企業(yè)歸檔工作前端介入的信息化方法應(yīng)用研究

文/北京機(jī)械設(shè)備研究所 侯雁茹 陳曉旭 國艷麗

20 世紀(jì)，西方社會(huì)誕生了前端控制理念和全程管理理念。20世紀(jì)30年代，我國的文書檔案連鎖法將前端控制理念運(yùn)用到文件歸檔前的流轉(zhuǎn)和管理中[1]。我國的檔案學(xué)者何嘉蓀也曾提出文件生命周期理論，這些理論凸顯了前端介入在檔案管理工作中的重要性[2]。因而，企業(yè)檔案工作者提出了“三納入”“四參加”和“四同步”制度，旨在將歸檔工作前端介入制度化，強(qiáng)調(diào)了檔案部門在歸檔前要介入文件的管理中去，從制度保障、切入點(diǎn)和實(shí)施方式上給檔案部門提供前端介入的指導(dǎo)方向[3]。

實(shí)踐中，檔案部門一方面受到在企業(yè)中的地位和職能的局限，另一方面缺乏有效的方法真正介入文件管理中并發(fā)揮應(yīng)有的作用，要想真正收到“三納入”“四參加”和“四同步”制度所預(yù)想的效果并不容易。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理工作呈現(xiàn)出文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化等特點(diǎn)。檔案部門應(yīng)適應(yīng)時(shí)代的潮流，研究出適應(yīng)信息化時(shí)代的文件管理和歸檔模式[2]。

一、利用信息化管理方法實(shí)施前端介入的必要性

很多企業(yè)都將“三納入”“四參加”和“四同步”要求寫入了檔案管理制度，但在執(zhí)行制度過程中卻得不到很好的落實(shí)。同時(shí)，制度要求執(zhí)行的范圍有限，不能涵蓋企業(yè)所有的工作活動(dòng)，導(dǎo)致很多工作活動(dòng)沒有前端介入制度作保障。

在企業(yè)大量的業(yè)務(wù)工作和活動(dòng)中，檔案人員每件都“參加”“同步”無疑是不現(xiàn)實(shí)的，但歸檔又是必要的，保證歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性是歸檔的基本要求。在現(xiàn)有條件下，要實(shí)現(xiàn)歸檔工作前端介入與控制困難重重。這可能造成：（1）歸檔計(jì)劃完成率低；（2）業(yè)務(wù)人員整理歸檔文件耗時(shí)長、效率低、歸檔積極性不高；（3）歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性得不到保證。

要解決上述問題，檔案部門需要介入歸檔工作的前端，從制定歸檔計(jì)劃開始，到業(yè)務(wù)部門管理文件和預(yù)立卷，再到歸檔，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要介入。要實(shí)現(xiàn)真正的“介入”，需要有效的介入方法，這就要從管理和技術(shù)兩方面雙管齊下。一方面管理制度上需要做一些改變，另一方面技術(shù)上要有良好的平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)前端介入。利用信息化管理方法來真正實(shí)現(xiàn)歸檔工作前端介入和控制是必要的，建立前端介入的文件管理平臺(tái)勢(shì)在必行。

二、運(yùn)用信息化管理方法靈活實(shí)施前端介入

（一）實(shí)現(xiàn)可利用資源優(yōu)化配置，尋找滿足條件的信息化平臺(tái)。企業(yè)檔案部門要準(zhǔn)確把握自身定位，實(shí)現(xiàn)自身可利用資源的優(yōu)化配置。各類檔案由于其生成的源頭不同，有的需要紙質(zhì)簽署，有的在業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行管理，其特點(diǎn)不同，可以有針對(duì)性地對(duì)不同類檔案實(shí)施不同的前端介入方法。檔案部門可以介入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，從文件產(chǎn)生的源頭參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成和管理的文件。無業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理或在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中無良好的介入方案時(shí)，可以選擇檔案管理系統(tǒng)實(shí)施前端介入。

（二）利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施前端介入的應(yīng)用。利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施前端介入，是檔案部門介入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，在文件歸檔前對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)介入與管理，使其源頭可控，滿足歸檔的電子文件“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求。業(yè)務(wù)系統(tǒng)介入管理文件，通過接口推送至檔案管理系統(tǒng)完成歸檔。

