關于本鋼建筑施工企業檔案管理的思考

范恩風

本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司

隨著鞍鋼集團與本鋼集團合并重組的融合，鞍鋼集團與本鋼集團不斷加大企業管理力度，互補性增強，特別是鞍鋼集團作為央企，高度重視企業檔案管理，本鋼集團在原有不斷加強和改進企業檔案管理的基礎上，也在不斷吸取鞍鋼集團企業檔案管理嚴格細致的經驗，改進和加強本鋼集團的企業檔案管理。筆者長期從事本鋼集團建筑施工企業檔案管理，依據學習和掌握的檔案管理理論知識和建筑施工企業檔案管理的實踐，參考鞍鋼集團檔案管理的有關規定和經驗，試圖探討加強本鋼集團企業檔案管理的途徑，特別是研究本鋼集團建筑施工企業加大檔案管理力度的有效措施。

一、高度重視檔案管理人員業務素質的提高

筆者在長期的建筑施工企業檔案管理工作中深刻體會到，建筑施工企業的檔案管理人員要自強不息，要努力提高企業檔案管理水平。其中提高企業檔案管理人員的業務素質與提高企業檔案管理水平是密不可分的，是相輔相成、相互促進提高的關系。

檔案管理是一門學科，企業的檔案管理人員必須掌握檔案管理理論知識，對檔案管理的理論懵懵懂懂，是非不清，就不可能做好企業的檔案管理。特別是建筑施工企業，其具有施工地點分散、人員及施工機械設備流動性大等特點，更需要建筑施工企業的檔案管理工作人員愛崗敬業，在檔案的收集、保管、利用、保護以及檔案信息化建設等方面進行理論研究和應用。特別是在世界經濟一體化的背景下，本鋼所屬的建筑施工企業檔案管理人員更要與時俱進，學習和借鑒國外先進的檔案管理經驗，發力提高企業檔案管理水平。

二、抓好企業檔案的收集

建筑施工企業施工地點分散，人員、施工周轉料具、施工機械設備等流動性大，會給建筑施工企業的檔案收集帶來很大的困難。

（一）深入施工現場收集檔案

多年來，本鋼建筑施工企業檔案管理工作人員每天都在辦公室等待各基層單位的兼職檔案管理人員報送檔案材料，企業專職檔案管理人員坐等接收。企業某些專職檔案人員在機關辦公室“一杯茶，一支煙，一張報紙看一天”，沒有工作可干。這是一個弊端，需要調整和改進，補短板。建筑施工企業專職檔案管理人員要深入施工現場，跟蹤收集工程檔案等資料，只有到生產一線才能改進檔案資源較貧乏的局面。企業檔案的收集要按照法律、法規的規定，把分散在建筑施工企業各基層單位或各職能部門的檔案文件及時收集或接收。檔案收集工作是整個建筑施工企業檔案管理工作的初始工作，意義重大，必須引起企業高管和企業檔案管理人員的高度重視。應當澄清的是，認真抓好建筑施工企業檔案的收集工作，是貫徹《中華人民共和國檔案法》的重要工作內容，也是貫徹落實檔案統一管理原則的重要內容和具體措施，是積累企業檔案資源的最基本保證?？梢栽囅耄喝绻ㄖ┕て髽I檔案收集工作抓得不實，檔案收集得不完整，勢必將直接影響到檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管以及檔案的統計、檔案信息的利用等等。 對建筑施工企業而言，企業檔案管理人員要離開辦公室，主動走進基層，及時全面地收集檔案。

（二）動態研究檔案管理問題

建立企業檔案收集管理規定，其目的就是規范企業檔案收集工作標準化、程序化。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司高度重視企業檔案的收集工作，企業組建了企業檔案管理工作領導小組，企業經營經理擔任企業檔案管理工作領導小組組長，各有關職能科室的科長、主任任組員，定期或不定期地依據企業檔案收集出現的問題，適時組織有關部門和有關人員，特別是企業專兼職檔案工作人員參加研究分析會、研討會，分析企業在檔案收集工作中存在的問題。既擺問題，查找不足，又總結企業在檔案收集過程中的成功經驗，查找問題，提出措施努力改進，規范企業的檔案收集工作。

三、重視企業檔案的保管

企業應重視企業檔案的保管工作，企業的檔案保管工作要在受控之中，要根據檔案的類型和狀況，對其進行入庫存放、庫房管理及采取安全防護措施。檔案保管工作的目的是維護檔案的完整與安全，盡量避免和減少因自然因素和人為因素給檔案帶來的損害，延長檔案的壽命，為檔案工作奠定物質基礎[1]。建筑施工企業在企業檔案的保管過程中，要注意企業檔案在利用過程中的保管，特別是對工程技術檔案而言，檔案在調卷、查閱、還卷的過程中，往往會對檔案造成磨損及損壞，因此需要制定有效的檔案保護制度，用制度來規范借閱人員的行為，促使他們愛護檔案，有效地保護檔案，促使工程技術等檔案在施工過程中有效地發揮作用。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司建立了企業檔案使用登記和交接制度，明確規定了檔案出入庫時對調卷、還卷及交接等環節進行登記、簽收的手續，并要求嚴格執行，同時，本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司建立了《企業檔案利用規范規定》，規定中對企業檔案利用行為進行了嚴格的規范，嚴禁在借閱的檔案上勾畫、涂抹，嚴禁未經過有關批準擅自將企業檔案帶離規定的使用現場，未經允許不得擅自拍照、抄錄、復印，對損壞檔案的行為都有嚴格的懲罰規定。

