設的整體設計、軟件開發、掃描錄入和光盤備份、設備設施選型和檔案資料查詢等相關建設，打造先進的自然資源和規劃局檔案管理平臺。同時，應構建完善的自然資源和規劃局檔案信息化建設系統，充分利用光纖、磁盤陣列等手段，突出檔案信息化建設系統的可擴展性，從而更好地滿足檔案存儲容量的需求。因此，自然資源和規劃局要加大基礎建設的資金投入，除了必備的軟硬件設備設施外，還應加強單位內部網絡建設，以此實現內部信息實時共享，有效提高各部門之間相互配合的工作效率。

3.領導干部帶頭提高對檔案管理重要性的認識

當前，自然資源和規劃局檔案管理部門的領導應切合實際，只有對信息化檔案管理工作引起足夠的重視，才能做到對信息化檔案管理工作理念的及時更新，實現積極推動檔案管理工作的目的。同時，由于自然資源和規劃局單位下屬部門較多，使得在檔案管理工作開展時，可能會面臨大量信息的整合問題，由于信息化管理還沒有普及，會導致相關部門不能及時在數據庫內記錄和更新信息，這些問題將嚴重影響檔案管理信息化的發展進程。所以，自然資源和規劃局要及時更新單位內部的管理方式和理念，借助信息技術，為檔案管理工作提供相應的技術支撐，推動自然資源和規劃局檔案管理信息化建設。自然資源和規劃局檔案管理信息化建設的順利實施，離不開相關領導的重視。因此，作為領導者，要對當今信息化時代的發展有清楚的認知，重視檔案管理信息化建設，并從實際工作中給予支持。

4.圍繞檔案管理信息化建設，完善管理規章制度

管理規章制度是提升工作規范性、有效性的重要途徑，也是推動各項工作有序開展的先決條件。自然資源和規劃局檔案管理信息化建設也離不開相應的規章制度。從實際而言，管理規章制度建設需要緊密圍繞檔案管理信息化建設的實際，有針對性地修訂檔案立卷歸檔規范、保管期限以及分類方案等內容，保障自然資源和規劃局管理部門各種類型的檔案能夠按照規章制度來收集、歸檔。同時，還需要根據信息技術發展動態，健全電子檔案歸檔制度、電子文件移交制度、接收管理制度、電子檔案鑒定制度、網絡安全保密制度等，規范自然資源和規劃局檔案管理整個流程。還要明確相關職責，建立對應的責任機制，將責任明確到個人。

5.提高自然資源和規劃局檔案管理的整體性和系統性

為了有效提高自然資源和規劃局的工作效率，需要加快對檔案管理信息化建設的步伐，提高其整體性和系統性。提高自然資源和規劃局檔案管理的整體性和系統性，需要遵循檔案統一領導和管理分層次整理的基本原則。

6.完善和創新自然資源和規劃局檔案管理技術，多方位推動信息化建設

建設以互聯網為基礎的自然資源和規劃局信息化檔案管理系統，必須推動信息化建設，以實現檔案信息共享。加強自然資源和規劃局檔案管理的可靠性，夯實信息化檔案管理系統功能更新的基礎。同時，要實現多元化保護，讓信息化檔案管理系統的數據具備保密性、安全性。自然資源和規劃局檔案管理部門要結合實際工作需要，制定檔案歸檔范圍和檔案保管的具體要求，提高檔案管理的規范化水平。

完善自然資源和規劃局檔案管理技術，需要實現檔案管理的信息化與電子化。將具有現代化、信息化的檔案管理技術應用到自然資源和規劃局檔案管理工作中，從而適應信息化時代的來臨。利用計算機技術和互聯網技術對相關檔案做電子備份，以電子版和紙質版兩種形式管理和存儲檔案，有效提高檔案的安全性。

五、結束語

綜上所述，自然資源是我國國民經濟發展的重要保障，尤其是一些稀有資源，更是對我國的國防安全有著重要影響。因此，為了自然資源和規劃局的有效管理和長遠發展，檔案信息化建設必不可少。目前，我國在自然資源檔案信息化建設過程中還存在著管理人員素質不高、資金投入少、相關領導不重視等諸多問題，但通過完善檔案管理信息化建設管理規章制度、完善和創新檔案管理技術以及提高相關領導對檔案信息化建設的重視、組建一支高素質管理人員隊伍等多種手段，自然資源和規劃局檔案信息化建設必將日益成熟、完善，推動自然資源和規劃局檔案工作高效、有序開展，使我國自然資源得到合理、有效的管理。

參考文獻：

[1]傅 宇.新時期加強國土資源檔案信息化建設的對策探討[J].浙江國土資源，2017（4）：28-29.

[2]李 群.國土資源業務檔案數字化管理存在的問題與對策[J].蘭臺內外，2017（2）：38.

[3]馬卓敏，張先華，朱海龍.借助先進技術促進山東省國土檔案管理現代化[J].數碼世界，2018（7）：363.

[4]鄭金月.從檔案治理體系視角看新修訂檔案法[J].浙江檔案，2020（07）：14-17.

[5]孫繼光.信息化時代下加強自然資源檔案數字化建設的途徑探索[J].城建檔案，2020（02）：13-14.

[6]湯沛淳.自然資源檔案的特點及管理工作實踐路徑思考[J].傳媒論壇，2020，3（13）：118-119.

[7]王 嵐.國土資源檔案管理信息化建設工作探討[J].卷宗，2016，6（8）：275.

[8]齊 林.淺談國土資源檔案管理信息化建設[J].海峽科學，2013，（12）：41-42.

（作者單位：單縣自然資源和規劃局）

作者簡介：黃乾（1986—），女，漢族，山東菏澤人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。