1.合同歸檔管理。某企業(yè)將信息化前端介入方法應(yīng)用于合同管理系統(tǒng)，管理與歸檔流程分四步：第一步，合同起草人在合同管理系統(tǒng)中填寫合同要素并上傳合同文本，提交電子審簽流程，批準(zhǔn)后，打印紙質(zhì)合同，簽署生效；第二步，合同起草人在合同管理系統(tǒng)中將已批準(zhǔn)的合同流程提交歸檔，同時(shí)將生效的紙質(zhì)合同移交給檔案管理員；第三步，檔案管理員核對(duì)電子流程中的要素和紙質(zhì)合同的要素齊全、合規(guī)，將紙質(zhì)合同掃描上傳合同管理系統(tǒng)，點(diǎn)擊按鈕完成合同線上歸檔移交手續(xù)。同時(shí)，自動(dòng)觸發(fā)推送合同要素和合同掃描附件至檔案管理系統(tǒng)，生成條目并關(guān)聯(lián)附件，檔案管理員完成組卷、編號(hào)等工作；第四步，完成歸檔移交手續(xù)的合同繼續(xù)辦理財(cái)務(wù)收、付款業(yè)務(wù)。合同歸檔管理如圖1所示。

圖1 合同歸檔管理示意圖

從合同歸檔管理的實(shí)例可以看到，歸檔移交流程轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)人員省去了在兩個(gè)系統(tǒng)分別操作的工序，充分凸顯了檔案部門的服務(wù)職能。合同的要素和附件通過接口自動(dòng)推送，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和歸檔的及時(shí)性。

2.產(chǎn)品技術(shù)文件歸檔管理。某企業(yè)將信息化前端介入方法應(yīng)用于PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）中，介入文件版本和技術(shù)狀態(tài)控制中。文件在升版本時(shí)，檔案管理人員對(duì)更改單進(jìn)行審核。檔案管理人員參與技術(shù)狀態(tài)基線的開放、修改，直到技術(shù)狀態(tài)固化。PDM 自動(dòng)推送基線數(shù)據(jù)到檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中補(bǔ)充檔號(hào)等檔案要素后完成歸檔。在PDM 技術(shù)文件歸檔管理的實(shí)例中能看到，檔案管理人員通過授權(quán)介入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，參與技術(shù)文件的版本和技術(shù)狀態(tài)控制，歸檔文件直接由系統(tǒng)接口推送，能夠明確歸檔文件的來源，使文件從生成到歸檔的程序規(guī)范、要素合規(guī)。

3.利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施前端介入的效果良好但無法全面應(yīng)用。以上兩個(gè)管理模式，檔案部門在少量門類的電子文件管理實(shí)踐中探索到了一些前端介入的方法，實(shí)施效果良好。然而，企業(yè)檔案類目繁多，合同、技術(shù)文件僅占其中一部分，有系統(tǒng)管理的門類文件只占少部分，受成本等因素影響，短期內(nèi)也不可能全覆蓋所有文件。在沒有業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理文件時(shí)，依然需要信息化的方法實(shí)現(xiàn)檔案部門對(duì)歸檔工作的前端介入。

（三）利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)施前端介入的應(yīng)用。利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)施前端介入，將文件通過檔案管理系統(tǒng)管理，從而實(shí)現(xiàn)前端介入。這種方法是在無業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理文件或檔案人員無良好的業(yè)務(wù)系統(tǒng)介入機(jī)制的情況下，實(shí)施信息化方法前端介入的方式。短期內(nèi)，這種方式可以作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)前端介入的補(bǔ)充方案，實(shí)現(xiàn)歸檔工作前端介入通過信息化方法全覆蓋。