（一）企業檔案庫房人員進入檔案庫房規定

加強企業檔案庫房管控，就要建立檔案庫房人員進入制度，對進出檔案庫房的人員、時間、方式，都要有明確的制度規定。一般說來，檔案庫房只有企業檔案工作人員可以進出，未經批準的人員不允許進入企業檔案庫房，非工作時間，不允許企業檔案人員進入檔案庫房。企業檔案室內無人，要關燈、關窗、鎖門。

（二）企業檔案室防控措施要求

為了使企業檔案庫房安全使用，要著力加強企業檔案庫房的安全防控。一是防火。要防止電火和人為火災。要求電工仔細地檢查企業檔案庫房的電燈照明和其他電器設備的線路，確保企業檔案庫房不能因為線路發生火災。企業檔案庫房內不允許吸煙，違者必究，必罰。必須從嚴管控，堅決杜絕企業檔案庫房火災的發生。二是防水。水火不留情，企業檔案庫房內原則上不能有水龍頭，要遠離水源，要注意防洪，確保企業檔案庫房不受水災影響。三是防潮、防霉。企業檔案庫房要通風、防濕、防潮。文件紙張受潮就會損壞，防潮和防霉緊緊相連，檔案潮濕就要變霉，要保持企業檔案庫房清潔衛生。嚴格控制檔案室溫度，經常檢查，防患于未然。四是防蟲。要抓好檔案庫房封閉性管理，要營造不利蟲子生存的環境。加強企業檔案庫房的檢疫，要利用驅蟲藥物加強企業檔案庫房防蟲。五是防盜。要對企業檔案庫房的門窗進行加固，要安裝防盜報警器，不斷強化企業檔案庫房安全管控。

（三）企業檔案庫房突發事件管控

所謂突發事件是指由人為或自然因素引起的突發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應急處置措施以應對的事件。主要包括：針對潛在的災害風險，如水災、火災、盜竊、地震、爆炸等編制檔案應急搶救預案，在對永久保存的檔案實行分級保管的基礎上優先搶救珍貴檔案。通過模擬演習提高和加強檔案人員的應急搶救能力。對珍貴檔案建立安全副本并實行異地保管，可在意外發生時避免遭受損毀。國際檔案界對于檔案的應急管理給予了高度關注，國際檔案理事會于1997 年編制發布了《檔案災難預防及應對指南》，全面地闡述了災害預防和應對所涉及的各不同方面內容。此外，美國、加拿大、澳大利亞等國的檔案部門也制定了較為詳細的檔案災害預防和應急管理策略[2]。我國國家檔案局于2008 年10 月發布了《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》。該《管理辦法》規定，突發事件應急處置工作應貫徹統一領導、分級負責、及時反應、果斷決策、合作互助的原則。各級檔案行政管理部門、各級國家檔案館、中央和國家機關檔案部門應建立嚴格的突發事件防范和應急處置責任制，制定相關工作預案，切實履行各自職責，保證突發事件應急處置工作有序進行。突發事件應急處置預案應向有關主管機關和上級檔案行政管理部門備案。應急預案的內容包括：

一是編制和實施預案的有關危機情況和背景。

二是應急處置工作的目標、要求和具體措施。

三是應急指揮機構的建立及其人員組成，應急處置工作隊伍的數量、分工、聯絡方式、職能及調用方案。

四是有關協調機構、咨詢機構及能夠提供援助的機構、人員及其聯系方式。

五是搶救檔案的順序及其具體位置、庫房常用及備用鑰匙、重要檢索工具的位置和管理人員。

六是檔案庫房所在建筑供水、供電開關及檔案庫區、重點部位的位置等。

七是有關主管機關和上級檔案行政管理部門報告的聯系方式。

八是其他預防突發事件、救災應注意事項。

四、抓好檔案信息化建設

企業檔案管理信息化是指以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以檔案信息資源社會共享為目標的動態發展過程，在具體組織實施檔案信息化建設的過程中，需要注意加強對若干策略的設計與研究。首先，要建立企業檔案信息管理制度。數字經濟的發展促進了數字檔案信息的發展，數字檔案信息是檔案信息化建設的重要資源基礎。數字檔案信息一般有兩個來源：一是伴隨管理進程而形成的電子文件與電子檔案；二是對紙質檔案的數字化轉換。為此，數字檔案信息采集建設就圍繞上述兩個方面展開。針對電子文件與電子檔案的管理標準化，國家檔案局、建設部、國家科委、國家質量技術監督局等部門先后發布了4 個有關CAD 電子文件的管理標準及《電子文件歸檔及管理規范》，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等作了指導性規定：“應明確歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。”與此相關，目前我國還制定了《革命歷史檔案資料目錄軟磁盤數據交換格式》（DA/T17.5-1995）、《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）等近十個國家級行業標準。但在電子文件管理規范所提出的標準化目標上還存在標準和政策配套建設上的缺陷，如缺少與之配套的元數據標準、數據存儲格式標準、術語標準、電子文件保管期限表等，因此，檔案信息管理制度標準的制定仍需加強。其次，檔案信息管理軟件要標準化。標準化主要體現在應用軟件的通用性和統一性兩個方面。軟件的標準化與規范性要求是絕對的，而軟件的統一性和通用性要求則是相對的。從總體上看，數量眾多、質量不齊、格式互異是目前我國檔案信息管理軟件的基本特點。從集約化和規范效應以及檔案信息共享的要求出發，檔案信息管理軟件最終還是要求逐步趨于規范。最后，建設相關的術語標準、資源的標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式、對象數據格式等標準。技術標準規范包括電子文件、檔案數據存儲壓縮格式數據交換標準規范、數據加水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等。總之，全面加強建筑施工企業檔案管理信息化建設，是一項加強和推進企業檔案管理實現科學化的重要工作內容，需要認真探究，并在企業檔案信息化建設過程中不斷總結經驗，填充完善和改進。