1.檔案管理系統(tǒng)具備文件管理功能。在檔案管理系統(tǒng)中，文件管理模塊是與檔案管理模塊分開的獨(dú)立功能模塊，與檔案管理互不影響。文件管理模塊供業(yè)務(wù)部門和個(gè)人管理文件，檔案由檔案管理模塊管理。文件管理界面具有檔案管理界面基礎(chǔ)功能。功能越強(qiáng)大，推廣使用越容易。因而，檔案部門應(yīng)致力于完善系統(tǒng)功能，給用戶提供良好的使用體驗(yàn)，使用戶能夠感受到使用檔案管理系統(tǒng)管理文件的好處，主動(dòng)利用檔案管理系統(tǒng)管理文件。這樣，才能從源頭保證文件的完整性和準(zhǔn)確性。

（1）個(gè)人文件管理和部門文件管理功能的作用。文件管理模塊將個(gè)人和部門的文件分級(jí)管理。個(gè)人文件管理模塊中的使用權(quán)歸個(gè)人所有。部門在部門文件管理模塊中管理部門的文件。個(gè)人產(chǎn)生的文件需要提交領(lǐng)導(dǎo)審閱或上升為部門層級(jí)的文件時(shí)可提交部門。部門文件管理模塊可提供部門成員分享、利用。部門文件管理模塊是部門文件的共享平臺(tái)，既方便本部門內(nèi)的文件交互和業(yè)務(wù)交流，又能保證有效文件版本的準(zhǔn)確性與唯一性。設(shè)定部門文件管理功能的目的是為部門提供文件管理服務(wù)，同時(shí)能反向助推個(gè)人和部門主動(dòng)并樂于使用文件管理功能模塊，從源頭確保文件完整性。

（2）文件管理模塊的使用、管理與歸檔過程。文件管理模塊的使用、管理與歸檔過程如圖2所示：

圖2 歸檔過程圖

流程說明：①個(gè)人在個(gè)人文件管理模塊管理文件，整理完成后，提交部門；②文件進(jìn)入部門文件管理模塊后，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核，可設(shè)置權(quán)限提供部門成員利用；③當(dāng)文件到達(dá)歸檔時(shí)機(jī)時(shí)，在部門文件管理模塊中選中文件提交歸檔，部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，流程到達(dá)檔案管理員；④檔案管理員核對(duì)接收文件，文件進(jìn)入檔案管理模塊；⑤檔案管理員補(bǔ)充檔案屬性后正式歸檔至檔案庫，完成歸檔。

2.檔案管理系統(tǒng)下達(dá)歸檔計(jì)劃實(shí)施前端介入的應(yīng)用。（1）歸檔計(jì)劃納入檔案管理系統(tǒng)的必要性。在文件的歸檔業(yè)務(wù)中，往往存在歸檔不及時(shí)、歸檔文件不完整的情況。其中一項(xiàng)重要原因是歸檔計(jì)劃制定、下達(dá)和執(zhí)行不科學(xué)、不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏良好的執(zhí)行性。企業(yè)有計(jì)劃管理系統(tǒng)，執(zhí)行和考核比較嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)計(jì)劃的完成率要求很高。但是，歸檔計(jì)劃在計(jì)劃管理系統(tǒng)下達(dá)存在很多問題，影響歸檔效果。①計(jì)劃管理系統(tǒng)下達(dá)歸檔計(jì)劃不詳細(xì)。因涉及企業(yè)的整體計(jì)劃，檔案歸檔計(jì)劃在所有計(jì)劃中只占很小的一部分或排在最后。計(jì)劃或項(xiàng)目管理部門對(duì)歸檔計(jì)劃不重視，為了保證完成率，存在放寬歸檔時(shí)間甚至不納入計(jì)劃管理系統(tǒng)的情況。即使歸檔計(jì)劃納入計(jì)劃管理系統(tǒng)，但顆粒度大，計(jì)劃可執(zhí)行性和完成效果均不佳。②計(jì)劃管理系統(tǒng)無法與歸檔文件關(guān)聯(lián)。計(jì)劃管理系統(tǒng)只側(cè)重于管理計(jì)劃，其定位決定它不可能達(dá)到每份文件的層面，對(duì)歸檔文件做出過多的詳細(xì)要求。在計(jì)劃管理系統(tǒng)對(duì)歸檔計(jì)劃大顆粒度定位的前提下，無法實(shí)現(xiàn)具體歸檔文件與計(jì)劃本身關(guān)聯(lián)，這些問題均影響了歸檔工作的效果。為了解決問題，將歸檔計(jì)劃納入檔案管理系統(tǒng)是便捷、高效的一個(gè)方案。出發(fā)點(diǎn)有兩個(gè)：首先，要確保文件完整性，在計(jì)劃下達(dá)之初，就應(yīng)明確文件清單。這樣，在計(jì)劃執(zhí)行期間和計(jì)劃完成提交交付物階段，就有更好的導(dǎo)向性和明確的實(shí)施方向。其次，文件管理和歸檔流程在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行，在計(jì)劃管理過程中，提交交付物直接關(guān)聯(lián)歸檔文件，既準(zhǔn)確，又便捷。能夠下達(dá)詳細(xì)的歸檔計(jì)劃，交付物與歸檔文件直接關(guān)聯(lián)，整體工作流程納入檔案管理系統(tǒng)，既能保證歸檔文件完整、準(zhǔn)確，又能避免在提交交付物階段人為放寬歸檔要求和隨意改變時(shí)間節(jié)點(diǎn)等不規(guī)范情況。將計(jì)劃下達(dá)、文件管理、文件歸檔，關(guān)聯(lián)計(jì)劃交付物的整個(gè)文件周期串聯(lián)在檔案管理系統(tǒng)中管理，是必要和高效的。

（2）歸檔計(jì)劃管理模塊與企業(yè)計(jì)劃管理系統(tǒng)的關(guān)系。歸檔計(jì)劃納入檔案管理系統(tǒng)是必要的，但并不能完全脫離計(jì)劃管理系統(tǒng)。企業(yè)計(jì)劃管理系統(tǒng)是企業(yè)統(tǒng)籌管理整體工作計(jì)劃的權(quán)威系統(tǒng)，缺少任何工作計(jì)劃都不能全面反映企業(yè)整體工作的運(yùn)行情況。檔案管理系統(tǒng)的歸檔計(jì)劃只能作為對(duì)計(jì)劃管理系統(tǒng)歸檔計(jì)劃的補(bǔ)充。整體歸檔計(jì)劃需要形成體系，計(jì)劃管理系統(tǒng)下達(dá)一級(jí)計(jì)劃，檔案管理系統(tǒng)進(jìn)一步分解細(xì)化，形成二級(jí)計(jì)劃，計(jì)劃下達(dá)越詳細(xì)，執(zhí)行程度和效果越好。

（3）歸檔計(jì)劃管理過程及功能設(shè)定。歸檔計(jì)劃管理模塊中，歸檔計(jì)劃以條目形式展現(xiàn)（相當(dāng)于案卷級(jí)），計(jì)劃下達(dá)人填寫計(jì)劃要素，在計(jì)劃下，列明計(jì)劃歸檔的具體文件（相當(dāng)于案卷級(jí)下的文件級(jí)條目）。可以提前設(shè)置文件清單模板，在編制計(jì)劃時(shí)直接調(diào)用模板，這一功能是計(jì)劃管理系統(tǒng)所不具備的。系統(tǒng)提前設(shè)定，責(zé)任人執(zhí)行歸檔計(jì)劃只能從已完成歸檔的文件中選擇。將文件管理功能和歸檔計(jì)劃關(guān)聯(lián)起來，相互促進(jìn)文件管理功能的推廣使用和歸檔計(jì)劃下達(dá)的科學(xué)性和完整性。歸檔計(jì)劃和文件清單關(guān)聯(lián)，可以清晰明確地考核歸檔工作，同時(shí)，在計(jì)劃歸檔文件和實(shí)際歸檔文件的對(duì)比中，可以發(fā)現(xiàn)并判斷檔案管理人員下達(dá)計(jì)劃的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案管理人員提高檔案管理水平（見圖3）。

圖3 計(jì)劃管理分解過程

（四）歸檔計(jì)劃管理與部門文件管理結(jié)合運(yùn)行的前端介入方式。1.前端介入下達(dá)歸檔計(jì)劃。計(jì)劃管理部門在計(jì)劃管理系統(tǒng)下達(dá)一級(jí)歸檔計(jì)劃，檔案管理系統(tǒng)同步計(jì)劃管理系統(tǒng)中的一級(jí)計(jì)劃。必要時(shí)，對(duì)一級(jí)歸檔計(jì)劃進(jìn)一步分解補(bǔ)充形成二級(jí)計(jì)劃。對(duì)于未在計(jì)劃管理系統(tǒng)下達(dá)歸檔計(jì)劃的歸檔任務(wù)，可在檔案管理系統(tǒng)中直接生成歸檔計(jì)劃。文件清單模板的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)了檔案部門在計(jì)劃下達(dá)階段的前端介入。

2.前端介入業(yè)務(wù)部門文件管理。業(yè)務(wù)部門在檔案管理系統(tǒng)管理文件。檔案部門將“6S”管理理念融入文件管理中，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)提前設(shè)置分類節(jié)點(diǎn)，使文件管理整潔、有序、高效。將歸檔時(shí)的整理工作前置并分散到日常工作中，使業(yè)務(wù)部門在管理文件時(shí)提前涉及檔案整理，避免在歸檔時(shí)重新洗牌式整理文件，節(jié)約時(shí)間、提高效率。實(shí)現(xiàn)檔案部門在文件整理和預(yù)立卷階段的前端介入，以此方法保障歸檔文件完整性，解決業(yè)務(wù)部門的文件管理和歸檔工作過程脫節(jié)的問題。

3.計(jì)劃完成階段一鍵提交交付物。業(yè)務(wù)部門將日常管理的文件提交歸檔。檔案管理人員確認(rèn)接收后完成歸檔。業(yè)務(wù)部門執(zhí)行歸檔計(jì)劃，關(guān)聯(lián)已歸檔的文件，提交完成歸檔計(jì)劃。

三、與信息化方法匹配的制度建設(shè)

歸檔工作前端介入的信息化模型的順利運(yùn)行，需要與之匹配的管理制度支持，使各類人員主動(dòng)利用這種信息化手段分別使用業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)管理文件。以制度支撐讓歸檔整理工作滲透到日常文件管理中，養(yǎng)成良好的文件管理素養(yǎng)，輕松保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)（見圖4）。

圖4 歸檔整體運(yùn)行模型

1.按照不同的檔案類目，分別規(guī)定使用不同方式進(jìn)行文件管理，對(duì)歸檔時(shí)機(jī)、完整性要求和執(zhí)行歸檔計(jì)劃方式等做出要求。2.要求部門文件共享和管理平臺(tái)使用檔案管理系統(tǒng)的文件管理功能。這樣能保證文件的完整性和版本的準(zhǔn)確性。3.在利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)施信息化介入的方法中，用制度保障歸檔移交流程在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行，同樣起到促進(jìn)使用文件管理功能管理文件的作用。4.形成以計(jì)劃管理系統(tǒng)為主、檔案管理系統(tǒng)補(bǔ)充和細(xì)化的兩級(jí)歸檔計(jì)劃制定體系。建立歸檔考核機(jī)制嚴(yán)格考核，以確保歸檔計(jì)劃管理體系的運(yùn)行效果。制定歸檔計(jì)劃監(jiān)督管理體制，定時(shí)監(jiān)督考核歸檔計(jì)劃完成情況。5.建立長效、深入的培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)并宣貫各種信息化方式的使用方法和歸檔要求。在宣貫和培訓(xùn)的過程中，還可以密切檔案管理人員和業(yè)務(wù)人員的關(guān)系，易于各類人員相互理解和支持，和諧高效地實(shí)現(xiàn)文件和檔案的管理。

通過制度的保障，使信息化手段順暢運(yùn)用到日常文件管理和歸檔過程中，就能在潛移默化中，利用過信息化方法實(shí)現(xiàn)歸檔工作前端介入與有效控制，達(dá)到理順文件管理和歸檔的整體工作流程，提高文件生命周期運(yùn)行效率的目的，為企業(yè)科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理的高效運(yùn)行做出貢獻(xiàn)。